Peggy Post, Peter Post

VADEMECUM DOBRYCH OBYCZAJÓW w BIZNESIE

Biznesmen w drodze

Przeł. Anna Dwilewicz

CZĘŚĆ PIĄTA
W PODRÓŻY – W KRAJU I ZA GRANICĄ

20
Rozważny podróżnik

Dla mężczyzn i kobiet ogarniętych ferworem robienia planów podróży, pakowania i przygotowywania się do załatwiania rozmaitych interesów, poprawne zachowanie jest prawdopodobnie ostatnią rzeczą, która zaprząta ich uwagę, gdyż wydaje się być oczywiste. Mimo to, biznesmeni i inni podróżujący powinni wziąć pod uwagę kilka dodatkowych kwestii. Pierwsza to samodzielność, która ujmuje obowiązków gospodarzowi. Następna to przemyślany wybór rzeczy, które bierzemy ze sobą – zwyczaj, który sprawia, że podróż przebiega bez zakłóceń.

Równie ważne jest to, by szanować prawa współpasażerów, co w dzisiejszych czasach oznacza konieczność stawienia czoła coraz większym frustracjom podczas podróży samolotem i kontrolowanie telefonu komórkowego. Im lepiej przebiega podróż służbowa (im mniej zamieszania wprowadzasz), tym łatwiej się skupić na jej celu (patrz także: „Prowadzenie interesów w innym kraju”, s. 285).

BĄDŹ SAMODZIELNY

Jeżeli korporacyjne biuro podróży nie organizuje twojego wyjazdu, musisz być samodzielny. Twój gospodarz nie powinien zajmować się sprawami, z którymi sam z łatwością dasz sobie radę.

- Gdy termin i godzina wizyty zostały ustalone, powiedz swojemu gospodarzowi, że sam zarezerwujesz sobie hotel. Jeżeli twoja firma ma dział podróży lub współpracuje z biurem turystycznym, im pozostaw rezerwację. Jeśli gospodarz nalega na załatwienie ci rezerwacji, pozwól mu to zrobić; wybrany hotel będzie z pewnością miejscem dogodnym dla obu stron, a na tym ci przecież zależy.

- Pamiętaj, że wiele dużych sieci hotelowych oferuje specjalne pokoje dla biznesmenów w podróży. Wyposażenie waha się od portów danych dla laptopów i dwuliniowych telefonów, po mazaki i notesy. Innym hotelowym udogodnieniem jest centrum biznesowe wyposażone w kopiarki, faksy, komputery, dostęp do internetu – wszystko dla wygody biznesmenów. Zapytaj osobę dokonującą rezerwacji o określone usługi tego rodzaju i inne dodatkowe świadczenia. Hotele dbają o podróżujących samotnie biznesmenów, przygotowując grupowe stoliki w restauracjach; niektóre organizują nawet degustację win.

- Bizneswomen mogą zapytać także o inne udogodnienia. Opiekunki i ciekawe programy to oferta dla kobiet, które zabierają ze sobą dzieci; coraz powszechniejsze zjawisko wśród często podróżujących kobiet.

- Jeżeli masz zamiar spotkać się z klientem w hotelu, zamów z wyprzedzeniem pokój na spotkanie. Pamiętaj jednak, że w dzisiejszych czasach uważa się, iż spotkanie biznesowe w pokoju hotelowym ma zbyt osobisty charakter, szczególnie zaś z przedstawicielem płci przeciwnej.

- Jeśli podróż będzie długa, przyjedź do miasta o dzień wcześniej, tak, abyś był wypoczęty i w jak najlepszej formie. Gdy spotkanie zostało zaplanowane w dniu twojego przyjazdu, zarezerwuj lot na taką godzinę, aby mieć wystarczająco dużo czasu na wypadek nieprzewidzianych opóźnień. To samo dotyczy jazdy samochodem – wyjedź wcześniej.

- Zorganizuj sobie transport z lotniska do hotelu. Jeżeli musisz jechać na spotkanie prosto z lotniska, zastanów się dwa razy nad wzięciem taksówki; w ruchliwy dzień kolejka na postoju może być długa. Bezpieczniej, o ile cię na to stać, to zamówić samochód; kierowca będzie wiedział wcześniej, dokąd cię zawieźć i będzie czekał na twój przylot.

- Jeśli masz zorganizować prezentację, zaplanuj przyjazd na dzień wcześniej. Weź ze sobą wszelkie pomoce wizualne, łącznie ze sprzętem do ich prezentacji, lub wyślij je z wyprzedzeniem i załatw, by na ciebie czekały. Nie zakładaj, że biuro, które odwiedzasz, udostępni ci, na przykład, rzutnik do slajdów.

- Gdy zakończysz wszystkie przygotowania, sporządź rozkład zajęć dla twojego gospodarza, biura i rodziny. Uwzględnij w nim:

- plan lotu i numery, czas wylotu i przylotu

- nazwę, adres i numer telefonu twojego hotelu

- terminy i miejsca spotkań oraz numer telefonu, pod którym będziesz osiągalny

- nazwisko i numer telefonu osoby kontaktowej w odwiedzanym przez ciebie biurze

TELEFON KOMÓRKOWY – ZAKŁÓCENIE SPOKOJU PUBLICZNEGO

W dzisiejszych czasach istnieje niebezpieczeństwo, iż poszanowanie praw współpasażerów będzie sprowadzać się do jednej, nadrzędnej zasady – ograniczenie rozmów z telefonu komórkowego do minimum, szczególnie gdy jesteś w pociągu lub innej zamkniętej przestrzeni i wymuszasz od otaczających cię ludzi, by stali się mimowolnymi słuchaczami. Nie wdawaj się w zagorzałe dyskusje przez telefon i w żadnym przypadku nie omawiaj poufnych informacji, gdy w pobliżu jest ktoś, kto mógłby podsłuchać twoją rozmowę. Ogłoszenie moratorium na korzystanie z telefonów komórkowych w trakcie podróży może okazać się nierealne, lecz pamiętaj, że w poczekalni lotniska lub równie zatłoczonym miejscu zbędne pogaduszki z przyjaciółmi potęgują hałas. Zachowuj się odpowiednio, by zapewnić spokój i dzwoń z nieuczęszczanego miejsca.

Jeżeli musisz skorzystać z telefonu komórkowego w pociągu, mów cicho i krótko, a rozmowy, które nie są pilne, odłóż na później. W samolocie korzystaj z telefonu pokładowego tylko w ostateczności i mów tak cicho, jak to możliwe.

UBRANIE NIE SPRAWIAJĄCE KŁOPOTU

Wybieraj ubrania, które będą najbardziej przydatne podczas podróży służbowej. Powinny być lekkie (o ile klimat nie wymaga innych), niegniotące i modne, ale nie krzykliwe.

- Wybieraj koszule i bluzki, które można wyprać.

- Noś wygodne obuwie i zabierz parę lepszych butów na spotkania służbowe i wieczór. Tenisówki zostaw w domu.

- Zapakuj wystarczającą ilość bielizny, skarpetek i rajstop na każdy dzień; nie zakładaj, że będziesz miał dosyć czasu, by wyprać je w nocy.

- Upewnij się, że masz wszelkie potrzebne kosmetyki i przybory do golenia; w przeciwieństwie do turystów, biznesmeni często nie mają czasu, by dokupić to, o czym zapomnieli.

- Jeżeli codziennie ćwiczysz, zapakuj kostium kąpielowy lub strój sportowy; hotel, który posiada obiekty sportowe, zapewni ręczniki w siłowni lub na basenie.

- Zapakuj składany parasol.

W co ubrać się do samolotu? Zarówno mężczyźni, jak i kobiety nie powinni ulegać pokusie włożenia dżinsów i tenisówek, mimo iż wiedzą, że będą musieli spędzić trochę czasu na ciasnych siedzeniach, a lot może być opóźniony. Pamiętaj, iż linie lotnicze dbają o pasażerów. Postaraj się wyglądać jak biznesmen, zakładając coś odpowiedniego, a zostaniesz lepiej obsłużony. Poza tym, gdy ubierzesz się w codzienne ubranie, a twój bagaż zaginie, możesz pojawić się na spotkaniu wyglądając, jakbyś przed chwilą kosił trawnik lub robił zakupy w sklepie spożywczym.

RÓŻNE KLIMATY, RÓŻNE STYLE, RÓŻNE PORY DNIA

Wybór odzieży na podróż jest trudniejszy, jeżeli jedziesz do tej części kraju, w której panuje inny klimat. Pewnie przypuszczasz, że na południu Stanów Zjednoczonych spotkasz biznesmenów, którzy noszą koszule z krótkimi rękawami. Raczej nie, ponieważ biznesowy styl ubierania jest taki sam w całym kraju i obowiązują koszule z długimi rękawami. Unikaj ekstrawagancji, pytając o radę kolegów z pracy lub przyjaciół, którzy znają tamtejsze zwyczaje.

Jeżeli organizujesz prezentację lub uczestniczysz w spotkaniu w innej firmie, załóż swoje zwykłe ubranie służbowe; następnie poczekaj na pozwolenie zdjęcia marynarki.

Ubranie wieczorowe wymaga większej uwagi. Mężczyźni mogą dowiedzieć się, że trzeba założyć marynarkę, zamiast spodni khaki i sportowej koszuli noszonych podczas zwykłych imprez. W niektórych miejscach kobiety również ubierają się bardziej formalnie wieczorem niż w ciągu dnia, zakładając na przykład top ozdobiony koralikami zamiast bliźniaka, i dlatego powinny zapakować bardziej eleganckie ubranie niż to, które noszą podczas służbowych zajęć. Ze względów praktycznych panie, które często podróżują, powinny kupić sobie jakiś elegancki, całodzienny strój, zaprojektowany z myślą o podróżujących bizneswomen.

W DRODZE

Pociągi, samoloty i samochody – każdy z tych środków transportu stanowi odrębne wyzwanie dla podróżującego biznesmena.

PRZED ODLOTEM
Podróż samolotem jest skomplikowana ze względu na (1) skłonności linii lotniczych do zmiany przepisów i (2) fakt, że po 11 września 2001 lotniska na świecie zaostrzyły przepisy bezpieczeństwa. Pamiętaj, iż jeśli istnieje jakieś miejsce na ziemi, w którym zwykły obywatel zawsze musi postępować zgodnie z instrukcjami, jest nim lotnisko.

Bagaż i dowód tożsamości. Zanim spakujesz walizki, zapytaj linie lotnicze o ich wymagania odnośnie rozmiarów i dopuszczalnej ilości bagażu podręcznego, aby uniknąć jakichkolwiek niespodzianek. Gdy zgłosisz się do odprawy, będziesz musiał okazać dowód tożsamości ze zdjęciem. Jeżeli nie będziesz mógł przedstawić prawa jazdy lub innego dokumentu ze zdjęciem, nie wejdziesz na pokład. Jeśli zdarzy się tego typu nieporozumienie, zachowaj się uprzejmie i nie wykłócaj się z pracownikami linii lotniczych, ani nie urządzaj scen. Aby uniknąć problemów, naucz się przygotowywać listę kontrolną potrzebnych przedmiotów i sprawdź wszystko, zanim wyruszysz na lotnisko – ubrania, przybory toaletowe, dokumenty służbowe, dokumenty osobiste, dowód tożsamości ze zdjęciem i/lub paszport. Sprawdź też datę ważności prawa jazdy i/lub paszportu. Będziesz rozczarowany, jeżeli pracownik ochrony nie pozwoli ci przejść przez stanowisko kontrolne, ponieważ masz nieważne dokumenty.

W powietrzu. Choć trudno w to uwierzyć, niewłaściwe zachowanie pasażerów w samolotach stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa, a alkohol jest częstą tego przyczyną. Przykłady można mnożyć: mężczyzna walczący ze stewardem o butelkę alkoholu i wykrzykujący nieprzyzwoite słowa; rozwścieczona kobieta, która przewróciła stewardesę na ziemię, ponieważ zabrakło kanapek; i wiele innych, znacznie gorszych. Gdy są to drobne nieuprzejmości, możesz zacisnąć zęby i tolerować je. Jeżeli nie zareagujesz na ordynarne zachowanie w ten sam sposób, twoja podróż przebiegnie przynajmniej bez większych zakłóceń. Jednak w przypadku niedopuszczalnych zachowań, powinieneś zawiadomić stewarda.

Niektóre nakazy i zakazy linii lotniczych:

- Jeśli musisz szybko opuścić samolot, koniecznie powiadom o tym stewardesę. Być może znajdzie ci miejsce bliżej wyjścia.

- Zamień choć kilka zdań z osobą siedzącą obok, lecz tylko wtedy, gdy ma na to ochotę.

- Ucinaj też uprzejmie niechciane pogaduszki, wymawiając się chęcią przeczytania gazety lub pracą.

- Zapytaj sąsiada, czy nie będzie mu przeszkadzało klikanie twojego laptopa.

- Traktuj stewardesy uprzejmie. Bądź cierpliwy, gdy o coś prosisz, powiedz: „Proszę” i „Dziękuję” i wyraź wdzięczność, gdy będziesz wysiadał.

- Nie próbuj wsiadać, zanim nie wywołają numeru twojego miejsca. Nie wpychaj się przed innych pasażerów, idąc ku schodkom, i nie blokuj przejścia dłużej niż przez kilka sekund, gdy wkładasz bagaż do schowka bagażowego.

MIEJSCE SIEDZĄCE W SAMOLOCIE

Nie ma nic bardziej frustrującego niż sytuacja, gdy wciśniesz się na swoje miejsce, a tuż po starcie osoba siedząca przed tobą odchyli oparcie siedzenia prosto na twoje kolana. Jedną z największych uprzejmości, jakie możesz wyświadczyć współpasażerom, jest powstrzymanie się od opuszczania oparcia lub zrobienie tego jedynie w nieznacznym stopniu.

- Nie gnieć rzeczy innych osób w schowku bagażowym, by zrobić miejsce dla swojego bagażu. Jeśli nie ma miejsca na twój bagaż, poproś obsługę samolotu o pomoc. Jeśli nie znajdzie się rozwiązanie, zaakceptuj sytuację, w której będziesz musiał sprawdzić swój bagaż. Personel dołoży wszelkich starań, aby został załadowany.

- Nie wprawiaj w zakłopotanie bezradnych rodziców płaczącego dziecka. Jeżeli przeszkadza ci hałaśliwy maluch lub niespokojne dziecko, zrób rozejrzyj się w samolocie, czy nie ma innego miejsca. Jeśli z zasady nie tolerujesz płaczących dzieci, dorzuć zatyczki do uszu do bagażu podręcznego.

- Nie nadużywaj alkoholu. Kontroluj picie lub nie pij w ogóle, szczególnie wtedy, gdy udajesz się na spotkanie zaraz po przylocie. Nieważne, jak liberalna jest kultura twojej firmy, nie chcesz chyba, by witający cię kolega – a co ważniejsze, klient – wyczuł alkohol w twoim oddechu.

W POCIĄGU Biznesmeni podróżujący między dużymi miastami w tej samej części kraju, mogą pozwolić sobie na jazdę pociągiem zamiast samolotem. Naturalnie, zasady uprzejmości obowiązujące w samolocie dotyczą także podróży pociągiem, czy to służbowej, czy do pracy. Jedna z nich staje się coraz bardziej kluczowa i dotyczy korzystania z urządzeń elektronicznych. W przeciwieństwie do pasażerów samolotów, podróżujący pociągiem mogą korzystać z telefonów komórkowych, by załatwiać interesy, dzwonić do przyjaciół lub sprawdzać wyniki meczów piłkarskich. Jeżeli jednak użycie telefonu komórkowego przeszkadza innym osobom w jakikolwiek sposób, nie korzystaj z niego. Jeśli już to robisz, nie rozmawiaj o sprawach poufnych czy osobistych. Obecnie wiele pociągów ma wagony oznakowane jako tak zwane „ciche wagony”, w których korzystanie z komórek i innych elektronicznych urządzeń jest zabronione.

Pamiętaj, aby nie naśladować bezmyślnych biznesmenów, którzy zmieniają swoje i sąsiednie wolne miejsca w biuro – rozkładają dokumenty, stukają w klawiaturę albo krzyczą do telefonu. Oto powody, dla których długa podróż pociągiem może (jeszcze bardziej niż przelot samolotem) uprzykrzyć życie innym podróżnym (patrz także: „Telefon komórkowy”, s. 232–233; „Pagery”, s. 234).

NA DRODZE
Truizmem jest twierdzić, iż ktoś jadący na spotkanie do innego miasta, powinien zarezerwować dużo czasu na dotarcie do miejsca przeznaczenia. Jeżeli zorientujesz się, że się spóźnisz, zjedź na pobocze i zadzwoń, podając przybliżony czas przyjazdu. Takie powiadomienie pozwoli twoim klientom lub kolegom wypełniać inne obowiązki w oczekiwaniu na ciebie; oni docenią twoją rozwagę, a ty uspokoisz się.

Innym powodem, by nie napinać zbytnio harmonogramu, jest troska o własne bezpieczeństwo, nie chcesz chyba jechać zbyt szybko, by zdążyć na spotkanie. Najczęstszą przyczyną wypadków jest właśnie nadmierna prędkość. Jedź zgodnie z przepisami, włączaj migacze przy zmianie pasów i nie podjeżdżaj zbyt blisko samochodu stojącego przed tobą. Pamiętaj, że źli kierowcy wyzwalają u innych tak zwaną „agresję drogową”, której trzeba unikać za wszelką cenę. Ordynarny gest pod adresem innego kierowcy jest całkowicie zbędny, bo może okazać się, gdy przyjedziesz na popołudniowe spotkanie, że człowiek, który podchodzi, by przywitać się z tobą, to ten sam kierowca.

W TAKSÓWCE LUB LIMUZYNIE
Dawniej, po przyjeździe na położone za miastem lotnisko lub stację kolejową, trzeba było uważać na nieuczciwych taksówkarzy, którzy wieźli pasażera okrężną drogą. Dzisiaj jednak, opłaty za przejazd między większością lotnisk, głównymi dworcami i pobliskimi miejscowościami są ściśle uregulowane, a standardowe stawki wywieszone na postojach i w taksówkach. Zanim wsiądziesz do taksówki, upewnij się co do wysokości opłat. Dla większej pewności zadzwoń wcześniej do swojego gospodarza lub hotelu, by sprawdzić, czy dostaniesz taksówkę, jakie są opłaty i jak najlepiej dojechać do miejsca przeznaczenia.

WSKAZÓWKI DLA PASAŻERÓW SAMOCHODÓW

Pasażer samochodu podróżujący z innymi osobami powinien uważać na swoje zachowanie. Bezsensowna paplanina odwraca uwagę kierowcy, który może nie chce ci o tym powiedzieć. Kieruj się doświadczeniem i intuicją, by określić ilość dopuszczalnych rozmów. Inne wskazówki:

- Nie pogrążaj się w pisaniu na laptopie, chyba że gonią cię terminy, a kierowca to zrozumie. Kompletna cisza jest równie nieuprzejma jak bezustanna gadanina.

- Zanim włączysz radio, zapytaj współpasażerów o pozwolenie i którego programu chcą słuchać.

- Korzystaj z telefonu komórkowego jedynie w razie konieczności lub gdy przeprowadzasz rozmowę służbową w imieniu innych osób jadących z tobą w samochodzie. Jeżeli jesteś kierowcą, pamiętaj, że najważniejsze jest bezpieczeństwo.

- Pod żadnym pozorem nie pal, szczególnie w czyimś samochodzie. Jeśli musisz to zrobić, zatrzymaj się i zrób przerwę na papierosa.

Zapłata. Miej w portfelu drobne na wypadek, gdyby kierowca nie mógł wydać reszty; chociaż jest on zobowiązany do wydawania reszty z przynajmniej 20 dolarów, nie oznacza to, że będzie mógł. Daj kierowcy napiwek w wysokości 15 procent opłaty za przejazd.

Przedsiębiorstwo wynajmu samochodów. Problemów z drobnymi można uniknąć zamawiając samochód lub limuzynę, by odebrała cię z lotniska albo dworca. Za te usługi zapłacisz kartą kredytową, a cenę ustalisz wcześniej, co gwarantuje, iż unikniesz wszelkich niespodzianek. Poza tym, samochód będzie czekał na ciebie, a ty nie będziesz już musiał przepychać się, by znaleźć taksówkę.

Usługi całodobowe. Podróżujący, którzy mają napięty harmonogram, powinni rozważyć inną możliwość: wynajęcie limuzyny z kierowcą na cały dzień lub nawet na cały pobyt. Kierowca będzie do twojej dyspozycji tak długo, jak będzie to potrzebne, cierpliwie czekając przy krawężniku, by cię zabrać. Takie rozwiązanie jest kosztowne, lecz spokój wart jest każdej ceny.

PODRÓŻOWANIE Z SZEFEM

Jeżeli wyruszasz w podróż służbową z szefem, zapamiętaj dwa słowa: szacunek i poważanie. Nie musisz się płaszczyć (twój szef też nie powinien tego oczekiwać), ale jeśli przytrzymasz drzwi, pozostawisz bardziej wygodne miejsce dla niego lub pozwolisz, by to on zaczął rozmowę, dasz do zrozumienia, że znasz swoje miejsce. O ile twój współpodróżny na kierowniczym stanowisku nie zechce sam tego robić, zajmij się kilkoma sprawami – wzywaj taksówki, melduj się w hotelach, rezerwuj stoliki w restauracji, dawaj napiwki. Stań na wysokości zadania, a podróż z szefem sprawi, że nie tylko poznajesz go lepiej, lecz będziesz mógł zabłysnąć.

NA MIEJSCU

Bez względu na to, jak jesteś zmęczony, zachowuj się uprzejmie, meldując się w hotelu. Jeżeli będziesz miał specjalne wymagania, uprzejme zachowanie zaprowadzi cię dalej niż opryskliwość. Jeśli, na przykład, nie zarezerwowałeś pokoju na spotkanie, a wolnych już nie ma, zapytaj, czy możesz skorzystać ze stołu w jadalni lub barze poza godzinami otwarcia.

Miej w pamięci następujące rady, gdy będziesz meldował się i zajmował pokój:

- Ze względów bezpieczeństwa nie powtarzaj głośno numeru pokoju, gdy dostajesz klucz (elektroniczny czy inny). Na wypadek, gdyby jakiś podejrzany typ w holu wziął cię na cel, niech miejsce twojego pobytu pozostanie tajemnicą.

- Jeżeli w pokoju coś ci się nie spodoba, zadzwoń do recepcji i poproś o zmianę, podając powód: pokój jest zbyt głośny, za blisko windy lub widok za oknem jest nieciekawy. Większość hoteli postara się spełnić twoją prośbę w miarę możliwości.

- Zadzwoń do swojego gospodarza i daj mu znać, że przyjechałeś. Potwierdź termin spotkania: „Będę jutro rano, punktualnie o 8.00. Bardzo cieszę się na nasze spotkanie”.

POSTĘPOWANIE Z PERSONELEM HOTELOWYM

Duże hotele mają personel zapewniający gościom kompleksową obsługę. Chociaż personel może być pełen szacunku i chętnie spełniać większość próśb, nie traktuj go jak służby. Przeciwnie, bądź uprzejmy i nie skąp napiwków. Należy tak postępować, bo tak jest właściwie, lecz także dlatego, iż plotki o niegrzecznych lub trudnych gościach szybko się rozchodzą, a ci nie mogą wówczas oczekiwać na więcej niż minimum uwagi (patrz także: „Ile dać napiwku?”, s. 276–278).

W niektórych hotelach pokoje zaopatrzone są w lodówki pełne przekąsek i napojów. Goście wybierają poszczególne artykuły i zaznaczają je na dołączonym rachunku; koszty mini-baru i jedzenia zostaną doliczone do opłaty za pokój, gdy będziesz wyprowadzał się. Powinien tam być dołączony jeszcze cennik. Przejrzyj go uważnie – marża za te udogodnienia jest znaczna, a jeżeli nie będziesz ostrożny, twój rachunek powiększy się o zdumiewająco wysoką kwotę. To samo dotyczy rozmów telefonicznych z pokoju, które są drogie; sprawdź taryfy, zanim skorzystasz z telefonu i miej ze sobą wcześniej opłaconą kartę, jeśli przewidujesz częste rozmowy.

JEDZENIE W RESTAURACJACH

Wychodzenie do restauracji jest nieodłączną częścią podróży służbowej, czy to na posiłek służbowy, czy towarzyskie spotkanie. Jeżeli będziesz musiał jeść sam w hotelu, nie czuj się skrępowany (przypomnij sobie, że w Europie i w innych częściach świata, jedzenie w samotności nie jest niczym żenującym). Poczytaj książkę, gdy czekasz na posiłek. Jeśli jednak wolisz jeść w towarzystwie, zapytaj szefa sali lub gospodarza, czy w jadalni znajdują się grupowe stoliki dla podróżujących biznesmenów (jadanie w restauracjach omówiono dokładnie w rozdziałach: „Posiłki służbowe” i „Śniadanie, lunch czy kolacja?”, s. 153–154).

GDY JESTEŚ GOSPODARZEM
Gdy jesteś gościem, lecz pełnisz rolę gospodarza podczas posiłku, poproś hotelowego konsjerża lub recepcjonistkę, by polecili ci restaurację. Musi to być miejsce o dobrej reputacji, by przyniosło zaszczyt twojej firmie, natomiast ceny powinny być rozsądne, aby nie trzeba było uważać na to, co zamawiają goście. Nawet jeżeli masz nieograniczony fundusz reprezentacyjny, unikaj drogich restauracji; twój klient może poczytać to za nieodpowiedzialność finansową. Gdy dokonujesz rezerwacji, zapytaj o średni koszt posiłku lub ceny dań głównych, przystawek i wina. Jeśli dokonasz rezerwacji, łatwiej będzie oprzeć się sugestiom gości, by pójść do drogiej restauracji.

Jeżeli współbiesiadnikami są klienci, ty zapłacisz rachunek. Skorzystaj z karty kredytowej, upewniwszy się zawczasu, że restauracja przyjmie tę, którą zamierzasz zapłacić. Rzadko zdarza się, by restauracja nie przyjmowała kart kredytowych, jednak nie ryzykuj; zażenowanie z powodu braku gotówki jest jednym z najgorszych koszmarów nękających gospodarzy. Rozważ także możliwości wcześniejszego uregulowania rachunku. To wspaniałe uczucie, gdy można odejść od stołu, bez tracenia czasu na jego sprawdzanie czy obliczanie napiwków. Zamiast tego można skoncentrować się na gościach.

Jeżeli ty i goście macie płaszcze, odbierz je, a wychodząc daj napiwek (2 dolary za pierwszy płaszcz i po 1 dolarze za każdy kolejny). Aby goście nie nalegali na wręczanie napiwków, idź po cichu do szatni i zapłać wcześniej szatniarzowi.

GDY JESTEŚ GOŚCIEM
Całkiem prawdopodobne, że zostaniesz zaproszony na kolację przez partnera biznesowego, u którego jesteś z wizytą, co oznacza, iż to on będzie płacił. Zaakceptuj jego decyzję uprzejmie, nawet jeżeli twój fundusz reprezentacyjny jest większy.

Nawet jeśli zostaniesz zaproszony do pięciogwiazdkowej restauracji, niech twoje zamówienie będzie skromne. Nigdy nie zaczynaj od najdroższych dań w menu, by nie stawiać później gospodarza w kłopotliwej sytuacji. Oprócz jedzenia i picia, biznesmenom oferuje się też inne rozrywki. Po rady odnośnie chodzenia do prywatnych klubów, teatru, na imprezy sportowe sięgnij do rozdziału 13., „Imprezy służbowe”, s. 153.

ILE DAĆ NAPIWKU?

Czy dawać napiwki i ile – to pytanie zawsze zadają sobie osoby w podróży służbowej. Początkujący powinni pamiętać o trzech kluczowych sprawach. Po pierwsze, napiwki daje się dyskretnie. Po drugie, im dłuższy czas usługi, tym większy napiwek. Po trzecie, nie dawaj zbyt dużo pieniędzy; każdy, kto popisuje się lub daje zbyt duże napiwki kelnerom, odźwiernym, czy innym osobom, wyjdzie na głupca. Podstawowe zasady dawania napiwków znajdują się poniżej:

- BAGAŻOWY NA LOTNISKU. Standardowy napiwek dla bagażowego, który zabiera twoje bagaże z chodnika wynosi 2 dolary za pierwszą torbę i 1 dolar za dodatkową. Bagażowy, który zawozi twoje walizki do stanowiska odprawy lub w inne miejsce powinien otrzymać podwójny napiwek.

- KIEROWCY TAKSÓWEK I LIMUZYN. Standardowe napiwki dla kierowców taksówek i limuzyn zmieniają się w zależności od miejsca, a niektórzy z nich w ogóle ich nie oczekują. Jeżeli jedziesz z kimś taksówką i nie dowiesz się od współpasażera, ile wynosi zwyczajowy napiwek, przyjmij 15 procent jako odpowiednią kwotę. Zawsze miej przy sobie drobne i banknoty o niskich nominałach, abyście ty i twój towarzysz mogli wysiąść z taksówki bez opóźnienia.

- ODŹWIERNY. Gdy przyjeżdżasz do hotelu, nie musisz dawać napiwku odźwiernemu, chyba że wyjmie twoje bagaże z taksówki i zaniesie do bagażowego. Napiwek powinien wynieść 2 dolary za pierwszą torbę i 1 dolar za następną. Jeżeli wezwie dla ciebie taksówkę, daj mu po 1 dolarze od każdej towarzyszącej ci osoby. Jeśli był ci szczególnie pomocny podczas twojego pobytu, możesz dać mu dodatkowe 5 dolarów.

- BAGAŻOWY. Gdy bagażowy wniesie bagaże do twojego pokoju, daj mu 1 dolara lub 2 dolary od każdej torby, którą przyniósł.

- PARKINGOWY. W hotelu lub w innym miejscu, parkingowy, który parkuje i przyprowadza twój samochód, dostaje 2 dolary.

- SPRZĄTACZKA. Jeżeli spotkasz osobę, która sprząta twój pokój, możesz jej dać kopertę z napiwkiem i podziękować. Jeśli zostajesz na kilka dni, zostaw napiwek na stole w pokoju z notatką: „Dziękuję”. Gdy zostajesz na dłużej, zostawiaj napiwek co kilka dni, ponieważ personel zmienia się. Standardowy napiwek to 2 dolary za dzień.

- KONSJERŻ. W dużych hotelach jest to osoba, która załatwia bilety do teatru lub rezerwuje stolik w restauracji; 5 dolarów (lub 10 dolarów za bilety, które trudno dostać) wystarczy za takie usługi lub inną formę pomocy. Gdy konsjerż informuje cię o rozkładzie hotelu lub jak poruszać się po mieście, nie musisz dawać napiwku.

- KELNER. Kelner otrzymuje od 15 do 20 procent rachunku (bez podatku), bez względu na twoją opinię o poziomie obsługi. Ta ogólna zasada obowiązuje wszędzie – od kafejki na rogu po wytworną restaurację. Jeżeli obsługa była nieodpowiednia, możesz zmniejszyć napiwek, ale nie dawaj mniej niż 10 procent. Mały napiwek nie rozwiąże problemu; będzie jedynie krzywdzący dla pracowników, którzy dzielą się napiwkami, a którzy mogli dobrze cię obsłużyć. Zostaw zatem zwyczajowy napiwek, lecz porozmawiaj o tej sprawie z kierownikiem, aby uniknąć podobnych problemów w przyszłości.

- KIEROWNIK SALI. Ten pracownik otrzymuje zazwyczaj 25 procent napiwku kelnera, lecz jedynie wtedy, gdy również cię obsługiwał. W takim przypadku daj mu napiwek oddzielnie.

KOBIETY DBAJĄCE O BEZPIECZEŃSTWO

Jeżeli jesteś kobietą w podróży służbowej, nie wmawiaj sobie, że teczka, laptop i odpowiedni strój ochronią cię przed niepożądanym zainteresowaniem. Chęć, by zachowywać się przyjaźnie i poznać otoczenie, zrównoważ dozą zdrowego rozsądku, szczególnie gdy podróżujesz sama. Jeśli postąpisz zgodnie z następującymi wskazówkami, będziesz czuła się bezpieczniej.

W HOTELU
Odkąd wprowadzono klucze elektroniczne, ilość włamań gwałtownie spadła, lecz możesz zastosować dodatkowe środki ostrożności. W niektórych hotelach są piętra z zakodowanym dostępem do windy, co znacznie zwiększa bezpieczeństwo. W hotelu, gdzie nie ma takich udogodnień, dobrze jest poprosić o pokój blisko windy, tak byś nie musiała iść długim korytarzem. Trzymaj klucz lub kartę w ręku, gdy idziesz do pokoju, żeby uniknąć przeszukiwania torebki. Jeżeli zatrzymałaś się w motelu, upewnij się, czy drzwi do pokoi można otworzyć tylko od wewnątrz.

Gdy już się rozgościsz, nie wpuszczaj do pokoju osób, których się nie spodziewasz i nie masz absolutnej pewności, kim są. Nawet pokojówka, przychodząca wieczorem, żeby pościelić ci łóżko i ma klucz, powinna zawsze zapukać i powiedzieć, kim jest, gdy otwierasz drzwi. Recepcjonistka powinna cię powiadomić, jeżeli ktoś z pozostałego personelu chciałby przyjść do twojego pokoju. Nigdy nie otwieraj drzwi, zanim nie sprawdzisz przez wizjer, że to ktoś z twoim zamówieniem lub osoba, którą znasz.

Postępuj ostrożnie, gdy wsiadasz sama do windy z mężczyzną. Jeżeli poczujesz się nieswojo, naciśnij przycisk i wysiądź na najbliższym piętrze. Wiele hoteli dba również o to, by odprowadzić cię wieczorem do pokoju.

UCZĘSZCZANE MIEJSCA
Gdy dotrzesz do celu podróży, a jest noc, zaparkuj w widocznym, oświetlonym miejscu. Rozejrzyj się wokół, zanim wysiądziesz z samochodu. Miej kluczyki w pogotowiu, gdy do niego wracasz; potem zajrzyj pod samochód i na tylne siedzenie, zanim wsiądziesz. Jeżeli ktoś idzie za tobą, kiedy idziesz do swojego samochodu, przejdź obok i poszukaj pomocy. Podobnie, jeśli idziesz ulicą i czujesz, że ktoś cię śledzi, zawróć, przejdź na drugą stronę i wejdź do sklepu.

21
Konwenty, targi i inne imprezy poza biurem

Choć większość czasu spędzasz w biurze lub z klientami, od czasu do czasu wyjeżdżasz na konwencję, targi, seminarium lub szkolenie z zakresu zarządzania. Bez względu na przyczynę, nie oznacza to, że możesz nagle zignorować zasady zachowania tylko dlatego, iż znalazłeś się poza biurem. Prawdę mówiąc, właśnie z tego względu, że jesteś poza nim i reprezentujesz swoją firmę, powinieneś zadbać, by twoje działania przyniosły chlubę tobie i twojemu przedsiębiorstwu.

ZABAWA

Ponieważ uczestnictwo w imprezie pozabiurowej wiąże się zazwyczaj z wyjazdem do innego miasta czy miejscowości, należy zawsze uwzględniać aspekt towarzyski. Po godzinach dominuje nastrój wakacyjny, a wesołość jest zasadą obowiązującą w pokojach wynajętych przez firmy, aby zapewnić delegatom miejsce do wypoczynku i zabawy. Golf i grupowe wypady do restauracji lub miejsc turystycznych to inne standardowe zajęcia.

Mimo tego, że zabawa jest integralną częścią każdej imprezy poza miejscem pracy, nie rzucaj się w jej wir zbyt entuzjastycznie. To zrozumiałe, iż nie chcesz wyjść na fajtłapę, ale pamiętaj, że twoje zachowanie świadczy o firmie zarówno po godzinach, jak i podczas oficjalnej debaty. Pamiętaj także, iż niekorzystne opinie o kimś, kto pije lub ubiera się w budzący niezdrowe zainteresowanie sposób, zazwyczaj docierają do jego macierzystego biura.

PODRÓŻE ZE WSPÓŁMAŁŻONKIEM

Jeżeli twój współmałżonek lub partner wybiera się z tobą na imprezę poza miastem, upewnij się, że rozumie, iż nie są to zwykłe wakacje, szczególnie gdy firma płaci rachunek. Chociaż żony, mężowie i inne ważne dla ciebie osoby mogą w ciągu dnia robić to, co sprawia im przyjemność – chodzić na zakupy lub zwiedzać – to wieczorem, gdy firma wydaje przyjęcie lub organizuje jakąś imprezę, wszyscy powinni w tym uczestniczyć. Aby dobrze wypaść, pełni najlepszych intencji współmałżonkowie dokładają wszelkich starań, by dowiedzieć się czegoś o tematyce konwencji i uczestniczyć w rozmowach, wykazując się znajomością tematu. Takie zachowanie świadczy o zrozumieniu faktycznego celu konwencji.

Zajęcia po godzinach, niesponsorowane przez firmę – wypad do dzielnicy rozrywki lub grupowe wyjście na tańce – to inna kwestia i ani delegat, ani jego współmałżonek nie powinni czuć się zobligowani do uczestnictwa. Tańce do świtu w najmodniejszym nocnym klubie mogą być niezapomnianym przeżyciem, ale mogą też mieć swoje konsekwencje następnego ranka, gdy trzeba pójść na zebranie lub konferencję.

ZEBRANIA

Rozumie się samo przez się, że zebrania są najważniejszą rzeczą podczas każdej imprezy, dlatego też powinieneś wcześniej przygotować się (patrz także: „Przygotowanie do zebrania”, s. 112–113; „Uczestnictwo w zebraniu”, s. 116).

- Sprawdź wcześniej agendę. Może okazać się, że temat, który jest twoją pasją stanowi główny punkt jednego z seminariów, więc zdecydujesz się w nim uczestniczyć. Zrób listę spraw, jakie chciałbyś omówić (nawet jeżeli tylko w części przeznaczonej na pytania i odpowiedzi) i przypomnij sobie wszelkie fakty i wyniki, wspierające kwestie, które zamierzasz poruszyć.

- Jeżeli chciałbyś uzyskać odpowiedzi na pytania lub omówić określone zagadnienia, spisz je. Następnie powtarzaj tak długo, dopóki nie staną się zwięzłe. Nie przekonasz obecnych, rozwodząc się niejasno na jakiś temat przy mikrofonie, a na dodatek możesz przekręcić pytanie.

- Dowiedz się jak najwięcej o głównych prelegentach, nie tylko czytając ich biografie w programie, lecz także pytając kolegów z pracy, czy mogą powiedzieć ci coś o ich osiągnięciach; pozwoli to na bardziej rzeczową rozmowę, jeżeli zostaniesz któremuś z nich przedstawiony.

IDENTYFIKATORY

Twój identyfikator przyczyni się do ogólnego wrażenia, jakie sprawisz. Te skromne, niewielkie plastikowe znaczki podlegają pewnym zasadom.

- Przypnij plakietkę z nazwiskiem na piersi, po prawej stronie, około 4 cali poniżej barku. Takie umiejscowienie sprawia, że plakietka jest widoczna, gdy wymieniasz uścisk dłoni w trakcie przedstawiania się.

- Nie noś identyfikatora poza salą, w której odbywa się zebranie. Najlepiej, jeżeli plakietki są tak małe, by z łatwością schować je do kieszeni lub torebki, gdy przechodzisz z zebrania na zebranie.

- Nie pisz „Pan” lub „Pani” przed nazwiskiem na identyfikatorze. Można dodać tytuł zawodowy, taki jak „dr”, jeżeli użytkownikowi zależy na podkreśleniu swoich kwalifikacji.

- Podczas imprez służbowych (nie towarzyskich), wypada umieścić stanowisko pod nazwiskiem: „Bryce Walker, kierownik produkcji”. O ile w zjeździe nie uczestniczą jedynie twoi współpracownicy, dodaj także nazwę firmy.

Gdy impreza trwa, przestrzegaj dwóch ważnych zasad: pierwsza i najbardziej oczywista, to konieczność przychodzenia na obowiązkowe zebrania, sesje lub szkolenia. Nawet jeżeli tematyką odbiegają od twojej codziennej pracy, musisz w nich uczestniczyć, ponieważ wydano pieniądze na twój przyjazd. Drugą zasadą jest punktualność. Spóźnianie się zakłóca spokój i przedstawia ciebie i firmę w negatywnym świetle – pamiętaj, nazwa przedsiębiorstwa widnieje na twoim identyfikatorze.

Rób notatki, ponieważ poleganie na protokołach, które zostaną rozdane później, to wielki błąd. Poza tym, protokolant może pominąć wiele istotnych uwag i spostrzeżeń.

PREZENTACJA
Możesz zostać poproszony o zorganizowanie prezentacji podczas imprezy. Wówczas nie tylko przekazujesz informacje, w kwestii których jesteś ekspertem, lecz również reprezentujesz swoją firmę. Dlatego też jakość prezentacji rzutuje bezpośrednio na ciebie i twoje miejsce pracy.

- ĆWICZENIA. Poprzedź prezentację odpowiednią ilością prób. Jeżeli korzystasz z komputera, przetestuj cały sprzęt i zapamiętaj miejsca, w których będziesz przechodził do następnego slajdu.

- KOREKTA. Sprawdź wszystkie materiały i slajdy czy są poprawne. Jeśli zrobisz błąd drukarski, ktoś ci go wytknie. Pamiętaj, teraz występujesz w roli eksperta, więc niech twoje materiały o tym świadczą.

- PRZYJEDŹ WCZEŚNIE. Jeżeli musisz podróżować, zwłaszcza samolotem, zaplanuj przyjazd na dzień wcześniej. Nie tylko będziesz wypoczęty i gotowy do przeprowadzenia prezentacji, lecz nie będziesz musiał się już martwić, by przybyć na miejsce na czas.

- BĄDŹ GOTOWY WCZEŚNIEJ. Przyjdź na miejsce prezentacji pół godziny wcześniej i podłącz urządzenia, by mieć pewność, że wszystko działa. Materiały możesz rozdać przed prezentacją lub ułożyć na stoliku i dać po wystąpieniu. Sprawdź także, czy mikrofon działa i nastaw odpowiednią głośność.

- ZRÓB SOBIE PRZERWĘ. Przed rozpoczęciem prezentacji, zrób sobie pięciominutową przerwę i idź do łazienki. Obejrzyj się w lustrze. Weź kilka głębszych oddechów, uśmiechnij się szeroko do siebie i wróć do sali.

- PODZIĘKUJ GOSPODARZOWI. Na początku prezentacji podziękuj gospodarzowi lub sponsorowi za zaproszenie. Pamiętaj, by podkreślić zasługi wszystkich, którzy pomagali ci przygotować wystąpienie, wymieniając ich imiona i nazwiska.

- SPOSÓB PRZEMAWIANIA. Osoby przemawiające publicznie mają skłonność zarówno do przyspieszania, jak i zwalniania tempa przekazu. Mów wyraźnie i staraj się zainteresować uczestników, utrzymując z nimi kontakt wzrokowy. Mów głośno i z odpowiednią dykcją, aby przekonać ich do swoich koncepcji i ożywić prezentację. Zejdź z podium od czasu do czasu i gestami podkreślaj to, co masz do powiedzenia. Nie zapomnij się też uśmiechać.

- SŁUCHAJ. Gdy ktoś zadaje pytanie lub robi uwagę, wysłuchaj tego, co ta osoba mówi i od razu udziel odpowiedzi. Jeśli jej nie znasz lub musisz uzyskać dodatkowe informacje, powiedz o tym i zdobądź je.

- PODZIĘKUJ PUBLICZNOŚCI. Pod koniec sesji podziękuj publiczności za uczestnictwo. Podaj swoje dane kontaktowe i przygotuj się na późniejsze rozmowy z uczestnikami.

NAWIĄZYWANIE KONTAKTÓW
Imprezy poza miejscem pracy, szczególnie konwencje i targi, stwarzają doskonałą okazję do nawiązywania kontaktów. W czasie przerw postaraj się poznać ludzi z innych firm lub z innych oddziałów swojego przedsiębiorstwa. Możliwość spędzenia całego czasu z kolegami z własnego biura może okazać się kusząca, lecz jeżeli tak postąpisz, stracisz szansę na inne kontakty. Pamiętaj, sam fakt, że ty i nieznane ci osoby pracujecie dla tej samej firmy – lub w tej samej branży – oznacza, iż coś was łączy. Nigdy nie wiesz, czy przelotne pierwsze spotkanie nie rozwinie się pewnego dnia w cenną znajomość służbową (patrz także: „Przedstawianie”, s. 217–222).

TARGI

Tłumy, transparenty, banery, muzyka, hałas – dominująca tam atmosfera może po pewnym czasie stać się męcząca i ważne jest, by wystawcy obsługujący stoiska zachowali spokój i traktowali nawet przypadkowych gości jak najlepszych klientów. Jako wystawca pamiętaj, że nie jesteś postrzegany jako jednostka, lecz reprezentujesz firmę.

POTENCJALNI KLIENCI
Na targach ludzie często wydają pospieszne sądy, gdy zatrzymują się przy stoisku. Przestrzegaj zatem zasad biznesowych w dwójnasób, prezentując swoje wyroby. Gdy spotykasz się z ewentualnymi nabywcami:

- ubierz się tak, jakbyś spotykał się z ważnym klientem w biurze

- zawsze stój, gdy rozmawiasz

- wymieniaj uściski dłoni

- okaż zainteresowanie

- poświęć im swoją uwagę

Najtrudniejszą częścią twojej pracy jest równoczesne zajmowanie się kilkoma klientami w taki sposób, by żaden nie poczuł się urażony. Miej przygotowane wizytówki i skorzystaj z nich, aby od razu udobruchać gości, czekających na swoją kolej. Tak jak podczas rozmowy telefonicznej, gdy przełączasz kogoś na tryb oczekiwania, powiedz szybko: „Proszę mi wybaczyć” do osoby, z którą rozmawiasz, po czym zwróć się do drugiej, daj jej wizytówkę i powiedz: „Proszę chwileczkę zaczekać. Zaraz się panem zajmę”. Jeżeli zobaczysz, że któryś z kolegów na stoisku jest wolny, skieruj do niego potencjalnego klienta lub, jeżeli to możliwe, szybko umów się na spotkanie na późniejszą godzinę, ale tego samego dnia.

Nawet jeżeli rozmawiasz towarzysko z potencjalnym klientem, to nie najlepszy pomysł, by wciągać innego do rozmowy, chyba że intuicja podpowiada ci inaczej. Najlepszą taktyką jest poświęcenie niepodzielnej uwagi tylko jednej osobie. Ta sama zasada dotyczy pokazów wyrobów. Jeżeli ktoś stoi i obserwuje, to dobrze, ale powinieneś skierować swój pokaz do osoby, którą właśnie się zajmujesz. Jednocześnie wyjaśnij tej drugiej, że obsłużysz ją, gdy tylko skończysz.

INNI WYSTAWCY
Jeśli regularnie uczestniczysz w targach, niewątpliwie poznasz wielu wystawców z innych firm. Z pewnością będziesz chciał wybrać się gdzieś z nimi, więc gdy będziesz robić plany na wieczór, pamiętaj, że nie jesteś na zjeździe szkoły średniej. Im mniej czasu spędzisz na pogaduszkach ze starymi przyjaciółmi, tym więcej go zostanie na spotkania z potencjalnymi klientami.

Ze względu na kolegów ze stoiska, przyjdź punktualnie, by przejąć obowiązki. Wielki pokaz może z łatwością odwrócić twoją uwagę, lecz fakt, iż kazałeś ludziom czekać, może się później na tobie odbić.

KONTYNUACJA
Odręcznie napisana notka do każdego potencjalnego klienta, z którym rozmawiałeś, będzie miała lepszy oddźwięk niż napisana na komputerze, ponieważ ta ostatnia wzbudzi podejrzenia, iż jest standardowym listem wysyłanym do wielu osób. Powiedz odbiorcy, jak miło było go poznać i że masz nadzieję, iż zainteresowanie twoimi wyrobami przełoży się pewnego dnia na zamówienie. Nawiązanie do nieoficjalnych tematów, na które rozmawialiście – na przykład nowo narodzony wnuczek – nada listowi bardziej osobisty i serdeczny charakter.

KTÓRĘDY DO SNACK BARU?

Biorąc pod uwagę liczbę osób przemieszczających się obok twojego stoiska, z całą pewnością zostaniesz zapytany o drogę do toalety, snack baru, biura rzeczy znalezionych i trudnego do znalezienia punktu informacyjnego. Sam fakt, że zajmujesz miejsce w ogromnej hali, czyni z ciebie, mówiąc żartobliwie, stały element wyposażenia, choćby tylko chwilowo. Dlatego, zdaniem napływającej i odpływającej masy zwiedzających, znasz teren targów.

Mądry wystawca zawsze udzieli uprzejmej odpowiedzi, nawet gdy chodzi o drogę do konkurencyjnego stoiska. Pierwszego dnia przejdź się po hali i zapoznaj z jej rozkładem, korzystając z informatora targowego jako przewodnika. Miej go zawsze pod ręką, przez cały okres targów. Gdy osoby, które nie mają informatora, zapytają o drogę do stoiska określonej firmy, sprawdź jego numer i odpowiedz ochoczo. Twoja uprzejmość w stosunku do nieznajomego pozwoli nawiązać rozmowę, która może rozbudzić zainteresowanie twoimi wyrobami.

22
Prowadzenie interesów w innym kraju

Podczas gdy Stany Zjednoczone mają najsilniejszą gospodarkę na świecie, a ich praktyki biznesowe są na ogół respektowane, sposób prowadzenia interesów przez pozostałą część świata ma ściśle lokalny charakter. Potraktuj to stwierdzenie bardzo poważnie, bo jeśli nie zaakceptujesz sposobów prowadzenia interesów w innych kulturach i nie będziesz ich przestrzegać, skuteczność twoich działań będzie mniejsza od zamierzonej lub, co gorsza, poniesiesz kompletną porażkę. Główne różnice będą miały często mniej wspólnego z taktykami negocjacji i podejmowaniem decyzji niż z tym, jak efektywnie potrafisz porozumiewać się z zagranicznymi partnerami i w jakim stopniu rozumiesz społeczne aspekty prowadzenia z nimi interesów.

Aspekty społeczne? Tak. Gdy prowadzi się interesy w USA, najważniejsza jest efektywność, ale nie da się przenieść amerykańskiej mentalności do innych krajów. Chociaż twoja praktyka i chęci mogą podpowiadać, by od razu przejść do konkretów, na innych kontynentach taki pośpiech może być uważany za niewłaściwy. Na przykład na Bliskim Wschodzie twój gospodarz może podawać herbatę za herbatą, zanim przejdzie do spraw służbowych.

Sposób rozstrzygania drażliwych kwestii podczas negocjacji i podejmowania decyzji będzie zależeć od konkretnej organizacji, z którą masz do czynienia, oraz od kraju i dziedziny, którą się zajmujesz. Jeżeli chcesz dowiedzieć się, co cię czeka, najlepszym nauczycielem będzie Amerykanin z doświadczeniem w prowadzeniu interesów z tą samą firmą i w tym samym otoczeniu.

ZANIM POJEDZIESZ

Slogan „bądź przygotowany” nabiera nowego znaczenia, gdy podróżujesz do innego kraju, by prowadzić tam interesy. Jako Amerykanin, który ląduje na obcej ziemi, przechodzi przez odprawę celną i wkracza do nieznanego świata, musisz zawsze pamiętać o jednym: reprezentujesz swój kraj w takim samym stopniu jak firmę. To, jak zachowasz się, albo poprawi, albo pogorszy wyobrażenie twojego gospodarza o Amerykanach, a to z kolei wpłynie na wynik negocjacji służbowych.

Dwa niedawne wydarzenia zmieniły sposób, w jaki Amerykanie postrzegają resztę świata i jak reszta świata postrzega Amerykanów – rozwój gospodarki globalnej i wypadki z 11 września 2001 roku. W dzisiejszych czasach interesy na skalę światową prowadzi się rutynowo. Dlatego też amerykańscy biznesmeni muszą bardziej niż kiedykolwiek przygotowywać się do współpracy z ludźmi z innych kultur. Jednocześnie, po 11 września podróżujący biznesmeni muszą być bardziej świadomi tego, że kwestie bezpieczeństwa mają wpływ nie tylko na ich podróże, lecz podróże wszystkich pracujących dla nich osób. Rezultatem tych zmian jest jeszcze szerszy wachlarz zwyczajów i uprzejmości, których trzeba się nauczyć. Podjęcie się tego przedsięwzięcia świadczy o twojej kulturowej wrażliwości oraz chęci poznania i przystosowania się.

OSTRZEŻENIA DLA PODRÓŻUJĄCYH

Jednym z pierwszych kroków, jakie ty lub twoja firma powinniście uczynić, zanim rozpoczniecie działalność za granicą, to sprawdzić, czy Departament Stanu USA wydał jakieś ostrzeżenia, o których powinniście wiedzieć przed podróżą. Strona internetowa Departamentu Stanu – http://travel.state.gov/travel_warnings.html – ostrzega nie tylko przed zamieszkami politycznymi, lecz także uaktualnia informacje o walucie, przepisach wizowych, warunkach jazdy i tym podobnych sprawach.

Następnie powinieneś przygotować harmonogram dla swojego gospodarza, biura i rodziny (patrz także: „Rozważny podróżnik”, s. 267).

ZWYCZAJE I KULTURA

Powinieneś znać przynajmniej podstawowe fakty dotyczące kraju, który odwiedzasz. Jeżeli wykażesz się wiedzą większą niż powierzchowna, swoją znajomością narodu, kultury i ludzi zrobisz wrażenie na gospodarzu i innych osobach.

Zacznij przyspieszony kurs poznawania kraju od rzeczy ogólnych, a następnie przejdź do szczegółów. Przeszukaj strony internetowe, na których możesz znaleźć ważne fakty i poznać określone dziedziny kultury danego kraju. Podczas gdy internet to wspaniałe źródło podstawowych faktów i informacji, przewodniki turystyczne szczegółowo omawiają historię i kulturę kraju, który odwiedzisz. Gdy przybędziesz już na miejsce, zapoznaj się z miejscowymi wydarzeniami, czytając gazety wydawane po angielsku.

Musisz sobie jednak zdawać sprawę z tego, że kultura nie jest określana wyłącznie przez granice państw. Na przykład kraj Basków i Andaluzja, rejony Hiszpanii, mają odrębne kultury, podobnie jak Sycylia i Toskania we Włoszech. Język też nie określa kultury, czego dowodem są Amerykanie i Anglicy.

SEKS, POLITYKA I RELIGIA

Stare porzekadło, które mówi, że nigdy nie powinieneś dyskutować o seksie, polityce ani religii w wytwornym towarzystwie, ma jeszcze większą rację bytu za granicą. Seks jako temat (w sensie płci i seksualności) jest całkowicie wykluczony.

POLITYKA
Polityka to nieprzyjemny temat w większości krajów świata, zazwyczaj zbyt drażliwy, by go poruszać. Nigdy nie krytykuj przywódców czy rządu kraju twojego gospodarza, ani własnego. Jeżeli zostaniesz zapytany o amerykańską politykę czy strategię (czy to krajową, czy międzynarodową), uprzejmie przyznaj, że nie jesteś ekspertem w tej dziedzinie. Pamiętaj także, iż biznesmen jest ambasadorem swojego kraju, a nie mało znaczącym turystą.

RELIGIA
Gdziekolwiek jedziesz, zapytaj o dominującą w tym miejscu religię. Dowiedz się też czegoś o świętach religijnych i świeckich. Nie umawiaj się na spotkanie 14 lipca we Francji – w Dniu Bastylii – ani nie załatwiaj interesów w piątkowe popołudnie w Jerozolimie, gdy wszystko zostało pozamykane ze względu na przygotowania do żydowskiego szabasu.

Obyczaje religijne to jeszcze ważniejsza kwestia. Czy wiesz, że w Tajlandii fotografowanie posągów lub innych wyobrażeń Buddy to świętokradztwo? Jeżeli towarzyszysz muzułmańskiemu gospodarzowi w Arabii Saudyjskiej, to zatrzyma się on kilka razy dziennie, by odmówić modlitwy. Takie są osobliwości religii, o których możesz niewiele wiedzieć, lecz których przyjęte normy i zwyczaje musisz respektować. To z kolei świadczy o szacunku dla twojego gospodarza i przekłada się na bardziej pomyślne działania biznesowe.

WZGLĘDY PRAKTYCZNE

Co wspólnego mają paszporty, wizy, karty kredytowe i inne akcesoria zagranicznych podróży z zachowaniem? Same w sobie nic, ale nieprzywiązywanie do nich wagi może zakłócić twoją wizytę (a w niektórych przypadkach zniweczyć) i postawić cię w niezręcznym położeniu, a gospodarza narazić na kłopoty. Następujące informacje uchronią cię przed poważnymi problemami, gdy wyruszysz w podróż służbową:

- Jeżeli zgubisz paszport w Stanach Zjednoczonych, powiadom najbliższą agencję paszportową lub Wydział Paszportowy w Waszyngtonie. Jeśli zgubisz go w obcym kraju, zgłoś się do najbliższej ambasady lub konsulatu amerykańskiego.

- Łatwiej będzie otrzymać nowy paszport, jeżeli zrobisz fotokopię strony z danymi i będziesz ją przechowywać w osobnym miejscu podczas podróży.

- Niektóre kraje nie zezwolą ci na wjazd, jeżeli nie będziesz miał wizy. Aby sprawdzić, czy wiza jest wymagana i dowiedzieć się, jak ją uzyskać, zadzwoń do konsulatu lub ambasady kraju, do którego zamierzasz pojechać, nie do agencji Stanów Zjednoczonych; udzielanie i wydawanie wiz jest obowiązkiem konkretnego kraju.

- Sprawdź, czy w miejscu, do którego jedziesz, są bankomaty. Wiele lotnisk ma bankomaty umieszczone w widocznych miejscach, gdzie możesz pobrać fundusze w miejscowej walucie, jeszcze zanim odbierzesz bagaż. Jeżeli nie będzie bankomatów, weź ze sobą czeki podróżne i trochę amerykańskiej waluty oraz kilka kart kredytowych.

- Poinformuj firmy wydające twoje karty kredytowe, że wyjeżdżasz i gdzie się udajesz. Biorąc pod uwagę zapał tych firm do zapobiegania oszustwom, komputer może odrzucić twoją kartę w nowym, odległym miejscu, myśląc, że została skradziona.

- Jeżeli korzystasz z korporacyjnej karty kredytowej, upewnij się, że firma upoważniła cię do korzystania z niej za granicą; w przeciwnym razie także może zostać odrzucona.

- Przed wyjazdem zrób fotokopię swoich kart kredytowych i nie trzymaj ich razem z kartami. Jeżeli zgubisz kartę albo ukradną ci ją, będziesz miał numer pod ręką, zgłaszając ten fakt.

- Weź ze sobą bezpłatne numery firm, które wydały ci karty kredytowe.

W NAGŁYCH WYPADKACH

Konsulat Stanów Zjednoczonych jest pierwszym miejscem, gdzie musisz zadzwonić w nagłych wypadkach, więc zanotuj jego adres i numer telefonu w kraju, do którego jedziesz. Jeżeli potrzebne ci będzie nazwisko lekarza mówiącego po angielsku lub nazwa szpitala, konsulat poda ci je. Pracownicy konsulatu mogą także pomóc, kiedy będziesz miał kłopoty z policją lub gdy zechcesz dowiedzieć się, czy kryzys polityczny pozwoli ci na wyjazd z kraju. Jeśli zamierzasz zostać w danym państwie przez jakiś czas lub obawiasz się potencjalnego niebezpieczeństwa, zarejestruj się w konsulacie zaraz po przyjeździe. W razie konieczności, rejestracja upoważni konsulat do udzielenia informacji o twoim stanie rodzinie i przyjaciołom.

WIZYTÓWKI SŁUŻBOWE

Zdaniem jednego z ekspertów zajmujących się handlem międzynarodowym, twoja wizytówka, starannie przygotowana do używania w odwiedzanym przez ciebie kraju, jest jedyną rzeczą, bez której nie powinieneś nigdy opuszczać domu. Co jednak powinieneś umieścić na niej dla wygody twoich międzynarodowych partnerów?

- Po nazwisku wpisz tytuł i stanowisko. Na przykład, jeżeli jesteś zastępcą dyrektora ds. szkolenia w dziale kadr, podaj dodatkowy tytuł, o ile go posiadasz, taki jak asystent wiceprezesa. Jeśli obcokrajowiec mógłby nie zrozumieć twego tytułu lub stanowiska, umieść w nawiasie łatwiejszą wersję, chociażby „Zasoby Ludzkie (Kadry)”.

- Nie pomijaj tytułu, nawet jeżeli jest to tylko młodszy pracownik. W wielu krajach, szczególnie w Ameryce Łacińskiej, gospodarze, którzy nie znają twojego tytułu, nie będą wiedzieli, jak cię traktować, ani kogo wyznaczyć do współpracy z tobą. Oprzyj się jednak pokusie wyolbrzymiania swojej pozycji – wykrycie tego faktu może mieć poważne konsekwencje, nawet takie, jak zerwanie zaplanowanych negocjacji.

- Jeżeli w kraju docelowym nie mówi się po angielsku, wydrukuj jedną stronę wizytówki po angielsku, a drugą w języku tego kraju. Nawet w państwach, w których angielski jest drugim językiem, w małych miastach trudniej znaleźć osoby mówiące po angielsku niż w dużych ośrodkach handlowych.

WYMIANA WIZYTÓWEK
W wielu krajach wymiana wizytówek odbywa się według określonego protokołu. Pora wymiany może być wyznaczona na przykład na początku spotkania lub po tym, jak zostałeś przedstawiony. W niektórych krajach dobre maniery nakazują, abyś wręczał wizytówkę obiema rękami albo stroną w obcym języku do góry. Gdy otrzymujesz wizytówkę, nie wkładaj jej, ot tak, do kieszeni. Przeczytaj ją od razu i włóż do wizytownika lub teczki.

Możesz zostać zaskoczony faktem, jak wiele wizytówek określa osoby mianem „doktora”, zwłaszcza w Europie, w przeciwieństwie do Stanów Zjednoczonych, gdzie mężczyźni i kobiety z wyższymi stopniami, a nawet absolwenci uniwersytetów, używają tytułów zgodnie z prawem. Nawet jeżeli tytuł nie ma dla ciebie znaczenia, popełnisz faux pas, jeśli go nie użyjesz.

NAWIĄZYWANIE KONTAKTÓW OSOBISTYCH

W wielu krajach nawiązywanie kontaktów osobistych jest najważniejszą częścią działalności biznesowej. Życie towarzyskie pozwala gospodarzowi poznać cię lepiej. Gdy będziesz cierpliwy, zdobędziesz zaufanie – ważny element decyzji twojego partnera w związku z prowadzeniem interesów z tobą. Jeżeli będziesz niecierpliwie dążył do negocjacji, pomyśli, że żałujesz spędzonego z nim czasu.

Naucz się być uprzejmym gościem, poczynając od samokształceniowego, przyspieszonego kursu na temat kultury danego kraju. Odpowiadaj na pytania o amerykańskim stylu życia w sposób, który nie zostanie odebrany jako zarozumiałość. Nie zdziw się, jeśli rozmowa przejdzie na muzykę, ogrodnictwo, interesujące miejsca zimowego wypoczynku czy ulubione wino lub piwo. Taka zażyłość towarzyska nie daje ci jednak prawa do zadawania osobistych pytań; amerykańska gotowość do „otwierania się” nie jest popularna w innych częściach świata.

ZNACZENIE NAZWISK I TYTUŁÓW
Jeżeli chodzi o nazwiska, nie pomyl nawiązywania kontaktów osobistych z poufałością; pamiętaj, że dla Amerykanina zagraniczne nazwiska i formy zwracania się stwarzają wiele okazji do popełniania błędów i zażenowania. Wcześniejsze zasięgnięcie informacji na ten temat może się przydać, jednak nadal musisz przywiązywać szczególną uwagę do nazwisk w trakcie prezentacji – tym bardziej, iż na przykład w krajach hiszpańskojęzycznych ludzie noszą nazwiska obojga rodziców.

Zawsze zwracaj się do ludzi, używając odpowiednich tytułów. „Señor” i „Madame” są proste, lecz inne mogą wprawiać w zakłopotanie – jeżeli na przykład jesteś w Anglii, nie nazywaj automatycznie dentysty „doktorem”; choć to dziwne, odpowiednim tytułem jest „Pan” lub „Pani”. Inżynier w Stanach Zjednoczonych jest znany po prostu jako „Pan” lub „Pani”, ale w Ameryce Południowej, Europie i Azji tytułuj go „Inżynierem”.

W większości krajów, poza Stanami Zjednoczonymi, minie dużo czasu zanim przejdziesz na ty z gospodarzem i innymi osobami, z którymi spotykasz się służbowo – być może nigdy. Pozwól zagranicznym kolegom zaproponować przejście na ty, sam nie występuj z taką inicjatywą.

SZACUNEK DLA WIEKU
Okaż szacunek biznesmenom, którzy są starsi od ciebie – nawet tym na niższych stanowiskach. Bądź pełen poważania, przytrzymaj drzwi, pozwól pierwszym usiąść. Okaż podobny szacunek każdemu, kto zajmuje wyższe stanowisko niż ty. Jeżeli okaże się, że jesteś najmłodszy, ubieraj się i postępuj w najbardziej dojrzały sposób, na jaki potrafisz się zdobyć, demonstrując swoje doświadczenie w biznesie i przedsiębiorczość.

POSZANOWANIE ETYKI PRACY
Nie bądź zaskoczony, jeżeli nie spotkasz wielu pracoholików za granicą. W różnych krajach rodzina i życie prywatne, a nie praca, są najważniejszą częścią świata biznesmenów. Nawet jeśli uważasz, że mógłbyś sfinalizować umowę, gdybyście z twoim gospodarzem popracowali jeszcze kilka godzin, oprzyj się pokusie i nie proponuj takiej możliwości; całkiem prawdopodobne, że twoja propozycja zostałaby odrzucona, a do ciebie żywiono by urazę. Nigdy nie interpretuj odmiennej postawy zagranicznych współpracowników jako lenistwa czy obojętności. Mogą być tak samo poważni i skrupulatni w pracy, lecz inaczej podchodzą do kwestii czasu niż Amerykanie; ogólnie rzecz biorąc, przerwanie rozmów na jeden dzień to jeszcze nie powód, by czuć się winnym.

KWESTIA CZASU

Tygodnie pracy i godziny urzędowania są różne na całym świecie. We Włoszech, Grecji i niektórych krajach Ameryki Łacińskiej powszechną praktyką są dwugodzinne lub dłuższe przerwy po południu i praca do 19.00 albo późniejszej pory. Sklepy i biura mogą być także zamknięte w sobotnie popołudnia. W Chinach tydzień roboczy trwa od poniedziałku do soboty, tak jak w Japonii i innych niemuzułmańskich krajach w Azji. W Izraelu tydzień roboczy trwa od soboty do piątku, a sklepy i biura zostają zamknięte w piątek około południa. Kraje muzułmańskie przestrzegają piątku jako swojego święta; nie robi się wtedy żadnych interesów, czasami również przez pół czwartku. Nie oznacza to jednak, że niektóre osoby nie pracują poza oficjalnymi godzinami urzędowania.

W wielu krajach ludzie są bardzo punktualni, lecz nie traktuj tego jako afrontu, jeżeli będziesz musiał poczekać pół godziny, zwłaszcza w Ameryce Łacińskiej. Nie zapominaj także, że korki na drogach zdarzają się nie tylko w uprzemysłowionych krajach Zachodu.

MÓWIENIE PO ANGIELSKU ZA GRANICĄ

Amerykański angielski jest przeładowany zwrotami i dziwacznymi wyrażeniami, więc osoby używające angielskiego jako drugiego języka mogą żadnego z nich nie znać. Ty uważasz, że rozumieją, o czym mówisz, oni mogą słyszeć coś innego. Gafy popełniane w trakcie rozmowy mogą być tematem zabawnych historyjek opowiadanych przy kolacji, lecz jeżeli znajdujesz się sytuacji o charakterze służbowym, mogą mieć poważne konsekwencje. Zrób wszystko, by inni mogli cię zrozumieć i aby twój angielski nie był zbyt skomplikowany.

- Mów wyraźnie i nie za szybko, wymawiając starannie słowa.

- Nie używaj slangu, regionalizmów, kolokwializmów czy eufemizmów. Jeśli powiesz, że coś jest a slam dunk lub a no-brainer, oczekuj zdziwionego spojrzenia.

- Upewnij się, że twój zagraniczny partner rozumie wszystkie biznesowe i prawnicze terminy w ten sam sposób. Prawdopodobnie terminologia z twojej dziedziny jest używana na całym świecie, lecz nie powinieneś wychodzić z takiego założenia.

- Jeżeli podajesz liczby w czasie rozmów służbowych, może zaistnieć konieczność ich napisania i przeczytania, ponieważ cyfry mogą być wyrażane słownie na różne sposoby.

- Jeśli gospodarz wydaje się zdziwiony lub nie czuje się pewnie w trakcie twojej przemowy, przerwij natychmiast i upewnij się, że cię rozumie.

ROZUMIENIE MOWY CIAŁA

Dwie wskazówki odnośnie mowy ciała: (1) musisz wiedzieć, co twoje ciało przekazuje innym osobom i (2) naucz się czytać ich mowę ciała. Chociaż wyraz twarzy, postawa i gesty są podstawowymi elementami komunikacji, łatwo je też opacznie zrozumieć. Na przykład w Stanach Zjednoczonych patrzenie na zebraniu bezpośrednio na twarz mówiącego wskazuje, że poświęcasz mu całą uwagę, ale w krajach azjatyckich nawiązywanie kontaktu wzrokowego uważane jest za nieuprzejme. Nawet w Stanach Zjednoczonych zbyt długi kontakt wzrokowy lub gapienie się jest niegrzeczne, a w niektórych krajach może przysporzyć ci nie lada kłopotów.

Gestykulacja jest równie ryzykowna. W niektórych krajach pokazywanie spodu stóp jest obrazą. Sprawdź lepiej lokalne zwyczaje, zanim wskażesz kogoś palcem lub publicznie strzelisz palcami. Jeżeli skiniesz na kogoś zagiętym palcem wskazującym, zostanie to powszechnie uznane za obrazę. Machanie podniesioną ręką na powitanie lub by zwrócić czyjąś uwagę może zostać odebrane jako sygnał „nie”.

Ponadto należy unikać następujących gestów, o ile nie jesteś absolutnie pewien, że mają takie samo znacznie, jak w Stanach Zjednoczonych:

- kciuki do góry

- znak „OK.” – kółko z kciuka i palca wskazującego (obsceniczny w Japonii i w innych miejscach)

- „V” jako zwycięstwo

PRZESTRZEŃ OSOBISTA I INNE ZASADY

Gdy spędzisz w jakimś kraju trochę czasu, zaczniesz rozumieć lokalną mowę ciała. Oto kilka rad:

- TWOJA PRZESTRZEŃ. Odległość zachowywana między tobą i innymi jest ważna; podchodzenie za blisko lub odchodzenie zbyt daleko może być źle zrozumiane jako niepożądana poufałość albo rezerwa. Amerykanie i Europejczycy czują się dobrze, stojąc 2 lub 3 stopy od siebie. Japończycy i inni Azjaci wymagają większej przestrzeni, lecz reszta świata woli być bliżej niż jesteśmy do tego przyzwyczajeni.

- UŚCISKI DŁONI. W Ameryce Północnej i Europie uścisk dłoni jest odpowiednią formą powitania. W Azji i na Bliskim Wschodzie, gdzie jest on jeszcze pewną nowością, zwyczajowy uścisk ręki jest delikatniejszy; zbyt serdeczny może zostać uznany za agresywny. W krajach islamskich podanie ręki kobiecie uważane jest za bardzo obraźliwe. Mówi się też, że we Francji nigdy zbyt dużo uścisków dłoni, a kobiety wymieniają je równie swobodnie i często jak mężczyźni.

- UKŁONY I POWITANIA. W Japonii i niektórych krajach azjatyckich ukłon jest odpowiednikiem uścisku dłoni. W Japonii, gdzie ranga odgrywa dużą rolę, osoba o niższej pozycji kłania się pierwsza i najniżej. Hindusi i Tajowie, gdy kogoś pozdrawiają, składają ręce na piersi w modlitewnym geście.

- DOTYKANIE.
Amerykanie z Ameryki Północnej nie stosują w kontaktach spontanicznego dotykania się, w odróżnieniu od mieszkańców Ameryki Łacińskiej czy Europy Południowej. Jeśli obcokrajowiec dotknie cię palcem, robiąc jakąś uwagę, albo kładzie rękę na twoim ramieniu podczas konwersacji, nie czuj się urażony. Na Bliskim Wschodzie, w południowo-wschodniej Azji czy na wyspach Pacyfiku mężczyzna może nawet spotkać się z sytuacją, w której gospodarz-mężczyzna weźmie go za rękę. Nie odbierz tego opacznie, ale także nie naśladuj podobnego zachowania.

MÓWIENIE W OBCYM JĘZYKU

Uprzejmym gestem wobec twoich zagranicznych gospodarzy jest zaznajomienie się z ich językiem – nauczenie się przynajmniej takich słów, jak „proszę”, „dziękuję”, „dzień dobry”, „miłego popołudnia”, „dobranoc”, „cześć”, „do widzenia”. Noś w kieszeni słownik, by sprawdzać słówka i porozumiewać się z ludźmi, którzy mogą nie znać angielskiego – na przykład pracownicy hoteli i restauracji.

KORZYSTANIE Z TŁUMACZY

Chociaż angielski jest często używany do prowadzenia międzynarodowej działalności biznesowej, może zdarzyć się, że negocjacje będą prowadzone w języku kraju gospodarza. O ile nie mówisz nim płynnie (a często tak bywa), będziesz potrzebował tłumacza.

Słowo „tłumacz” kojarzy się zazwyczaj z fenomenalnymi mężczyznami i kobietami, którzy tłumaczą zdania wypowiadane przez drugą osobę i to w bardzo szybkim tempie. Tłumacze symultaniczni nie są tymi, z których usług korzysta przeciętny biznesmen. Częściej korzysta on z tłumaczy konsekutywnych, zaczynających tłumaczyć, gdy ktoś skończy kilkuzdaniową wypowiedź. Żeby być pewnym, że otrzymujesz to, na co liczysz, korzystaj wyłącznie z profesjonalnych tłumaczy. Aby uniknąć konfliktu interesów, powinien być on zatrudniony przez ciebie, nie przez twojego zagranicznego partnera. Pytaj o rekomendację przyjaciół, którzy prowadzili interesy w tym samym miejscu lub dowiedz się, czy twoja firma może zatrudnić tłumacza dla ciebie.

PRZED SPOTKANIEM
Aby tłumacz mógł zapoznać się ze sposobem twojego mówienia, spędź z nim wcześniej trochę czasu. Ty także będziesz mógł sprawdzić, czy angielski tłumacza jest idiomatyczny. Sprawdź porządek zebrania i upewnij się, że zna on techniczne i biznesowe terminy.

O ile to możliwe, przygotuj pomoce wizualne, by wyjaśnić i rozbudować wasze słownictwo. Używaj obu języków na wykresach i diagramach, co później może także służyć jako potwierdzenie tego, co powiedziałeś. Zapoznaj swojego tłumacza z pomocami wizualnymi przed zebraniem.

Poinformuj go, jak ma się ubrać. Jeżeli uważasz, że powinien założyć strój służbowy, powiedz mu o tym. Ubiór tłumacza powinien być powściągliwy i nie rzucający się w oczy; to nie on, lecz ty jesteś w centrum uwagi. Jeśli okazja jest oficjalna, tłumacza kobietę poproś o włożenie wizytowej sukni, a mężczyznę smokingu lub przynajmniej ciemnego garnituru.

NA SPOTKANIU
Tłumacz zazwyczaj siedzi między osobami, które rozmawiają – na przykład między tobą a twoim gospodarzem. Przy bardziej oficjalnych okazjach, takich jak kolacja, tłumacz będzie siedział w niewielkiej odległości za nimi. Chociaż nie oczekuje on, iż będzie jadł z tobą kolację, zadbaj, by zjadł posiłek przed lub po uroczystości.

Gdy porozumiewasz się przez tłumacza, obowiązują takie same zasady jak wtedy, gdy rozmawiasz po angielsku z obcokrajowcem. Mów wolno i wyraźnie, unikaj slangu i regionalizmów i obserwuj gospodarza, czy słucha uważnie. Zawsze zwracaj się do słuchacza, nie do tłumacza.

Buduj krótkie zdania. Powiedz kilka i zrób przerwę na tłumaczenie. Od czasu do czasu pytaj gospodarza, czy rozumie o czym mówisz lub czy ma jakieś pytania. Wyrażaj się w ekspresyjny sposób, bądź skoncentrowany, gdy słuchasz. Uśmiechaj się, ale nie opowiadaj dowcipów; mimo najlepszych wysiłków tłumacza, humor rzadko da się przetłumaczyć.

Nie przeszkadzaj tłumaczowi; natomiast nie wahaj się przerwać, jeżeli czegoś nie rozumiesz. Gdy spotkanie kończy się, poproś tłumacza, by powtórzył wszystko, o czym była mowa i zapytaj, jakie wrażenie zrobiła na nim reakcja twojego partnera w interesach. Zapytaj także o wszelkie niejasności. Na końcu, przygotuj raport po angielsku dotyczący wniosków i ustaleń poczynionych podczas zebrania i wręcz go wszystkim uczestnikom spotkania.

CZY TŁUMACZYĆ KORESPONDENCJĘ?
W większości sytuacji nie ma potrzeby tłumaczenia angielskojęzycznej korespondencji z zagraniczną organizacją. Wielu biznesmenów, którzy nie podjęliby się negocjacji z tobą po angielsku, bez problemów czyta i rozumie twoje pisma i potrafi na nie odpowiedzieć w tym języku. Jeżeli potrzebujesz tłumacza do przekładu pism służbowych, zatrudnij fachowca – kogoś, kto potrafi przekazać, o co ci chodzi, a nie tylko dosłownie przetłumaczyć słowa z jednego języka na drugi.

RÓŻNICE W SPOSOBIE UBIERANIA

Jest kwestią sporną, czy stare przysłowie „Nie szata zdobi człowieka” jest jeszcze aktualne, jednak ubrania potrafią wiele powiedzieć o biznesmenie czy bizneswoman. Dopóki nie odwiedzisz kilkakrotnie jakiegoś kraju i nie poznasz obowiązującego tam stylu ubierania się, noś stroje konserwatywne. Dla mężczyzn najlepszy będzie ciemny garnitur i ciemny krawat, a biała koszula sprawdza się w większości krajów. Jeżeli nie przemawia do ciebie wygląd osoby zapiętej na ostatni guzik, pamiętaj, że rezygnujesz z niego na własne ryzyko i ryzyko firmy. Dla kobiet przestrzeganie tradycyjnego sposobu ubierania się ma kluczowe znaczenie, a ciuchy powinny być skromne.

UBIÓR MĘŻCZYZNY
Po pierwsze, zapytaj gospodarza, czy powinieneś włożyć tradycyjne ubranie. Jeżeli odpowie twierdząco, nie przeszukuj rodzinnego miasta w poszukiwaniu koszul; noś swoją białą, dopóki nie będziesz miał okazji nabycia miejscowego stroju. W krajach o cieplejszym klimacie mężczyźni noszą garnitury w jasnych kolorach. Żeby nie było ci za gorąco, ubieraj się tak, jak oni. W Singapurze mężczyźni zakładają koszule z długimi rękawami, a marynarki noszą w ręku (mając na uwadze za mocno klimatyzowane pomieszczenia); w krajach Ameryki Łacińskiej noszą luźne koszule nazywane guayaberas, których nie wkłada się w spodnie; również niektóre kraje azjatyckie mają bardzo wygodne przepisowe stroje dla mężczyzn.

Krawaty także mogą stanowić problem. W Anglii, jeżeli nosisz krawat w paski, może okazać się, że jest to krawat absolwenta jednej z angielskich „starych szkół”. W innych krajach pewne kolory są nieodpowiednie, na przykład biały symbolizuje żałobę. Dla bezpieczeństwa noś ciemne, jednolite kolory.

UBIÓR KOBIETY
Bizneswomen powinny wybierać konserwatywne garsonki i sukienki, a także praktyczne buty na obcasach średniej wysokości. W krajach zachodnich spódnice i sukienki powinny mieć długość tuż przed kolano, a w innych państwach poniżej kolana. Nie należy nosić bluzek bez rękawów i topów oraz zbyt głębokich dekoltów. Trzeba również unikać nadmiernej, krzykliwej lub (w miejscach, gdzie może stanowić to problem) religijnej biżuterii i nie można przesadzać z makijażem.

OSTRZEŻENIE. Zgoda na noszenie spodni przez kobiety zmienia się w zależności od kraju.

JEDZENIE I PICIE

Czy jesteś gościem, czy gospodarzem, bądź punktualny. Jako gospodarz poczyń przygotowania z wyprzedzeniem. Jeżeli nie potrafisz znaleźć odpowiedniej restauracji, poproś o pomoc hotelowego konsjerża. Gdy zamawiasz kolację lub wino, zapytaj gości o miejscowe specjały. Jeśli zostałeś zaproszony do czyjegoś domu, wyślij kwiaty lub przynieś pudełko dobrych czekoladek.

Podczas posiłku bierz zawsze ten widelec, co gospodyni. Innymi słowy, zawsze obserwuj miejscowego gospodarza lub gościa i idź za ich przykładem. Jeżeli jedziesz do Chin lub Japonii, powinieneś nauczyć się jeść pałeczkami. W krajach Bliskiego Wschodu nigdy nie jedz lewą ręką, którą uważa się za nieczystą. Jeśli podadzą ci nieznane danie, zjedz je, bez względu na to, czy ci smakuje, czy nie – lub nawet jeżeli wiesz, co to jest. Jeden z ekspertów w dziedzinie podróżowania radzi, aby nigdy nie pytać, z jakiego zwierzęcia przygotowano danie – łatwiej przełknąć baranie oko, gdy się o tym nie wie.

TOASTY
Poza krajami muzułmańskimi picie zazwyczaj towarzyszy jedzeniu i wymaga toastów. Pamiętaj, że jeśli jesteś abstynentem, gospodarz musi okazać zrozumienie; toast można równie dobrze wznieść napojem bezalkoholowym. Gdy impreza ma charakter oficjalny, powinieneś przygotować toast z wyprzedzeniem, chyba że jesteś znakomitym mówcą i umiesz improwizować. Niech będzie krótki, uprzejmy i wyraża wdzięczność za gościnę. Gdziekolwiek jesteś, etykieta wymaga, aby gospodarz wzniósł pierwszy toast, a wtedy ty możesz wzorować się na nim. Nie wznoś humorystycznych toastów, gdyż mogą zostać źle zrozumiane lub odebrane jako w złym guście.

OBCOJĘZYCZNE TOASTY

Jeżeli musisz wznieść toast za zagranicznego gospodarza lub za kogoś, kto przyjechał do Stanów Zjednoczonych i mówi w obcym języku, naucz się tradycyjnego toastu z jego kraju, który jest zazwyczaj odpowiednikiem „Na zdrowie!” lub „Zdrowie!”. Oto przykłady międzynarodowych toastów wraz z wymową; duże litery wskazują sylabę(y), które trzeba zaakcentować.

JĘZYK

TOAST

WYMOWA

Kantoński

Yung sing

JANG-SING

Czeski

Nazdraví

NAzdravii

Holenderski

Proost

PROŁST

Fiński

Kippis

KIP-pis

Francuski

A votre santé

a-wotr-sante

Niemiecki

Prosit PROST,

z gardłowym R

Grecki

sthn ugei£ sas

stin-igia-sas

Hebrajski

L’Chayim

lu-czi-um

Węgierski

Egészségedre

egesze-GE-re

Włoski

Salute

sa-LU-t

Japoński

Kampai

KAM-PAJ

Koreański

Gan bei

kan-BEJ

Malezyjski

Slimat minim

si-la-mat-MII-num

Portugalski Brindare

brin-DA-rej,

pierwsze R lekko wibrujace

Rosyjski

Na zdorovie

na-zd-RO-owie

Skandynawski[a]

Skal

skoul

Hiszpański

Salud

sa-LUD

Tajski

Choc-tee

czok-DI

Turecki

Serefe

se-RE-fe

[a] Duński, szwedzki, norweski

Gdy pijesz podczas nieformalnej okazji, współbiesiadnicy mogą oczekiwać od ciebie krótkiego, jednowyrazowego lub jednozdaniowego toastu – „A votre santé” we Francji lub po prostu „Santé” (zdrowie); w Niemczech „Prosit” oznacza to samo. Amerykanie, nieprzyzwyczajeni do wznoszenia toastów, mogą wypić więcej niż zwykle, dlatego uważaj.

UPOMINKI

Wszystkie podarki dla twojego gospodarza powinny być gustowne i niezbyt drogie. Ponadto powinny być odpowiednie. To, co przesyłasz lub wręczasz gospodarzowi, który gościł cię któregoś wieczoru w domu, nie jest tym, co powinieneś ofiarować kierownikowi działu, który poświęcił dzień lub dwa asystując podczas twojej prezentacji, przedstawiając cię kolegom i organizując spotkania. Temu pierwszemu możesz przynieść świeże kwiaty lub pudełko czekoladek. Prezent dla drugiego powinien być bardziej trwały – ze Stanów Zjednoczonych lub, jeszcze lepiej, z twojego stanu; możesz go wysłać po powrocie do domu. Im dokładniej poznasz obyczaje kraju twojego gospodarza i jego indywidualne upodobania, tym łatwiej będzie ci wybrać upominek, który wyrazi twoją wdzięczność.

23
Nastawienie kulturowego obiektywu

Dobre zachowanie w biznesie oznacza w rzeczywistości wykazywanie się stałą troską i zrozumieniem wobec kolegów i partnerów, w celu nawiązania wzajemnych, pełnych poszanowania stosunków – osobistych związków, które umożliwią wspólną, przebiegającą bez zakłóceń pracę. Gdy przyjeżdżasz do innego obszaru kulturowego, znaczenie czynników osobistych nabiera całkiem nowego wymiaru. Jeżeli jesteś gościem, na tobie spoczywa obowiązek szanowania i przestrzegania zwyczajów gospodarza, z których wiele może różnić się od tych, do których jesteś przyzwyczajony. Zrozumienie miejscowych zasad biznesowych jest zasadniczym punktem startowym dla wszystkiego, co masz nadzieję osiągnąć.

Ponieważ zwyczaje zmieniają się w zależności od kraju, najważniejszą rzeczą jest, abyś naśladował otaczających cię ludzi, a w razie potrzeby prosił o wskazówki. Jako rozważny podróżnik możesz ułatwić pewne rzeczy gospodarzowi, dowiadując się wcześniej o podstawowe zwyczaje w miejscu, które zamierzasz odwiedzić. Wiele doskonałych podręczników omawia tradycje i tabu biznesowe na całym świecie; na końcu rozdziału przedstawimy kilka książek, które warto znać. Tymczasem zapoznaj się z pobieżną charakterystyką głównych rejonów świata i dominujących w nich kultur biznesowych.

AMERYKA ŁACIŃSKA

Ameryka Łacińska to konglomerat narodowych i miejscowych zwyczajów, poczynając od zaludnionej aglomeracji miasta Meksyk, po rozrywkowe Rio de Janeiro i ultrakosmopolityczne Buenos Aires. Jednak pewne zwyczaje dotyczące prowadzenia działalności biznesowej obowiązują w całym rejonie. Latynosi uwielbiają ponad wszystko prowadzenie interesów w spokojnym tempie i zanim przejdą do spraw zawodowych, wolą najpierw nawiązać przyjacielskie stosunki. Związki osobiste oznaczają wiele w tej części świata; zanim zrobisz interes z nową osobą, musisz zostać wprowadzony przez osobę trzecią lub instytucję, taką jak bank, firma prawnicza czy consultingowa albo przez wspólnego znajomego z pracy bądź przyjaciela.

PROWADZENIE INTERESÓW
Wszystkie spotkania służbowe powinny być zaplanowane przynajmniej dwa lub trzy tygodnie wcześniej (pojawienie się w firmie lub urzędzie bez umówienia się na spotkanie jest w Ameryce Łacińskiej niedopuszczalne) i potwierdzone zarówno przed wyjazdem, jak i zaraz po przyjeździe do danego kraju. Asystenci zazwyczaj bronią dostępu do kadry kierowniczej, więc traktowanie tych osób z największą uprzejmością jest bardzo ważne przy wyznaczaniu terminów spotkań.

Optymalna pora na spotkania to ranek między 10.00 a 12.30 oraz popołudnie między 15.00 i 17.00. Przeznacz od dwóch do trzech godzin na każdą sesję i nie dziw się, jeżeli poranne spotkanie zamieni się w służbowy lunch, ponieważ posiłki stanowią istotną część działalności biznesowej w Ameryce Łacińskiej.

Wszystkie spotkania zaczynają się zazwyczaj od towarzyskiej konwersacji, której celem jest poznanie ciebie jako człowieka (jedynym wyjątkiem jest Wenezuela, gdzie biznesmeni od razu przechodzą do sedna). Gdy rozpoczną się rozmowy służbowe, toczą się one stosunkowo powoli. Możesz odbyć wiele spotkań i odwiedzić dany kraj wielokrotnie, zanim zakończysz negocjacje. Niezmiernie ważne jest, abyś nigdy nie okazywał zniecierpliwienia lub gniewu ze względu na wolne tempo.

O ile ty musisz przybyć na spotkanie punktualnie, twój gospodarz prawdopodobnie spóźni się około trzydziestu minut (dlatego warto wziąć sobie coś do poczytania). Bądź przygotowany na powitalny, przyjacielski i trochę dłuższy uścisk dłoni. Zaprzyjaźnieni mężczyźni mogą się także objąć (serdeczny uścisk), a kobiety ucałują się lekko w policzki, dotykając ramienia koleżanki. Można wtedy wręczyć wizytówkę, jednak dyskretnie. Twoja wizytówka powinna zawierać informacje po hiszpańsku (lub portugalsku w Brazylii) na jednej stronie i tą stroną do góry powinno się ją podawać, aby gospodarz mógł ją przeczytać.

Gdy zwracasz się do gospodarza, pamiętaj, że większość Latynosów nosi podwójne nazwiska; pierwsze jest po ojcu, drugie po matce. Używaj pierwszego, gdy zwracasz się do kogoś. Na przykład señor Eduardo Perez Montaldo zostanie pozdrowiony jako señor Eduardo Perez. Tytuły takie jak „doktor” i „profesor” są ważne, więc uważaj, by ich nie pominąć, gdy kogoś przedstawiasz lub witasz. Latynosi lubią także stać w bliższej odległości z osobą, z którą rozmawiają, niż jesteś przyzwyczajony, a w trakcie rozmowy mogą dotykać twojego ramienia. Nie odsuwaj się – mogą poczytać to za nieuprzejmość – i zawsze utrzymuj stały kontakt wzrokowy z gospodarzem.

PODEJMOWANIE GOŚCI
Nawiązanie przyjacielskich stosunków oznacza również bogate życie towarzyskie, a Latynosi uwielbiają podejmować gości zarówno w restauracjach, jak i we własnych domach. Podstawą są lunche służbowe (trwają zwykle od półtorej do dwóch godzin), choć kolacje służbowe są również popularne. Uważaj jednak w większości krajów Ameryki Łacińskiej kolacja zaczyna się późno, czasami o 22.00 lub później.

Jeżeli zostałeś zaproszony na przyjęcie lub kolację do czyjegoś domu, zachowasz się uprzejmie, przychodząc od piętnastu do trzydziestu minut później. W zasadzie nigdy nie powinieneś rozmawiać o interesach przy posiłku lub na przyjęciu, czy to w restauracji, czy w domu prywatnym, o ile twój gospodarz nie zacznie takiej rozmowy.

WYGLĄDAJ JAK NAJLEPIEJ
Kultura biznesowa Ameryki Łacińskiej kładzie szczególny nacisk na to, by dobrze się ubierać i dbać o siebie. Codzienny ubiór służbowy nie cieszy się tam uznaniem. Strój służbowy powinien być skromny, elegancki i nowoczesny. Dla mężczyzn standardem jest ciemny garnitur – szary lub niebieski, wyprasowana biała koszula, lakierki, a przy większych okazjach – smoking.

Kobiety powinny wybrać konserwatywny strój – przede wszystkim sukienki, garsonki lub kostium, ale nigdy krzykliwe lub zbyt wydekoltowane, a także buty na obcasach. Powinny też zrobić makijaż. Biżuterię należy ograniczyć do minimum. Na kolację nadaje się elegancka, tradycyjna sukienka lub spódnica i bluzka, natomiast sukienkę koktajlową lub suknię wieczorową lepiej zachować na bardziej formalne okazje.

EUROPA I ROSJA

Wraz ze zniknięciem żelaznej kurtyny, przyjęciem euro i innymi przedsięwzięciami prowadzącymi do integracji gospodarczej, praktyki biznesowe w Europie i Rosji stają się coraz bardziej standardowe. Nadal jednak widoczne są różnice w sposobie prowadzenia interesów w różnych rejonach starego kontynentu. Opóźnienia i biurokracja prawnicza nadal dominują w nowej, kapitalistycznej Europie Wschodniej, bardziej formalny styl obowiązuje w północnej Europie, natomiast w krajach śródziemnomorskich kontakty osobiste i podejście do działalności biznesowej są dużo swobodniejsze. Należy jednak pamiętać, że na kontynencie przestrzega się terminów świąt i wakacji, co oznacza spore zwolnienie tempa prowadzenia interesów w sierpniu i pod koniec roku.

PROWADZENIE INTERESÓW
Gdy przemieszczasz się z północy Europy na południe, najbardziej oczywiste różnice obyczajowe dotyczą czasu i przestrzeni. Skandynawowie, Niemcy, Brytyjczycy i inne północne nacje przykładają wielką wagę do punktualności, podczas gdy te standardy stają się mniej restrykcyjne na południu. W Hiszpanii lub Portugalii gość może czekać nawet pół godziny, zanim zostanie powitany z największą uprzejmością. Europejczycy z południa są bardziej spontaniczni, więc stoją w odległości około dwóch stóp. Dla mieszkańców Europy Północnej dopuszczalna odległość wynosi około czterech stóp, a każda mniejsza jest uważana za naruszenie prywatności.

Standardowym powitaniem w całej Europie jest uścisk dłoni, zarówno w przypadku mężczyzn, jak i kobiet. Kobieta z reguły podaje rękę jako pierwsza. Większość Europejczyków wymienia uścisk dłoni przed i po każdym spotkaniu, podczas gdy w Wielkiej Brytanii pojedynczy uścisk na początku wystarczy. W całej Europie formalne zwracanie się do kogoś jest zasadą: nigdy nie mów po imieniu, o ile nie zostaniesz o to poproszony, i pamiętaj, by używać wszelkich tytułów zawodowych, takich jak „doktor”, „profesor” czy „mecenas”. Ponieważ wielu europejskich biznesmenów mówi po angielsku, dopuszczalne są wizytówki w języku angielskim, chociaż wizytówka wydrukowana po jednej stronie w języku gospodarza jest uważana za oznakę uprzejmości na południu Europy (w Hiszpanii jest obowiązkowa).

Ogólnie rzecz biorąc, wszystkie spotkania służbowe i towarzyskie powinny zostać zaplanowane przynajmniej z dwutygodniowym wyprzedzeniem. W krajach północnych punktualność to podstawa; spotkania zaczynają się punktualnie, szybko przechodzi się do sedna i ściśle przestrzega wcześniej przygotowanej agendy. W krajach południowych, takich jak Hiszpania i Grecja, ty musisz przyjść punktualnie, a gospodarz nie. Spotkania zaczynają się z opóźnieniem, a przerwy nie dziwią i nie warto próbować przyspieszać osiągnięcia rezultatów. W tych rejonach cierpliwość i uprzejmość to klucze do pomyślnie zakończonych negocjacji służbowych.

W Europie Wschodniej, z jej stosunkowo słabo rozwiniętą infrastrukturą, dużą rolę odgrywa logistyka. Planuj spotkania z dużym wyprzedzeniem; mogą minąć miesiące, zanim otrzymasz wizę i sfinalizujesz przygotowania do podróży. Gdy przyjedziesz, będziesz musiał uczestniczyć w wielu spotkaniach, zanim zakończysz działania biznesowe. Odnosi się to głównie do Rosji, gdzie nadzwyczajna ostrożność przy podejmowaniu decyzji jest normą, a nadmierną gotowość do kompromisu uważa się za przejaw słabości.

PRZYJMOWANIE GOŚCI
W Europie Północnej podejmowanie gości biznesowych koncentruje się na lunchu lub kolacji w restauracji, na której można kontynuować, lub nie, dyskusję na tematy biznesowe. W Niemczech, na przykład, dopuszcza się rozmowę o interesach przed lub po posiłku, lecz nigdy w trakcie jedzenia. Biznesmeni z Holandii i Skandynawii nie mają problemów z łączeniem posiłku i interesów, a jedyne, o co proszą Francuzi, to abyś poświęcił potrawom taką samą uwagę. W Wielkiej Brytanii nie rozmawia się na tematy biznesowe po godzinach pracy, a w Portugalii dyskusja o czymkolwiek mającym związek z interesami podczas wystawnej kolacji w ogóle nie wchodzi w grę.

Wieczorny posiłek odgrywa jeszcze większą rolę w działalności biznesowej w krajach Europy Południowej i Wschodniej. We Włoszech kolacje w restauracji są ważną częścią prowadzenia interesów i nigdy nie powinno się odrzucać zaproszenia (a ponieważ do hojności przywiązuje się duże znaczenie, nie dziw się, jeżeli twój gospodarz nalega na zapłacenie rachunku). Przyjmij każde zaproszenie także i w Grecji, tam gościnność to tradycja, a zaproszenie do domu gospodarza jest częstym zjawiskiem (rzadki zaszczyt w większości krajów europejskich). Przygotuj się jednak na długi wieczór. W Hiszpanii, mimo że tradycyjna, popołudniowa sjesta ustąpiła miejsca krótszej, południowej przerwie, nadal rozpoczyna się kolację o 22.00 i kończy dobrze po północy.

W Europie Wschodniej długie, sute kolacje, z dużą ilością wódki lub innego alkoholu, wypijanego podczas niekończących się toastów, są zasadą. W większości krajów wystarczy jeden łyk alkoholu po toaście, nie trzeba wypijać całego kieliszka.

WYGLĄDAJ JAK NAJLEPIEJ
Konserwatywny ubiór służbowy dominuje w całej Europie, chociaż zmienia się w zależności od wykonywanego zawodu. Tak jak w Stanach Zjednoczonych bankier inwestycyjny nosi garnitur, a wydawca założy raczej sportową marynarkę i krawat. Marynarki nosi się zazwyczaj w biurach i restauracjach, a kobiety ubierają sukienki, nie spodnie.

Od Londynu po Moskwę, ciemne garnitury, białe koszule i dobrane do nich krawaty, noszone z wyjściowymi butami (nie mokasynami) stanowią standardowe, oficjalne męskie ubrania służbowe, chociaż mężczyźni na południu Francji latem często zastępują je niebieskim blezerem i spodniami; natomiast wielu Skandynawów może zmienić strój na sportowe marynarki, z krawatami lub bez.

Kobiety podróżujące w interesach po Europie powinny ubierać się elegancko, choć konserwatywnie. W środowisku biznesowym zawsze noś garsonki (z wyjątkiem Grecji, Hiszpanii i Włoch, gdzie modne spodnie i sukienki są dopuszczalne), a biżuterię ogranicz do minimum. Kobiety i mężczyźni powinni ubierać swoje najlepsze kreacje we Włoszech i Francji, tam standardy mody są wyjątkowo wysokie.

BLISKI WSCHÓD

Gdy prowadzisz interesy na Bliskim Wschodzie, musisz pamiętać o dwóch sprawach.

Po pierwsze, w tym rejonie świata nie ma nic ważniejszego, niż wzajemne ustępstwa w osobistych relacjach. Ilekroć to możliwe, interesy prowadzi się raczej poprzez znajomości, niż oficjalnymi kanałami. Uprzejmość i gościnność są niezwykle ważne, a wszelkie działania biznesowe opierają się na przyjaźni i osobistym szacunku.

Po drugie, religia jest głównym składnikiem życia na Bliskim Wschodzie. W większości krajów islam jest religią dominująca, a jego wpływy obejmują nawet świeckie państwa, takie jak Turcja, gdzie ludzie piją wino, kobiety ubierają się po europejsku, a rząd nie jest klerykalny. W tradycyjnych społeczeństwach, między innymi w Arabii Saudyjskiej, islam dotyka każdej sfery życia. Tutaj tydzień roboczy trwa od niedzieli do czwartku, a modlitwy odmawia się pięć razy dziennie: o świcie, w południe, po południu, wieczorem i w nocy; wtedy ustają wszelkie działania biznesowe. Psy są nieczyste, alkohol i wieprzowina zabronione, a kobiety saudyjskie (które, zgodnie z prawem, noszą publicznie czadory i zasłony) uważa się za niewidzialne. Podział płci w niektórych krajach arabskich jest tak silny, że zapytanie o zdrowie żony lub córki partnera biznesowego uważa się za naruszenie dobrych manier.

Rygory, jakich powinieneś przestrzegać, zmieniają się w zależności od kraju. W kilku bliskowschodnich krajach, takich jak państwa nad Zatoką Perską – Kuwejt, Katar, Bahrajn, Oman i Zjednoczone Emiraty Arabskie, sektor biznesu całkowicie uległ wpływom Zachodu, a kobiety cieszą się większą swobodą. Nadal jednak ważne jest, by być wyczulonym na protokół: alkohol należy spożywać tylko prywatnie; trzeba unikać posługiwania się lewą ręką (jest symbolicznie nieczysta); kobiety powinny zawsze ubierać się skromnie, co oznacza długie rękawy, spódnice poniżej kolan i szale lub inne nakrycie głowy w odpowiednich sytuacjach. Ta sama rada dotyczy Izraela, w którym ograniczenia koszernej diety i inne żydowskie obyczaje powinny być respektowane.

PROWADZENIE INTERESÓW
Planuj spotkania z wyprzedzeniem, najlepiej z listem polecającym od wspólnego przyjaciela. Wszystkie spotkania są zasadniczo wyznaczane w trzech przerwach między pierwszą i czwartą modlitwą w ciągu dnia. Ponieważ tradycyjna gościnność może powodować opóźnienia, spotkania powinny być planowane z uwzględnieniem raczej pory dnia niż konkretnej godziny. W każdym przypadku przychodź punktualnie, lecz nie oczekuj tego od partnera. Na całym Bliskim Wschodzie ogólnie przyjętą praktyką jest to, że gość czeka. Wyjątkiem jest Turcja, która stosuje się do zachodnich harmonogramów.

Uścisk dłoni w zachodnim stylu jest standardem w Turcji i Izraelu, lecz w innych krajach Bliskiego Wschodu możesz oczekiwać serdeczniejszego, bardziej wylewnego powitania, gdy ręce raczej ujmuje się i trzyma, niż potrząsa. Arabowie mogą też obejmować się i całować. Mimo takiej serdeczności, formalność jest zasadą, gdy zwracasz się do kogoś. Zawsze używaj zawodowych tytułów, po których następują nazwiska. Imiona oznaczają znacznie większą poufałość na Bliskim Wschodzie niż na Zachodzie. Wyjątkiem jest Izrael, gdzie dominuje nieoficjalna kultura biznesowa, a ludzie przechodzą na ty prawie natychmiast. W Turcji ludzie mogą zwracać się do siebie, używając tylko tytułów zawodowych, mówiąc po prostu „doktorze”.

Chociaż w całym rejonie mówi się po angielsku, wszystkie wizytówki powinny być w dwóch językach.

Spotkania zaczynają się z zasady od dłuższych pogawędek, których celem jest zawarcie przyjaźni i zdobycie zaufania. Przebiegają one zgodnie z polityką „otwartych drzwi”, która sięga czasów, gdy plemienni przywódcy rządzili ze swoich namiotów. Gdy przystępujesz do załatwiania interesów w krajach arabskich, oczekuj długich rozmów, wielu uczestników, częstych przerw, niezliczonych filiżanek kawy lub herbaty. W Turcji przerw będzie mniej, lecz znacznie więcej długich targów; wiek jest tam szczególnie szanowany, więc najstarsi uczestnicy podejmują ostateczne decyzje.

PODEJMOWANIE GOŚCI
Na Bliskim Wschodzie rolę gospodarza traktuje się nad wyraz poważnie. Arabscy biznesmeni lubią przyjmować gości w domu, a ich gościnność jest przysłowiowa. Nie jedz przed spotkaniem, nie odmawiaj niczego i nie posilaj się lewą ręką. Tureckie posiłki służbowe odbywają się zazwyczaj w restauracjach; dania z są reguły zamawiane po kolei, a zaproszonym gościom nie pozwala się za nic płacić. Izraelici również przewodzą podczas służbowych posiłków, które mogą odbywać się w restauracji, jak i prywatnym domu, oferując potrawy z Zachodu i Bliskiego Wschodu. We wszystkich sytuacjach, jeżeli twój pobyt będzie dostatecznie długi, możesz dostąpić w końcu zaszczytu odwdzięczenia się swojemu gospodarzowi, zapraszając go na posiłek do restauracji.

WYGLĄDAJ JAK NAJLEPIEJ
Dla narodów arabskich skromność jest najważniejsza. W Arabii Saudyjskiej kobiety muszą być ubrane od stóp do głów i mieć zasłoniętą twarz. W mniej rygorystycznych społeczeństwach, takich jak państwa nad Zatoką Perską, kobiety mogą nosić sukienki lub spódnice, ale muszą one mieć długie rękawy i sięgać za kolana. Podczas gdy twój arabski gospodarz może nosić tradycyjny ubiór, przybywający z wizytą goście powinni nosić garnitury i krawaty, chyba że gospodarz zaproponuje im włożenie innego stroju. W Turcji standardem jest konserwatywny ubiór służbowy, na który składają się ciemne garnitury i dobrane krawaty dla mężczyzn oraz długie suknie lub spódnice i buty na obcasach dla kobiet. Licząc się z upałem, naśladuj swojego gospodarza – na przykład w Turcji marynarkę i krawat można zdjąć w upalny dzień, natomiast w Jordanii przyjmuje się moda na noszenie koszuli z długimi rękawami i spodni, ale bez marynarki.

Wyjątkiem od tych zasad jest nieformalna kultura biznesowa w Izraelu, gdzie wielu mężczyzn nosi do pracy spodnie i koszule bez krawata, jednak na pierwszym spotkaniu wystąp w garniturze i krawacie. Taki strój oznacza szacunek dla gospodarza i daje mu możliwość, by zaproponować ci coś bardziej codziennego na następne spotkanie. Dla kobiet odwiedzających Izrael odpowiednie są konserwatywne garsonki lub sukienki; jeżeli odwiedzasz tradycjonalistyczny rejon, pamiętaj, by mieć zakryte łokcie i kolana.

AZJA

Azja jest najbardziej zróżnicowanym kulturowo rejonem na ziemi. Ilekroć wysiadasz tam z samolotu, możesz natrafić na całkiem nowe obyczaje – łącznie z językiem, manierami, religią i poglądami społecznymi. Przy całej swej odmienności, Azjaci mają jedną wspólną cechę: rygorystyczną, głęboko zakorzenioną uprzejmość, która obejmuje szacunek dla starszych, pokorę osobistą, gotowość do podporządkowania się grupie i skrupulatne unikanie wszelkich kontrowersji i konfrontacji. Nic nie może zakłócać harmonijnego przepływu kontaktów towarzyskich, ponieważ mogłoby sprawić, że ktoś zostanie zawstydzony na oczach innych, a jest to hańba, której Azjaci unikają za wszelką cenę.

Poszanowanie tych ograniczeń i wolne nawiązywanie trwałych kontaktów osobistych to klucz do sukcesu w Azji. Aby zachować twarz i utrzymać harmonię, Azjaci unikają rozpowszechniania kontrowersyjnych faktów lub idei, a rozsądny gość nie postawi swojego gospodarza w kłopotliwym położeniu. Na prośby rzadko odpowiada się „nie”. Zamiast tego, usłyszysz wymijającą odpowiedź: „Być może, lecz jeszcze nie teraz” albo „Bardzo interesujące – zastanowimy się nad tym”. Z tego samego powodu decyzje podejmuje się na zasadzie konsensusu, co wymaga czasu. Ogólnie rzecz biorąc, żadne uzgodnienie nie ma ostatecznego charakteru, dopóki każda kwestia nie zostanie rozwiązana. To nic dziwnego, ponieważ jedną z najważniejszych cnót azjatyckich jest cierpliwość.

PROWADZENIE INTERESÓW
Postaraj się zaplanować wszystkie spotkania w Azji z maksymalnym wyprzedzeniem – dwa miesiące to zalecany okres w niektórych krajach. Gdy prowadzisz interesy w Chinach i umawiasz się na spotkania, współpraca z jedną z uznanych firm zajmujących się public relations może okazać się pomocna (a także Departament Handlu USA). W Chinach istnieje zwyczaj, aby wysłać pismo z twoim oddelegowaniem przed każdym spotkaniem, wraz ze szczegółową agendą. Również Japończycy wolą otrzymać wcześniej agendę, a później trzymać się jej.

Na spotkanie przyjdź punktualnie. W większości krajów azjatyckich przybycie na spotkanie biznesowe z kilkuminutowym nawet opóźnieniem jest uważane za obrazę. Są wyjątki, ale dotyczą one jedynie twojego gospodarza; na przykład w Indonezji ludzie na wysokich stanowiskach spóźniają się celowo, by podkreślić swój status. Hindusi szanują punktualność, lecz sami nie zawsze jej przestrzegają; bądź elastyczny, gdyby nagle zmienił się harmonogram.

Sposoby witania się są różne. W Chinach odpowiedni jest nieznaczny ukłon głową i uścisk dłoni. W Indonezji uścisk dłoni poprzedza lekki ukłon lub skinienie głową, podczas gdy Japończycy wymieniają uścisk dłoni z ludźmi z Zachodu, a sobie kłaniają się. Tradycyjnym pozdrowieniem w Tajlandii jest „wei” – połączone dłonie złożone na klatce piersiowej i głowa pochylona w lekkim ukłonie. Natomiast ludzi Zachodu wita się uściskiem dłoni, tak samo jak w Korei Południowej i na Filipinach. W Indiach uścisk dłoni to standard w stosunku do wszystkich osób. Nie powinieneś jednak dotykać swojego gospodarza zaraz po pierwszym powitaniu.

Wizytówki w dwóch językach mają istotne znaczenie w całej Azji. Po powitaniu wręcz ją stroną w miejscowym języku do góry. W Chinach, Południowej Korei i Japonii podawaj wizytówkę dwoma rękami i w ten sam sposób odbierz ją od gospodarza. Gdy ją otrzymasz, przeczytaj uważnie, zanim włożysz do kieszeni (nie do portfela).

Tytuły zawodowe są bardzo ważne w całej Azji. O ile nie otrzymasz innych wskazówek, zwracaj się do ludzi używając ich tytułów (używaj odpowiednika „Pan”, jeżeli nie mają żadnych) i nazwisk rodowych. W Chinach, Japonii i innych krajach Dalekiego Wschodu nazwisko rodowe zajmuje przeważnie pierwsze miejsce, a nie ostatnie (w przeciwieństwie do Zachodu). Li Wu Chin należy do rodziny Li, a jego imiona to Wu Chin – należy się więc do niego zwracać jako do dyrektora systemu Li. Podobnie, Yamamoto Lobo to zastępca kierownika Yamamoto. Japońscy biznesmeni, którzy mają często do czynienia z obcokrajowcami, odwracają czasem tradycyjny porządek i umieszczają nazwisko rodowe na końcu.

PRZYJMOWANIE GOŚCI
Posiłki to podstawowa forma przyjmowania gości w Azji. Wspólne jedzenie jest uważane za najważniejszy czynnik nawiązywania dobrych stosunków, należy więc przyjmować wszystkie zaproszenia. W Chinach spodziewaj się sutych bankietów w restauracjach. Trwają one dwie lub więcej godzin, podaje się liczne dania i wznosi wiele toastów. W Indiach przyjmowanie gości przybiera zazwyczaj postać lunchu, podczas gdy na Filipinach możesz zostać zaproszony na posiłek do domu gospodarza, gdzie będzie wielu gości i mnóstwo jedzenia (możesz odwdzięczyć się gospodarzowi, zapraszając go na kolację do restauracji po sfinalizowaniu umowy). W Tajlandii współmałżonkowie uczestniczą w kolacjach służbowych, natomiast w Hong Kongu rzadko się ich zaprasza. Kolacje w Japonii często kończą się wyprawą do baru karaoke, więc przygotuj się na imprezę, która potrwa do świtu.

W Azji punktualne przybycie na spotkanie towarzyskie ma mniejsze znaczenie niż na służbowe. O ile Chińczycy przychodzą punktualnie, a nawet kilka minut wcześniej od gości, w większości innych krajów oczekuje się, iż przybędą z niewielkim opóźnieniem (od piętnastu do trzydziestu minut w Indiach). Sprawdź wcześniej, czy powinieneś przynieść upominek gospodarzowi i jaką formę powinny przybrać podziękowania. W Chinach, zgodnie z dobrymi manierami, należy podziękować następnego dnia. W Indiach podziękowanie gospodarzowi po posiłku jest uważane za obrazę – postąpisz znacznie lepiej, jeżeli zrewanżujesz mu się tym samym.

Niezależnie od kraju, poczekaj, aż wskażą ci miejsce siedzące, ponieważ w wielu azjatyckich społeczeństwach istnieją skomplikowane procedury uwzględniające hierarchię; pozwól gospodarzowi zainicjować rozmowę o interesach i zostaw trochę jedzenia na talerzu. Pusty sugeruje, że było to za mało. Pamiętaj także, że próba posłużenia się pałeczkami zostanie doceniona.

WYGLĄDAJ JAK NAJLEPIEJ
Najważniejszym czynnikiem wpływającym na azjatycki strój służbowy jest klimat. W krajach o umiarkowanym klimacie, takich jak Chiny, Japonia i Korea, normą jest standardowe, zachodnie ubranie służbowe – ciemne garnitury, koszule i krawaty dla mężczyzn, a dla kobiet – żakiet i spódnica (kostiumy i spodnie także cieszą się popularnością wśród japońskich kobiet). Jasne kolory są źle widziane w przypadku obu płci w Chinach, podczas gdy w Japonii męskie koszule mają pastelowe kolory. Ponieważ w Japonii i Korei goście mogą zostać poproszeni o zdjęcie butów w prywatnym domu lub restauracji wsuwane wyjściowe obuwie będzie dla mężczyzn odpowiednie. W Chinach kobiety powinny unikać zbyt wysokich obcasów.

W krajach, w których panuje wysoka temperatura, najważniejsza jest wygoda. Idź za przykładem gospodarza: w Hongkongu i Indonezji, gdy upał wzrasta, mężczyźni mogą zdjąć marynarki, podczas gdy biznesmeni w Singapurze mogą o nich całkowicie zapomnieć, zakładając jedynie koszule z długimi rękawami (czasami z krótkimi), krawaty i spodnie. Dla kobiet odwiedzających te kraje odpowiednia jest bluzka i spódnica (długi rękaw, spódnica poniżej kolan, głównie w muzułmańskiej Indonezji). W Indiach standardem dla mężczyzn są codzienne spodnie i koszula z krótkimi rękawami, choć na pierwsze spotkanie zaleca się włożenie marynarki. Kobiety mogą nosić spodnie, żakiet i bluzkę z długimi rękawami lub sukienkę, pod warunkiem, iż sięga za kolana.

AFRYKA

Afryka to ogromny i zróżnicowany kulturowo kontynent, ojczyzna ponad 50 nacji. Kultura arabska i islamska dominuje w krajach północnych, takich jak Egipt i Maroko, podczas gdy państwa Afryki Środkowej zamieszkuje mieszanka różnorodnych i zmiennych grup etnicznych (w samej Nigerii mieszka 250 różnych plemion). Południowa część kontynentu została zdominowana przez Republikę Południowej Afryki, potęgę ekonomiczną kontynentu, której obyczaje odzwierciedlają burzliwe dziedzictwo 300 lat wpływów holenderskich i brytyjskich. W całej Afryce wielką wagę przykłada się do nawiązania serdecznych, przyjacielskich stosunków między partnerami. Trzeba się do tego przyzwyczaić, ponieważ działania biznesowe na tym kontynencie przebiegają w znacznie wolniejszym tempie niż w Europie i Stanach Zjednoczonych, a transakcje często są spowalniane przez rządową biurokrację.

PROWADZENIE INTERESÓW
Ze względu na konflikty społeczne w wielu częściach Afryki, skontaktuj się z doradcą z Departamentu Stanu USA, zanim przystąpisz do planowania podróży. W większości krajów afrykańskich biznesmeni mówią po angielsku, jednak w Afryce Zachodniej interesy prowadzi się głównie po francusku, ze względu na kolonialną przeszłość. Planuj spotkania z jedno lub dwumiesięcznym wyprzedzeniem (list polecający od wspólnego znajomego utoruje ci drogę). Zostaw miejscowy numer kontaktowy i potwierdź spotkanie na dzień lub dwa przed przyjazdem. Odpowiednią porą na załatwianie spraw służbowych jest ranek, zanim zapanuje południowy upał. Przychodź punktualnie na każde spotkanie, lecz nie oczekuj tego samego od gospodarza. Goście zazwyczaj muszą czekać i jest to powszechny sposób postępowania w wielu krajach.

Delikatny, serdeczny uścisk dłoni jest przyjętą formą powitania w całej Afryce – różne grupy etniczne mają własne, subtelne odmiany. Powinieneś uścisnąć rękę każdemu w pokoju, zarówno gdy przychodzisz, jak i odchodzisz. Do ludzi należy zwracać się, używając ich tytułów zawodowych lub odpowiednika „Pan”, po którym następuje ich nazwisko. Należy unikać zbyt długiego kontaktu wzrokowego. Wizytówkę wręczaj prawą ręką każdej osobie podczas powitania.

Powitania są zazwyczaj długie, wylewne i niezmiernie optymistyczne – wskazujące, że wszystko w życiu układa się świetnie. Przygotuj się na dużo zwykłych pogaduszek, służących nawiązywaniu dobrych stosunków, zanim przejdziecie do twojej agendy; naciskanie na przystąpienie do omawiania interesów jest uważane w Afryce za nietakt. Bądź przygotowany na to, że poznasz wiele osób w trakcie spotkania, jak i na liczne przerwy – na przykład w Egipcie wizyty przyjaciół i telefony od rodziny są oczekiwane i mają pierwszeństwo. Ponieważ nawiązywanie kontaktów towarzyskich spycha sprawę służbową na dalszy plan, powoduje, że interesy idą na jakiś czas w zapomnienie. Może to trwać znacznie dłużej niż planowałeś, uwzględnij więc duży margines czasowy.

PRZYJMOWANIE GOŚCI
Afrykańczycy są bardzo uprzejmi, przyjacielscy i hojni i uwielbiają podejmować gości, przyjeżdżających do nich w interesach – zazwyczaj w restauracji lub prywatnym domu. Kolacje mogą przeciągać się do późnej nocy, szczególnie w Afryce zachodniej i krajach arabskich na północy. Gdy zostaniesz zaproszony na posiłek do prywatnego domu, nie wahaj się jeść rękoma, ponieważ niektóre tradycyjne rodziny nie używają sztućców (twój gospodarz pokaże ci jak). W Afryce Południowej nie rozmawia się o interesach podczas spotkań towarzyskich. Barbecue, nazywane braais, jest ulubioną formą przyjmowania gości. Jeżeli zostaniesz zaproszony, przynieś butelkę wina lub deser.

WYGLĄDAJ JAK NAJLEPIEJ
Dla mężczyzn lekki garnitur służbowy jest standardem ubraniowym w całej Afryce Subsaharyjskiej. Wiele państw równikowych preferuje jednak strój służbowy lepiej dostosowany do klimatu; w Afryce Zachodniej popularne są bawełniane garnitury safari, podczas gdy w Środkowej biznesmeni noszą koszule bez krawata. W Afryce Południowej można założyć garnitur średniej grubości, odpowiedni w czasie stosunkowo chłodnej zimy, jak i koszulę bez krawata oraz spodnie (a nawet szorty) latem.

Kobiety w Afryce Subsaharyjskiej powinny nosić lekkie sukienki lub bluzki i spódnice. Zimą w południowej Afryce mogą przydać się wełniane garsonki lub sukienki z lekkimi płaszczami.

W Egipcie i innych państwach islamskich północnej Afryki standardy ubraniowe przypominają te z Bliskiego Wschodu. Mężczyźni powinni wybierać konserwatywne, ciemne garnitury i krawaty, a kobiety ubrania, które zakrywają ramiona, nogi i dekolt – bez względu na temperaturę.

ZALECANE PODRĘCZNIKI DLA PODRÓŻUJĄCYCH BIZNESMENÓW

- Terri Morrison, Wayne A. Conaway, George A. Borden Kiss, Bow, or Shake Hands:

How to Do Business in Sixty Countries, (Adams Media, 1994)

- Danielle Medina Walker, Thomas Walker Doing Business Internationally:

The Guide to Cross-Cultural Success, wyd.II, (McGraw-Hill, 2002)

- Roger E. Axtell, Margaret Corcoran, Tami Briggs, Mary Beth Lamb Do’s and

Taboos Around the World for Women in Business, (John Wiley & Sons, 1997)

- Ann Marie Sabath International Business Etiquette: Latin America: What You Need

to Know to Conduct Business Abroad with Charm and Savvy, (Career Press, 1999) (to jedna z serii książek autorstwa A.M. Sabath, patrz także International Business

Etiquette: Europe; International Business Etiquette: Asia and the Pacific Rim)

Dean Foster The Global Etiquette Guide to Europe: Everything You Need to Know

for Business and Travel Success, (John Wiley & Sons, 2000).

(to jedna z serii książek autorstwa D. Fostera, patrz także The Global

- Etiquette Guide to Mexico and Latin America; The Global Etiquette Guide to Africa

and the Middle East; The Global Etiquette Guide to Asia)

CZĘŚĆ SZÓSTA
OSOBA UBIEGAJĄCA SIĘ O PRACĘ

24
Poszukiwanie pracy

Co mają wspólnego dobre obyczaje z poszukiwaniem pracy? Bardzo dużo. Twoje przystanki na drodze wiodącej do zatrudnienia uwzględniają poznawanie nowych ludzi, informowanie o umiejętnościach i udowadnianie, że nie tylko masz odpowiednie kwalifikacje, by odnieść sukces, lecz również umiesz znaleźć się w różnych sytuacjach. Znajomość zasad właściwego zachowania daje ci pewność siebie, a wówczas możesz skoncentrować się na bieżących zadaniach, zamiast martwić się, jak się zachować.

W tym rozdziale znajdziesz informacje o zasadach poszukiwania pracy i wskazówki, jak szukać jej z pewnością siebie i uprzejmością. Duże znaczenie mają tajniki nawiązywania kontaktów, organizowania rozmów informacyjnych, wykonywania niezapowiedzianych telefonów i konsultacji z biurami pośrednictwa pracy. Porady instruują, jak postępować i odnoszą się do wszystkich osób poszukujących pracy, zarówno szukającego jej po raz pierwszy absolwenta koledżu, pracownika, który chce zmienić aktualne stanowisko, jak i nieszczęśnika, który nagle znalazł się na bruku (więcej informacji odnośnie dwóch ostatnich przypadków znajdziesz w rozdziale „Odejście z pracy”, s. 90). Nawet jeżeli szukający pracy różnią się od siebie (na przykład krótko ostrzyżony geniusz komputerowy w koszuli w hawajskie wzory od dobrze zapowiadającego się maklera giełdowego w kosztownym, włoskim garniturze), ich problemy i tok postępowania są mniej więcej takie same.

UWAGA. Księgarnie oferują mnóstwo poradników dotyczących szukania pracy. Są one często uaktualniane i przeprowadzą cię przez trudniejsze etapy poszukiwania pracy w sposób, w jaki ta książka, ze względu na ograniczoną liczbę stron, zrobić nie może. Przeglądaj półki, aż znajdziesz poradnik, który będzie odpowiedni i wtedy wyrusz na poszukiwania, wiedząc, że poznałeś już bardzo ważne zasady dobrego zachowania – wartości, które dadzą ci przewagę nad konkurencją.

ROZSĄDNA OSOBA NAWIĄZUJĄCA KONTAKTY

Sposób, w jaki zachowujesz się, nawiązując kontakty, jest równie ważny, jak sam włożony w to wysiłek. Mądra osoba szanuje opinie (i czas) innych, udziela takiej pomocy, jaką sama otrzymała i nawiązuje kontakty dużo wcześniej, zanim poprosi o przysługę lub wręczy wizytówkę. Osoba, która zachowuje się w niewłaściwy sposób, lubi wtrącać nazwiska znanych osób i chełpi się swymi koneksjami, sprawi wrażenie, że bardziej zależy jej na tym, co inni mogą zrobić dla niej, niż ona dla innych. Nietrudno zgadnąć, której z tych osób się powiedzie!

POZOSTAWANIE W KONTAKCIE
Pierwszą zasadą nawiązywania kontaktów jest to, by stale do nich dążyć, nie tylko wtedy, gdy szuka się pracy. Pozostawanie w kontakcie, jak i służenie pomocą osobom figurującym na twej liście kontaktowej w każdej możliwej sytuacji sprawia, że gdy naprawdę potrzebujesz pomocy, by znaleźć pracę, możesz spokojnie zwrócić się do nich. Gdy nadejdzie ta chwila, rozgłoś wśród znajomych, że szukasz pracy i na tym poprzestań. Mimo iż chętnie przedstawiłbyś swój życiorys, poczekaj, aż ktoś ci to zaproponuje. Uważaj także, aby nie wyjść na zarozumialca, który wykorzystuje każdą okazję, by pochwalić się swymi osiągnięciami. Dyskretna wzmianka o tym, że szukasz pracy, wystarczy; zainteresowana osoba prawdopodobnie zada ci pytanie lub zaoferuje pomoc.

Oto sposoby, jak pozostać w kontakcie z różnymi osobami, nawet jeżeli nie szukasz pracy (pamiętaj, że rozpowszechnianie kiepskich dowcipów, które przysłał ci mailem dawny współlokator z koledżu, nie jest jednym z nich):

- spotkaj się ze znajomym, by coś razem zjeść

- zaproś go na przyjęcie

- zaproś go na mecz bejsbolowy lub przedstawienie, jeśli masz dodatkowy bilet

- wyślij mailem artykuł, który może przydać mu się lub jest interesujący

- wysyłaj kartki z wakacji, na urodziny, z gratulacjami i z życzeniami powrotu do zdrowia, stosownie do okoliczności

- dziel się informacjami o wolnych posadach

Jeżeli ktoś z twoich znajomych lub z zewnątrz powie, że z przyjemnością ci pomoże, przyjmij uprzejmie propozycję. Określ rodzaj poszukiwanej pracy w odręcznym liście lub e-mailu, skierowanym do pomagającej ci osoby lub do tej, która udziela ci rekomendacji, wymieniając kwalifikacje i doświadczenia, które pozwalają ci sądzić, że się do niej nadajesz. Jeśli pomagająca ci osoba powie, że wspomni o tobie przyjacielowi, wyślij jej niezwłocznie swój życiorys wraz z krótkim listem motywacyjnym, a gdy poda ci nazwisko kogoś, do kogo możesz zadzwonić, powołaj się na nią. Jeżeli będziesz miał szczęście, może uda ci się dostać na rozmowę informacyjną (patrz także: „Rozmowa informacyjna”, s. 320-321), a nawet kwalifikacyjną.

PISANIE LISTÓW
Napisz list lub wyślij e-mail z podziękowaniem do każdego, kto zaoferował ci pomoc. Jeżeli na przyjęciu rozmawiasz z kimś, kto obiecuje, że wspomni o tobie swojemu szefowi, twój list posłuży za przypomnienie. Jednak nigdy nie zakładaj, iż ktoś już oddał ci tę przysługę.

Listy takie jak ten mogą ci pomóc:

Droga Jane,

Miło mi było zobaczyć się z Tobą na przyjęciu u Sharon Stewart w zeszły weekend, zwłaszcza dlatego, że nigdy nie sądziłem, iż spotkam się z fanem Braves w Pittsburgu. Jestem również bardzo wdzięczny za to, że chcesz wspomnieć o mnie swemu szefowi. Chciałbym się dowiedzieć czegoś więcej o Twojej firmie. Dziękuję!

Z poważaniem

[Podpis]

Chris Cavanaugh

Jeżeli używasz papeterii lub kartki, na których nie ma twego adresu i numeru telefonu, umieść je pod swoim podpisem. Nawet jeśli wymieniłeś wizytówki z odbiorcą, mógł ją zgubić lub gdzieś zawieruszyć.

Zrób listę osób, które ci pomogły lub choćby tylko wyraziły zainteresowanie twoim poszukiwaniem pracy, aby, gdy zostaniesz już zatrudniony, podzielić się z nimi tą wiadomością. List z podziękowaniem pozwala ci dodać: „Skontaktuj się ze mną, gdybym mógł ci w czymkolwiek pomóc”. To zobowiązanie ze strony każdej uczciwej osoby.

ODPOWIEDNIE NARZĘDZIA

Szukanie pracy jest przede wszystkim ćwiczeniem komunikacji ustnej i pisemnej. Zgromadzenie narzędzi niezbędnych do właściwego porozumiewania się jest pierwszym etapem pomyślnego szukania pracy. W dzisiejszych czasach większość firm oczekuje od osób ubiegających się o pracę, że będą miały dostęp do środków szybkiego przekazu (wiele firm chce, aby podania o pracę wysyłano faksem lub mailem), co nie oznacza, że listy należą już do przeszłości. Korespondencja na dobrej jakości papierze, dobrze napisana, może wywrzeć korzystne wrażenie, zwłaszcza wtedy, gdy podanie adresu mailowego wskazuje, że mogłeś wybrać łatwiejszy sposób komunikacji.

- POCZTA GŁOSOWA/AUTOMATYCZNA SEKRETARKA. Zainstaluj automatyczną sekretarkę lub pocztę głosową w domowym telefonie, aby ułatwić dzwoniącym kontaktowanie się z tobą. Nagraj profesjonalnie brzmiącą wiadomość, wyraźnie podając imię, nazwisko i numer telefonu. Mów tak, jak zwykle; nie sil się na nienaturalną dykcję, by nie sprawiać wrażenia, że za bardzo się starasz. Nie bądź zbyt kreatywny – nie możesz wiedzieć, co ewentualny pracodawca pomyśli sobie o muzyce w tle lub żartobliwej gadce, wyjaśniającej, dlaczego nie ma cię w domu (patrz także: „Nagrywanie powitania”, s. 235).

- FAKS/MAIL. Posiadanie faksu lub poczty elektronicznej w domu nie jest najważniejsze (koszty mogą być ogromne), lecz musisz wiedzieć, jak z nich szybko skorzystać. Zwykła poczta wystarczy, gdy wysyłasz życiorys i list motywacyjny, ale jeżeli pracodawca prosi o natychmiastowe przesłanie materiałów faksem lub mailem, biegnij do najbliższego punktu usługowego.

- OSOBISTA PAPETERIA SŁUŻBOWA. Gdy wysyłasz coś zwykłą pocztą, nigdy nie korzystaj z druków firmowych, by załatwiać osobiste interesy – zwłaszcza gdy szukasz pracy. Pisząc listy w sprawie pracy, kup najlepszą papeterię, na jaką cię stać; korzystne wrażenie, jakie wywrze dobry papier z bawełny jest warte tej ceny. Papeteria służbowa może mieć wymiary 8½” x 11” lub 7½” x 10” i zrobi najlepsze wrażenie, gdy zostanie na niej wydrukowane (najlepiej czarnym tuszem) twoje nazwisko, adres, numer telefonu, adres mailowy i numer faksu (patrz także „Szuflada z materiałami biurowymi”, s. 249–251).

- KARTKI KORESPONDENCYJNE.
W dobie elektroniki ręcznie napisany list pozostawi niezatarte wrażenie, szczególnie w bardziej tradycyjnych środowiskach. O ile listy motywacyjne lub inna oficjalna korespondencja powinny być napisane na komputerze, na twej służbowej papeterii, to podziękowania i osobiste uwagi do partnerów biznesowych możesz napisać na kartce korespondencyjnej (patrz także: „Szuflada z materiałami biurowymi”, s. 249–151).

- OSOBISTE WIZYTÓWKI „SŁUŻBOWE”.
Poszukując pracy, powinieneś mieć wydrukowane wizytówki – najbardziej skuteczny sposób, by poznana przez ciebie osoba wiedziała, jak skontaktować się z tobą w przyszłości. Wizytówka musi być dobrej jakości, a napisy wydrukowane czytelną czcionką. Umieść na wizytówce imię i nazwisko, adres domowy, numer telefonu domowego, i, o ile ma to zastosowanie, adres mailowy i numer faksu. Gdy wydrukowałeś już wizytówki, włóż kilka do kieszeni płaszcza albo garnituru, do torebki lub teczki, tak abyś zawsze miał je pod ręką w razie potrzeby.

Jeżeli pracujesz, lecz jednocześnie szukasz innej pracy, rozważ posiadanie osobistej wizytówki, na której wydrukowano jedynie twoje nazwisko, adres mailowy, numery telefonu domowego i faksu. Mając w pogotowiu obie wizytówki, możesz się nimi posługiwać odpowiednio do sytuacji (patrz także: „Służbowa wizytówka”, s. 141).

LISTY I ROZMOWY TELEFONICZNE

Twoje pierwsze spotkanie z ewentualnym pracodawcą może być wynikiem pomyślnego nawiązania kontaktów, prawdopodobnie dzięki osobie polecającej. W takiej sytuacji należy napisać list lub zadzwonić do pracodawcy, informując, kto cię polecił. Możesz też zacząć działać na własną rękę. Wówczas napisz list lub zadzwoń do ewentualnego pracodawcy, który nigdy o tobie nie słyszał. Dobrze ułożony list na papierze może zapewnić ci przewagę, choćby dlatego, że możesz wykazać się umiejętnością pisania listów służbowych w czasach, gdy takie umiejętności są w cenie (listy motywacyjne zostały szczegółowo omówione w rozdziale 25., „Życiorysy i listy motywacyjne”, s. 323). Gdy podnosisz słuchawkę, by zadzwonić do nieznanej ci osoby, szansa, że to się opłaci, jest niewielka, ale powinieneś spróbować. Nigdy nie wiadomo...

Poszukiwanie pracy

TELEFONICZNE WSKAZÓWKI DLA POSZUKUJĄCYCH PRACY

Gdy próbujesz połączyć się z osobą organizującą rozmowy kwalifikacyjne lub informacyjne albo chcesz dowiedzieć się o wolne posady, zawsze pamiętaj o następujących wskazówkach (patrz także: „Rozmowy telefoniczne”, s. 223).

- Najlepsza pora na telefon. Zazwyczaj najlepszą porą, by kogoś zastać, jest czas między 11.15 a 12.00, gdy poranne zebrania już się skończyły, a nie nadeszła jeszcze pora lunchu. Następna pora, gdy ludzie mają więcej czasu to po godzinie 16.00.

- Poczta głosowa jako narzędzie. Jeżeli zadzwonisz bardzo wcześnie lub bardzo późno, a callscreener – osoba selekcjonująca rozmowy (zazwyczaj urzędnik) nie odpowiada, masz okazję pozostawienia wiadomości na poczcie głosowej osoby, do której dzwonisz. Wymień pozytywne rzeczy, które o niej słyszałeś lub czytałeś, a które sprawiły, że chciałbyś spotkać się z nią.

- Właściwa postawa. Ilekroć dzwonisz, bądź przyjacielski i optymistycznie nastawiony. Nigdy się nie złość, gdy ktoś, kogo przychylność jest ci potrzebna, nie oddzwania, tym bardziej, że nie wie o twoim istnieniu. Miej zawsze wzgląd na czas innych i bądź bezpośredni, uprzejmy i konkretny.

- Osoba selekcjonująca rozmowy (call-screener). Nie próbuj zaprzyjaźniać się z nią, lecz postaraj się brzmieć przyjacielsko i pozytywnie. Sekretarka lub asystent, dla których jesteś agresywny lub oschły, z pewnością znajdą powód, by nie przełączyć twojej rozmowy. Powiedz, że rozumiesz, iż osoba, do której chcesz się dodzwonić, jest bardzo zajęta, a potem dowiedz się o najbardziej dogodną porę, by skontaktować się z nią. Jeżeli uda ci się, podziękuj ponownie, zwłaszcza serdecznemu i pomocnemu call-screenerowi.

TELEFONY DO NIEZNANYCH OSÓB
Gdy przygotujesz się do rozmowy, zdobądź się na stanowczy krok. Nie martw się zbytnio, że będziesz musiał wielokrotnie ponawiać wysiłki, by skontaktować się z kimś. Uprzejmy, pozytywny upór jest cechą godną podziwu w świecie biznesu. Jednocześnie bądź wyczulony na oznaki irytacji u asystenta, gdy ten zda sobie sprawę, że to znowu ty. Wówczas, skontaktuj się drogą listowną.

Gdy przełączą cię do osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie do pracy, nie wdawaj się w dysputy – ktoś, kto uzna cię za gadułę, nie będzie miał ochoty na spotkanie z tobą. Przedstaw się, podaj nazwisko osoby, która doradziła ci kontakt z tą właśnie firmą (o ile ma to zastosowanie) i krótki opis twych doświadczeń zawodowych i aktualnej pracy (o ile ją masz). Powiedz, że jesteś zainteresowany wolnymi posadami w jego dziale. Jeżeli uznasz, że ta osoba ma ochotę cię wysłuchać, zapytaj, czy możesz przysłać list motywacyjny i życiorys (zapytaj, czy przesłać je mailem czy pocztą). Nie proponuj spotkania, o ile nie zauważysz prawdziwego zainteresowania z jej strony. Zanim się rozłączysz, podziękuj, na przykład w taki sposób: „Domyślam się, że jest pan bardzo zajęty i dlatego chciałbym bardzo podziękować za poświęcony mi czas”.

SPRAWDZANIE DROBNYCH OGŁOSZEŃ

W dobie internetu możesz równie dobrze znaleźć ogłoszenia o pracy na stronie internetowej, jak i w gazecie, sprawdzaj więc obie. Bądź jednak świadom faktu, iż niektóre firmy traktują takie ogłoszenia jako rozwiązanie rezerwowe, woląc zatrudniać pracowników z organizacji, na podstawie rekomendacji lub przez biura pośrednictwa pracy.

Niektóre firmy podają adresy skrytek pocztowych jako adresy zwrotne; inne – numery faksów i adresy mailowe. Firma, która podaje jedynie adres internetowy, oczekuje, że będziesz dysponował sprzętem komputerowym, natomiast na tej, która podaje tylko skrytkę pocztową, możesz zrobić dobre wrażenie, wysyłając perfekcyjnie napisany list na papierze dobrej jakości.

Czytaj ogłoszenia uważnie, by dowiedzieć się, jaki pracownik jest poszukiwany, a następnie wyślij list motywacyjny, wymieniając, o ile to możliwe, doświadczenie i osiągnięcia, które odpowiadają wymaganiom danej firmy. Taka troska o szczegóły sprawi, że twój list będzie wyróżniał się na tle setek ewentualnych odpowiedzi. Podobny skutek przyniesie wysłanie listu Pocztexem na skrytkę pocztową, a pieniądze na to wydane będą dobrą inwestycją (przesyłki wysyłane za pośrednictwem FedEx i innych prywatnych firm kurierskich nie mogą być dostarczane do skrytek Poczty Stanów Zjednoczonych).

Jeżeli w ogłoszeniu podano jedynie numer telefonu, zadzwoń i zapytaj o nazwisko i tytuł osoby, do której powinieneś wysłać życiorys i list motywacyjny. Sprawdź, czy prawidłowo zrozumiałeś nazwisko. Poprawna pisownia nietypowego nazwiska może wyróżnić twój list.

ZAPISANIE SIĘ DO BIURA POŚREDNICTWA PRACY

Co robią biura pośrednictwa pracy? Musisz wiedzieć, że większość prywatnych biur nie reprezentuje ludzi poszukujących pracy, lecz firmy, które poszukują pracowników. W takim przypadku, nie płacisz prywatnym biurom pośrednictwa pracy za pomoc w jej znalezieniu; to firmy korzystające z usług biura ponoszą koszty. Firmy szukające pracowników informują biura o wakatach, szukając jednocześnie przyszłych pracowników na wolnym rynku, więc taka posada może ci umknąć sprzed nosa, jeżeli będziesz polegał wyłącznie na biurach. Potraktuj je jako jedną z możliwości znalezienia pracy, lecz nie jedyną.

JESZCZE JEDNA RADA.
Nigdy nie zapisuj się do biura, zanim nie przeprowadzisz małego śledztwa. Zasięgnij opinii o takim biurze u przyjaciół, którzy kontaktowali się z nim, czy nawet u przyjaźnie nastawionego rekrutera, który nie jest w stanie zaoferować ci pracy. Dowiedz się czegoś o historii biura – jak długo istnieje na rynku i w jakich zawodach specjalizuje się. Zadzwoń także do Better Business Bureau, gdzie powiedzą ci, czy nie było na nie skarg.

SPOTKANIE Z REKRUTEREM
Postaraj się spotkać z rekruterem biura pośrednictwa pracy, zanim zostaniesz przez niego przedstawiony jako kandydat na pracownika. Takie spotkanie jest równie ważne jak rozmowa kwalifikacyjna, więc ubierz się elegancko, przyjdź punktualnie, przynieś życiorys oraz wykaz referencji i bądź przygotowany, by zwięźle opowiedzieć o swych celach, osiągnięciach i umiejętnościach. Zrób również wszystko, by okazać szacunek dla fachowej wiedzy i czasu rekrutera. Uprzejme zachowanie będzie procentować; tak, jak ewentualny pracodawca, rekruter oczekuje od ciebie umiejętności łatwego nawiązywania kontaktów.

Tym, co zdecydowanie odróżnia rozmowę w biurze pośrednictwa pracy od rozmowy kwalifikacyjnej, jest otwartość, z jaką mówisz o swoich wadach lub o przebiegu twej pracy. Choć nigdy nie powinieneś kłamać podczas rozmowy kwalifikacyjnej, to niekoniecznie musisz informować, iż wyrzucono cię z pracy, chyba że zadadzą ci takie pytanie. W przypadku rekrutera jest inaczej. Przedstaw się w pozytywnym świetle, lecz nie sprawiaj mu niepożądanych niespodzianek, nie podając szczegółów dotyczących przebiegu twej pracy lub życia osobistego, które mogą być uznane za negatywne. Rekruterzy odpowiadają przed pracodawcą i nie chcą zostać przyłapani na niewiedzy po tym, jak wystawią ci pozytywną opinię. Jeżeli intuicja mówi ci, że poprzedni pracodawca nie da ci pochlebnych referencji, przygotuj rekrutera na tę możliwość.

Pamiętaj, że zadaniem rekrutera jest znalezienie doskonałego pracownika dla pracodawcy, a nie doskonałej pracy dla ciebie. Mając to na uwadze, sprecyzuj swoje wymagania, żeby nie dostać pracy, która nie będzie ci odpowiadać. Przyjmij również do wiadomości fakt, że rekruter nie jest doradcą ds. pracy. Oczekuj od biura, iż będzie cię pozytywnie reprezentować wobec firm, zachowa fakt poszukiwania przez ciebie pracy w tajemnicy i poinformuje cię, dlaczego dany pracodawca jej nie oferuje, natomiast nie będzie ci udzielać porad w kwestii twojej kariery.

BIURA POŚREDNICTWA PRACY TYMCZASOWEJ
Podejdź do rozmowy w takim biurze jak do każdej innej rozmowy kwalifikacyjnej; im lepsze wrażenie zrobisz, tym lepszą pracę ci zaoferują. Biuro będzie potrzebować kopii twojego życiorysu, więc miej go w pogotowiu. Określ dokładnie, jakiej pracy szukasz i w jakiej branży. Jeśli, na przykład, chcesz pracować jako pomocnik adwokata w firmie prawniczej, możesz starać się o jakąkolwiek pracę (sekretarki, recepcjonistki) w jakiejkolwiek tego typu firmie. Praca tymczasowa jest sposobem, by pokazać się i poznać ludzi, którzy mogą zatrudnić cię na stałe, o ile zechcą poznać twoje umiejętności i talenty. Gdy będziesz już w firmie, dowiesz się o możliwościach pracy w innych działach i będziesz mógł ubiegać się o te stanowiska, gdy staną się dostępne.

WYNAGRODZENIE
Jeżeli znajdziesz pracę przez biuro pośrednictwa pracy tymczasowej, będziesz otrzymywał stawkę godzinową, zgodnie z normami branżowymi dla twojego rejonu i poziomu doświadczenia (to biuro ustala wynagrodzenie, nie firma). Pensje nie są niezmienne, możesz więc negocjować z biurem taką stawkę godzinową, która będzie spełniać twoje wymagania i oczekiwania.

ROZMOWA INFORMACYJNA

Tak zwana rozmowa informacyjna służy poznaniu szczegółów dotyczących kariery danej osoby, firmy lub branży, a jej ostatecznym celem jest zwiększenie tempa twych poszukiwań (takie spotkanie nie jest okazją do prezentacji życiorysu czy pytania o pracę). Korzystając z własnych kontaktów towarzyskich lub poszukiwań, wybierz kilka odnoszących sukcesy osób lub wpływową osobę z firmy, o której chciałbyś się czegoś dowiedzieć. Wtedy poproś o krótkie spotkanie:

- Wyślij krótki list motywacyjny (do mniej tradycyjnych firm prześlij go mailem), opisując swoją przeszłość, cele kariery i powody, dla których zależy ci na spotkaniu.

- Zakończ list obietnicą kontaktu telefonicznego.

- Zadzwoń po kliku dniach i dowiedz się, czy termin spotkania został wyznaczony.

WEJŚCIE
Najłatwiej umówić się na spotkanie, jeżeli się kogoś zna lub zostało się poleconym przez wspólnego przyjaciela. Jeśli dzwonisz do nieznanej osoby (która nie spodziewa się twojego telefonu), musisz bardziej się napracować, ponieważ otrzymanie odpowiedzi może wymagać napisania więcej niż jednego listu i wykonania kilku telefonów do asystenta. Podczas każdej rozmowy, zachowuj równowagę między uprzejmością, szacunkiem, wdziękiem i pewnością siebie, lecz uważaj, by nie być natrętnym. Kieruj się intuicją, by przewidzieć, czy osoby, do której dzwonisz, nie zdenerwuje konieczność wysłuchania jeszcze jednej prośby. O ile upieranie się często popłaca, to gdy trafisz na niewłaściwą osobę, skutek będzie odwrotny od zamierzonego.

PRZYGOTOWANIE
Gdy termin spotkania zostanie wyznaczony, zrób co w twojej mocy, by dobrze się przygotować, szukając informacji w internecie i odpowiednich publikacjach. Dowiedz się jak najwięcej o firmie i bądź gotów (1) określić, czego oczekujesz po spotkaniu, oraz (2) rozmawiać o celach twojej kariery. Spisz pytania, pamiętając, że masz jak najwięcej dowiedzieć się i jednocześnie zrobić dobre wrażenie.

Zadzwoń rano w dniu spotkania, aby potwierdzić godzinę, i przyjedź pięć minut wcześniej. Ubierz się profesjonalnie, dołóż starań, by wyglądać elegancko i schludnie, tak jak podczas prawdziwej rozmowy kwalifikacyjnej. Weź ze sobą życiorys w skoroszycie lub teczce, lecz nie wyciągaj go, dopóki cię o to nie poproszą. Miej przy sobie także notes i pióro, by robić notatki. Zapomnij jednak o magnetofonie, który nie tylko nada zły ton spotkaniu, lecz spowoduje także, że osoba, z którą będziesz rozmawiać, zachowa się z większą rezerwą. Załóż zegarek, ponieważ to ty zakończysz spotkanie, gdy minie wyznaczony czas.

SPOTKANIE
Podczas spotkania podkreśl stosunek uczeń-nauczyciel – szczególnie jeżeli niedawno ukończyłeś studia. Możesz zapytać swego rozmówcę, nie będąc przy tym wścibskim, czego nauczył się, robiąc pomyślną karierę. Zanotuj korzystne posunięcia, jak i te nieudane. Jeżeli przekonasz go, że zależy ci na radach, ponieważ podziwiasz jego osiągnięcia, możesz zyskać mentora i sojusznika, być może znającego odpowiednich ludzi, którzy otworzą przed tobą drzwi.

PODZIĘKOWANIA
Po rozmowie informacyjnej wyślij list z podziękowaniem, najlepiej w tym samym dniu lub następnego dnia rano. Kierując podziękowania do osoby, z którą rozmawiałeś, za poświęcony ci czas i możliwość wglądu w jej karierę i historię firmy – nie tylko sprawisz, iż poczuje się usatysfakcjonowana, że ci pomogła, lecz także wzmocnisz pozytywne wrażenie, które na niej prawdopodobnie wywarłeś.

25
Życiorysy i listy motywacyjne

Gdy przygotowujesz się do wysłania faksu, e-maila lub listu z życiorysem, musisz pogodzić się pewnymi faktami. W dzisiejszym, świadomym wartości czasu świecie, ludzie muszą mieć powody, by go tracić. Osoba, która otrzyma twój życiorys, nie musi go przeczytać ani odpowiedzieć, zwłaszcza jeżeli nie został dobrze przygotowany lub są w nim błędy. Aby zmniejszyć prawdopodobieństwo, iż twój życiorys wyląduje w koszu na śmieci lub zostanie skasowany jednym kliknięciem myszy, napisz go tak, żeby był łatwy do przeczytania, konkretny i bez błędów. Pamiętaj – staranność, z jaką go przygotujesz, będzie dobrze świadczyć o twoich zawodowych umiejętnościach.

Mimo całej uwagi, jaką przykładasz do napisania życiorysu (najlepiej, by był dostosowany do poszukiwanej przez ciebie pracy), powinien on być zwięzły – jedna strona lub dwie, jeżeli masz duże doświadczenie zawodowe. Świadczy to o szacunku dla czasu czytelnika, podstawowej zasady w biznesie. Ma ona takie samo zastosowanie, gdy ubiegasz się o jakąkolwiek pracę w określonej firmie, o określoną pracę z ogłoszenia, lub kiedy wysyłasz życiorys i list motywacyjny do osoby, której cię polecono.

List motywacyjny dołączony do życiorysu powinien mieć tylko jedną stronę. Jest on w rzeczywistości podaniem o pracę i musi być doskonale skomponowany, aby wyróżniał się na tle innych. O ile życiorys podaje w telegraficznym skrócie najważniejsze fakty odnośnie twojej osoby i poszukiwań, list pozwala na szersze omówienie kwalifikacji na dane stanowisko ze względu na posiadane doświadczenie i umiejętności.

PODSTAWY

Połączenie życiorysu i listu wymaga uporządkowania i przedstawienia informacji w przystępny sposób, a upewnienie się, że nie zawierają błędów gramatycznych i ortograficznych, świadczy o tym, iż jesteś nie tylko skrupulatny, ale szanujesz czytelnika. Słownik, podręcznik gramatyki i prawdopodobnie jeden z niezliczonych poradników uczących jak pisać listy motywacyjne (każdy z nich głosi odrębne teorie na temat tego, który sposób jest najlepszy) będą twoimi narzędziami.

Bez względu na styl i format, jaki wybierzesz, pamiętaj o czterech podstawowych zasadach.

- Upewnij się, że twój życiorys i list motywacyjny są absolutnie dokładnym i prawdziwym odzwierciedleniem twych doświadczeń.

- Nie wymieniaj samych stanowisk, które zajmowałeś, lecz zilustruj swe umiejętności konkretnymi dokonaniami.

- Jeżeli wysyłasz życiorys i list motywacyjny pocztą, napisz je na kartce papieru dobrej jakości (z bawełny), o wymiarach 8½” x 11”, białej lub w innym stonowanym, neutralnym kolorze.

- Wybierz czytelny krój pisma. Nie używaj modnych lub nietypowych czcionek; czcionka powinna mieć rozmiar nie większy niż 12 i nigdy nie mniejszy niż 10.

MÓW PRAWDĘ

Podstawowa zasada, której ubiegający się o pracę musi bezwzględnie przestrzegać to niekłamanie i nieprzesadzanie w życiorysie lub liście motywacyjnym. Załóż, że prawda i tak wyjdzie na jaw, a konsekwencje będą poważne, nawet na całe życie. Z drugiej strony, jak napisać o czymś niekorzystnym lub przynajmniej sprawiającym takie wrażenie?

Musisz zastanowić się, jak bardzo negatywny wydźwięk ma dana sprawa z twojego życia. Na przykład, jeżeli kandydat ma zobowiązania rodzinne, które nie pozwalają na zmianę miejsca pracy, najlepiej otwarcie o tym poinformować. Jeśli jednak zostałeś wyrzucony lub zwolniony z pracy, lepiej tego nie uwzględniać. Jakakolwiek wzmianka o doświadczeniu tego rodzaju może zabrzmieć negatywnie. Musisz być jednak przygotowany na takie pytanie w trakcie rozmowy.

Kobiety, które przerwały pracę nawet na kilka lat, by wychowywać dzieci, nie mają się czego wstydzić. Jeżeli wspominasz o takich przerwach w zatrudnieniu w liście motywacyjnym, przedstaw je w pozytywnym świetle, informując o kontynuacji nauki, pracy społecznej lub doświadczeniu życiowym, które potencjalny pracodawca może uznać za korzystne.

CHRONOLOGICZNY CZY FUNKCJONALNY?

Dwa klasyczne modele życiorysu to (1) życiorys chronologiczny, który wymienia zajmowane przez ciebie stanowiska, cofając się w czasie – od aktualnego do pierwszego, i (2) życiorys funkcjonalny, opisujący twoje umiejętności, kwalifikacje i osiągnięcia, które odnoszą się do poszukiwanej przez ciebie pracy. Pracodawcy są bardziej przyzwyczajeni do modelu chronologicznego, ale jeżeli masz niewielkie doświadczenie zawodowe lub przerwy w zatrudnieniu, życiorys funkcjonalny przedstawi twoje umiejętności i talenty w najlepszym świetle.

PRZYKŁADOWY ŻYCIORYS FUNKCJONALNY

THERESA MONTALVO
211 Elmwood Driver
Houston, TX 77110
(713) 555-1212

CEL

Otrzymać stanowisko w dziale księgowości (osoba początkująca), gdzie wymagane są wyjątkowe zdolności matematyczne, doskonała znajomość oprogramowania, skrupulatność, gotowość do pracy i pozytywne usposobienie.

WYKSZTAŁCENIE

Obecnie studiuję wieczorowo na kierunku księgowość, na University of Houston. Ukończenie studiów pozwoli mi zostać dyplomowanym księgowym.

Ukończyłam Hillsboro Junior College w 2002 roku, należąc do najlepszych uczniów w klasie.

DOŚWIADCZENIE

2003 do chwili obecnej: Asystent księgowego w Moonbeam Computers, Katy, TX

- Tworzenie połączonych arkuszy kalkulacyjnych w Excelu do rejestracji kosztów podróży i funduszu reprezentacyjnego

- Uaktualnianie bazy danych Access do rejestracji przyrostów środków trwałych

- Ściąganie danych z mainframe’u na arkusze Excel do analizy kont

- Projekty usprawnienia systemów informatycznych, które umożliwiły otrzymywanie raportów o kosztach o 20 procent szybciej

PODSUMOWANIE

Kreatywne rozwiązywanie problemów i umiejętność współpracy z ludźmi. Biegły hiszpański. Medal Moore Math w koledżu przez kolejne dwa lata.

Wykorzystując model życiorysu funkcjonalnego, ta początkująca księgowa pokazała, że mówi poważnie, włączając końcowy cel do życiorysu – chęć zostania dyplomowanym księgowym. Ponieważ ma niewielkie doświadczenie zawodowe, najpierw podaje informacje o swym wykształceniu, następnie wymienia wykonywane zadania w formie wypunktowania, a ostatnie z nich przedstawiają ją jako osobę, która robi więcej, niż się od niej wymaga. Wzmianka o nagrodzie z matematyki wspiera jej oświadczenie o wyjątkowych zdolnościach matematycznych.

PRZYKŁADOWY ŻYCIORYS CHRONOLOGICZNY

MICHAEL COLLINS
4620 Carroll Street
Laramie, WY 82002
(307) 555-1212

CEL

Chciałbym pracować w wiodącej firmie w branży HVAC, na kluczowym stanowisku w dziale zarządzania sprzedażą i odpowiadać za sprzedaż i administrację usług na rynku krajowym i zagranicznym.

PODSUMOWANIE

Ponad 8 lat pracy w dziale obsługi klienta i doświadczenie w sprzedaży wewnętrznej w branży HVAC, ze szczególnym uwzględnieniem systemów sterowania grzaniem i komponentów mechanicznych. Szkolenie na zaawansowanym poziomie na temat zastosowania chłodziarek, bojlerów, pomp i odnośnego oprzyrządowania.

DOŚWIADCZENIE

2003 – do chwili obecnej Kierownik Działu Obsługi Klienta, Cool Breeze, Inc., Laramie, WY

Kluczowe obowiązki obejmują realizację zamówień, współpracę z przedstawicielami w sprawach technicznych, koordynację dostaw z działem produkcji oraz sprawdzanie zleceń zakupu i innych dokumentów prawnych. Wprowadzenie cotygodniowych narad z działami zakupów i produkcji w celu skrócenia czasu realizacji zamówień. Pracownik roku 2004.

1999–2002 Kierownik ds. Gwarancji, Cool Breeze, Inc.

Sprawdzanie wszystkich wnoszonych reklamacji w oparciu o standardową politykę gwarancyjną. Zatwierdzanie wypłat lub podejmowanie odpowiednich działań. Składanie kierownictwu wyższego szczebla tygodniowych sprawozdań o wszystkich reklamacjach oraz sporządzenie sprawozdań na temat istotnych problemów lub rozwijających się trendów dla Koordynatora Obsługi Technicznej i Bezpieczeństwa Korporacyjnego. Zmniejszenie kosztów reklamacji w ramach gwarancji o 35 procent w stosunku do budżetu przez 3 kolejne lata.

1995–1999 Technik ds. Usług Serwisowych w Terenie (naprawa sprzętu HVAC), Cool Breeze, Inc.

Kierowanie zespołem ds. usług serwisowych i rozruchu w terenie w Southwest. Odpowiedzialność za harmonogram robót i szkolenie załogi. Opracowanie programu planowania pracy, który skracał czas obsługi o 30 procent. Nagroda firmowa dla najlepszego zespołu serwisowego 4 razy w ciągu 5 lat.

GŁÓWNE UMIEJĘTNOŚCI

Doświadczenie w sprzedaży telefonicznej

Praktyczna znajomość wprowadzania zamówień

Biegła znajomość internetu i programów Excel, Word i Power Point.

WYKSZTAŁCENIE

Licencjat z Zarządzania Przedsiębiorstwem, University of Wyoming (1999)

Stopień Associate z projektowania i eksploatacji systemów HVAC, Holbein Institute (1996)

Certyfikat z naprawy zaawansowanych systemów klimatyzacji, Vo-Tech of Laramie (1995)

Praktyki wakacyjne w Hot Staff Pump Company (1994). Praca z Inżynierem Naczelnym przy opracowywaniu nowego wymiennika ciepła. Przygotowywanie szkiców przy użyciu programu

AutoCAD 13. Pokrycie 60 procent wydatków na studia.

Korzystając z modelu życiorysu chronologicznego, ten kierownik w branży ogrzewania, wentylacji i klimatyzacji (HVAC) szuka wyższego stanowiska w innej firmie. Ponieważ jest doświadczonym pracownikiem, koncentruje się na pracy, a wykształcenie omawia na końcu. Jego życiorys zawodowy świadczy o tym, że jest osobą odpowiedzialną, która cały czas się rozwija.

KORZYSTANIE Z SERWISU PISANIA ŻYCIORYSÓW

Jeżeli twoje umiejętności projektowania na komputerze kończą się na przetwarzaniu tekstów, zastanów się nad wynajęciem serwisu, który przygotuje i wydrukuje twój życiorys. Powinieneś wiedzieć, że istnieją dwie szkoły na ten temat – zwolennicy i sceptycy. Ci pierwsi twierdzą, że po otrzymaniu listy twoich poprzednich stanowisk, serwis nie tylko doda jej finezji technicznej, lecz także przekształci w silnie oddziałujące narzędzie marketingowe. Sceptycy utrzymują, że twój życiorys będzie wyglądał tak, jakby zszedł z linii montażowej.

Jeżeli rozważasz wynajęcie serwisu, poproś o kilka przykładów ich pracy. Następnie uprzejmie zasugeruj, iż twoje uczestnictwo w procesie tworzenia jest warunkiem, że skorzystasz z usług.

Dwa dodatkowe źródła pomocy. (1) Strony internetowe, które przeprowadzą cię przez proces pisania życiorysu i (2) specjalny program komputerowy, który sformatuje twój życiorys.

OSOBY UDZIELAJĄCE REFERENCJI

O ile dobrym pomysłem jest znaleźć cztery lub pięć osób, które mogą udzielić ci referencji i potwierdzić twoje umiejętności i osiągnięcia, pamiętaj, by nie wspominać o nich w życiorysie czy liście motywacyjnym. Zamiast tego, napisz ich nazwiska na oddzielnej kartce, po dwukrotnym sprawdzeniu adresów i numerów telefonicznych tych osób. Weź tę kartkę ze sobą na rozmowę, na wypadek gdyby poproszono cię o referencje; jeżeli nie będziesz jej miał przy sobie, dostarcz ją następnego dnia roboczego.

PROŚBA O UDZIELENIE REFERENCJI
Wybieraj starannie osoby udzielające referencji. Docieraj do ludzi, którzy znają twe zawodowe kwalifikacje i umiejętności, a którym twój sukces w niczym nie zagrozi. Chociaż krewni i przyjaciele stanowią dużą pokusę, nie są odpowiednimi osobami, chyba że naprawdę dla nich pracowałeś. Jeżeli niedawno ukończyłeś studia, możesz uwzględnić profesorów, którzy zaświadczą o twych akademickich osiągnięciach.

Gdy sporządzisz listę, zadzwoń do każdej z tych osób i zapytaj, czy możesz podać jej nazwisko. Jeśli się zgodzi, zapytaj, czy ze względu na ewentualne ograniczenia czasowe, powinieneś podać numer jej telefonu domowego czy służbowego. Jeżeli odpowiedź nie będzie entuzjastyczna, przemyśl swoją decyzję i zastanów się nad inną kandydaturą.

Następnie umów się na kawę lub lunch (oczywiście ty stawiasz), aby osobiście wręczyć swój życiorys. Kiedy zaproszenie zostanie przyjęte (nie dziw się, jeżeli tak się nie stanie w dzisiejszych zabieganych czasach), zadbaj o ubranie i swój wizerunek tak, jak w przypadku rozmowy kwalifikacyjnej (patrz także: „Ubierz się odrobinę lepiej”, s. 337–340). Potraktuj spotkanie z osobą udzielającą referencji jako ćwiczenie z nawiązywania kontaktów.

Jeśli bezpośrednie spotkanie nie może dojść do skutku, wyślij życiorys pocztą. W oddzielnym piśmie napisz o swojej pracy, tak aby dana osoba mogła opowiedzieć o twoich umiejętnościach ze szczegółami. Zdanie „Co miesiąc podwajał sprzedaż” będzie miało większą siłę oddziaływania niż „On jest przebojowy”.

PODZIĘKOWANIA DLA OSÓB UDZIELAJĄCYCH REFERENCJI
Podziękuj takiej osobie dwukrotnie: gdy zgadza się wystąpić w tej roli i kiedy dostaniesz pracę. Można napisać list na komputerze, ale odręczny, na najlepszej papeterii jest bardziej osobisty. Zawsze informuj ją na bieżąco o swych poszukiwaniach, szczególnie zaś, gdy zakończą się powodzeniem.

Jeżeli zostaniesz zatrudniony, możesz zapytać nowego pracodawcę, z czyich referencji skorzystał, by podziękować tej osobie. Nawet jeśli twój szef nie kontaktował się z osobami udzielającymi referencji, podziękuj im za okazaną pomoc; takie zaangażowanie opłaci ci się w przyszłości, kiedy będziesz potrzebował ich poparcia. Zaznacz w korespondencji (lub osobiście, o ile to możliwe), że chętnie zrewanżujesz się w miarę swych możliwości.

LIST MOTYWACYJNY

Celem listu motywacyjnego – a formalnie rzecz biorąc podania o pracę – jest umówienie się na rozmowę kwalifikacyjną. Dobry list motywacyjny, wsparty krótkim życiorysem, powinien sprawić, aby czytelnik zechciał spotkać się z jego autorem (patrz także: „Skuteczne listy służbowe”, s. 241). Jednak sam list nie załatwi ci pracy.

Gdy piszesz do nieznanej osoby, w odpowiedzi na ogłoszenie lub z czyjegoś polecenia, sprawdź pisownię imienia i nazwiska odbiorcy oraz jego tytułów honorowych i zawodowych. Jeżeli „M.J. Jones, Dyrektor Działu Kadr” to Mary Jane, a ty użyjesz formułki grzecznościowej „Szanowny Panie Jones”, twój starannie przygotowany list motywacyjny może wylądować w koszu na śmieci. Jeśli nie wiesz, do kogo się zwrócić (tak często bywa, gdy odpowiadasz na ogłoszenie), zadzwoń do firmy i zapytaj. Jeżeli nie ustalisz nazwiska osoby kontaktowej, wtedy zaadresuj list do firmy, określonego działu lub na jakieś stanowisko.

KLUCZOWE SKŁADNIKI WSPANIAŁEGO LISTU MOTYWACYJNEGO
Gdy układasz list motywacyjny, pamiętaj co chcesz zaprezentować – swoje umiejętności, zdolności, doświadczenie i wykształcenie, zwłaszcza gdy mają związek z wymaganiami firmy odnośnie danego stanowiska. Jest wiele rzeczy, o których pracodawca nie chce wiedzieć. Rodzina, hobby, przekonania polityczne, religia i przymioty osobiste są interesujące, o ile rzutują bezpośrednio na pracę. Musisz przekonać czytelnika, że jesteś najlepszym kandydatem na to stanowisko; zrób to, wymieniając, co możesz zrobić dla firmy, a nie ona dla ciebie. Pracodawcy nie spodoba się, iż kandydat traktuje pracę jako „możliwość poprawy umiejętności zarządzania finansami”. Oto kilka rad, które pozwolą ci zabłysnąć:

Materiały dobrej jakości. Po pierwsze, użyj osobistej papeterii i podaj swój adres. Jakość papieru i kopert świadczy o tobie, więc kup najlepsze. Korzystanie z druku firmowego aktualnego pracodawcy jest oszustwem, a potencjalny szef może cię podejrzewać o brak zdrowego rozsądku.

Niech każdy list będzie oryginałem. Możesz wysyłać dziesiątki życiorysów, lecz każdy list motywacyjny musi mieć indywidualny charakter. Skorzystaj z programu komputerowego do formatowania listów motywacyjnych, ale potraktuj go jedynie jako punkt wyjściowy, a nie jako narzędzie do kopiowania.

Dobry początek. Niech pierwsze zdanie i pierwszy paragraf będą dynamiczne. Co możesz powiedzieć na początku, by zmusić odbiorcę do dalszego czytania? Przykład: „W zeszłym roku doskonaliłem swe umiejętności w dziedzinie sprzedaży jako prawa ręka najlepszego sprzedawcy w GHI. Z przyjemnością wykorzystam je, pracując dla waszej firmy”. Postaraj się przejąć inicjatywę i unikaj wstępów, które są łatwe do przewidzenia, nudne lub oklepane. Jeżeli piszesz, korzystając z referencji, zaznacz to w pierwszym zdaniu. Podaj wszystkie tytuły lub informacje, identyfikujące popierającą cię osobę: „Nasz przyjaciel Dr Robert „Bob” Johnson, najlepszy lekarz, jaki kiedykolwiek opiekował się drużyną piłkarską Western College zasugerował, abym skontaktował się z Waszą gazetą w sprawie stanowiska sprawozdawcy sportowego”. Taki początek nie tylko ujawnia nazwisko i tytuł osoby udzielającej ci referencji, lecz również pomaga nawiązać kontakt między piszącym a czytelnikiem; dostarcza kluczowych informacji o ubiegającym się o pracę i wyraźnie określa cel listu.

Pisz krótko. Nigdy nie pisz więcej niż jedną stronę. Wykorzystaj list motywacyjny, by przekazać i rozbudować informacje, wiążące się bezpośrednio z pracą, której szukasz. Możesz krótko wspomnieć o dodatkowych doświadczeniach lub kwalifikacjach, takich jak praca za granicą i biegła znajomość języków obcych, o ile są w tej sytuacji przydatne.

Żadnych przeprosin. Pamiętaj, że szukasz pracy, a nie błagasz o łaskę. Nawet jeśli ubiegasz się pierwszy raz o pracę, list motywacyjny powinien stanowić odzwierciedlenie twojej pewności siebie i kwalifikacji. Nie musisz się płaszczyć ani błagać – i nigdy nie przepraszaj. Stwierdzenie:„Praca w charakterze producenta radiowego nauczyła mnie, jak radzić sobie z problemami pojawiającymi się w ostatniej chwili i dotrzymywać terminów” wskazuje na pewność siebie i profesjonalizm.

Kwestia wynagrodzenia. Możesz napisać o wynagrodzeniu w liście motywacyjnym tylko wtedy, gdy pracodawca chce poznać twoje oczekiwania płacowe lub gdy wysokość wynagrodzenia jest dla ciebie najważniejsza. Jeżeli musisz zarobić 50 000 dolarów rocznie, wspomnij o tym na początku i nie martw się o konsekwencje. Wielu potencjalnych pracodawców wykorzystuje kwoty wynagrodzeń, aby odrzucić podania, a bez sensu jest ubiegać się o pracę, która nie spełnia twych wymagań finansowych. Jeśli pracodawca zapyta o twoje oczekiwania odnośnie wynagrodzenia, możesz powiedzieć, ile zarabiałeś do tej pory lub podać określony przedział. Możesz także powiedzieć, iż twoja pensja jest „zgodna ze standardami rynkowymi” albo że możesz w tej kwestii negocjować.

PRZYKŁADOWY LIST MOTYWACYJNY

Ten list jest przykładem profesjonalnego, przykuwającego uwagę listu motywacyjnego. Został napisany dzięki rekomendacji przełożonego. Jest to list do osoby nieznanej, który uwzględnia fakt, że może nie być żadnej wolnej posady. Zauważ, że pisząca przytacza kilka udowodnionych, określonych umiejętności, koncentrując się na pracy w dziale obsługi klienta a nie na swym długoletnim doświadczeniu kierownika działu transportu, ponieważ to w tej dziedzinie szuka zatrudnienia. Podaje również określone, jednak nie poufne, liczby, które dokumentują sukces projektu, którym kierowała. Jedyna osobista uwaga piszącej – o powrocie do rodzinnego miasta – jest istotna, gdyż wskazuje na jej związek (i znajomość) z terenem adresata listu.

WINSTON R. SMITH
Wiceprezes, Obsługa Klienta
Big Bang Advertising Agency
4321 Creative Boulevard
Chicago, IL 60000

Szanowny Panie Smith,

Meredith Gregory, moja przełożona we Flotsam, Jetsam & Associates, zasugerowała, abym skontaktowała się z Panem w sprawie stanowiska w dziale obsługi klienta BIG Bang. W ciągu sześciu lat pracy na stanowisku dyrektora działu transportu we Flotsam, uczestniczyłam zakulisowo we wszystkich działaniach firmy, jednak moją najmocniejszą stroną są bezpośrednie kontakty z klientami.

Dwa lata temu, oprócz zwykłych obowiązków, zostałam kierownikiem działu obsługi klienta w Fido Dog Ford, a następnie małego oddziału Big Cheese Ford Prodcuts. Praca była ciężka, ale niezmiernie satysfakcjonująca, więc chciałabym zatrudnić się w dziale obsługi klienta na pełen etat. To dziedzina, w której mogę najefektywniej wykorzystać zdolności organizacyjne, wytrwałość w doprowadzaniu każdego projektu do pomyślnego końca, zaangażowanie, by klient i agencja uzyskiwali wymierne rezultaty i „zimną krew”, która jest głównym atutem każdego dobrego kierownika transportu.

Jestem bardzo dumna z tego, co osiągnęłam w Fido, zwłaszcza z kierowania kampanią, która uczyniła z prawie niezauważalnej marki wiodącą w regionie. W ciągu dwóch lat Fido zwiększyło sieć dystrybucji, rozszerzyło asortyment wyrobów i odnotowało wzrost obrotów o 73 procent. Flotsam odniósł podobne korzyści, podnosząc czterokrotnie wartość sprzedaży – z 500 000 dolarów do 2 000 000 dolarów.

Dlaczego zatem chcę opuścić tak kwitnąca firmę? Jestem znana we Flotsam jako „dyrektor działu transportu, który zajmuje się obsługą klienta”, a przeniesienie się na cały etat do działu obsługi klienta jest trudne do zrealizowania w mojej firmie. Mogę zaoferować Big Bangowi szeroką wiedzę o wyrobach i klientach – Flotsam pracuje z różnymi kontrahentami. Jestem również zwolenniczką strategicznego planowania, wdrażania i kreatywnych działań Big Bangu. Poza tym, chciałabym wrócić do Chicago ze względów osobistych, gdyż urodziłam się tam.

Pani Gregory poinformowała mnie, iż weźmie wraz z Panem udział w dyskusji panelowej na tematy badawcze podczas konferencji marketingowej w przyszłym tygodniu. Ponieważ wiem, jak takie imprezy są wyczerpujące, pozwolę sobie zadzwonić do Pana za dwa tygodnie z zapytaniem, czy będziemy mogli się spotkać. Gdyby zechciał Pan skontaktować się ze mną w godzinach urzędowania, proszę dzwonić pod numer 212 555-1212. Zdaję sobie sprawę, że mogą Państwo nie dysponować w tej chwili wolnymi stanowiskami, lecz chciałabym porozmawiać o przyszłych możliwościach pracy w Big Bangu.

Dziękuję za poświęconą mi uwagę.

Z poważaniem

[PODPIS]

Dorothy B. Gale

Zakończenie listu. Zauważ, że przykładowy list motywacyjny kończy się zobowiązaniem do działania. Zawiera również numer telefonu, pod którym pisząca jest osiągalna w godzinach pracy. Jeżeli można się z tobą skontaktować jedynie o określonych porach, napisz o tym. Jeśli nie możesz odbierać telefonów w godzinach pracy, również o tym poinformuj i dołącz numer automatycznej sekretarki, poczty głosowej lub adres mailowy. (Gdy korzystasz z automatycznej sekretarki lub poczty głosowej, upewnij się, iż nagranie jest wyraźne i profesjonalne, i że wymieniłeś swoje nazwisko. Nie oczekuj jednak, że pracodawca cię odnajdzie. Zadzwoń i dowiedz się o termin spotkania.

Zakończ uprzejmymi, choć umiarkowanymi podziękowaniami. Zdania, takie jak „Dziękuję za Pański czas i zainteresowanie” czy „Dziękuję za zainteresowanie moim podaniem o pracę”, są zawsze odpowiednie.

Nigdy nie wysyłaj fotokopii i zawsze podpisuj każdy list. Jeżeli hołdujesz starej szkole i chcesz wysłać efektywny list, nigdy nie pisz go ręcznie, natomiast tak możesz zaadresować kopertę.

Jeśli nie uda ci się dostać na rozmowę, nie obwiniaj swojego listu o to niepowodzenie. Jest wiele przyczyn, które złożyły się na to: miejsce jest już zajęte; pracodawca mógł otrzymać podanie od osoby o większych kwalifikacjach; a może tej pracy po prostu nie było. Niektóre firmy dają bowiem ogłoszenia dla reklamy, nawet jeżeli nie mają wolnych miejsc.

KOREKTA
Każdy błąd może kosztować cię pracę. Nie ma usprawiedliwienia dla błędów ortograficznych, złej gramatyki lub niewłaściwej interpunkcji. O ile nie jesteś pewien swych umiejętności pisarskich, poproś kogoś, by sprawdził twój życiorys i list motywacyjny. Nowa, obiektywna osoba może znaleźć błędy i informacje, które należy przeredagować lub wykreślić. Inna możliwość to przeczytać list jeszcze raz, linijka po linijce; wtedy widzisz dokładnie każdy wyraz. Przesuwaj kartką papieru po liście, żeby nie opuścić żadnej linijki. Gdy go napiszesz, odczekaj przynajmniej jeden dzień, zanim go sprawdzisz. Ta przerwa pozwoli ci spojrzeć na swe dzieło z innej perspektywy i bardziej obiektywnie.

CO POMINĄĆ

Wiedza, co umieścić w życiorysie jest równie ważna jak ta, co pominąć. Tak jak w przypadku listu, który powinien być krótki, niech styl i treść życiorysu będą zgodne z klasycznym powiedzeniem: „im mniej tym lepiej”.

- Słowo „życiorys”. Umieszczanie go u góry strony jest nie tylko zbędne, lecz zajmuje drogocenną przestrzeń. To samo dotyczy wersu „Referencje dostępne na żądanie”, ponieważ jest to powszechnie wiadome.

- Osoby udzielające referencji. Nie wymieniaj ich w życiorysie (czy liście motywacyjnym). Spisz ich nazwiska na oddzielnej kartce i miej w pogotowiu, gdyby cię o nie poproszono.

- Zdjęcie. Nawet jeżeli jesteś olśniewająco piękny, wolisz chyba, by cię zatrudniono ze względu na twój rozsądek, doświadczenie i osiągnięcia, a nie wygląd.

- Wiek itp. Nie wymieniaj ściśle osobistych danych, które nie dotyczą pracy, takich jak wiek, wzrost, waga, stan cywilny czy stan zdrowia.

- Twoja średnia. Na pewnym etapie, zazwyczaj pięć lat po ukończeniu studiów, pomijaj osiągnięcia szkolne i średnią ocen, nawet jeżeli wynosiła 4.0. Czterdziestolatkowi nie wypada informować, że był przewodniczącym bractwa studenckiego, ale dwudziestolatek, bez specjalnego doświadczenia zawodowego, może uwzględnić to osiągnięcie, odzwierciedlające jego talenty przywódcze.

- Wymagania płacowe. Unikaj wzmianki o wynagrodzeniu, o ile ogłoszenie, na które odpowiedziałeś, tego nie wymaga. Wówczas podaj jego wysokość w liście motywacyjnym. Nie poruszaj kwestii wynagrodzenia w życiorysie.

26
Rozmowa kwalifikacyjna

Gratulacje! Twoje umiejętności zawodowe – wszystkie kwalifikacje i całe doświadczenie, o którym pisałeś w życiorysie i liście motywacyjnym – otworzyły przed tobą drzwi do konkretnej firmy. Teraz nadszedł czas, by wyróżnić się na tle pozostałych kandydatów swoimi zdolnościami interpersonalnymi. Twoja wiedza fachowa i doświadczenie są ważne, lecz postawa, wygląd i zaradność mogą zwiększyć lub zniweczyć twoje szanse. Pamiętaj, rozmowa kwalifikacyjna jest okazją do nawiązania jak najlepszych stosunków z rekruterem, a to właśnie stanowi istotę przyszłych relacji.

PIĘĆ NAJWAŻNIEJSZYCH WSKAZÓWEK

Czasami ilość informacji, które musisz przyswoić, aby przygotować się do rozmowy, może cię przytłoczyć. Istnieje jednak pięć podstawowych manier, które trzeba zaprezentować podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Jeżeli zwrócisz na nie uwagę, twoje szanse otrzymania pracy wzrosną.

1. Nie spóźnij się

2. Bądź przygotowany

3. Ubierz się odrobinę lepiej

4. Uśmiechaj się, mów wyraźnie i patrz rekruterowi w oczy

5. Dwukrotnie podziękuj

1 NIE SPÓŹNIJ SIĘ
Nie masz wyboru. Spóźnienie to spóźnienie, choćby o minutę. Najlepiej będzie, jeżeli pojedziesz na miejsce rozmowy dzień wcześniej, by sprawdzić, ile czasu potrzebujesz, żeby tam się dostać. Potem dodaj od dziesięciu do dwudziestu minut do swojego harmonogramu, aby mieć zapas czasu. Gdy będziesz już na miejscu, idź do kawiarni lub poczekaj na zewnątrz, tak by pojawić się na rozmowie pięć minut wcześniej.

Gdy czekasz, zachowuj się serdecznie, lecz profesjonalnie (innymi słowy, bez przesadnej poufałości) w stosunku do osób, które spotkasz. Nigdy nie wiesz, jakie wpływy może mieć recepcjonistka czy asystentka. Kiedy spotkasz się bezpośrednio z rekruterem, wyciągnij rękę na powitanie: „Dzień dobry, Pani Philpot. Dziękuję za zaproszenie”. Nie zapominaj o uśmiechu (patrz także: „Bardzo ważny uścisk dłoni”, s. 217).

Nie zdziw się, jeżeli będziesz rozmawiał z dwoma osobami jednocześnie (albo oddzielnie), a możliwe, że trafisz na wieloosobową komisję. Wówczas utrzymuj kontakt wzrokowy ze wszystkimi po kolei, i nie koncentruj się na jednej osobie kosztem pozostałych. Zamiast dać się zastraszyć temu gremium, potraktuj to jako okazję, by dowiedzieć się więcej o firmie. Im więcej odpowiedzi na twoje pytania, tym lepiej.

Gdy usiądziesz (stój, dopóki ktoś nie zaoferuje ci krzesła), rozmowa kwalifikacyjna zacznie się z pewnością od pogawędki. Potem nastąpią właściwe pytania.

2 BĄDŹ PRZYGOTOWANY
Pewne pytania możesz przewidzieć, innych nie. Najlepszym sposobem, by zachować spokój, to rozważyć, co można kontrolować i na to się przygotować. Zwiększ szanse, dowiadując się czegoś o firmie i przepytując samego siebie:

- POCZYTAJ O FIRMIE. Takie źródła jak: Dun & Bradstreet, wiodące czasopisma biznesowe, roczne sprawozdanie firmy lub jej strona internetowa dadzą ci wiedzę o profilu przedsiębiorstwa i jego ogólnym nastawieniu. Zbieranie informacji nie tylko pomoże ci odgadnąć, jakich cech oczekuje rekruter, lecz także podsunie pomysł, o co go zapytać (patrz także: s. 343). Najlepiej byłoby, gdybyś potrafił rozmawiać o głównych produktach firmy, najważniejszych rynkach, a nawet planach przyszłego rozwoju. Jeżeli ubiegasz się o konkretne stanowisko, poproś wcześniej dział kadr danej firmy o zakres obowiązków, by móc zadawać pytania pod tym kątem, podkreślając swe umiejętności.

- POZNAJ SAMEGO SIEBIE. Ponieważ będziesz pytany o mocne strony, uzdolnienia i doświadczenie, ważne, byś miał konkretne wyobrażenie o swoich atutach, zanim zaczniesz opowiadać o nich rekruterowi. W razie potrzeby, poświęć trochę czasu, przeglądając życiorys, przypomnij sobie daty okresów zatrudnienia i dokładne nazwy stanowisk, a to pozwoli ci zaakcentować najbardziej istotne elementy twojego doświadczenia. Naucz się życiorysu na pamięć. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej zakodowane w pamięci fakty z twojego życia pozwolą ci wskazać lub omówić pewne jego części, bez posiłkowania się wydrukiem.

- ĆWICZ. Zadawaj sobie pytania, które możesz usłyszeć (patrz także: s. 340–341) i poćwicz odpowiedzi na głos.

3 UBIERZ SIĘ ODROBINĘ LEPIEJ
Czy to ci się podoba, czy nie, ubranie, które masz na sobie podczas rozmowy kwalifikacyjnej, prowokuje do różnych sądów. Może być ci później trudno je zwalczyć, nawet jeśli okażesz się doskonałym rozmówcą i myślicielem. Oto sposób, by twoja garderoba zawsze prezentowała się jak należy. Pamiętasz, kiedy jechałeś do firmy, by sprawdzić czas przejazdu? Przedłuż tę wycieczkę, wejdź do recepcji i popatrz, jak ludzie się ubierają. Jeżeli nie możesz pozwolić sobie na wcześniejszą wizytę, zadzwoń do przedstawiciela działu kadr i zapytaj o obowiązujący styl ubierania się. Jeżeli wszystko inne zawiedzie, zapytaj kogokolwiek, kto podniesie słuchawkę.

Następnie, gdy będziesz wybierał ubranie na rozmowę, ubierz się odrobinę lepiej niż standardowy strój noszony w firmie, w której ubiegasz się o pracę. Jeżeli mężczyźni noszą w biurze spodnie i sportową koszulę, ty załóż spodnie, koszulę, krawat i sportową marynarkę. Jeżeli kierownictwo ubiera się inaczej niż pracownicy, wtedy twoje ubranie powinno być konserwatywną wersją tego, co założyłbyś do pracy, gdybyś zajmował stanowisko trochę wyższe od tego, o które się ubiegasz.

Unikaj przedmiotów, które przyciągają uwagę. Złote łańcuszki i pierścionki na małym palcu ręki mogą wyeliminować mężczyznę, zanim się odezwie, a kobieta nosząca różowe, wzorzyste spodnie również minimalizuje swoje szanse. Ubranie to sprawa osobista i sposób wyrażania samego siebie, ale gdy ubierasz się na rozmowę kwalifikacyjną, musisz często iść na kompromis, szczególnie gdy chodzi o tradycyjne dziedziny. Twoje ubranie jest wyrazem tego, jak rozumiesz dostosowanie się do firmy.

GOTOWY? ZDECYDOWANY? ZANIM WYJDZIESZ...

Oto lista kontrolna rzeczy, o których musisz pamiętać, zanim wyruszysz na rozmowę. Gdy wypełnisz je wszystkie po kolei, będziesz gotowy do wyjścia (patrz także: „Faux pas podczas rozmowy kwalifikacyjnej”, s. 345).

- Masz czyste buty.

- Twoje ubranie jest wyprasowane i niepoplamione.

- Wyczyściłeś paznokcie.

- Uczesałeś włosy.

- Zdjąłeś zbędną biżuterię.

- Masz czyste kopie życiorysu.

- Masz adres i numer telefonu miejsca spotkania.

- Wiesz, jak tam dojechać i ile czasu ci to zajmie.

- Znasz i potrafisz wymówić nazwiska wszystkich osób, które spotkasz.

- Masz notes i pióro.

- Nie masz niczego niepotrzebnego lub zajmującego dużo miejsca w teczce.

- Jesteś przygotowany na deszcz, słotę lub śnieg, a twój płaszcz jest w dobrym stanie.

- Masz puder, szminkę i zapasową parę rajstop (jeżeli jesteś kobietą).

Pamiętaj, aby zaplanować całą garderobę; każdy płaszcz, parasolka, torba czy teczka powinny być równie reprezentacyjne jak reszta twojego stroju. Postaraj się mieć przy sobie jak najmniej rzeczy, byś nie przyszedł nadmiernie obładowany na spotkanie. Weź mały, skórzany notatnik. Nie powinieneś robić notatek podczas rozmowy, lecz elegancko to wygląda, jeżeli trzymasz w ręku ładny notes, na wypadek gdybyś chciał zanotować numery telefoniczne lub coś innego pod koniec rozmowy. Weź ze sobą przynajmniej jedną kopię życiorysu – czystą, niepomazaną i zdolną zrobić niesamowite wrażenie na każdym, kto ją otrzyma.

Następna rada dotyczy konserwatywnego charakteru firmy, więc dzięki niej poczujesz się bezpieczniej. Jednocześnie, zbyt tradycyjne ubranie może zmniejszyć twoje szanse w takich dziedzinach jak informatyka, muzyka i moda. Pamiętaj, dostosuj garderobę do oczekiwań firmy.

Ubrania na rozmowę kwalifikacyjną dla mężczyzn

Oto najlepsze rodzaje ubrań w większości firm (patrz także: „Ubrania służbowe dla mężczyzn”, s. 27–31).

- GARNITURY. Jeżeli nie idziesz na rozmowę kwalifikacyjną do firmy, w której garnitur byłby nie na miejscu, załóż go. Z naturalnych tkanin w jednolitym granatowym lub szarym kolorze, kojarzy się z autorytetem i jakością, natomiast nawet najbardziej subtelne wzory są ryzykowne. Musi być nieskazitelnie czysty i wyprasowany; plamy i zagniecenia robią nieprzyjemne wrażenie.

- KOSZULE. Z zasady, im bardziej prosta, tym lepsza w konserwatywnym środowisku – żadnych jaskrawych kolorów, żadnych wzorów, żadnych francuskich mankietów, żadnych monogramów.

- KRAWATY. Nie jest to najlepszy czas, by traktować krawat jako wyraz własnego indywidualizmu. Działaj ostrożnie, wybierz tradycyjny jedwabny krawat w stosunkowo stonowanych kolorach i wzorach (diagonal, paski, tureckie wzory, lub gładki). Unikaj także krawatów z dużymi obrazkami i logo projektantów.

- SKARPETKI. Wybierz kolor, który współgra z kolorem garnituru (zazwyczaj czarny, ciemnoszary, ciemnobrązowy lub granatowy) i upewnij się, czy są wystarczająco długie, aby nie było widać twoich gołych łydek gdy usiądziesz lub założysz nogę na nogę.

- BUTY. Buty z wzorem z dziurek lub wyjściowe mokasyny, czarne lub brązowe, są zawsze eleganckie i modne. Unikaj tak zwanych „wyjściowych” butów na grubych, gumowych podeszwach. Stan obuwia jest równie ważny jak fason. Muszą być one wypastowane, a obcasy niepozdzierane.

- BIŻUTERIA. Najlepiej ograniczyć biżuterię do ślubnej obrączki i uczelnianego sygnetu. W bardziej twórczych branżach mały kolczyk jest bardziej akceptowany niż sygnet noszony na małym palcu, łańcuchy na szyi czy bransoletki, które i tak nigdzie nie są mile widziane.

- WODA KOLOŃSKA. Tutaj również obowiązuje zasada: im mniej, tym lepiej. Jeżeli spryskasz się nią w nadmiarze, nie zrobisz dobrego wrażenia. Ogranicz się do kilku kropli płynu po goleniu.

- TECZKA. Cienka skórzana dyplomatka lub aktówka to najlepszy wybór. Uporządkuj zawartość na wypadek, gdybyś musiał ją otworzyć.

Ubrania na rozmowę kwalifikacyjną dla kobiet

Kobiety muszą myśleć o większej ilości ubrań, kompletując strój na rozmowę kwalifikacyjną, niż mężczyźni. Co prawda, w przeciwieństwie do mężczyzn mają większy asortyment odzieży do dyspozycji, szczególnie jeżeli chodzi o kolory, wzory i tkaniny (patrz także: „Ubrania służbowe dla kobiet”, s. 35–40).

- GARSONKA. Bezpieczny strój na rozmowę kwalifikacyjną. W przeszłości można było nosić tylko ubrania z naturalnych włókien; obecnie dzianiny oraz mieszanki włókien naturalnych i syntetycznych są całkowicie dopuszczalne.

- BLUZKI. Wybierz bluzkę z długimi rękawami, której mankiet odrobinę wystaje spod rękawa żakietu. Bluzki z krótkimi rękawami są odpowiednie do pracy latem, ale nie na rozmowę kwalifikacyjną. Bluzka bez rękawów? Nigdy – przynajmniej nie w konserwatywnych branżach. Na rozmowę najbezpieczniejsza będzie bawełniana lub jedwabna bluzka z prostym kołnierzykiem, w naturalnym kolorze.

- APASZKI. Klasyczna jedwabna apaszka o wymiarach ok. 220 cm (34 cali ), dopasowana kolorem i deseniem, uczyni twój strój jeszcze bardziej eleganckim.

- BUTY. Czółenka na czterocentymetrowych (półtoracalowych) obcasach (i w doskonałym stanie) to standard. Wybierz kolor, który pasuje do garsonki i torebki – czarny, brązowy, burgund lub granatowy. Unikaj butów z odkrytymi palcami.

- POŃCZOCHY. Wybierz odcień zbliżony do koloru twojej skóry lub o ton ciemniejszy.

- TECZKA. Teczka, w przeciwieństwie do torebki, dodaje ci autorytetu podczas rozmowy. Mała torebka trzymana w teczce zmieści szminkę i inne kosmetyki.

- BIŻUTERIA. Zostaw w domu wiszące, kołyszące się i pobrzękujące kolczyki lub bransoletki, jak również pierścionki – poza obrączką, pierścionkiem zaręczynowym i ewentualnie jeszcze jednym o prostym wzorze. W bardziej tradycyjnych firmach piercing nie spotka się z uznaniem, a naszyjniki powinny ograniczać się do cienkich, srebrnych lub złotych łańcuszków albo pereł.

- PERFUMY. Minimalizm obowiązuje również w przypadku perfum – wybierz lekki zapach i uperfumuj się dyskretnie.

- MAKIJAŻ. Delikatny makijaż, którym nie zwracasz na siebie uwagi, to najlepszy wybór we wszystkich miejscach pracy, może oprócz tych najbardziej niekonwencjonalnych. Zostaw brązową szminkę i gruby eyeliner na weekendy.

Wygląd i higiena

To zrozumiałe, że chcesz wyglądać jak najkorzystniej podczas rozmowy i nie pozwolisz, by dominował twój zapach, poza najdelikatniejszą nutką perfum lub wody kolońskiej. Weź prysznic lub kąpiel, umyj włosy i użyj dezodorantu. I nie zapomnij o oddechu. Postaraj się nie jeść przed rozmową – nie spożywaj niczego między rozmową a ostatnim umyciem zębów (głównie alkoholu, który nie pomoże ci zdobyć pracy). Unikaj czosnku i cebuli, nawet poprzedniego wieczoru; u niektórych ludzi, ich zapach wydziela się przez osiemnaście lub więcej godzin. To samo dotyczy alkoholu, piwa i papierosów. Jeżeli przebierzesz miarkę poprzedniego wieczoru, rekruter domyśli się wszystkiego i uzna cię za osobę niezdyscyplinowaną lub nawet gorzej. Nie polegaj też na maskujących właściwościach miętówek.

Na koniec, idź do łazienki tuż przed rozpoczęciem rozmowy i po raz ostatni dokonaj przeglądu ubrania, twarzy i włosów.

4 UŚMIECHAJ SIĘ, MÓW WYRAŹNIE I PATRZ REKRUTEROWI W OCZY
Odpowiadaj na pytania pewnie i wyraźnie, i pozwól swej osobowości zabłysnąć. W ten sposób wysyłasz sygnały, iż będziesz dobrze reprezentował firmę i że jesteś pewną siebie osobą, która poradzi sobie w każdej sytuacji.

Odpowiadanie na pytania

Odpowiadaj na pytania wyraźnie i pewnie, lecz nie pretenduj do miana osoby wszystkowiedzącej. Zaczynaj wypowiedzi od „Sądzę...”, „Przypuszczam...” albo „O ile wiem...”, zamiast „Nie ulega wątpliwości, że...”, „Powszechnie wiadomo, że...” lub „To oczywiste, że...”.

Oto trzy pytania zadawane zazwyczaj bezpośrednio lub w zawoalowany sposób:

- JAKIE SĄ TWOJE MOCNE STRONY? Na to pytanie można odpowiedzieć dwojako: (1) wymieniając zalety lub (2) podając konkretne przykłady osiągnięć w pracy. Ten ostatni sposób jest znacznie skuteczniejszy, jeżeli chodzi o wywarcie niezapomnianego wrażenia; rekruter łatwiej zapamięta anegdotę o tym, jak kierowałeś biurem podczas choroby przełożonego niż zdanie w stylu: „Potrafię wziąć na siebie odpowiedzialność, gdy widzę, że coś jest do zrobienia”.

- DLACZEGO SZUKASZ NOWEJ PRACY I DLACZEGO W NASZEJ FIRMIE? Niech odpowiedź brzmi pozytywnie. Na przykład, jeżeli aktualnie pracujesz, nie mów, iż twoje umiejętności nie są wystarczająco doceniane, że nie lubisz szefa, lub czegoś o równie negatywnym wydźwięku; przeciwnie, powiedz, iż zdobyłeś wystarczająco dużo doświadczenia w obecnej pracy, aby zmierzyć się z nowymi wyzwaniami i uważasz, że nowe stanowisko da ci tę szansę. Poprzyj swoją wypowiedź wiedzą o działaniu firmy (informacjami, które uzyskałeś wcześniej). Biada kandydatowi, któremu na pytanie „Co pan o nas wie?” zabraknie słów.

- CO BYŁO NAJBRUDNIEJSZE W TWOJEJ PRACY?
To pytanie wymaga przygotowań. Chodzi o to, aby nie opisywać katastrofalnej sytuacji, lecz powiedzieć o problemie, do którego rozwiązania przyczyniłeś się. To pokazuje, że jesteś gotów i będziesz umiał zmierzyć się z trudnościami, które napotkasz na swojej drodze.

Odpowiadanie na niestosowne pytania

Ustawa o równych szansach zatrudnienia zakazuje zadawania pytań o wiek, pochodzenie, stan cywilny, orientację seksualną czy wyznanie w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej. Większość rekruterów zna ustawę i nie będzie ich zadawać. Przygotuj się jednak na taką ewentualność. Po pierwsze, zdecyduj, czy chcesz konfrontacji, czy wolisz uniknąć tego pytania. Jeżeli wybierasz konfrontację, odpowiedz po prostu: „Przepraszam, ale prawo nie wymaga, bym odpowiedział na to pytanie”. Musisz jednak zdawać sobie sprawę, że jeżeli pokażesz, iż zostałeś obrażony lub powołasz się na ustawę, twoje szanse na uzyskanie pracy znacznie się zmniejszą, mimo że słuszność jest po twojej stronie.

Jeśli pytanie rzeczywiście cię obraziło, podziękuj rekruterowi za poświęcony ci czas i oświadcz, że usłyszawszy to pytanie, doszedłeś do wniosku, iż nie jesteś zainteresowany jego firmą. Mniej pochopne działanie to danie rekruterowi szansy, by przeanalizował stosowność pytania. Zrób to jednak, kwestionując pytanie, nie atakując osoby je zadającej: „Dziwi mnie to pytanie. Byłem pewien, że nie wolno go zadawać”.

Możesz podejść do sprawy humorystycznie. Jeżeli na pytanie „Ile masz lat?” odpowiesz „Dostatecznie dużo, by dojrzeć, jak dobre wino”, nie zabrzmi to wojowniczo. Bez względu na odpowiedź, jakiej udzielisz, zapytaj sam siebie, czy chcesz pracować dla firmy zdającej pytania, które nie tylko naruszają twoją prywatność, lecz lekceważą przy okazji ustawę.

ILE MASZ LAT? Dyskryminacja ze względu na wiek jest zakazana prawnie, więc to pytanie jest mało prawdopodobne, jednak rekruter może domyślić się twego wieku z dat podanych w życiorysie. Jeżeli jesteś po czterdziestce, a rekruter robi aluzję do twego wieku, obróć to na swoją korzyść: „Uważam, że jestem w szczytowej formie, bo przekroczyłem (am) czterdziestkę i mam sporo doświadczenia na koncie”.

GDZIE SIĘ URODZIŁEŚ? Jeżeli jesteś członkiem mniejszości etnicznej i zapytają cię „Gdzie się urodziłeś?”, podaj nazwę miasta i stanu, jeśli miało to miejsce w Stanach Zjednoczonych. Jeżeli urodziłeś się gdzie indziej, ale jesteś obywatelem amerykańskim, powiedz „Urodziłem się w Paragwaju, ale z dumą mogę powiedzieć, że stałem się obywatelem USA w 1991 roku”. Gdy nie jesteś obywatelem, powiedz, iż czekasz na uzyskanie obywatelstwa, o ile jest to zgodne z prawdą. Musisz zrozumieć, że zgodnie z prawem, ewentualny pracodawca musi sprawdzać dokumenty potwierdzające twoje obywatelstwo lub status cudzoziemca.

MĄŻ, ŻONA, DZIECI? U podstaw pytań „Czy jesteś żonaty/zamężna?” i „Czy zamierzasz mieć dzieci?” leży inne pytanie: „Czy obowiązki rodzinne będą rzutowały na twoją pracę? Odpowiedź na pierwsze jest łatwa. Powiedz po prostu; „Tak, jestem mężatką, ale oboje z mężem wiemy, jak ważne jest oddzielenie pracy od życia prywatnego”. Drugie pytanie, z reguły kierowane do kobiet, jest bardziej drażliwe. Zamiast zastanawiać się nad jego istotą, odpowiedz uczciwie, lecz z pewnym zastrzeżeniem: „Nie – jeszcze nie teraz” lub „Tak, ale później. To zależy od rozwoju mojej kariery”.

MASZ ZA DUŻE KWALIFIKACJE?

Jeżeli jesteś zainteresowany pracą, do której masz za duże kwalifikacje, rekruter będzie chciał z pewnością wiedzieć, czemu chcesz zejść o szczebel niżej i, najczęściej, zadowolić się niższym wynagrodzeniem. Możesz wyjaśnić, że będziesz czuł się szczęśliwszy na mniej wymagającym stanowisku, chcesz spędzać więcej czasu z rodziną lub aktywniej pracować społecznie – w zależności od okoliczności. Musisz sobie jednak zdawać sprawę z tego, że pracodawcy z ostrożnością podchodzą do nadmiernie wykwalifikowanych pracowników, uważając, iż trudniej ich zadowolić i mogą odejść z pracy. Dlatego też zapewnij o swoim zaangażowaniu i podaj sensowny powód, dlaczego chcesz objąć to stanowisko.

Możesz także zmienić tradycyjny, chronologiczny format życiorysu, który przedstawia rozwój twojej kariery i unaocznia fakt, że nowe stanowisko to zejście o szczebel w dół. Zamiast tego, ułóż przebieg swej pracy według różnych dziedzin doświadczenia, aby wykazał twoje kwalifikacje, bez zwracania uwagi na mniejsze wymagania (patrz także „Chronologiczny czy funkcjonalny?”, s. 324)

JAKA JEST TWOJA ORIENTACJA SEKSUALNA? Jeżeli jesteś jawnym homoseksualistą, to po takim pytaniu zastanów się, czy chcesz pracować w tej firmie – odpowiedź z pewnością zabrzmi: nie. Zgodnie z tym uprzejmie zadaj pytanie: „Jestem gejem, ale co to ma wspólnego z moją przydatnością do tej pracy?”. Sam fakt, iż pytanie zostało zadane, wskazuje, że dla firmy, o ile nie jest nastawiona antygejowsko, seksualność jest problemem. Jeśli jesteś ukrytym homoseksualistą, lecz nie chcesz kłamać, postaraj się wyglądać na zdziwionego i zignoruj pytanie: „O rety, czy to pytanie jest stosowne?”, a potem niczym się nie przejmuj.

JAKIEGO JESTEŚ WYZNANIA? Jeżeli zdecydujesz się odpowiedzieć, nie wdawaj się w szczegóły: „Moja duchowość jest dla mnie ważna, ale mam zasadę, że o niej nie dyskutuję, a szczególnie w pracy”.

Zadawanie pytań
Pod koniec rozmowy rekruter z pewnością będzie chciał wiedzieć, czy masz jakieś pytania. To nie tylko zwykła uprzejmość, lecz dalszy ciąg badania. Zadawaj pytania o firmę lub pracę; pytania powinny one także wyrażać szacunek dla rekrutera i odzwierciedlać twoje poważne podejście do kwestii poszukiwania pracy. Pytaj rekrutera o firmę i pracowników, lecz nie o to, co można z łatwością ustalić na podstawie rocznego sprawozdania; w przeciwnym razie wyjdzie na jaw, że nie wiesz zbyt wiele o firmie. Oto istotne rzeczy, o które możesz zapytać:

CZY MOŻEMY POŚWIĘCIĆ KILKA MINUT, BY PRZEJRZEĆ MÓJ ŻYCIORYS? W ten sposób upewnisz się, że rekruter(rzy) przeczyta twój życiorys, nie wprawiając go w zakłopotanie.

Stwarza ci także okazję, by ustnie podsumować twoje kwalifikacje i podkreślić cechy, które predestynują cię do danej pracy.

KTÓRE Z OBOWIĄZKÓW SĄ NAJWAŻNIEJSZE? Prawdopodobnie zapoznałeś się z zakresem obowiązków na stanowisku, o które się ubiegasz, ale szablonowe streszczenie często nie wyjaśnia, jakie obowiązki są priorytetowe. Szczegółowe omówienie poszczególnych kwestii przez rekrutera pozwoli ci tak pokierować dyskusją, by wybrać umiejętności najbardziej przydatne w pracy.

JAKIE SĄ MOCNE STRONY FIRMY? Zapytaj rekrutera o opinię na temat mocnych stron firmy. W ten sposób zademonstrujesz wiedzę o niej, którą zdobyłeś na etapie przygotowań.

Dyskusja o pensji i dodatkach

Pozwól rekruterowi poruszyć kwestię wynagrodzenia. Jeżeli tak zrobi, będzie to dobry znak, choć nie jednoznaczny z otrzymaniem przez ciebie pracy. Ty natomiast powinieneś zaczekać z poruszeniem tego tematu, bo rekruter, który nie miał czasu na podjęcie decyzji, że to ty jesteś głównym kandydatem na dane stanowisko, może podać najniższą kwotę.

Dobrze jest odpowiedzieć pytaniem na pytanie rekrutera: „A jaka jest skala płac?”. Jeśli znasz swą wartość rynkową i zasoby firmy, zaproponuj przedział, który jesteś skłonny negocjować. Zanim zgodzisz się na określone wynagrodzenie, dowiedz się o wszystkie dodatki i świadczenia. I pamiętaj, że nie musisz od razu odpowiadać. Poproś o trochę czasu do namysłu.

LUKA W ŻYCIORYSIE

Jeżeli masz przerwę w zatrudnieniu dłuższą niż rok, mogą zapytać cię o przyczynę. Powody przerwania pracy są różne – od decyzji z wyboru (wychowywanie dzieci, dalsze kształcenie) do niezależnych od ciebie (choroba, redukcja personelu, wyrzucenie z pracy).

Jeśli zdecydowałeś się przerwać pracę, nie tłumacz, dlaczego twoim zdaniem to był dobry pomysł, lecz pokaż, jak rozwinąłeś się w tym czasie – na przykład, prowadzenie domu pełnego dzieci rozwinęło twoje zdolności organizacyjne. Przerwa w pracy, by uzyskać tytuł MBA lub inny stopień naukowy, mówi sama za siebie, wskazując, że poważnie myślisz o swojej karierze. Podobnie, nieobecność w pracy z powodu poważnej choroby lub redukcji etatów nie wymagają tłumaczenia. Jeżeli zostałeś wyrzucony za nieodpowiednie zachowanie lub słabe wyniki (nie z powodu likwidacji stanowiska) i usłyszysz pytanie: „Nie pracowałeś w 1998 i 1999 roku. Dlaczego?”, nie odpowiadaj wymijająco. Powiedz, że ty i twój szef nie mogliście porozumieć się, więc musiałeś odejść. Najgorszą rzeczą, jaką możesz zrobić, to oczernić poprzedniego pracodawcę lub utrzymywać, że zostałeś skrzywdzony. Podejdź do sprawy pozytywnie, powiedz, iż zdobyłeś nowe doświadczenie, zlikwidowałeś niedociągnięcia i chętnie zastosujesz nowo nabytą wiedzę w pracy.

Bez względu na przyczynę luki w zatrudnieniu, ważne jest, byś przedstawił się jako ktoś, kto nie mieszkał w ukryciu przez kilka lat, lecz interesował się własną karierą i rozwijał się. Powinieneś także skorzystać z życiorysu funkcjonalnego (patrz także: s. 325), który nie ujawni przerwy w zatrudnieniu w tak oczywisty sposób jak chronologiczny.

DWUKROTNE PODZIĘKOWANIA Po raz pierwszy powinieneś podziękować rekruterowi pod koniec rozmowy kwalifikacyjnej, uścisnąć mu dłoń i wyrazić wdzięczność za poświęcony ci czas. Następnie, wieczorem w domu napisz list z podziękowaniem na papierze executive lub standardowym o wymiarach 8½” x 11”.

Drugie podziękowanie nie musi być długie. Trzy lub cztery krótkie paragrafy załatwią sprawę. Nie ma potrzeby ponownego wymieniania twych kwalifikacji, choć możesz zwrócić uwagę na określoną umiejętność, o której rozmawialiście. Jeżeli, na przykład, dowiedziałeś się, że stanowisko wymaga kontaktów z prasą branżową, z pewnością zechcesz dodać informację, że byłeś redaktorem uczelnianej gazety i znasz podstawy komunikatów i wywiadów prasowych.

Wykorzystaj list z podziękowaniem, aby przypomnieć mocne punkty rozmowy, odpowiedzieć na wszelkie nowe pytania i dołączyć dodatkowe informacje, które obiecałeś przekazać: „Byłem pod wielkim wrażeniem, zwiedzając waszą firmę, a rozmowa z dr Mitchellem była szczególnie pomocna. Załączam egzemplarz mego referatu na temat bezpieczeństwa telefonów samochodowych, o którym rozmawialiśmy”. Zakończ w optymistycznym tonie, dziękując rekruterowi i wyraź nadzieję, że rezultat rozmowy będzie pozytywny: „Dziękuję za poświęcony mi czas i okazane zainteresowanie. Cieszy mnie możliwość dołączenia do waszego zespołu” albo „Jeszcze raz dziękuję za spotkanie. Będę wdzięczny za decyzję w sprawie mojego zatrudnienia”.

Odłóż list, a potem przeczytaj go następnego ranka, żeby sprawdzić, czy nie ma w nim błędów. Następnie włóż do koperty i wyślij; jeżeli ubiegasz się o stanowisko wewnątrz firmy, prześlij podziękowania intranetem.

FAUX PAS PODCZAS ROZMOWY KWALIFIKACYJNEJ

Nakazy dotyczące rozmowy kwalifikacyjnej są równie ważne jak zakazy dotyczące ubioru i zachowania. Możesz mieść słabość do gumy do żucia i nosić ubrania w krzykliwych kolorach, lecz stanowią one poważne faux pas w każdej firmie, poza tymi najbardziej niekonwencjonalnymi. Trzeba bezwzględnie unikać:

- spóźniania

- przynoszenia toreb na zakupy lub pudełek

- ubrań w krzykliwych kolorach

- klapnięcia na krzesło, zanim rekruter poprosi cię, żebyś usiadł

- zwracania się po imieniu, o ile nie zostaniesz o to poproszony

- nieprzerwanego toku słów

- żucia gumy

- palenia

- poruszania nogą

- bawienia się włosami

- wiercenia się

OCZEKIWANIE NA DECYZJĘ

Oczekiwanie na wiadomość, czy dostaniesz pracę, jest najbardziej stresującym etapem jej poszukiwania. Niestety, innego wyjścia nie masz, więc czekaj i bądź cierpliwy. Dosyłanie kolejnych przykładów twojego zatrudnienia czy referencji może wydać się natrętne. Pamiętaj, że jesteś tylko jedną z wielu osób, którymi zajmuje się kierownik ds. rekrutacji. Mimo to, dobrze jest skontaktować się z firmą w ciągu trzech tygodni od rozmowy kwalifikacyjnej, aby nikt nie pomyślał, że trafiła ci się inna okazja. Jeżeli nie otrzymasz wiadomości w wyznaczonym przez rekrutera czasie, zadzwoń do firmy i zapytaj, czy nie musisz jeszcze czegoś dosłać. Jeśli wiesz, kiedy firma podejmie decyzję, a nie zostaniesz o niej powiadomiony, zadzwoń dzień czy dwa później z pytaniem, czy została podjęta i potwierdź zainteresowanie pracą.

ODPOWIEDŹ NA OFERTĘ

Twoje przygotowania nie poszły na marne; dostałeś ofertę pracy. Bez względu na to, jak bardzo jesteś uradowany, oprzyj się pokusie i nie odpowiadaj od razu. Zamiast tego, zadzwoń i powiedz: „Dziękuję za propozycję. Bardzo się cieszę! Ale potrzebuję trochę czasu, by ją rozważyć. Czy mogę odpowiedzieć za kilka dni?”

Jeżeli masz znajomych w firmie, to najlepsza pora, by porozmawiać z nimi i dowiedzieć się więcej o kulturze przedsiębiorstwa, bezpośrednim przełożonym i ludziach, którzy staną się kolegami z pracy. Wykorzystaj ten czas na staranne rozważenie swych wymagań odnośnie pensji i dodatków.

Gdy spotkasz się ponownie z przyszłym pracodawcą lub zadzwonisz, by poinformować o swej decyzji, pamiętaj że teraz masz największą siłę przebicia. Ustal szczegółowo pakiet świadczeń i pensję, zanim oficjalnie przyjmiesz pracę. Zapytaj o możliwość awansu i rozwoju. Jeżeli w danej chwili pracujesz gdzie indziej, dowiedz się, czy będziesz mógł zacząć nową pracę za dwa tygodnie, ponieważ musisz złożyć wymówienie z odpowiednim wyprzedzeniem. Następnie, jeżeli wszystko zostanie pomyślnie załatwione, przyjmij ofertę z entuzjazmem.

ODPOWIEDŹ W PRZYPADKU ODMOWY

No cóż, tym razem nie wyszło? Wysłanie krótkiej notatki potwierdzającej, iż wiesz o odmowie, jest lepsze niż udawanie, że nigdy nie miałeś osobistej styczności z tą firmą. Podziękowanie za uwzględnienie twojej kandydatury potwierdzi, że jesteś solidną i dobrze wychowaną osobą. Całkiem prawdopodobne, iż niewiele brakowało, abyś został zatrudniony i że zostaniesz wzięty pod uwagę w przyszłości.

EMILY POST (1872-1960)

Emily Post rozpoczęła karierę pisarską w wieku 31 lat. Jej romantyczne opowiadania opisujące społeczeństwo po obu stronach Atlantyku były publikowane w odcinkach w takich magazynach, jak „Vanity Fair”, „Collier’s”, „McCall’s” i innych.

Opublikowana w 1922 roku Etiquette autorstwa Emily Post stała się bestsellerem a wyrażenie „według Emily Post” szybko zaczęło funkcjonować w języku angielskim jako ostateczna opinia w sprawach dotyczących zachowania się w towarzystwie. Emily Post, której jako dziewczynce wmawiano, że dobrze wychowane kobiety nie powinny pracować, stała się nagle jedną z niewielu Amerykanek robiących karierę zawodową. Liczne książki, kolumna prasowa i audycje radiowe uczyniły z niej postać o wielkiej renomie, którą cieszyła się do końca życia.

„Dobre maniery odzwierciedlają wnętrze – wrodzony wzgląd na uczucia innych i szacunek dla samego siebie”.

Emily Post

VADEMECUM DOBRYCH OBYCZAJÓW w BIZNESIE

Spis treści

Karta tytułowa

CZĘŚĆ PIĄTA W PODRÓŻY – W KRAJU I ZA GRANICĄ

20 Rozważny podróżnik

BĄDŹ SAMODZIELNY

UBRANIE NIE SPRAWIAJĄCE KŁOPOTU

RÓŻNE KLIMATY, RÓŻNE STYLE, RÓŻNE PORY DNIA

W DRODZE

NA MIEJSCU

POSTĘPOWANIE Z PERSONELEM HOTELOWYM

JEDZENIE W RESTAURACJACH

ILE DAĆ NAPIWKU?

KOBIETY DBAJĄCE O BEZPIECZEŃSTWO

21 Konwenty, targi i inne imprezy poza biurem

ZABAWA

PODRÓŻE ZE WSPÓŁMAŁŻONKIEM

ZEBRANIA

TARGI

22 Prowadzenie interesów w innym kraju

ZANIM POJEDZIESZ

ZWYCZAJE I KULTURA

SEKS, POLITYKA I RELIGIA

WZGLĘDY PRAKTYCZNE

WIZYTÓWKI SŁUŻBOWE

NAWIĄZYWANIE KONTAKTÓW OSOBISTYCH

KWESTIA CZASU

MÓWIENIE PO ANGIELSKU ZA GRANICĄ

ROZUMIENIE MOWY CIAŁA

PRZESTRZEŃ OSOBISTA I INNE ZASADY

MÓWIENIE W OBCYM JĘZYKU

KORZYSTANIE Z TŁUMACZY

RÓŻNICE W SPOSOBIE UBIERANIA

JEDZENIE I PICIE

UPOMINKI

23 Nastawienie kulturowego obiektywu

AMERYKA ŁACIŃSKA

EUROPA I ROSJA

BLISKI WSCHÓD

AZJA

AFRYKA

ZALECANE PODRĘCZNIKI DLA PODRÓŻUJĄCYCH BIZNESMENÓW

CZĘŚĆ SZÓSTA OSOBA UBIEGAJĄCA SIĘ O PRACĘ

24 Poszukiwanie pracy

ROZSĄDNA OSOBA NAWIĄZUJĄCA KONTAKTY

ODPOWIEDNIE NARZĘDZIA

LISTY I ROZMOWY TELEFONICZNE

SPRAWDZANIE DROBNYCH OGŁOSZEŃ

ZAPISANIE SIĘ DO BIURA POŚREDNICTWA PRACY

ROZMOWA INFORMACYJNA

25 Życiorysy i listy motywacyjne

PODSTAWY

CHRONOLOGICZNY CZY FUNKCJONALNY?

OSOBY UDZIELAJĄCE REFERENCJI

LIST MOTYWACYJNY

26 Rozmowa kwalifikacyjna

PIĘĆ NAJWAŻNIEJSZYCH WSKAZÓWEK

OCZEKIWANIE NA DECYZJĘ

ODPOWIEDŹ NA OFERTĘ

ODPOWIEDŹ W PRZYPADKU ODMOWY

EMILY POST (1872-1960)

Karta redakcyjna

Tytuł oryginału: The Etiquette Advantage in Business

© Copyright by The Emily Post Institute, Inc., New York 2005

Published by arrangement with HarperCollins Publishers Inc.

All rights reserved.

© Copyright for the Polish edition by Cartalia Press

Wstęp i redakcja merytoryczna
Irena Kamińska-Radomska

Korekta
Kinga Zalejarz

Redaktor techniczny
Ziemowit Cabanek, Cromalin

Projekt okładki
Piotr Łysakowski

Warszawa 2013

Fundacja Festina Lente

ul. Nowoursynowska 160 B/7

02-776 Warszawa

www.festina-lente.org.pl

ISBN

Plik mobi przygotowała firma eLib.pl

al. Szucha 8, 00-582 Warszawa

e-mail: kontakt@elib.pl

www.eLib.pl