Peggy Post, Peter Post

VADEMECUM DOBRYCH OBYCZAJÓW w BIZNESIE

Wizerunek biznesmena

Przeł. Anna Dwilewicz

PODZIĘKOWANIA

Chcielibyśmy złożyć wyrazy szczególnego uznania Fredowi DuBose’owi i Royce Flippin za cenne uwagi i nieustanną gorliwość, z jaką pracowali, aby ta książka mogła się ukazać. Trudno sobie wyobrazić, by mogła powstać bez ich udziału.

Specjalne podziękowania należą się również Gregowi Chaputowi z HarperCollins, który dokładał wszelkich starań, abyśmy podążali właściwą drogą i koncentrował się na sprawdzaniu, poprawianiu i uaktualnianiu porad z zakresu etykiety w biznesie pod kątem współczesnego miejsca pracy.

Dziękujemy również następującym osobom za zbieranie informacji i wspaniałe pomysły: Courtney Denby, Inge Dobelis, Marthcie Leslie Hailey, Tadowi Harley’owi, Beth Landis, Alexis Lipsitz, Dierdre Van Dyk i Bryce’owi Walkerowi.

Chcielibyśmy wyrazić naszą wdzięczność tym wszystkim, którzy podzielili się z nami wiedzą z zakresu swych specjalności zawodowych i biznesowych: Regis Canning, Lois Ebin, Johnowi Fowlerowi, Gregowi Gregory’emu, Dr Judy Harkins, Mimi Irwin, Nancy Maniscalco, Knoxowi Massemowi, Jamesowi B. Millerowi Jr., Bobowi Moore’owi, Susan Onaitis, Morganowi Richiemu i Evanowi P. Spingarnowi.

Słowa podziękowania za krytyczne spojrzenie należą się: Lindzie Ambrose, Keithowi Andersonowi, Kate Dubose, Stacy Kravetz, Kennethowi Santorowi i Burke’owi Stinsonowi.

Na koniec pragniemy podziękować następującym osobom za ich cenne sugestie: Katharine Cowles, Elizabeth Howell, Alfredowi Kennedy’emu, Janet Kenny, Nelsonowi Kenny’emu, Alanowi Klavansowi, Anne McCarver, Larry’emu McCarverowi, Allenowi Postowi, Annie Post, Tricii Post, Toniemu Sciarra, Carlowi Raymondowi, Monice Sapirstein, Cindy Post Senning i Sally Dee Wade.

WSTĘP DO WYDANIA POLSKIEGO

Ukazanie się „Vademecum dobrych obyczajów w biznesie” ogromnie cieszy, ponieważ świadczy o rosnącym zainteresowaniu zasadami przyjętymi w życiu zawodowym. W ostatnich latach ludzie biznesu coraz rzadziej polegają na samej intuicji. Wykorzystują rzetelną wiedzę, która daje większą pewność siebie i pozwala na budowanie przyjaznych relacji. Książka Peggy i Petera Postów pozwoli tę wiedzę poszerzyć i ugruntować.

Autorzy książki pochodzą z rodziny, która od wielu pokoleń zajmuje się działalnością związaną z etykietą: są autorami licznych publikacji, programów, prowadzą szkolenia i wykłady. Osoby, które od lat zajmują się etykietą, patrzą na rzeczywistość przez pryzmat zasad. Nie przeszkadza im to żyć swobodnie i cieszyć się każdym dniem jak wszyscy inni, ale uwrażliwia je i nakazuje szukać właściwych rozwiązań, jeśli w kontaktach międzyludzkich dostrzegą problem. Osoby, które nie podchodzą do etykiety od strony teoretycznej, jeśli doświadczą łamania zasad, odczuwają po prostu dyskomfort, jednak często nie zdają sobie sprawy z przyczyny problemu. Natomiast fachowcy tacy jak Peggy i Peter Postowie, zawodowo związani z etykietą, natychmiast diagnozują problem i widzą rozwiązanie. To też pozwala im dostrzegać korzyści, jakie odnoszą osoby z dobrymi manierami w różnych sytuacjach zawodowych i pozazawodowych. Dlatego też książka ich autorstwa obfituje w różnorodne scenariusze – od rozmowy kwalifikacyjnej po międzynarodowy biznes – w których każdy może odnaleźć bliskie mu sytuacje.

Z niektórymi stwierdzeniami w pierwszym momencie można by się nie zgodzić. Peter Post i Peggy Post twierdzą na przykład, że „nigdzie etykieta nie ma większego znaczenia niż w środowisku pracy”. Wychodząc z założenia, że dobre maniery trzeba wynieść z domu, uznamy, iż to raczej środowisko domowe jest istotniejsze dla kształtowania właściwych nawyków zachowania. W pierwszym okresie życia – to prawda, jednak... Po pierwsze, nie wszystkie umiejętności potrzebne w życiu zawodowym jesteśmy w stanie wykształcić w zaciszu domowym, a po drugie – znaczenie etykiety w środowisku zawodowym wzrasta proporcjonalnie do czasu spędzonego w pracy, a ten czas rośnie.

Zasady przedstawione w książce to nie uogólnienia czy komunały. Autorzy głęboko wchodzą w problematykę zachowań biznesowych; dostrzegają nawet takie drobiazgi, jak różnica wzrostu dwóch rozmówców, z których jeden – aby utrzymać kontakt wzrokowy – musi niewygodnie zadzierać głowę.

Jedynym mankamentem książki, choć może to być i jej zaleta (w zależności od potrzeb i oczekiwań czytelnika), może być jej amerykański charakter. A zatem zasady przedstawione w tej książce nie zawsze są adekwatne do polskich warunków, ale ich znajomość jest niezbędna w dzisiejszym świecie bez granic, zwłaszcza dla osób, które podróżują w interesach, podejmują zagranicznych gości, pracują w międzynarodowym środowisku czy przebywają za granicą. Takie sprawy jak tytułowanie, zwroty grzecznościowe czy zasady dotyczące stroju w biznesie w pewnym wymiarze pokrywają się z polskimi kanonami, a w części – nie. W języku polskim nie wypada zwracać się do kogokolwiek z użyciem nazwiska, np. „Panie Kowalski”, co w języku angielskim jest właściwe. Mokasyny już na stałe „weszły” do stroju amerykańskiego biznesmena, natomiast w Europie dopełnieniem eleganckiego klasycznego stroju są czarne wiązane buty. Jednak w całej publikacji tych różnic jest niewiele, a te, które dziś istnieją, prawdopodobnie w przyszłości będą się zacierać i zanikać.

IRENA KAMIŃSKA–RADOMSKA

WSTĘP

W 1922 roku Emily Post napisała, że „sympatyczne i przyjazne wrażenie to nie tylko dobre maniery, lecz również dobry interes”. W dzisiejszych czasach, choć strój służbowy, harmonogramy pracy i wystrój biur są mniej sformalizowane, słowa Emily nadal brzmią prawdziwie. To, że możesz przyjść do pracy w dżinsach, nie wywołując poruszenia, nie oznacza, że ludzie przestali przywiązywać wagę do dobrych manier. Bez względu na to, jak oficjalny czy nieoficjalny charakter ma twoje miejsce pracy, umiejętność nawiązywania kontaktów towarzyskich ma podstawowe znaczenie dla sukcesu zawodowego. Wiedza o tym, jak się zachować w rozmaitych środowiskach zawodowych uczyni z ciebie nie tylko sympatyczniejszego, bardziej pewnego siebie i pełnego uroku współpracownika, lecz wyposaży cię również w ważne narzędzia do budowania trwałych, efektywnych relacji z partnerami – relacji, dzięki którym ty i twoja firma szybciej osiągniecie wspólne cele. Biorąc pod uwagę większą mobilność zawodową, rosnącą popularność pojęcia „zespołu” w firmie i konieczność uwzględniania różnic kulturowych na globalnym rynku, znajomość etykiety w biznesie jest bardziej pożądana niż kiedykolwiek przedtem.

A zatem... czym w istocie jest etykieta w biznesie? Na początek, nie jest to zbiór sztywnych „zasad”. W rzeczy samej, większość tego, co ludzie określają mianem etykiety w biznesie, to niewiele więcej niż zdrowy rozsądek dyktowany troską, szacunkiem i uczciwością wobec osób, z którymi pracujesz. Przekonasz się na kolejnych stronach tej książki, że to odpowiednio wykorzystane połączenie przeprowadzi cię bezpiecznie przez najtrudniejsze nawet sytuacje. „Vademecum dobrych obyczajów w biznesie” nauczy cię, jak

- Pokonywać trudności podczas szukania pracy

- Ubrać się odpowiednio na każdą okazję, bez względu na wykonywany zawód

- Nawiązywać kontakty ze współpracownikami i partnerami z większą pewnością siebie

- Ze swobodą i wdziękiem rozwiązywać konflikty służbowe

- Lepiej układać sobie stosunki z szefem

- Zyskać szacunek szefa, podwładnych, współpracowników i klientów

- Poprowadzić zebranie służbowe w metodyczny, efektywny sposób

- Skutecznie komunikować się w mowie i piśmie (także mailowo)

- Czuć się pewnie podczas posiłków w restauracji, gdy jest się gospodarzem lub uczestnikiem przyjęcia służbowego

- Szanować różnice kulturowe i odnosić się do nich z sympatią podczas zagranicznych podróży

- Zwiększyć szanse na odniesienie sukcesu, gdy założysz własną firmę

W „Vademecum dobrych obyczajów w biznesie” dążymy do tego, by rozbudzić pewność siebie, która przychodzi wraz z wiedzą dotyczącą tego, co robić, oraz dlaczego określone zachowanie jest właściwe. Podczas seminariów biznesowych, które prowadzimy w Stanach Zjednoczonych, stwierdziliśmy po raz kolejny, że wielu dzisiejszych pracowników biurowych nigdy nie nauczyło się podstawowych zasad etykiety, na skutek czego często nie wie, jak się zachować. W tej książce koncentrujemy się na podstawowych zasadach etykiety, wynikających z rozwagi, szacunku i uczciwości i na tym, jak przekładają się one na to, co ludzie uważają za dobre maniery. Posiadając tę wiedzę, będziesz potrafił sam osądzić, na czym polega „właściwe zachowanie” w danej sytuacji.

Główna korzyść płynąca z tej książki jest następująca: dzięki właściwemu zachowaniu niemal zawsze wywołasz pozytywną reakcję osób, z którymi masz do czynienia. Nasze zaplecze zawodowe (w sumie ponad sześćdziesiąt lat doświadczenia w branży finansowej, usługowej i public relations) pozwoliło nam dogłębnie zrozumieć przekonanie Emily Post, że nie można oddzielić codziennych manier od manier w miejscu pracy (co nie oznacza, że są one identyczne – przyp. redakcji). Ponieważ każdy dąży do nawiązywania sympatycznych kontaktów osobistych, osobom zajmującym się biznesem niezbędne są normy zachowania, dzięki którym relacje zawodowe będą bezproblemowe, przyjemne i efektywne. W dzisiejszych czasach, znacznie częściej niż kiedyś, odpowiedni sposób zachowania decyduje, czy znajdziesz się w czołówce... czy zostaniesz z tyłu.

CZEGO SIĘ DOWIESZ

W związku ze stale rosnącym tempem prowadzenia interesów, to poprawione wydanie „Vademecum dobrych obyczajów w biznesie” zostało skrócone i przeredagowane, aby zwrócić uwagę na te aspekty etykiety biznesowej, które decydują o osobistych i zawodowych sukcesach. Choć znacznie bardziej zwięzłe niż poprzednie wydanie, zawiera sporo nowego materiału. Tak jak poprzednia wersja, ta książka została napisana dla wszystkich ludzi biznesu – łącznie z osobami, które pracują w domu i tymi, które regularnie prowadzą interesy za granicą.

Przeznaczając sporo miejsca na potrzeby pracowników niższego i średniego szczebla, „Vademecum dobrych obyczajów w biznesie” udziela również porad kadrze kierowniczej w takich sprawach jak utrzymywanie dobrych stosunków z pracownikami i rozwiązywanie trudnych problemów etycznych. Większość wskazówek zawartych w książce ma charakter uniwersalny. Bez względu na to czy jesteś dyrektorem w garniturze w prążki, czy właścicielem firmy internetowej i nosisz tenisówki, znajomość tajników etykiety dotyczącej korzystania z telefonu komórkowego, wyboru odpowiedniego upominku służbowego lub pełnienia roli gospodarza podczas służbowej kolacji zawsze będzie przydatna.

Oto zagadnienia omówione w kolejnych częściach książki:

Klucze do sukcesu. Te trzy rozdziały koncentrują się na najważniejszym elemencie równania etykiety: na tobie. Dotyczą podstawowych zasad etykiety, łącznie z tym, jak poprawia ona twoje relacje z innymi; zamieściliśmy zupełnie nowy rozdział traktujący o znaczeniu etycznego postępowania w każdych warunkach, łącznie z wytycznymi dotyczącymi ustalania i utrzymywania wysokich standardów etycznych; na końcu umieściliśmy kompleksowe porady dla mężczyzn i kobiet, omawiające wszystkie aspekty stroju służbowego i dobrego wyglądu.

W miejscu pracy. Nigdzie etykieta nie ma większego znaczenia niż w środowisku pracy, w którym harmonijne relacje są niezbędne, by firma osiągnęła sukces. Te siedem rozdziałów omawia wszelkie aspekty życia biurowego, łącznie z tym, jak układać sobie stosunki ze współpracownikami i przełożonymi; organizować przestrzeń roboczą (czy to boks, czy narożne biuro); kształtować relacje z drugą płcią; jak być troskliwym i skutecznym menedżerem; jak opanować sztukę prowadzenia efektywnych, punktualnych zebrań; oraz wszystkie kwestie, które mogą pojawiać się, gdy wykonujesz telepracę lub pracujesz w biurze we własnym domu.

Stając na wysokości zadania. Praktyczne porady oferowane w tych pięciu rozdziałach pomogą ci czuć się pewnie, gdy masz do czynienia z partnerami z firmy i z zewnątrz. Zawierają wskazówki, jak zadowolić klienta, wybrać odpowiedni upominek służbowy dla klienta lub współpracownika, a także rozszyfrować najbardziej oficjalne nakrycie stołu podczas służbowej kolacji lub lunchu. Znajdziesz tam również kompleksowe porady na temat podejmowania gości i występowania w roli gościa.

Komunikacja. Ta część jest poświęcona etykiecie wyrażania własnego „ja”. Cztery rozdziały zajmują się słowem mówionym – przedstawianiem się, sztuką prowadzenia konwersacji i uprzejmym zachowaniem podczas rozmów telefonicznych – oraz tym, jak umiejętnie wyrażać własne „ja” na piśmie, zarówno w tradycyjnej (na papierze), jak i elektronicznej formie.

W podróży – w kraju i za granicą. Kolejne cztery rozdziały skupiają się na etykiecie podróży służbowych, łącznie z poradami dotyczącymi podróży krajowych; zachowaniem na konwentach i targach; szczególnymi wyzwaniami, jakimi są podróże zagraniczne, podczas których zrozumienie i poszanowanie kultury gospodarzy stanowi nieodzowny pierwszy krok do tego, by odnieść sukces w negocjacjach służbowych.

Osoba ubiegająca się o pracę. Te trzy końcowe rozdziały traktują o tym, jak postępować w zgodzie z etykietą podczas szukania pracy czy ubiegania się o konkretne stanowisko, jak uaktualnić życiorys i list motywacyjny oraz przebrnąć przez rozmowę kwalifikacyjną.

„Vademecum dobrych obyczajów w biznesie” ma różne cele: zapewnić komfort psychiczny ludziom biznesu, którzy nigdy nie mieli okazji nauczyć się podstaw etykiety; odświeżyć wiedzę tych, którzy taką okazję mieli; postawić znak równości pomiędzy dobrymi manierami a istotą dobrego biznesu i rozbudzić poczucie pewności siebie, które prowadzi do sukcesu. Mamy nadzieję, że nasza książka będzie miała istotny wpływ na pracowników i kadrę kierowniczą w każdym miejscu pracy, oferując niezmienne zasady w tak szybko zmieniającym się świecie.

PEGGY POST

PETER POST

1 kwietnia 2005 roku

CZĘŚĆ PIERWSZA
KLUCZE DO SUKCESU

1
Dlaczego dobre obyczaje mają duże znaczenie

„Etykieta” jest jednym z najczęściej błędnie interpretowanych słów. Większość ludzi, zapytana o znaczenie tego wyrazu, odpowiada: „maniery”, „uprzejmość”, „podziękowania”, „zasady”. Przez wiele lat, w tysiącach wywiadów, Emily Post była wielokrotnie pytana o to, jak rozumie pojęcie „etykiety”. Oto jej definicja:

Gdy spotykają się dwie osoby i poprzez swe zachowania oddziałują na siebie, to właśnie jest etykieta. Nie jest ona jakimś kodeksem sztywnych manier, to po prostu sposób, w jaki życie jednego człowieka wpływa na życie drugiego.

Emily Post uważała, że w etykiecie nie chodzi o zasady, ale o nawiązywanie kontaktów z ludźmi. Udziela nam ona wskazówek, jak powinniśmy postępować i co robić w konkretnej sytuacji, aby interakcje z otaczającymi nas ludźmi były jak najlepsze. Dając wytyczne, jak zachowywać się w rozmaitych sytuacjach ze swobodą i pewnością siebie, w rzeczywistości pozwala skoncentrować się na byciu sobą, takim, jakim naprawdę jesteś.

„CHCIAŁBYM, ABYŚ LEPIEJ NAWIĄZYWAŁ KONTAKTY Z LUDŹMI”

To właśnie mógłby napisać ci szef, oceniając twoją pracę. Gdyby tak zrobił, jak zrealizowałbyś tę prośbę? Całkiem możliwe, że nie miałbyś pojęcia, od czego zacząć. Jednak, jeżeli przestaniesz skupiać się jedynie na ulepszaniu twych kontaktów w sensie ogólnym i ocenisz, jak dobrze wykorzystujesz poszczególne czynniki, które na nie wpływają, ten cel wyda ci się bardziej osiągalny. To łatwiejsze, niż mógłbyś przypuszczać, ponieważ istnieją tylko trzy rzeczy, które wpływają na stosunki międzyludzkie: twoje zachowanie, wygląd i wypowiedzi.

- DZIAŁANIA. Rzeczy, które robimy, mają różne oddziaływanie. Wyobraź sobie. Siedzisz z klientem przy stoliku w restauracji. Po kilku minutach twoja komórka zaczyna dzwonić. Odbierasz i zaczynasz rozmawiać. Oczywiście, wszyscy wiemy, że takie zachowanie wytworzyłoby negatywną atmosferę podczas służbowego lunchu. A co poprawiłoby twoje stosunki z klientem? To proste: albo wyłączasz telefon przed spotkaniem albo informujesz go, że czekasz na telefon, a potem, gdy zadzwoni, wychodzisz do holu lub szatni.

- WYGLĄD. Ubranie i wygląd mają duże znaczenie. Ubierz się jak niechluj, a wezmą cię za niechluja. Zapach potu lub nieświeży oddech – o tym nawet nie powinno się wspominać! A co z mową ciała? To również element naszego wizerunku. Jeżeli postukujesz stopą podczas spotkania, oznacza to, że jesteś nerwowy, lękliwy, albo nie możesz się doczekać końca. Poprawisz swój wygląd, trzymając stopę nieruchomo, a jeżeli będziesz spokojny, uważny i pozbędziesz się tików, nawiążesz lepsze stosunki z ludźmi, z którymi robisz interesy.

- SŁOWA. Wulgarny język jest oczywiście wykluczony. Ale powiedzmy, że w trakcie zebrania wyrywa ci się zdanie: „O Boże, Sally, co za wspaniały pomysł!”. Później dowiadujesz się, że niektórzy z obecnych poczuli się urażeni tym, iż wzywałeś imię Boga nadaremnie. Nagle, zamiast myśleć o wspaniałym pomyśle Sally, uczestnicy zebrania koncentrują się na tobie i negatywnym odbiorze twojej osoby.

Jedną z cech dobrego zachowania jest to, że nigdy nie ściąga na siebie uwagi innych. Jeżeli twoje działania, wygląd i słowa są bez zarzutu, to twoja uwaga – i uwaga otaczających cię osób – skupi się na treści tego, co mówisz. Jeśli popełnisz gafę, uchybiając któremuś z tych czynników, wszyscy zwrócą uwagę na twój błąd („Trudno mi uwierzyć, że to zrobił”). Gdy będziesz świadom swoich działań, wyglądu i wypowiedzi, wkrótce poprawisz stosunki z ludźmi.

KWALIFIKACJE ZAWODOWE A ZDOLNOŚCI INTERPERSONALNE

Powodzenie w pracy lub podczas jej poszukiwania zależy od dwóch czynników: od kwalifikacji zawodowych i zdolności interpersonalnych. Twoje kwalifikacje zawodowe to umiejętności, jakie wnosisz do pracy. Jeśli szukasz zatrudnienia, mało prawdopodobne jest, by zaproszono cię na rozmowę kwalifikacyjną, jeżeli nie masz wymaganych kwalifikacji. Tak samo dzieje się, gdy oczekujesz awansu albo kiedy twoja firma ma otrzymać zamówienie lub zawrzeć kontrakt. Przyczyną, dla której jesteś brany pod uwagę przy awansie lub przy składaniu zamówień, są kwalifikacje zawodowe i możliwości, jakie ty lub twoja firma posiadacie.

NIEBEZPIECZEŃSTWA STEREOTYPÓW

Jeszcze nigdy konieczność, aby ludzie z różnych pokoleń lub wywodzący się z różnych kultur nie myśleli o sobie w stereotypowy sposób, nie była tak istotna. Każdy ma coś do zaoferowania, zarówno jeśli chodzi o kwalifikacje, jak i o postawę. Doświadczenie i widoki na przyszłość nie muszą się wzajemnie wykluczać; można je połączyć, aby stworzyć bogatą, korzystną dla wszystkich kulturę firmy.

Osoba poszukująca pracy lub współpracownik, skorzy do „szufladkowania” innych, mogą łatwo kogoś obrazić lub źle rozpocząć swoją pracę. Człowiek jest istotą skomplikowaną; nie można go osądzać po sposobie ubierania się czy fryzurze. Ludzie czasami wyciągają trafne wnioski, choć także często mylą się; jeżeli założysz, kierując się powierzchownym osądem, że miejsce pracy „nie odpowiada twoim wyobrażeniom”, może ci to uniemożliwić otrzymanie satysfakcjonującej pracy i odizolować od ludzi, którzy mogliby pomóc ci rozwijać się. W biznesie nie ma miejsca dla tak powierzchownego sposobu myślenia. Osoba umiejąca sięgnąć głębiej, jest tą, która najpewniej osiągnie sukces.

Gdy wejdziesz na rozmowę kwalifikacyjną – jako osoba ubiegająca się o zatrudnienie, kandydat do awansu czy sprzedawca – twoje zdolności interpersonalne to czynniki, które prawdopodobnie rozstrzygną o tym, czy dostaniesz pracę. Umiejętność nawiązania kontaktu z osobą po drugiej stronie stołu, szybciej niż inni kandydaci, ma decydujące znaczenie dla twego ewentualnego sukcesu. Krótko mówiąc, kwalifikacje zawodowe otworzą przed tobą drzwi, lecz to zdolności interpersonalne sprawią, że otrzymasz pracę.

Uczciwe? Prawdopodobnie nie. Rzeczywistość? Lepiej w nią uwierz.

Wyobraź sobie, że jesteś dyrektorem naczelnym, który rozważa kandydatury do awansu trzech pracowników, więc zapraszasz każdego z nich po kolei na rozmowę podczas lunchu. Jane dobrze zna swą pracę, ale nie potrafi nawiązać ani utrzymać kontaktu wzrokowego. Kevin jest przyjacielski i otwarty, lecz je, trzymając widelec tak, jakby miał nim kogoś ukłuć i gryzie jedzenie, nie zamykając ust. Natomiast Jonathan przychodzi na rozmowę ubrany jak do pracy, którą chce dostać, nie jak do pracy, jaką ma teraz. Swoim zachowaniem przy stole nie zwraca uwagi, przeciwnie, koncentrujesz się na rozmowie, którą z nim prowadzisz. Jonathan uśmiecha się i utrzymuje kontakt wzrokowy, choć nie za długo.

Biorąc pod uwagę tych trzech kandydatów, uświadamiasz sobie, że choć wszyscy mają niezbędne kwalifikacje zawodowe, najwyraźniej Jonathan jest tą osobą, w której widzisz reprezentanta swojej firmy. Tę decyzję podejmujesz wyłącznie w oparciu o jego zdolności interpersonalne.

Umiejętności, które Jonathan wykorzystuje, są dokładnie tym, o czym mówiła Emily Post, gdy podawała definicję „etykiety”. Wypowiedzi i zachowanie tych trzech osób oddziaływały na ciebie w określony sposób i wpłynęły na twoją decyzję.

ETYKIETA = MANIERY + ZASADY

Etykieta to siła, która umacnia nasze stosunki, informując, jak postępować i czego oczekiwać od innych osób w różnych sytuacjach. Działa przez skuteczne połączenie manier i zasad.

MANIERY
Po pierwsze, maniery nie są zasadami – to wskazówki. W wielu sytuacjach mogą podpowiedzieć nam, jak postąpić; jednak wyjątki zawsze się zdarzają, więc kierujmy się zdrowym rozsądkiem, gdy będziemy podejmować decyzję, czy postąpić zgodnie z dobrymi manierami, czy nie trzymać się ściśle przepisów i zrobić coś innego.

Maniery udzielają nam informacji dwojakiego rodzaju:

- jak zachowywać się w rozmaitych sytuacjach

- jakiego widelca użyć

- czy przytrzymać komuś drzwi

- jak przedstawić się drugiej osobie

- czego możemy spodziewać się po zachowaniu innych ludzi

- jeżeli wyciągniesz rękę na powitanie, masz pełne prawo oczekiwać, że druga osoba odwzajemni ten gest. Gdy tak zrobi, wszystko jest w porządku. Jednak, jeśli nie wyciągnie ręki, natychmiast zaczynasz zastanawiać się, czy nie czuć od ciebie potu, a może masz nieświeży oddech lub czy nie obraziłeś tej osoby.

Maniery stanowią wsparcie w relacjach z innymi ludźmi. Przedstawiają ogólnie odpowiednie działania, wygląd i słowa, które pomagają zbudować dobre stosunki.

TRZY ZASADY, KTÓRE KIERUJĄ ETYKIETĄ

Zasady są ideami przewodnimi, na których opierają się wszystkie maniery. Informują między innymi:

- dlaczego wymaga się od ludzi pewnych manier

- co robić, gdy ktoś nie ma zalecanych manier lub gdy nie mają one zastosowania

- jak rozwiązywać problemy dotyczące stosunków międzyludzkich

Na przykład, uczestnicząca w służbowej kolacji starsza kobieta odchodzi od stołu. Ponieważ zgodnie z zasadami dobrego zachowania w biznesie nie faworyzuje się żadnej płci, mężczyzna nie powinien wstawać, gdy klientka szykuje się do odejścia. Wiesz jednak, że jest ona osobą starej daty, więc decydujesz, nie zważając na współczesne zalecenia lub reguły, iż wstaniesz. Gdy to robisz, kobieta uśmiecha się i mówi „dziękuję”. To, że zrozumiałeś wyjątkowe okoliczności i wstając, okazałeś szacunek swej towarzyszce, sprawiło, iż zaczęła cię znacznie bardziej cenić. Ty zaś z kolei pomogłeś sobie i firmie zbudować lepsze stosunki z klientką.

Ogólnie rzecz biorąc, wszystkie maniery, jakie znajdziesz w podręcznikach etykiety i wszystkie wybory, jakich kiedykolwiek dokonasz, opierają się na trzech zasadach: rozwadze, szacunku i uczciwości.

Aby zrozumieć te zasady i to, jak są stosowane, trzeba zdefiniować każdą z nich:

- ROZWAGA to obserwacja bieżącej sytuacji i ocena tego, jak wpływa ona na każdą zaangażowaną w nią osobę.

- SZACUNEK to przyjrzenie się, jak twoje ewentualne działania będą w przyszłości wpływały na innych.

- UCZCIWOŚĆ to szczere działanie i prawdomówność.

W rzeczywistości znajomość zasad dobrego wychowania oznacza, iż wiesz, jak kierować się zdrowym rozsądkiem, stosując jedną lub kilka z powyższych reguł i umiesz wybrać najlepszy sposób postępowania w każdej sytuacji. Mężczyzna podnoszący się z krzesła wiedział, że okazanie szacunku towarzyszce było ważniejsze, niż postąpienie zgodnie z etykietą, więc wstał.

BĄDŹ SZCZERY

W przeciwieństwie do tego, co niektórzy mogą sądzić, wysiłek, by wykorzystując nienaganne maniery zrobić dobre wrażenie, nie oznacza wywyższania się, stosowania gierek, zdradzania siebie ani sprzeniewierzania się własnej uczciwości. Pozerstwo lub pretensjonalność to jedno, a przestrzeganie zasad dobrego zachowania, które ewoluowały przez lata, aby służyć wspólnemu dobru, to całkiem inna kwestia. Dlatego też nie wystarczy być taktownym, pełnym szacunku i uczciwym; musisz być także szczery, stosując te zasady. Jeżeli nie będziesz, ludzie zorientują się: „Jim wygląda na fajnego faceta, ale według mnie to pozer”. Chyba nie takie wrażenie chciałbyś zrobić.

Im bardziej szczerzy są biznesmeni, odnosząc się z taktem, szacunkiem i uczciwością do siebie, tym lepsze będą ich stosunki ze współpracownikami, pracownikami, klientami i dostawcami.

BĄDŹ ELASTYCZNY

Podporządkowanie się pewnym obyczajom i zasadom nie oznacza sprzeniewierzania się samemu sobie. Choć pewne rzeczy, których się od ciebie oczekuje, mogą ci nie odpowiadać – włożenie garnituru lub pojawianie się w pracy punktualnie o 9.00 – względy praktyczne zmuszą cię do tego. Jedynie najbardziej nieugięci indywidualiści nie przystosują się do wymogów miejsca pracy; w większości firm odmowa nie będzie jednak mile widziana. Gotowość do przystosowania się decyduje, czy otrzymasz pracę, czy będziesz bezrobotny, a następnie, czy ją utrzymasz. Celem jest znalezienie złotego środka między byciem sobą a podporządkowaniem się standardom i oczekiwaniom twojej firmy, kolegów, klientów, a także potencjalnych klientów. Właśnie wtedy znajomość etykiety – określana po prostu jako szczerość, szacunek wobec innych i uczciwość – jest nieoceniona. Pozwala pokazać twoje prawdziwe ja, dając ci umiejętności i pewność siebie, do budowania możliwie najlepszych relacji, które z kolei umożliwią odniesienie pożądanego sukcesu. Możliwości są praktycznie nieograniczone.

2.
Etyczne zachowanie

W przełomowej książce Etiquette, wydanej w 1927 roku, Emily Post napisała: „Etykieta, o ile nie ma być rzadko wykorzystywana, musi uwzględniać etykę i maniery. Oczywiście to, jaki ktoś jest, ma o wiele większe znaczenie, niż to, kim się wydaje”. Dla Emily, uczciwe traktowanie innych i branie z życia jedynie tego, na co się uczciwie zasłużyło, stanowiło istotę osobowości – nie pozycja społeczna, zasoby finansowe czy miejsce zamieszkania. Ona rozumiała, że etyczny sposób zachowania odgrywa ważną rolę w naszym codziennym życiu, a nasz stosunek do ludzi odzwierciedla, kim naprawdę jesteśmy.

Etyczne zachowanie wpływa na każdy aspekt naszego życia i relacje z otoczeniem, a z wielu powodów jest szczególnie ważne w świecie biznesu:

- Etyczna firma jest odbierana jako bardziej pozytywna i wydajna. Pracownicy firm, które aktywnie promują etyczne zachowanie, są bardziej zadowoleni z pracy, co zmniejsza fluktuacje zatrudnienia, szybciej podejmują decyzje i mniej obawiają się, że popełnią błąd. Koncentrują się na pracy, która wpływa na sukces firmy.

- Etyczne zachowanie jest korzystne dla firmy. Stało się ono absolutną koniecznością dla sukcesu korporacyjnego. W obecnej epoce nieetycznego zachowania na najwyższych szczeblach drabiny korporacyjnej, uchybienie etyce przez jakiegokolwiek pracownika nie tylko nadszarpuje reputację firmy, lecz także niesie ryzyko przynoszących szkodę procesów sądowych, oskarżeń i kary więzienia dla winowajców.

- Konkurencja tkwi w naturze biznesu. Bez wyraźnego poczucia zasad etyki, nacisk, by ograniczać wzrost kosztów i realizować cele sprzedaży, może zbyt łatwo zmienić się w chęć „chodzenia na skróty” i przywiązywanie nadmiernej wagi do zysków. Z drugiej zaś strony, jeżeli zawsze będziesz postępował w etyczny sposób, nawet w warunkach największej presji, zaprezentujesz się jako osoba godna zaufania, pewna siebie i odpowiedzialna – typ człowieka, z którym inni zechcą powtórnie zrobić interes.

- W środowisku biznesowym nieetyczne zachowanie może wpływać na życie wielu ludzi. Gdy w wyniku oszustw w księgowości, dokonywanych przez członków ścisłego kierownictwa, upadł Enron, tysiące pracowników straciło swe oszczędności emerytalne. Ponieważ niższy rangą pracownik „New York Times’a” skłamał na temat swojej pracy, dwóch kierowników wyższego szczebla złożyło rezygnację. Przykłady można mnożyć, lecz wniosek jest jeden: musisz ściśle przestrzegać zasad etyki – jesteś to winien nie tylko sobie, ale także swoim współpracownikom.

- Twoje zachowanie w miejscu pracy wpływa na sposób postępowania innych. Aktywne zobowiązanie się do etycznego zachowania we wszystkich aspektach życia biznesowego – od uczciwych praktyk księgowych do kwestii takich, jak przypisywanie sobie cudzych zasług – pomoże nadać pozytywny wizerunek całej firmie. Wysoka kultura osobista przekazuje informację, że oczekujesz wyłącznie najwyższej etyki biznesowej od siebie, współpracowników i/lub pracowników oraz od firmy.

- Nie ma alternatywy dla etycznego zachowania. Już sam ten fakt stanowi główny powód, by zachowywać się w etyczny sposób – zawsze, zarówno w sferze zawodowej jak i osobistej.

WARTOŚCI

Etyka opiera się na systemie wartości, to nie tylko postępowanie zgodnie z wymogami prawa, chociaż wymagania prawne również mają znaczenie (patrz także: ramka „To jest kwestia prawna”, s. 20). Jeżeli ściśle przestrzegasz podstawowych wartości etyki biznesowej, masz klucz do rozwiązywania nawet najtrudniejszych problemów.

SZEŚĆ PODSTAWOWYCH WARTOŚCI ETYCZNYCH

Better Business Bureau wymienia sześć podstawowych wartości kodeksu etycznego:

Równość – przekonanie, że wszyscy mają równe prawa i wiara w sens sprawiedliwości

Prawda – dokładność i otwartość we wszystkich transakcjach biznesowych

Uczciwość – uczciwe postępowanie i nietolerancja wobec oszustw innych ludzi

Prawość – trzymanie się litery prawa oraz unikanie działań, które wykorzystują ignorancję i naiwność innych osób

Chęć współpracy – wspieranie otwartego, etycznego rynku dla wszystkich

Samoregulacja – honorowanie wszelkich zobowiązań i gwarancji, sprzedaż bezpiecznych wyrobów i usług oraz rozwiązywanie sporów w uczciwy i szybki sposób

Pamiętaj, że prawdziwa etyka oznacza, iż twoje zachowanie jest na najwyższym poziomie, ponieważ tego chcesz, a nie dlatego, że boisz się kary za lekceważenie określonego przepisu. Na- ucz się tych sześciu zasad na pamięć. Pomogą ci uporać się nawet z najpoważniejszymi dylematami etycznymi.

BIEL I CZERŃ CZY ODCIENIE SZAROŚCI?

Nawet jeżeli ściśle przestrzegasz wartości etycznych, niektóre decyzje będą zawsze trudniejsze od innych. Wszyscy wiemy, że nie powinniśmy kraść z kasy podręcznej, ale co zrobić, gdy trzeba podać koszty podróży; co odpowiedzieć szefowi, proszącemu, byś powiedział niewinne kłamstewko; i czy etycznie jest przyjąć pracę, którą zamierzasz utrzymać tylko przez kilka miesięcy, dopóki nie znajdziesz czegoś lepszego? Sam będziesz musiał ocenić sytuację i zdecydować, czy określone zachowanie odpowiada twojemu własnemu kodeksowi moralnemu.

Jeszcze trudniejsze są decyzje etyczne, kiedy poszczególne wartości kolidują ze sobą. Na przykład, czy być tak zwanym „graczem w drużynie” i zgadzać się z wątpliwą polityką firmy, czy dać wyraz swoim obawom, szczególnie wtedy, gdy taki postępek może zaszkodzić działalności firmy i/lub spowodować, że stracisz pracę.

Wówczas ważne jest, aby rozważyć starannie pozytywne i negatywne konsekwencje różnych możliwych reakcji. Zadaj sobie pytanie: „Komu i w jaki sposób pomogę swoim działaniem, a kogo i w jaki sposób skrzywdzę?”. Rozważ konsekwencje krótko i długoterminowe. Gdy dokonasz oceny, zadaj sobie pytanie: „Które działanie przyniesie najlepsze efekty i najmniej szkodliwych rezultatów?”. Gdy przemyślisz tę kwestię, odpowiedź powinna być jasna i wyraźna.

Mając ją na uwadze, przyjrzyjmy się bliżej pewnym powszechnym problemom natury etycznej, z którymi możesz spotkać się w miejscu pracy.

ETYCZNY PRACOWNIK

Bez względu na to, czy jesteś początkującym pracownikiem, czy też awansowałeś na stanowisko przewodniczącego zarządu, musisz zachować równowagę między rozmaitymi powinnościami etycznymi. Obejmują one twoje zobowiązania w stosunku do: współpracowników, zatrudniającej cię firmy, klientów, sprzedawców i innych partnerów handlowych, a także ogółu społeczeństwa, samego siebie i twojej rodziny.

TY I TWOI WSPÓŁPRACOWNICY

Jak pokazuje ramka „Typowe pułapki etyczne” na s. 13, etyczne zachowanie w stosunku do współpracowników polega na czymś więcej niż tylko na uczciwości w stosunku do nich. Etyka oznacza także, że traktujesz swoich kolegów sprawiedliwie i bez dyskryminacji, udzielając im wszelkiego wsparcia i informacji potrzebnych, by mogli efektywnie pracować. Kluczowe kwestie, z których trzeba sobie zdawać sprawę, to:

GRUBIAŃSKIE ZACHOWANIE
Możesz nie akceptować sposobu, w jaki twój kolega wykonuje swoją pracę, a nawet nie darzyć go sympatią z jakiegoś powodu, lecz nigdy nie może to stanowić powodu, by zwymyślać lub poniżyć współpracownika. Grubiańskie zachowanie to więcej niż złe maniery – to naruszenie podstawowych praw miejsca pracy. Jeżeli jesteś tak zdenerwowany, że nie możesz spokojnie i profesjonalnie prowadzić dyskusji na tematy związane z pracą, przełóż ją na inny dzień lub postaraj się z drugą osobą i swoim kierownikiem wypracować konstruktywne rozwiązanie.

Podobnie, jeśli ktoś zachowuje się obraźliwie w stosunku do ciebie, powiedz mu spokojnie, że jego zachowanie jest nie tylko niewłaściwe, ale i nieetyczne. Zaproponuj kontynuowanie dyskusji w innym terminie, gdy emocje opadną. Jeżeli ta druga osoba nadal zachowuje się grubiańsko, powiadom o tym fakcie swego bezpośredniego zwierzchnika.

DYSKRYMINACJA
Podobnie jak grubiańskie zachowanie, także złe traktowanie pracownika ze względu na jego rasę, religię, płeć lub wiek nie tylko uwłacza etyce miejsca pracy, lecz jest również niezgodne z prawem. Jeżeli wiesz, że w twoim biurze ma miejsce dyskryminacja, zdobądź się na odwagę i porozmawiaj w cztery oczy z osobą winną takiego zachowania. Zwróć jej uwagę, iż takie postępowanie jest nie tylko nieetyczne, ale podkopuje morale i niszczy dobre układy w biurze. Jeśli ta osoba nie zmieni zachowania, skontaktuj się z działem kadr lub inspektorem ds. etyki w twojej firmie i złóż oficjalną skargę.

MOLESTOWANIE SEKSUALNE
W miejscu pracy każda rozmowa lub zachowanie o podłożu seksualnym, które sprawiają, iż współpracownik czuje się zażenowany, są nieetyczne, niezgodne z prawem i nie powinny być tolerowane. Jeśli zaobserwujesz jakąkolwiek formę molestowania, twoim obowiązkiem jest zwrócenie uwagi winowajcy na ten fakt oraz, jeżeli proceder ten jest kontynuowany, zainteresowanie nim działu kadr lub inspektora ds. etyki. Gdy uważasz, że jesteś ofiarą lub świadkiem molestowania seksualnego, przeczytaj „Czym jest molestowanie seksualne” na s. 93–95.

UKRYWANIE INFORMACJI
Zgodnie z powyższą statystyką, jest to czwarta z najbardziej powszechnych form nieetycznego zachowania w miejscu pracy. Zatajanie informacji, do których współpracownik powinien mieć dostęp, czy to w celu obniżenia jego wydajności, czy też podniesienia własnej, jest złe. Jeśli sądzisz, że ktoś ukrywa przed tobą informacje, które zgodnie z prawem powinny zostać ci przekazane, zapytaj go o nie wprost. Jeżeli nie odpowie, zgłoś się natychmiast do bezpośredniego przełożonego, lub – jeśli to twój przełożony stwarza problemy – poszukaj innego, odpowiedniego zwierzchnika.

TYPOWE PUŁAPKI ETYCZNE

Czy wybuch złości w miejscu pracy może stanowić naruszenie zasad etyki? Na pewno tak, jeżeli jest równoznaczny ze zniewagą lub poniżeniem. Prawdę mówiąc, ostatnia ankieta przeprowadzona wśród amerykańskich robotników przez Ethics Resource Center dowiodła, iż ten sposób nieodpowiedniego zachowywania się jest najbardziej typowy, podczas gdy okradanie własnej firmy plasuje się na szóstym miejscu. Najczęściej przytaczanymi rodzajami nieetycznego zachowania były:

- znieważanie lub poniżanie innych pracowników (zgłoszone przez 21 procent wszystkich ankietowanych)

- podawanie nieprawdziwej ilości przepracowanych godzin (20 procent) okłamywanie innych pracowników, klientów, sprzedawców lub ogółu społeczeństwa (19 procent)

- zatajanie potrzebnych informacji przed współpracownikami (18 procent)

- dyskryminowanie z powodu rasy, koloru skóry, płci, wieku itp. (13 procent)

- kradzież lub inne podobne oszustwa (12 procent)

- molestowanie seksualne (11 procent)

- dawanie lub przyjmowanie łapówek albo nieodpowiednich upominków (4 procent)

SZANOWANIE PRYWATNOŚCI
Jesteś zobowiązany dzielić się informacjami związanymi z pracą, jednak nie wolno ci zaglądać do prywatnej korespondencji, e-maili i faksów twoich współpracowników, ani podsłuchiwać ich rozmów telefonicznych. Innymi słowy, nie szpieguj. Gdy przeglądasz faksy, patrz jedynie na pismo przewodnie. Podobnie, gdy ktoś zostawił oryginał pisma w fotokopiarce, możesz mu się przyglądać jedynie tak długo, aż upewnisz się, do kogo należy. Następnie zwróć kartkę właścicielowi, zapewniając go, iż jej nie czytałeś.

POUFNOŚĆ
Jeżeli współpracownik mówi ci coś w zaufaniu, to bez względu, czy jest to informacja związana z pracą, czy ma charakter prywatny, jesteś zobowiązany do zachowania jej dla siebie, chyba że ta wiadomość jest wyraźnie szkodliwa dla firmy, współpracownika lub ogółu społeczeństwa. W takiej sytuacji spoczywa na tobie obowiązek poinformowania kolegi, iż nie możesz dochować tajemnicy i jeżeli nie zwróci się on z tą sprawą do odpowiedniej osoby, ty będziesz musiał to zrobić.

ZASŁUGI
W świecie biznesu, nowe, innowacyjne pomysły i strategie stanowią o rozwoju i wydajności pracy. Przypisywanie sobie cudzych zasług – biernie lub czynnie – jest formą kradzieży. Jeżeli wystąpisz z nowym pomysłem, na który wpadł ktoś inny, natychmiast przypisz mu tę zasługę, bez względu na to, czy jest obecny, czy nie. Podobnie, jeśli dowiesz się po fakcie, że ktoś przez pomyłkę przypisał sobie zasługi za twój pomysł, natychmiast zgłoś się do odpowiednich osób i powiedz, kto w rzeczywistości jest jego twórcą.

Szybkie i zdecydowane działanie jest tak samo ważne, gdy ktoś wykorzysta twój pomysł. Jeżeli współpracownik, podczas zebrania, w którym uczestniczysz, przypisuje sobie twoje zasługi, zareaguj odpowiednim komentarzem: „Tom, gdy przedstawiłem ci kiedyś ten pomysł...”. Potem weź go na stronę i powiedz, że albo on skoryguje pomyłkę albo ty to zrobisz.

Jeśli dowiesz się o takim incydencie po fakcie, zgłoś się do osoby, która niesłusznie przypisała sobie twoje zasługi i poproś, by poszła od razu do waszego zwierzchnika i wyjaśniła całą sprawę, dodając, że jeżeli tego nie zrobi, zrobisz to ty. Jeden ze sposobów, aby zapobiec takim sytuacjom, to zapisanie pomysłu jako notatki służbowej w momencie jego powstawania i rozesłanie go w formie e-maila lub wydruku przed jakimkolwiek zebraniem lub dyskusją.

PRZYZNANIE SIĘ DO WINY
Popełniono poważny błąd i ktoś musi zostać pociągnięty do odpowiedzialności. Jeżeli to twój błąd, musisz wziąć winę na siebie. Pozwolenie, aby inna osoba poniosła konsekwencje za coś, czego nie popełniła – lub choćby narażenie jej na takie ryzyko – jest po prostu niemoralne. Podobnie, jeżeli ktoś w nieuczciwy sposób przypisze ci winę, masz wówczas prawo żądać, by twój kolega wyjaśnił tę kwestię – lub zrobić to samemu, gdy odmówi.

CIOS W PLECY I PODKOPYWANIE
Nieprzychylna uwaga szepnięta we właściwe ucho może stać się podzwonnym dla czyichś perspektyw w firmie. Dlatego etyczny pracownik powinien unikać zadawania ciosów w plecy i działania przeciwko swoim kolegom. Z drugiej zaś strony, jak postąpić, jeżeli twój szef lub współpracownik jawnie zachęca cię do krytykowania drugiej osoby? W trakcie rozmowy o koledze z kierownictwem jesteś zobowiązany do obiektywnego przedstawienia pozytywnych i negatywnych aspektów jego działania, koncentrowania się jedynie na sprawach związanych z pracą i jednoczesnego unikania krytyki o wyraźnym zabarwieniu osobistym. Jeżeli twoim zdaniem współpracownik wyraźnie nie przykłada się do pracy, to właściwa pora, by o tym powiedzieć.

Kiedy plotkuje się o wynikach pracy kolegów, postąpisz etycznie, jeśli grzecznie sprzeciwisz się, podając proste wyjaśnienie: „Nie mam zamiaru angażować się w takie sprawy”.

TY I TWOJA FIRMA

Gdy zacząłeś pracę w firmie, zawarłeś umowę, iż będziesz przestrzegać wszystkich zasad i wypełniać obowiązki pracownicze wynikające z tej umowy. W zamian za to, firma zobowiązała się do dotrzymania zawartej z tobą umowy finansowej i traktowania cię w uczciwy sposób. Oto kilka kluczowych kwestii etycznych, które dotyczą zazwyczaj obu stron:

MATERIAŁY BIUROWE
Materiały biurowe są często przenoszone z biura do domu. Choć może się pozornie wydawać, że nie ma się czym martwić w przypadku pióra lub pudełka spinaczy, nawet najdrobniejsza kradzież może stanowić pierwszy krok do gorszych czynów. Najlepiej po prostu nie zabierać żadnych materiałów biurowych z firmy. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracujesz w domu nad projektami związanymi z pracą i masz pozwolenie na zabieranie potrzebnych ci materiałów na zewnątrz.

UCZCIWY DZIEŃ PRACY
Zawyżanie ilości przepracowanych godzin lub wcześniejsze wychodzenie z biura, jeżeli otrzymujesz stałe wynagrodzenie, jest równoznaczne z wyłudzaniem pieniędzy z kasy firmy. Dobra postawa polega na unikaniu urywania choćby kilku minut z godzin, do których przepracowania zobowiązuje cię umowa. Jeżeli jesteś zmuszony do przerwania pracy, bo masz na przykład wizytę u lekarza lub dentysty, zaplanuj ją na początek lub koniec pracy, żeby zminimalizować jej niekorzystny wpływ na harmonogram zajęć i zaproponuj odpracowanie nieobecności w późniejszych godzinach albo podczas przerwy na lunch.

Trudniejsza sprawa to czas spędzony w biurze na prywatnych rozmowach telefonicznych, wysyłaniu e-maili oraz rozmowach z kolegami na tematy niezwiązane z pracą. Oczywiście, nie da się uniknąć pewnych dyskusji w czasie godzin pracy, ponieważ pogaduszki biurowe mają istotne znaczenie dla morale i poczucia koleżeństwa, jednak dobry pracownik będzie ograniczał czas poświęcany na takie rozrywki do minimum. Jeżeli musisz przeznaczyć sporo czasu na prywatną rozmowę telefoniczną, zanotuj, jak długo trwała i odpracuj stracony czas po godzinach.

Traktowanie godzin pracy w poważny sposób jest jeszcze ważniejsze, gdy pracujesz w domu. Ponieważ nikt nie obserwuje, czy rzeczywiście jesteś przy biurku, to od ciebie zależy – i od twojej samodyscypliny – czy zagwarantujesz swemu pracodawcy, iż uczciwie przepracowałeś dzień.

OKRES CHOROBY W przeciwieństwie do wakacji i dni wolnych, gdy możesz robić, co chcesz, dni chorobowe są przeznaczane przez firmę wyłącznie na sytuacje, gdy stan zdrowia nie pozwala ci przebywać w biurze. I znów od ciebie zależy, jak postąpisz. Jeśli nie jesteś naprawdę chory, lecz po prostu czujesz się wykończony i naprawdę uważasz, że dzień odpoczynku w domu może poprawić twoją wydajność, wtedy możesz czuć się usprawiedliwiony, zawiadamiając telefonicznie o chorobie, pod warunkiem, iż nie wyolbrzymiasz symptomów. Natomiast wykorzystanie dnia chorobowego na zrobienie zakupów lub mecz piłkarski jest po prostu nie w porządku i może grozić utratą stanowiska, jeżeli ktoś cię zauważy.

Kiedy ciąży na tobie prywatne zobowiązanie, którego nie możesz uniknąć, a nie należą ci się już żadne dni wolne, idź do swego kierownika i wyjaśnij mu sytuację, dodając: „Chciałbym z tobą coś ustalić”. Możesz zaproponować rezygnację z wynagrodzenia za ten dzień lub wziąć wolne z urlopu przysługującego ci w następnym roku kalendarzowym.

SZANOWANIE ZASTRZEŻONYCH INFORMACJI
Podczas gdy pewnymi informacjami należy dzielić się w przedsiębiorstwie, inne – takie jak kluczowe dane finansowe, akta pracownicze lub przyszłe biznesplany – mogą być rozpowszechniane jedynie wśród tych osób, którym są potrzebne. Jeżeli natkniesz się na informacje, które nie są przeznaczone do twojego wglądu, obowiązkiem jest nie tylko powstrzymanie się od ich przejrzenia, lecz zwrócenie uwagi na naruszenie poufności.

Wiele przedsiębiorstw wymaga od swych pracowników, by podpisywali umowy o poufności, w których pracownik obiecuje nie ujawniać pewnych informacji dotyczących firmy. Zazwyczaj takie umowy obowiązują nawet wtedy, gdy odchodzisz z miejsca pracy. Musisz poznać warunki takiej umowy przed jej podpisaniem i realizacją.

RAPORT KOSZTÓW
Prośba, aby firma zwróciła ci koszty, które nie są w istocie związane z działalnością handlową, jest nieetyczna i stanowi formę kradzieży. Większość firm ma swój system sporządzania raportów kosztów i określa, jakie wydatki są akceptowane. Upewnij się, że znasz dokładnie politykę swej firmy, a następnie stosuj się do niej. Kiedy masz wątpliwości co do określonych kosztów, skontaktuj się z zakładowym specjalistą ds. etyki i nie zawyżaj ich. Jeżeli twoja firma nie ma zasad odnośnie kosztów podlegających potrąceniu, zaproponuj, by je ustaliła.

DODATKOWE KORZYŚCI W FIRMIE
Jeśli polityka twej firmy nie zakłada inaczej, musisz przyjąć, że dodatkowe korzyści są przeznaczone wyłącznie dla ciebie i twoich współpracowników oraz iż mogą być wykorzystywane jedynie w celach związanych z działalnością firmy. Obejmują one korzystanie ze służbowego samochodu lub samolotu, użytkowanie obiektów firmy i korzystanie z firmowych upustów. Gdy twoja firma robi wyjątek w kwestii pewnych korzyści dodatkowych – na przykład pozwalając rodzinom pracowników polecieć z nimi służbowym odrzutowcem – powinieneś to dwa razy sprawdzić, zanim skorzystasz. W razie jakichkolwiek wątpliwości, zaproponuj pełną zapłatę za korzyści, o których mowa.

KONFLIKT INTERESÓW
Większość firm ma rygorystyczne przepisy dotyczące tak zwanego konfliktu interesów, a twoim obowiązkiem jest znać dokładnie reguły panujące w przedsiębiorstwie. Oprócz tego, jeżeli pozostajesz w wyjątkowo bliskich osobistych stosunkach z kimś, kto pracuje u potencjalnego sprzedawcy, fakt ten może cię narazić na zarzut faworyzowania; powinieneś więc przekazać tę informację kierownictwu, wraz z prośbą, abyś nie musiał angażować się w decyzje dotyczące zakupów z tej firmy.

INFORMOWANIE O NIEETYCZNYM ZACHOWANIU

Pracownik z sąsiedniego boksu trzeci dzień z rzędu wyszedł na całe popołudnie. Co robisz? Choć możesz wahać się (aż tak paskudnym typem to on nie jest), twoja powinność jest jednoznaczna. Oprócz tego, że sam musisz zachowywać się nienagannie, nie możesz także tolerować nieetycznego zachowania twoich współpracowników.

W praktyce, twoje reakcje będą zmieniać się w zależności od powagi i charakteru wykroczenia. Gdy chodzi o kilka długopisów wsuniętych do teczki lub wymykanie się od czasu do czasu z biura o godzinę wcześniej, rozważ wszystkie za i przeciw i podejmij decyzję, czy odezwać się, czy milczeć. Jeżeli jest to wykroczenie poważniejszej natury – znikanie z pracy na długie godziny, grubiańskie zachowanie wobec kolegi lub kłamstwo w sprawach związanych z pracą – powinieneś zwrócić się do swego kolegi i dać mu szansę naprawienia sytuacji, zanim będzie za późno: „Jack, kłamstwo dotyczące sprzedaży było okropne i źle świadczy o firmie i o nas wszystkich. Musisz pójść [do kierownika] i wytłumaczyć, co naprawdę się wydarzyło, a jeżeli tego nie zrobisz, sam się tym zajmę”.

Jeśli współpracownik zignoruje cię i nadal będzie zachowywać się nieetycznie – powie ci na przykład, żebyś nie wtrącał się – lub jeżeli wykroczenie narusza prawo i jest bardzo poważne, nie ma powodu, byś musiał informować o tym swojego kolegę. Porozmawiaj z kimś z kierownictwa firmy. Możesz wybrać bezpośredniego przełożonego, dział kadr lub inspektora ds. etyki.

Musisz pamiętać, że przełożeni i dział kadr są zobowiązani do rozpatrzenia wszelkich zgłoszonych do nich skarg. Korzyść ze zwrócenia się najpierw do inspektora ds. etyki – szczególnie, gdy nie jesteś pewien, czy zachowanie jest etyczne czy nie lub chcesz dowiedzieć się więcej o wytycznych firmy, zanim zaczniesz działać – jest taka, że nie musi on podejmować żadnych działań ani ujawniać twego nazwiska kierownictwu, sądowi czy innej agencji nadzoru.

Jeżeli martwisz się konsekwencjami lub po prostu chcesz, by nie łączono twojego nazwiska z tą sprawą, to wiele firm – łącznie ze spółkami giełdowymi – oferuje obecnie łatwiejszą opcję. Ustawa Sarbanes-Oxley z 2002 roku wymaga, aby spółki publiczne miały anonimowe „gorące linie” lub podobne systemy informatorów, by pracownicy mogli zgłaszać naruszenia etyczne bez ujawniania swej tożsamości.

GDY TY JESTEŚ WINOWAJCĄ

Co dzieje się w sytuacji, gdy – z powodu ignorancji, beztroski lub mylnego osądu – zrobiłeś coś zdecydowanie nagannego?

Choć w takich chwilach zawsze będzie istnieć silna pokusa, aby przemilczeć własne potknięcie i nadzieja, iż nikt tego nie zauważy, to eksperci ds. etyki są zgodni, że najlepszym posunięciem jest przyznanie się do popełnionego czynu i zaproponowanie odpowiedniej rekompensaty. Powiedz przełożonemu, iż żałujesz swego postępku i chciałbyś zacząć dalszą pracę z czystym kontem. Mimo ryzyka utraty stanowiska, to lepsze rozwiązanie, niż życie ze świadomością tego, co zrobiłeś i obawą, iż twoje postępki wyjdą na jaw.

KŁAMSTWO DLA SZEFA I INNE ETYCZNE DYLEMATY

Jak zachować się, gdy twój szef lub inny kierownik z firmy poprosi cię, byś zrobił coś, co uważasz za nieetyczne lub nielegalne? Polecenie może być tak „niewinne”, jak prośba, abyś skłamał w sprawie miejsca pobytu twego szefa lub tak groźne, jak nakaz, żebyś sfałszował akta finansowe firmy. Tak czy owak nie wiesz, co zrobić.

Nigdy nie powinieneś kłamać dla swojego szefa ani zostać postawionym w sytuacji, w której jesteś zmuszony choćby rozważyć taką ewentualność. Jeżeli twój przełożony nie ma ochoty zajmować się gościem lub odebrać rozmowy telefonicznej, zaproponuj, że powiesz, iż jest „nieosiągalny”, zamiast opowiadać kłamstwa, takie jak: „Jest na zebraniu” lub „Wyszedł z biura”. Nawiasem mówiąc, to samo dotyczy konieczności dochowania sekretów, które powierzył ci szef. Jeśli wścibski kolega próbuje wyciągnąć od ciebie poufne informacje, zamiast kłamać i mówić: „Nie wiem”, po prostu powiedz swemu współpracownikowi: „Chyba rozumiesz, że nie jest to sprawa, o której mogę dyskutować”.

W bardziej kłopotliwych sytuacjach – gdy szef prosi, byś zmienił protokół z zebrania – twoją najlepszą odpowiedzią będzie: „Przykro mi, ale to mnie krępuje”. Większość kierowników uszanuje twoje stanowisko i wycofa się.

Prawdopodobnie najtrudniejszym ze wszystkich etycznych dylematów będzie ten, gdy kierownik lub kolega poprosi cię, byś zrobił „dla dobra firmy” coś twoim zdaniem niewłaściwego. Etycy doszli do wniosku, że w takiej sytuacji zbyt wielu pracowników jest skłonnych wykonać polecenie. W ankiecie przeprowadzonej w 1996 roku wśród czterystu członków kadry kierowniczej, 47 procent stwierdziło, iż byliby skłonni popełnić oszustwo finansowe, stosując sztuczki księgowe, aby zawyżyć zyski spółki.

Natomiast dobry pracownik zawsze pomyśli, zanim zaangażuje się w moralnie wątpliwe zadanie. Jak twierdzą specjaliści ds. etyki, zasadą numer jeden, gdy stajesz wobec dylematu etycznego w biznesie, jest „pytać, zanim zacznie się działać”. Jeżeli odczuwasz presję, aby zrobić coś podejrzanego – lub obserwujesz, że taki nacisk jest wywierany na kogoś innego – twoim pierwszym krokiem powinno być omówienie wszelkich za i przeciw tej sytuacji z przełożonym, który nie jest bezpośrednio zaangażowany w to zadanie. Jeśli nie uda się wyjaśnić sprawy, skontaktuj się z działem kadr lub inspektorem ds. etyki (jeżeli taki jest w firmie). W ostateczności możesz zwrócić się do radcy prawnego firmy lub innego specjalisty.

Jeżeli usiłujesz odmówić wykonania budzącego wątpliwości zadania, lecz presja, byś postąpił nieetycznie, nie ustaje, musisz zastanowić się nad rezygnacją z pracy, a przynajmniej powinieneś przyjrzeć się całej firmie. Czy nacisk, który odczuwasz, to tylko naruszenie zasad, czy odzwierciedlenie ogólnej kultury korporacyjnej?

W ostateczności, gdy uważasz, że działania firmy są niebezpieczne lub nielegalne, zostań informatorem i zgłoś etyczne uchybienia do odpowiedniej agencji nadzoru.

TO JEST KWESTIA PRAWNA

Każdy zawód ma swój zbiór wymogów prawnych i etycznych, poczynając od zakazu wykorzystywania poufnych informacji przez bankierów inwestycyjnych, po przysięgę Hipokratesa składaną przez lekarzy. Znajomość aktualnych informacji dotyczących konkretnej branży jest twoim obowiązkiem. Przeglądaj te zasady starannie, gdy po raz pierwszy zatrudniasz się w firmie i okresowo uaktualniaj swoją wiedzę. Jednym z najlepszych sposobów jest regularne omawianie tych zasad z kimś z działu prawnego twojej firmy. Nalegaj także, aby w twoim miejscu pracy stosowano politykę szybkiego rozpowszechniania wszelkich zmian lub poprawek odnośnie wymogów prawnych, obowiązujących w twojej branży. Na sali rozpraw nieznajomość prawa nie jest wymówką, co oznacza, że jeżeli sam nie będziesz na bieżąco, to możesz znaleźć się w trudnej sytuacji.

MENEDŻER

Jako menedżer w przedsiębiorstwie, oprócz obowiązków zwykłego pracownika, masz jeszcze trzy dodatkowe powinności:

- Nie wolno ci nadużywać swojego stanowiska w kontaktach z podwładnymi.

- Musisz stanowić wzór do naśladowania dla innych pracowników przedsiębiorstwa.

- Musisz aktywnie promować etyczne zachowanie w obrębie swojej firmy, przygotowywać do wdrożenia systemy pozwalające ten cel osiągnąć oraz zachęcać pracowników, by przychodzili do ciebie ze swoimi problemami.

Rozważmy kolejno powyższe punkty.

NIE NADUŻYWAJ SWOJEGO STANOWISKA
Funkcja menedżera oznacza, iż masz bezpośredni wpływ na karierę innych osób. To uprawnienie, jak każda możliwość wywierania nacisku, musi być wykorzystywane z należytą troską i starannością. Etyczny menedżer nigdy nie poprosi pracownika, by ten błędnie zinterpretował fakty lub podjął się działań wątpliwych z moralnego punktu widzenia. Traktuje podwładnych z bezwzględną uczciwością, nawet wtedy, gdy ich zatrudnia i awansuje. Nigdy nie wykorzystuje swojego stanowiska, by wymuszać przysługi lub specjalne względy od pracowników. Nie nęka podwładnych ani nie folguje swemu niezadowoleniu w sposób lekceważący lub onieśmielający pracownika. Nie wymaga też od podwładnych większego wkładu pracy niż ten, za który im płaci.

Przeciwnie, etyczny menedżer dokłada wszelkich starań, by służyć pomocą personelowi w sprawach związanych z przedsiębiorstwem, jak i z długoterminowymi ścieżkami kariery oraz współpracuje z każdym pracownikiem, by rozwiązywać wszelkie problemy i trudności. Dba o to, by porozumiewać się z podwładnymi w zrozumiały sposób, a ważne informacje dotyczące przedsiębiorstwa przekazuje odpowiednio i we właściwym czasie.

BĄDŹ WZOREM DO NAŚLADOWANIA
Specjaliści są zgodni, iż etyka korporacyjna ma charakter zstępujący. Gdy liderzy przedsiębiorstwa są postrzegani jako osoby postępujące w sposób etyczny, również i pracownicy będą bardziej skłonni do przestrzegania różnych norm. Im wyższe stanowisko kierownicze zajmujesz, tym większe oddziaływanie mają twoje słowa i czyny. Etyczna osoba na stanowisku kierowniczym sumiennie zarządza funduszami i aktywami firmy oraz dokłada wszelkich starań, by uniknąć stwarzania choćby najmniejszych pozorów nepotyzmu, faworyzowania lub konfliktów. Ponadto etyczny przełożony jest gotów ponieść całkowitą odpowiedzialność za uchybienia podwładnych, zaistniałe w czasie, gdy ci podlegali jego kontroli.

PROMUJ ETYCZNE ZACHOWANIE W MIEJSCU PRACY
Jako kierownik masz wpływ na przebieg przyszłych działań twojej organizacji. Etyczny szef nalega, by jego firma wyznaczała sobie właściwe cele i środki oraz zachęca do jawnego podejmowania decyzji i wyczerpującego omawiania konsekwencji rozmaitych sytuacji biznesowych.

Twoja rola jako przełożonego polega również na zapewnieniu, aby przedsiębiorstwo dysponowało gotowymi systemami wspomagającymi etyczne zachowanie. Obejmują one korporacyjny kodeks moralny, obowiązujący pracowników przez cały czas; strategie komunikacji wewnątrzzakładowej podkreślające wagę etycznego zachowania; omawianie kwestii etycznych w przedsiębiorstwie; programy szkoleniowe kształcące pracowników pod kątem podejmowania właściwych decyzji natury moralnej; materiały dla pracowników poszukujących wytycznych z zakresu etyki; mechanizm zgłaszania przypadków nagannego zachowania; procedurę zajmowania się uchybieniami, jeżeli takie wystąpią; obecność inspektora ds. etyki, który podlega bezpośrednio dyrektorowi naczelnemu.

Ustawa Sarbanes-Oxley – uchwalona przez kongres Stanów Zjednoczonych w 2002 roku w następstwie upadku Enronu i innych skandali korporacyjnych – wymaga, aby takie systemy istniały we wszystkich spółkach giełdowych. Jeżeli firma nie jest na tyle duża, by obecność inspektora ds. etyki była uzasadniona, funkcję tę przejmuje zazwyczaj dział kadr lub komisja etyczna składająca się z członków kierownictwa.

Jeśli pracujesz w prywatnej spółce lub organizacji, która nie ma jeszcze programu gotowego do wdrożenia, powinieneś zainteresować tym problemem kadrę kierowniczą. Takie programy pozwalają zdobyć postępującą etycznie, dobrze funkcjonującą siłę roboczą, stanowiącą symbol twojego zobowiązania do bycia uczciwym. Stały się one tak popularne dlatego, że w ostatnich latach powstało wiele firm doradztwa etycznego, pomagających przedsiębiorstwom. W przypadku twojej firmy może to być najlepsza inwestycja.

SPRZEDAWCA

Klienci są siłą napędową każdej firmy. Traktowanie ich w sposób etyczny to nie tylko właściwy sposób postępowania, ale także szansa, iż pozostaną twoimi klientami przez długi czas. Etyczny sprzedawca:

- Pracuje sumiennie, aby wykonać fachowo każde zadanie w uzgodnionym czasie, pobierając za to godziwą zapłatę.

- Uczciwie podaje przyczyny wszelkich problemów i/lub opóźnień, proponując legalne, honorowe rozwiązania.

- W stosownych momentach przedstawia z wyprzedzeniem dokładny kosztorys wszelkich usług lub towarów i dotrzymuje zobowiązań.

- Nigdy nie składa obietnic bez pokrycia.

- Nie zaproponuje gotówki lub innych nieetycznych form łapówki, aby otrzymać zamówienie.

- Nigdy nie będzie w zmowie z klientem, by obejść przepisy, manipulować opłatami lub cenami albo żeby otrzymać zamówienie w nieetyczny sposób.

- Unika stwarzania choćby najmniejszych pozorów niewłaściwego zachowania w stosunkach handlowych.

Etyczne przedsiębiorstwo będzie zazwyczaj kierowało się zasadą, by nie pracować np. dla dwóch konkurujących ze sobą klientów i ustanowi limit wartości wręczanych lub otrzymywanych upominków. Co powinieneś zrobić, jeżeli dostaniesz zbyt kosztowny prezent? Zwróć go z adnotacją: „Bardzo dziękuję za prezent, ale przepisy naszej firmy nie pozwalają mi go zatrzymać” (patrz także: „Odmowa przyjęcia upominków”, s. 151).

„POROZMAWIAJ Z MOIM AGENTEM”

Jeżeli zajmujesz się wynalazkami lub pracą twórczą, wszelkie nowe pomysły stanowią w praktyce własność intelektualną i muszą być szczególnie starannie chronione. Bądź dyskretny, dyskutując o swoich pomysłach, a w razie potrzeby opatentuj je i jak najszybciej zastrzeż prawa autorskie lub znak handlowy z nimi związane. Powinieneś także uważać, gdy wysłuchujesz pomysłów innych ludzi – szczególnie, gdy pomysł, o którym mowa, jest podobny do tego, nad którym ty właśnie pracujesz. Jeżeli druga strona przedstawi ci koncepcję zbieżną z twoją, ponosisz ryzyko, iż zostaniesz później oskarżony o kradzież – ryzyko, które może zmusić cię do kompletnego zarzucenia pomysłu.

Jeśli ktoś usiłuje podzielić się z tobą czymś, czego wolałbyś raczej nie słuchać, możesz uniknąć etycznej pułapki, informując tę osobę uprzejmie, lecz zdecydowanie: „Przepraszam, ale nie mogę dyskutować z tobą na ten temat”. Jeżeli druga strona wciąż nalega, poproś, by skontaktowała się z twoim agentem, kierownikiem lub innym przedstawicielem. Twój agent może następnie odpowiedzieć na propozycję, nie angażując cię i chroniąc przed potencjalnie kompromitującym kontaktem.

KLIENT

To, że jesteś klientem nie oznacza, iż nie możesz wymagać usługi lub wyrobu najlepszej jakości i w najlepszej cenie. Oznacza natomiast, że musisz prowadzić negocjacje w sposób jawny i uczciwy, nie nadużywając swojej pozycji, by wykorzystać sprzedawcę lub nim manipulować – na przykład, gdy wymagasz od firmy, aby poświęciła czas na przygotowanie oferty „w ciemno”, jeżeli nie zamierzasz jej zatrudnić. Ponadto, etyczny klient:

- płaci sprzedawcom w uzgodnionym terminie

- wypełnia zobowiązania

- nie wymaga od sprzedawcy dostarczania towarów lub świadczenia usług wykraczających poza zakres przewidziany w umowie

- nie pozwala, aby na wybór sprzedawcy miały wpływ przysługi, upominki lub łapówki

- unika choćby pozorów konfliktu interesów czy dyskryminacji, gdy wybiera sprzedawców

- będzie współpracował z wierzycielami, by uregulować niespłacone długi, jeżeli trudności natury finansowej uniemożliwiają wypełnienie zobowiązań wynikających z umowy

OSOBA POSZUKUJĄCA PRACY

Bez względu na to, czy zamierzasz zmienić pracę, czy dopiero wstępujesz na ścieżkę kariery, poszukiwanie pracy oznacza, iż natkniesz się na pewne trudności natury etycznej. Dlatego najlepiej unikać destruktywnych spekulacji i zachować maksimum dyskrecji, gdy zmienia się miejsce zatrudnienia – na przykład odbywaj wszelkie rozmowy kwalifikacyjne lub wykonuj telefony w sprawie pracy w bezpiecznej odległości od swojego biura. Jednak takie działania możesz podejmować wyłącznie w swoim czasie wolnym, poza zwykłymi godzinami pracy lub gdy masz urlop. Twoim obowiązkiem wobec aktualnego pracodawcy jest także dostarczenie przynajmniej dwutygodniowego wypowiedzenia.

Ponadto postępująca etycznie osoba poszukująca pracy:

- nigdy nie kłamie ani nie przesadza pisząc życiorys lub list motywacyjny

- podczas rozmowy kwalifikacyjnej skupia się jedynie na swych prawdziwych osiągnięciach

- odchodząc z firmy, powstrzymuje się od krytykowania poprzedniego pracodawcy

Eksperci zalecają również, aby wykorzystać rozmowę kwalifikacyjną do uzyskania informacji o polityce etycznej przyszłego pracodawcy i systemach jej egzekwowania. Jeżeli normy i praktyki firmy są wątpliwe lub nie istnieją, postaraj się tego dowiedzieć, zanim rozpoczniesz pracę, a nie wtedy, gdy będzie za późno.

3
Strój i wygląd

W ciągu ostatnich dziesięciu lat strój służbowy podlegał tak wielu radykalnym zmianom, że ludzie nie wiedzą już, co jest stosowne. Standardy, które obowiązywały w całym świecie pracy, teraz ledwie wystarczają w poszczególnych zawodach. Na przykład, niektóre kancelarie adwokackie nadal wymagają, aby mężczyźni nosili garnitury, podczas gdy inne optują za zestawem marynarka plus krawat; niektóre posuwają się tak daleko, że dopuszczają typowy, codzienny strój służbowy o każdej porze. Niektóre firmy nadal zezwalają na nieformalny styl ubierania się w piątki, choć zwyczaj ten zanika.

Czy ta zmiana oznacza, iż wszystko już wolno? Oczywiście, że nie. Jeżeli chcesz się dowiedzieć, jakie ubrania są odpowiednie w twojej branży, musisz uwzględnić wszystkie szczegóły. Sprowadza się to do (1) sposobu ubierania odpowiedniego dla twojej firmy i (2) sposobu ubierania spełniającego oczekiwania tych, z którymi robisz interesy. Jednym słowem, strój zależy od sytuacji. Nie oznacza to jednak, że powinieneś być zbyt pewny siebie. Niektóre rzeczy związane z ubiorem nigdy się nie zmieniają. Po pierwsze, ludzie oceniają cię po ubraniu; sposób, w jaki się ubierasz, decyduje o pierwszym dobrym wrażeniu i zawsze tak pozostanie. Po drugie, jeżeli ubierzesz się tak, jak twoi koledzy, lecz trochę bardziej zadbasz o styl, zyskasz przewagę, bez względu na to, gdzie pracujesz.

POSTAWA I DOSTOSOWANIE SIĘ

Czy pamiętasz te czasy, gdy preferowanym strojem służbowym dla kobiet była ciemna garsonka o męskim kroju i muszka? Ta monotonia znikła, ku radości wielu osób. Obecnie kładzie się nacisk na ubiór dostosowany do okazji, a na decyzję biznesmenów, w co ubrać się do pracy, wpływa ich zawód i nastawienie firmy. Dziedziny, takie jak finanse, prawo, bankowość, ubezpieczenia i służba zdrowia, zazwyczaj wymagają tradycyjnego stroju służbowego, podczas gdy branże kreatywne – reklama, działalność wydawnicza, rozrywka, moda i informatyka – pozwalają na nieco swobodniejszy wygląd.

W wyniku tych zmieniających się standardów ogólna koncepcja stroju służbowego stała się albo bardziej złożona, albo prostsza (w zależności od tego, jak na tę kwestię patrzymy), niż dawne rozróżnienie – konwencjonalny i niekonwencjonalny. Krótko mówiąc, nowoczesny biznesmen ma być jak kameleon. To, co zakłada do pracy, zależy od planów, jakie ma na dany dzień. Jeżeli nie przewidziano niczego szczególnego, może założyć zwykłą koszulę bez krawata; jeśli spotyka się z klientami, którzy z pewnością będą mieli krawaty, on także go zakłada. Natomiast, gdy ma spotkanie z kontrahentami, noszącymi wyłącznie dżinsy i T-shirty, wie, że garnitur stanowiłby swoisty mur oddzielający go od nich.

ZASTRZEŻENIE.
Strój wybrany pod kątem „tego, co dziś będę robił”, może być ryzykowny. Nigdy nie wiadomo, czy niespodziewanie nie dostaniesz zaproszenia na spotkanie z ważnym klientem lub wykonawcą. Aby uniknąć takiej wpadki, należy (1) mieć w biurowej szafie ubrania na zmianę lub (2) każdego dnia ubierać się tak, by strój wydawał się odpowiedni w każdej sytuacji – ta druga opcja jest lepsza.

OSIEM PODSTAWOWYCH ZALECEŃ DOTYCZĄCYCH UBIORU

Bez względu na to, czy twoje miejsce pracy jest bardzo konserwatywne, czy swobodniejsze, istnieje kilka aksjomatów, które zawsze można zastosować w kwestii ubioru:

1. UBIÓR MUSI BYĆ DYSKRETNY. Pełna prostoty elegancja pozwalająca twoim ubraniom wyrażać ciebie zawsze była wyróżnikiem dobrze ubranych osób. Jednak i to pojęcie jest względne. To, co w konserwatywnej firmie prawniczej zostanie uznane za krzykliwe, w niczym nie przypomina stroju, który jest nie do przyjęcia w studiu nagraniowym. Filozofie tych tak różnych środowisk mają przynajmniej jedną cechę wspólną, w obu miejscach szefowie i współpracownicy mogą uznać znaczne odstępstwo od obowiązującej normy za przejaw nonszalancji lub pogardy dla innych oraz za zachowanie, które nigdzie nie jest dobrze widziane.

2. UBIERAJ SIĘ JAK DO PRACY, KTÓRĄ CHCESZ DOSTAĆ, A NIE JAK DO TEJ, KTÓRĄ MASZ. Przyjrzyj się ubraniom swojego kierownika lub osób w dziale sprzedaży, w którym chciałbyś pracować. Udowodnij swoim pracodawcom, że zależy ci na rozwoju wraz z firmą, a nie na przekraczaniu granic korporacyjnej polityki dotyczącej ubioru.

3. REPREZENTUJ SWOJĄ FIRMĘ. Ilekroć masz do czynienia z osobami z zewnątrz, twoje ubranie świadczy o firmie. Niezależnie od tego, jaki sposób ubierania obowiązuje w biurze, bądź przygotowany, by wyglądać jak najlepiej, trzymając w biurze tradycyjne ubrania na zmianę. Jeszcze lepszym rozwiązaniem jest ubieranie się każdego dnia tak, by być przygotowanym na każdą sytuację, w której możesz się znaleźć.

4. BĄDŹ SCHLUDNY. Bluzka z rozprutym szwem oraz spodnie z tłustą plamą powinny zostać w szafie, dopóki nie zostaną naprawione i uprane. To samo dotyczy obuwia, nawet w zwykłe dni. Brudne tenisówki zostaw sobie do prac ogrodniczych lub krzątaniny wokół domu i nie przychodź w nich do pracy.

5. BĄDŹ CZYSTY. Czyste ubranie jest ważne również w tych dziedzinach, w których wymagania odnośnie sposobu ubierania się są mniej restrykcyjne (np. informatyka i muzyka), niż w dużych przedsiębiorstwach. Dżinsy ubrudzone ziemią i niewyprasowany T-shirt świadczą o niechlujstwie i nieodpowiednich nawykach osobistych, a nie o buntowniczym i modnym wyglądzie.

6. NIE POKAZUJ ZBYT WIELE. Nadmiernie wydekoltowane ubrania nie są odpowiednie w miejscu pracy. Rozmyślnie lub nie, głęboko wycięte bluzki, zbyt obcisłe spodnie i przeświecające tkaniny wysyłają sygnały seksualne. Elegancki biznesmen i elegancka bizneswoman wiedzą, że najważniejszą sprawą jest, by wyglądać na autorytatywną i wysoce kompetentną osobę.

7. DOSTOSUJ UBIÓR DO PORY DNIA. Przyjście do pracy w stroju odpowiednim na wieczór to nie najlepszy pomysł. Jeżeli wybierasz coś bardziej formalnego niż zwykle, ponieważ wieczorem czeka cię ważny lunch lub okolicznościowa impreza, zapomnij o czarnej koktajlowej sukience. Możesz zmienić dzienny ubiór po zakończeniu pracy. Nauczenie się, jaki rodzaj ubrania będzie odpowiedni do noszenia w ciągu dnia, to jedna z pierwszych umiejętności, jaką wszyscy pracujący w biznesie muszą opanować.

8. NIE BĄDŹ OFIARĄ MODY. Ponieważ twoje służbowe ubrania są rodzajem inwestycji, która powinna przetrwać kilka lat, nie kieruj się tym „co jest na topie”. Poza tym, uleganie trendom może okazać się gigantyczną pomyłką, jeżeli nie pasują one do twojej osobowości.

UBRANIA SŁUŻBOWE DLA MĘŻCZYZN

Poniższe uwagi dotyczące ubrań i dodatków pomogą ci podjąć decyzję, gdy robisz zakupy, niezależnie od branży, w której pracujesz. O wyborze odpowiednich tkanin i materiałów decyduje sezonowość i względy praktyczne lub chęć kupienia tego, co modne – to już jednak kwestia indywidualna. Niemniej subtelność w doborze stroju jest w zasadzie najlepsza.

GARNITUR
Chociaż twój służbowy garnitur może wisieć w szafie dłużej niż dawniej, to nadal jest on niezbędny, choćby tylko na weselach lub pogrzebach. Gdy chcesz go starannie wybrać, mniej myśl o modzie, więcej o znalezieniu takiego, który dobrze leży, jest wygodny i wytrzyma próbę czasu.

Jest jedna żelazna zasada dotycząca wyboru tkaniny: bez względu na kolor, powierzchnia materiału musi być matowa – nie może być błyszcząca ani opalizująca. Wybór tkaniny sprowadza się do wełny lub bawełny.

- WEŁNA. Różnorodna pod względem faktury, wełna jest najlepszym materiałem na garnitur, ponieważ rozciąga się, nie tracąc fasonu; ma matowe wykończenie, jest materiałem, który przepuszcza powietrze (zimą jest ci ciepło, latem chłodno) i bardzo trwałym.

- BAWEŁNA. Bawełna i len są popularnymi tkaninami na garnitury letnie, ponieważ są bardzo wygodne, ale uważaj, szczególnie z lnem. O ile nie zależy ci na modnej nonszalancji, kojarzonej z zagnieceniami, pamiętaj, że len będzie wyglądał tak, jakbyś w nim spał przez kilka godzin.

- WSKAZÓWKA. Wełna nie tylko mniej się gniecie, ale jej cienka odmiana jest w rzeczywistości chłodniejsza latem niż len i niektóre bawełny.

Ciemne kolory zawsze kojarzyły się z władzą, ale tradycja zezwala również na garnitury w jaśniejszych odcieniach brązu (jasny brąz i beż) i szarościach. Garnitury w pastelowych kolorach, niebieskim, jasnozielonym czy różowo-beżowym nie uchodzą w konwencjonalnym środowisku biznesowym. Kolory jednolite stanowią zawsze bezpieczniejszy wybór, natomiast prążki stanowią elegancką alternatywę, gdy są drobne i jasnoszare.

MARYNARKI KLASYCZNE I MARYNARKI SPORTOWE
Najbardziej uniwersalna jest jednorzędowa marynarka o klasycznym kroju, a w nowocześniejszej wersji z trzema guzikami. Drobne kratki, stonowane wzory i tweedy to typowe desenie, natomiast gładkie materiały występują w prawie wszystkich kolorach. Jeżeli sportowa marynarka jest najzwyklejszym ubraniem służbowym, a trzyczęściowy garnitur najbardziej eleganckim, granatowa marynarka plasuje się pośrodku. Marynarka w połączeniu z szarymi flanelowymi spodniami nadaje swobodny wygląd.

SPODNIE
Spodnie należy nosić tak, by wszyty pasek znajdował się nad kośćmi. Spodnie bez fałd sprawią, że będziesz wyglądać szczuplej. Mankiety to klasyka, lecz spodnie bez mankietów są bardziej nowoczesne.

KOSZULA
W pracy kolory stonowane lepiej się sprawdzają niż jaskrawe. Jedyny warunek, to upewnić się, że marynarka, koszula i krawat wzajemnie się uzupełniają. Biel nadal jest najbardziej elegancka.

PŁASZCZE I PŁASZCZE PRZECIWDESZCZOWE
Jednym z najbardziej popularnych płaszczy jest trencz. Tradycyjna i najbardziej uniwersalna długość płaszcza to trochę poniżej kolan (midi). Krótsze, sięgające kolan dwurzędowe kurtki o marynarskim kroju, parki i budrysówki również doskonale nadają się do noszenia z codziennymi ubraniami, a nawet garniturami, szczególnie w chłodniejszym klimacie, w którym praktyczność góruje nad modą.

OBUWIE
Poczynając od najbardziej eleganckich, tradycyjnym obuwiem biznesmena są sznurowane półbuty (plain toe lub cap toe), półbuty z dziurkami albo mokasyny – zwykłe lub z frędzelkami. Twoje buty powinny pasować do ubrania: czarne z szarym, brązowe z jasnobrązowym.

SKARPETKI
Poza trzema podstawowymi, niewiele zasad dotyczy skarpetek: (1) noś czarne skarpetki do służbowego ubrania; (2) dopasuj je do spodni, i (3) upewnij się, iż są na tyle długie, że gdy usiądziesz, nie będzie widać twoich gołych łydek. Naturalne włókna, takie jak bawełna i wełna, są lepsze od włókien syntetycznych, ponieważ lepiej izolują i przepuszczają powietrze, a także lepiej utrzymują ciepło i zapobiegają przykrej woni stóp.

DODATKI
Tak niezbędne jak krawat, tak małe jak pióro, tak rzadko używane jak parasol – drobne elementy garderoby mogą poprawić twój wygląd, przydając ci szykownego blasku, lub zaszkodzić. Dodatki te powinny zmieniać się w zależności od sytuacji.

KRAWAT
Dla większości mężczyzn, którzy noszą służbowe ubrania, krawat jest najważniejszym dodatkiem. Istnieją dwie szkoły, jeżeli chodzi o krawaty. Pierwsza z nich uważa, że jest on sposobem wyrażania własnej indywidualności. Druga twierdzi, że określanie swojej osobowości poprzez krawat sprawia, że ty czujesz się dobrze, natomiast nikogo innego to nie interesuje. Ponadto, niektórym ludziom ekscentryczny krawat wydaje się nieprofesjonalny i choć twoim współpracownikom krawat z motywem syreny sprawia frajdę, klientom może nie wydać się zabawny. Rozwiązaniem tego problemu jest trzymanie stonowanego krawata w biurze. Bez względu na wzór, zadbaj o to, by kolor harmonizował z koszulą i marynarką.

KAPELUSZE
Kapelusze mają więcej konotacji niż inne dodatki, więc należy je starannie dobierać. W fedorze, w której ci do twarzy, będziesz wyglądać elegancko, natomiast niepasujący do ciebie kapelusz sprawi, że będziesz wyglądał nieco podejrzanie. Unikaj takich, które są za duże lub dziwaczne.

WSZECHOBECNA CZAPKA BEJSBOLOWA

Najważniejsze, aby biznesmeni noszący czapki bejsbolowe wiedzieli, kiedy je zdjąć. Założenie czapki, by pójść do pracy, jest poprawne, lecz pozostawanie w niej, gdy przekroczysz próg biura, już nie. Czapka stanowi często tak integralną część ubrania niektórych mężczyzn, że zapominają, iż mają ją na głowie; niejeden pracownik przyszedł na poranne zebranie w czapce i trzeba mu było przypominać, aby ją zdjął. Jeżeli przychodzi konserwatywny klient, a ty zabierasz go na lunch, zostaw czapkę bejsbolową w biurze.

PASKI I SZELKI
Fakt, iż pasek powinien być zharmonizowany z kolorem butów oznacza, że potrzebujesz więcej niż jeden – czarny, brązowy (zarówno ciemny, jak i jasny) i ewentualnie kurdyban. Szerokość standardowego paska wynosi ok. 3 cm (1¼ cala); szersze paski należy nosić z innym strojem niż garnitur. Najlepsze materiały to drobnoziarnista skóra z prawdziwego krokodyla, aligatora lub jaszczurki, a w przypadku codziennego ubioru: plecionka skórzana, zamsz lub płótno. Unikaj pretensjonalnych klamerek, widocznych ściegów i innych ozdób.

Alternatywą (nie parą) dla paska są szelki, które mają tyle wspólnego z utrzymywaniem spodni, co krawaty z ogrzewaniem klatki piersiowej. Liczy się ich styl, nie funkcja. Szelki są dopasowane do krawata, natomiast ich wzór, skromny czy szokujący, określi kultura firmy, w której pracuje ich użytkownik.

BIŻUTERIA
Sposób, w jaki dobrze ubrany biznesmen nosi biżuterię, można ująć w dwóch słowach: minimalizm i subtelność. Obrączka ślubna, sygnet uczelniany i dobry zegarek w zasadzie wystarczą. Jakiekolwiek dodatkowe ozdoby rąk lub przegubów powinny ograniczyć się do bardzo prostego sygnetu i spinek do mankietów.

Łańcuchy na szyi nigdy nie są odpowiednie w tradycyjnym środowisku pracy i często nie na miejscu nawet w codziennej scenerii. Bransoletki to nie najlepszy pomysł w większości konserwatywnych firm, chociaż cienkie i kosztowne bransoletki identyfikacyjne zazwyczaj nie wywołują sprzeciwu.

TECZKI
Popularność toreb na laptopy stanowi wyzwanie dla tradycyjnej teczki, szczególnie odkąd mają dodatkowe miejsce na dokumenty i inne materiały. Bez względu na to, której używasz, musi być ona w doskonałym stanie. Innym rozwiązaniem, gdy niesiesz zwykły plik papierów, jest skórzana aktówka w kształcie koperty, noszona pod pachą.

ZEGARKI
Prostota przede wszystkim. Zostaw zegarek do nurkowania, z masą timerów i przycisków, na okazje niemające związku z biznesem. Ważniejsze niż model jest to, czy wyłączyłeś wszystkie elektroniczne dźwięki, jakie wydaje twój zegarek. Niespodziewany brzęczyk podający godzinę może zakłócić zebranie lub prezentację.

OKULARY SŁONECZNE
Nie zakładaj okularów słonecznych w obecności osób, z którymi spotykasz się w interesach, chyba że wychodzisz na słońce. Powinieneś utrzymywać kontakt wzrokowy, a okulary słoneczne to uniemożliwiają i sprawiają, iż wyglądasz tajemniczo (a co gorsza – podejrzanie). Noszenie okularów słonecznych w pomieszczeniu jest pretensjonalne i większość ludzi pomyśli, że za chwilę spróbujesz krzyknąć „Hollywood!”, chyba że naprawdę jesz lunch z potentatem filmowym.

BYĆ ZAWSZE DOBRZE UBRANYM

Większość mężczyzn przestaje wyglądać jak „nieboskie stworzenie”, gdy w wieku kilkunastu lat zaczyna umawiać się na randki. Im lepiej są ubrani, tym większe mają szanse na znalezienie dziewczyny, a jako dorośli więcej punktów zdobywają w pracy.

Bycie dobrze ubranym oznacza bycie czystym, pachnącym i uczesanym. Obowiązuje zasada, że mężczyzna z tłustymi włosami i łupieżem jest mniej pociągający, a jego zaniedbanie stanowi pewnego rodzaju mur między nim i współpracownikami oraz – co ważniejsze – jego partnerami biznesowymi spoza firmy. Chodzi o to, by przyciągać, a nie odpychać. Oto codzienna lista kontrolna, łącznie z kilkoma przedmiotami, które trzeba mieć pod ręką.

- WŁOSY. Myj włosy na tyle często, aby nie były tłuste. Unikaj fryzury wymodelowanej suszarką i przylepionej żelem do głowy. Jeżeli masz łupież, używaj szamponu przeciwłupieżowego, a w biurze miej małą szczotkę, by usuwać go z ramion.

- PAZNOKCIE. Trzymaj obcinacz i przyrząd do czyszczenia paznokci w szufladzie biurka. Brud może pojawić się pod paznokciami, gdy się tego najmniej spodziewasz. Należy je przycinać prosto, a biały obrąbek powinien mieć 1,5 milimetra długości; od czasu do czasu odsuwaj także skórki.

- POPOŁUDNIOWY ZAROST. Może stanowić problem, jeżeli masz bardzo ciemny zarost. Elektryczna maszynka do golenia poprawi twój wygląd, gdy masz popołudniowe spotkanie, więc trzymaj ją w szufladzie biurka, jeśli zachodzi taka potrzeba.

- WŁOSY W NOSIE I USZACH. Raz w tygodniu, rano, sprawdź, czy nie powinieneś przyciąć włosów w nosie (służą do tego specjalne nożyczki o tępo zakończonych końcach) lub wyrwać ich z uszu. Twój fryzjer może się tym zająć; w przeciwnym razie, zrób to sam w domu, a nie w biurowej toalecie.

- ZAPACH CIAŁA. Codzienny prysznic najlepiej chroni przed nieprzyjemnym zapachem ciała; na drugim miejscu plasują się dezodorant i antyperspirant. Dezodoranty jedynie maskują zapach (stosowane jako substytut kąpieli, mogą go nawet zintensyfikować), natomiast antyperspiranty blokują pot. Można kupić dezodorant w połączeniu z antyperspirantem, ale nie aplikuj go nadmiernie, ponieważ zapach stanie się bardziej wyraźny z upływem dnia.

- ODDECH. Żeby twój oddech był świeży, przynieś do pracy szczoteczkę do zębów i myj je po lunchu. Szczotkowanie języka pomaga zwalczać nieprzyjemną woń, a miętowy spray do ust zastosowany raz czy dwa razy dziennie uchroni cię przed tym uchybieniem.

- BUTY. Buty ze zdartymi obcasami mogą być noszone jedynie w domu. Co do pastowania, nie muszą one lśnić jak lustro, ale nie mogą być w widoczny sposób zniszczone ani brudne.

- WYPRASOWANE UBRANIA. Wymięte ubranie w biurze sprawia, że wyglądasz, jakbyś się nie nadawał do robienia interesów. Muśnięcie ich żelazkiem przed pójściem do pracy usunie ze spodni zagniecenie po wieszaku, a niezbyt gładkie koszule będą wyglądały porządniej.

- CZYSTE UBRANIA. Nie ulegaj pokusie, by włożyć koszulę, krawat lub spodnie z tłustymi plamami, zakładając, że nikt tego nie zauważy. Jeżeli okaże się, iż musisz spotkać się z klientem, będziesz żałował swej decyzji. Czyste ubranie jest równie ważne jak uczesane włosy.

WODA KOLOŃSKA
Jeśli niektóre męskie zapachy mają, zgodnie z założeniem producentów, przywodzić na myśl leśną polanę lub cytrusowy gaj, powinny jedynie napomykać o tych sielskich miejscach, a nie umieszczać cię w ich środku. Żaden z elementów męskiej garderoby nie wymaga tak subtelnego podejścia jak woda kolońska. Wypełnienie sali konferencyjnej wonią cytrusów, drzewa balsamicznego czy piżma to zadanie odświeżacza powietrza, nie twoje. Nadmiar wody kolońskiej jest jeszcze gorszy podczas rozmowy kwalifikacyjnej, podczas której umiar stanowi podstawową zasadę. Wody toaletowe, odświeżające skórę po kąpieli, są prawdopodobnie najlepszym wyborem w ciągu dnia pracy; bardziej intensywne zapachy należy zostawić na wieczór.

FORMALNE I NIEFORMALNE UBRANIA SŁUŻBOWE DLA MĘŻCZYZN I KOBIET

MĘŻCZYŹNI – FORMALNE

DOPUSZCZALNE

NIEDOPUSZCZALNE

Garnitury – trzy, dwuczęściowe, zapinane na dwa lub trzy guziki, z wełny lub bawełny

Marynarki klasyczne lub sportowe z krawatami

Spodnie

Koszule tradycyjne lub z kołnierzykiem przypinanym na dwa guziki

Kamizelki

Płaszcze lub płaszcze przeciwdeszczowe

Półbuty, buty z dziurkami lub mokasyny

Ciemne skarpetki

Jaskrawe kolory lub krzykliwe wzory

Rozpięte kołnierzyki bez krawata

Białe skarpetki

Futra

Pretensjonalne klamerki do pasków

Buty sportowe

MĘŻCZYŹNI – NIEFORMALNE

DOPUSZCZALNE

NIEDOPUSZCZALNE

Marynarki klasyczne lub sportowe

Koszule z kołnierzykiem przypinanym na dwa guziczki

Golfy

Koszulki z dzianiny z krótkimi rękawami

Spodnie khaki

Swetry w serek lub z wycięciem pod szyją

Nieoficjalne krawaty

Podkoszulki ze sloganami, powiedzonkami lub postaciami z komiksów

Podarte lub znoszone dżinsy

Wszystko, co błyszczy lub jest za ciasne

Bezrękawniki

Szorty

Sandały

KOBIETY – FORMALNE

DOPUSZCZALNE

NIEDOPUSZCZALNE

Trzyczęściowe garsonki: żakiet, spodnie lub spódniczka

Białe lub kremowe bluzki

Odpowiednio dobrane kolorowe bluzki

Komplety swetrowe

Jedwabne szaliki – rozmiar standardowy 85 cm (34 cale)

Płaszcze (na każdą pogodę) z mikrofibry dobrej jakości

– wełna lub diagonal

Torby dobrej jakości

Czarne skórzane czółenka na obcasach ok. 4 cm (1½ cala)

Dobrej jakości mokasyny lub buty na płaskim obcasie

Rajstopy lub pończochy

Parasolki (pojawienie się na zebraniu kompletnie przemoczonej osoby nie robi dobrego wrażenia)

Biżuteria – wisząca, pobrzękująca, mieniąca się lub jarmarczna

Buty sportowe

Futra (w zależności od miejsca)

Tkaniny metalizowane, błyszczące lub prześwitujące

KOBIETY – NIEFORMALNE

DOPUSZCZALNE

NIEDOPUSZCZALNE

Codzienne żakiety noszone z gładkimi bluzkami z dzianiny

Dopasowane spodnie lub bermudy (w zależności od miejsca)

Suknie swetrowe (długie lub krótkie)

Spodnie khaki

Spodnie lniane, które można prać

Sweterki typu bliźniak

Swetry tuniki

Mokasyny lub buty na płaskim obcasie

Czółenka z odkrytymi palcami

Podkoszulki ze sloganami, powiedzonkami lub postaciami z komiksów

Obszarpane dżinsy

Minispódniczki ze spandeksu

Krótkie, elastyczne topy bez ramiączek

Stroje gimnastyczne, spodnie dresowe lub dresy

Bezrękawniki

Odsłonięte brzuchy

Kwestia dżinsów. O noszeniu lub nienoszeniu dżinsów decyduje miejsce pracy. W niektórych firmach są one akceptowane, w innych nie. Natomiast niedopuszczalne jest noszenie podartych, dziurawych, poplamionych, za ciasnych i/lub zniszczonych dżinsów. Dotyczy to zarówno mężczyzn, jak i kobiet. Te same wytyczne odnoszą się do T-shirtów, choć w niektórych przedsiębiorstwach podkoszulek z firmowym logo jest całkowicie akceptowany.

TATUAŻE I PIERCING

Tatuaż na tej części ciała, której nikt nie ogląda, nie stanowi problemu, ale kostka nogi lub inne widoczne miejsce to już całkiem inna sprawa. Czy egzotyczna salamandra wytatuowana na twym ramieniu lub karku wpłynie na możliwość otrzymania przez ciebie pracy lub awansu? Nikt tego nie wie na pewno, ale gdy tatuaż staje się elementem kreowanego przez ciebie wizerunku, musi mieć wpływ na to, co ludzie o tobie sądzą.

Większość kolczyków jest dopuszczalna. W przeciwieństwie do tatuaży, można je dowolnie usuwać, co oznacza, że osoby, którym się podobają, mogą je nosić. Jednak większość amerykańskich firm uważa kolczyki wyłącznie za ozdobę uszu. Elegancki mężczyzna lub kobieta, zanim założy kolczyki do pracy, najpierw poprosi o wskazówki kolegów lub przełożonych.

UBRANIA SŁUŻBOWE DLA KOBIET

Chociaż współczesna businesswoman ma więcej możliwości niż jej poprzedniczka ze starszego pokolenia, to zasady stanowiące podstawę tradycyjnego stylu ubierania się, są nadal stosowane w większości dziedzin zawodowych – pamiętaj, dobry gust nigdy nie jest pretensjonalny, zarówno jeśli chodzi o kolor, tkaninę, fason, dodatki, fryzurę czy makijaż. To prawda, że obyczaje gwałtownie zmieniają się, ale elegancka kobieta prowadząca interesy, będzie polegać na tradycyjnych fasonach, które może później modyfikować.

Oto podstawowa garderoba, od której powinna zacząć każda pracująca kobieta:

- trzyczęściowa garsonka (żakiet, spodnie i spódniczka na zmianę) lub dwa kostiumy (jeden z żakietem i spódniczką, drugi z żakietem i spodniami)

- bluzki z rękawami – białe, kremowe lub w jednolitych, tradycyjnych kolorach

- bliźniak odpowiedni do pracy

- cienki szalik jedwabny i tradycyjny

- płaszcz z mikrofibry na każdą pogodę

- torebka dobrej jakości

- czółenka z czarnej skóry, z modnym, niezbyt wysokim obcasem

- dobrej jakości buty na płaskim obcasie, w stylu mokasynów lub podobne

- pończochy i podkolanówki

- parasolka

Do tej garderoby możesz jeszcze dodać stroje i dodatki, które zindywidualizują twój wygląd, bez przekraczania norm obowiązujących w twoim miejscu pracy.

KOLORY
Jeżeli chodzi o kolory, to co uważane jest za odpowiednie, zmienia się w zależności od regionu i branży zawodowej. Elegancka osoba zaczyna zawsze od obserwowania zwyczajów w swej okolicy oraz miejscu pracy i wzoruje się na otoczeniu. Ponadto, sama także wie, jak rozmaite kolory są zazwyczaj postrzegane.

- Granatowy, burgund, ciemnografitowy i brązowo-szary są tradycyjnymi kolorami garderoby businesswoman, a ich ciemniejsze odcienie nadają się do noszenia zimą. Neutralne kolory lub odcienie są lepsze od czystych – morska zieleń jest lepsza od trawiastej, brzoskwiniowy góruje nad pomarańczowym.

- Jeżeli chodzi o inne kolory, czerwony podkreśla siłę i stanowczość i z tego powodu jest znany jako barwa mocy. Jasnopomarańczowy, fuksja oraz inne krzykliwe i jaskrawe kolory mogą wydać się nieodpowiednie w konserwatywnych firmach, jeśli nie są używane z umiarem; można je nosić, lecz w razie wątpliwości, trzeba je stonować ubraniem w ciemnym kolorze; takim jak granatowy garnitur.

HARMONIA I PRZYCIĄGANIE WZROKU
Zharmonizowanie kolorów ubioru jest ważne. Aby wyglądać bardziej tradycyjnie, zacznij od garderoby w podstawowych kolorach i w niewielkiej ilości przełam je jaśniejszymi – przyciągający wzrok zestaw, dzięki któremu nie wtopisz się w tło. Klasycznym przykładem jest szalik w tureckie wzory do szarej lub beżowej garsonki. Bluzka w żywszym kolorze z odpowiednio dobranymi kolczykami, naszyjnikiem i bransoletką służy temu samemu celowi i tworzy harmonijną całość.

TKANINY

Upodobanie do naturalnych tkanin wynika z faktu, iż bawełna, wełna, jedwab i len przepuszczają powietrze, zapewniając użytkownikowi ciepło lub chłodząc. Nowe mikrowłókna to przeobrażone syntetyki, które są wygodne.

Zaakceptowanie syntetyków i dzianin to dobra wiadomość, szczególnie dla kobiet pracujących. Te tkaniny, które kiedyś uważano za nadające się jedynie na codzienne ubrania, mogą teraz być używane w miejscu pracy, w zależności od tego, jak zostały zaprojektowane. Dla kobiet, które podróżują, to jeszcze lepsza wiadomość – ubranie z mieszanki włókien naturalnych i syntetycznych jest bardziej elastyczne, łatwiejsze do przechowywania, mniej sezonowe, a więc doskonale nadaje się do noszenia w podróży.

UWAGI O DODATKACH

Szeroki asortyment dodatków, z którego możesz wybierać, daje ci większe pole manewru, aby uzyskać solidny i stylowy wygląd. Wybierz je, by odzwierciedlić postawę swoją i organizacji, którą reprezentujesz. Pamiętaj, że dodatki – tradycyjne lub nie – tworzą wizerunek, a ty pragniesz, by był on pozytywny.

TOREBKI
Dobrej jakości torebka jest nieocenionym dodatkiem, który nikogo nie narazi na straty finansowe. Wybierz gustowną, funkcjonalną i na tyle dużą, by zmieściły się w niej także różne przedmioty, które nosisz przy sobie (chociażby notes), a nie tylko kosmetyki.

TECZKI
Tradycyjne teczki ustępują miejsca torbom na laptopy. Zakup takiej torby wymaga równie dużej staranności, gdy chodzi o jej fason i jakość, co zakup teczki.

PASKI
Jeżeli strój kobiety wymaga paska, klasycznym wzorem jest skórzany pasek o szerokości od 1,25 do 2 cm (½ do ¾ cala). Klamerki mogą być metalowe lub skórzane, o prostych, stonowanych kształtach; jeśli są z metalu, należy je dopasować do innych metalowych elementów – kolczyków, naszyjników, paska do zegarka, guzików. Kolor paska powinien harmonizować z kolorami butów i ubrania. Powinien on być na tyle luźny, by znajdował się na pasku spódnicy, a nie powyżej niego.

ODRZUCENIE DAWNYCH TABU

O jakiej porze roku nie powinieneś nosić białych butów? Czy mama mówiła, że nie przed Wielkanocą, a może nie przed Dniem Pamięci (ostatni poniedziałek maja)? Różne sprawy tabu i zwyczaje są nadal zakorzenione w zachowaniach ludzi, natomiast inne złagodniały lub zanikły w drodze do osiągnięcia doskonałości w ubiorze.

KOLOR SEZONOWY

Białe buty? Posłuż się zdrowym rozsądkiem. Jeżeli są one typowo letnie – białe sandały na słomianej podeszwie – możesz zastosować starą zasadę, aby nosić je od Dnia Pamięci do Święta Pracy (pierwszy poniedziałek września). W dzisiejszych czasach sezonowe zakazy odnośnie bieli już nie obowiązują. Ta determinanta dotyczy jedynie białych tkanin i materiałów – i to w niejednoznaczny sposób. Białe zamszowe półbuty w listopadzie? Oczywiście, jeżeli pasują do twojego stroju. Biała gabardynowa spódniczka doskonale nadaje się na zimę. Cienkie, białe bawełniane spodnie w Minnesocie w styczniu? Nie, z oczywistych powodów.

Obecnie jaśniejsze kolory są częściej akceptowane o każdej porze roku i nie nosi się ich jedynie wiosną i latem, szczególnie gdy są z tkanin niemających sezonowego charakteru. I odwrotnie, na przykład leśna zieleń była uważana za kolor jesieni i zimy, ale teraz doskonale nadaje się na lniane wiosenne ubrania.

TKANINY

Zastrzeżenia dotyczące wykorzystywania niektórych tkanin na stroje służbowe w większości znikły, przy czym styl jest ważniejszy niż dylematy: „naturalne czy syntetyczne” lub „tkane czy z dzianiny”.

- Na początku lat osiemdziesiątych XX wieku, dzianiny były uważane za zbyt codzienne jak na tradycyjny wygląd służbowy. Ale gdy czołowi projektanci spopularyzowali garsonki z tego materiału, to stanowisko ludzi uległo zmianie. Dzianiny spotkały się z przychylnością również dlatego, że nie gniotą się i idealnie nadają się na służbowe podróże.

- Len jest nadal najczęściej noszony wiosną i latem, ale lniana bluzka w komplecie z żakietem doskonale nadaje się na zimę.

ZAMSZ I LAKIEROWANA SKÓRA

Zamszu nie nosi się już tylko jesienią i zimą, choć pozostaje sezonowym materiałem, z którego robi się torebki. Jeżeli chodzi o buty i torebki, lakierowana skóra też nie jest propozycją wyłącznie na wiosnę i jesień. Tradycyjnie preferuje się czerń, ciemne brązy i inne kolory ziemi (choć nie jasne), ale nawet biała lakierowana skóra ma swoje miejsce w służbowej garderobie.

SZALIKI
Szalik może zwrócić uwagę na twarz, znacznie ożywić monochromatyczny ubiór, a także upiększyć codzienne ubranie lub złagodzić surowy wygląd. Gdy łączysz różnokolorowy szalik ze swym ubraniem, upewnij się, iż z nim współgra.

BIŻUTERIA
Jeżeli uwielbiasz biżuterię, pohamuj tę pasję w ciągu dnia pracy – przynajmniej w tradycyjnym biurze. Pamiętaj, że powinna ona stanowić jedynie akcent, a nie stanowić główną część twojego ubioru. Oznacza to, że nie powinna zwisać, pobrzękiwać i błyszczeć oraz nie może mieć jarmarcznego wyglądu (patrz także: „Tatuaże i piercing”, s. 35).

- KOLCZYKI. Zwykłe, płaskie, okrągłe kolczyki ze srebra, złota lub pereł są zawsze modne i eleganckie, ponieważ dobrze komponują się z garsonką. W każdej sytuacji odpowiednie są także kolczyki z brylantami, perłami lub ze złota i małe łezki. Kółeczka są lżejsze i wygodniejsze w noszeniu, natomiast ciężkie kolczyki z czasem wyciągną płatek ucha. Duże klipsy mogą utrudniać rozmowę telefoniczną. Rozmiar i kształt kolczyków musi być dopasowany do naszyjnika. Jeżeli nosisz okulary, najlepsze będą małe kolczyki, które współgrają z oprawkami.

- NASZYJNIKI. Istnieją dwa rodzaje tradycyjnych naszyjników, które pasują do stroju służbowego – drobne, srebrne lub złote łańcuszki albo klasyczne (tzn. małe) perły – białe lub w kolorze złamanej bieli. Krój dekoltu powinien decydować o kształcie naszyjnika: dekolt w kształcie litery V, naszyjnik w kształcie litery V; okrągły dekolt, okrągły naszyjnik. Jeśli chcesz dobrać kolorowy naszyjnik do ubrania, upewnij się, że tkanina, pasek, spódnica lub bluzka, mają podobną barwę.

- PIERŚCIONKI. Naczelną zasadą jest prostota. Maksymalna liczba pierścionków w połączeniu ze strojem służbowym to jeden na każdej ręce (obrączka i pierścionek zaręczynowy liczą się jako jeden pierścionek).

- ZEGARKI. W konserwatywnych biurach preferuje się dwa rodzaje pasków do zegarka: czarny lub brązowy ze skóry, albo metalowy z matowej, nierdzewnej stali, srebra czy złota. Powinnaś dopasować metal, z którego wykonany jest zegarek, do biżuterii. Modele sportowe są bardziej akceptowane, jeżeli nie są to ciężkie zegarki do nurkowania. Typ z bransoletką jest doskonały, ale z kilkoma bransoletkami już nie. Pamiętaj, by wyłączyć wszystkie elektroniczne i dźwiękowe urządzenia w zegarku.

OBUWIE

Buty nie muszą już wyglądać jak ortopedyczne, by ludzie nie mieli problemów z podbiciem lub kręgosłupem. Poza tym ulepszeniem, tradycyjne zakazy dotyczące noszenia butów z odkrytymi palcami, bez pięty i innych nieformalnych fasonów obowiązują jeszcze w konserwatywnych miejscach pracy, natomiast w większości firm dawno o nich zapomniano. Odpowiedź na pytanie, jakich butów nie należy nosić w większości biur, jest prosta: trepów, pionierek, żeglarskich lub masywnych na grubych podeszwach. Decyzja, jakie obuwie jest wszędzie odpowiednie, jest równie oczywista – półbuty.

PÓŁBUTY
Klasyczne półbuty służbowe mają obcasy wysokości 2,5–4 cm (1–1½ cala) – a im szersze, tym wygodniejsze – lecz każda rozsądna wysokość też będzie odpowiednia, w zależności od miejsca pracy. Najmniej profesjonalnie wyglądają przesadne szpilki – 7,5-centymetrowe (3 cale) lub wyższe i płaskie podeszwy. Kolor obuwia nie jest już tak istotny jak kiedyś, ale tradycyjnymi barwami służbowymi pozostają czarny, granatowy, czekoladowy brąz i brązowo-szary. Dopuszczalne są dyskretne ozdoby, nie pasują one jednak do każdego stroju. Bez względu na kolor, pod żadnym pozorem nie wolno nosić butów, które są brudne, zniszczone lub mają zdarte obcasy.

Noś obcasy wyższe niż 4 cm (1½ cala) do spódnic; gdy zakładasz spodnie, w biurze będą wyglądać zbyt szykownie. Inna możliwość w wypadku spodni to półbuty i eleganckie skórzane mokasyny, które zakrywają śródstopie.

BUTY Z CHOLEWKĄ
Nowe modele butów z cholewką zaprojektowane dla osób dojeżdżających do pracy są wielofunkcyjne. Cholewka jest bardziej finezyjna, a gumowa podeszwa dobrze trzyma się chodnika. Nowe modele nadają się do noszenia w biurze, bez konieczności zmieniania ich na buty na obcasach.

BUTY SPORTOWE
Buty sportowe są zawsze niestosowne, oprócz najbardziej swobodnych firm i niektórych dni, gdy można ubrać się w dowolny sposób. Można z powodzeniem nosić je w drodze do i z pracy, szczególnie w miastach, gdzie obcasy stanowią utrudnienie podczas zmagania się z chodnikami i komunikacją publiczną. Wiele kobiet trzyma w biurze obuwie na zmianę lub przynosi je do pracy w torbie.

DOBRY WYGLĄD

Wygląd jest równie ważny, jak to co nosisz – od czubka głowy po palce u nóg. Włosy mówią o człowieku znacznie więcej niż ubranie. Ilość makijażu także wysyła sygnały i dlatego w większości miejsc pracy umiar ma kluczowe znaczenie.

ZESTAW AWARYJNY „NIE WYCHODŹ BEZ NIEGO Z DOMU”

Elegancki biznesmen i elegancka kobieta biznesu mają w biurze zestaw awaryjny. Rozsądek nakazuje, by mieć pod ręką ubranie na zmianę: marynarkę, wyprasowaną koszulę, krawat lub bluzkę, spódnicę czy spodnie. Oto lista przedmiotów używanych w sytuacjach awaryjnych:

- chusteczki odświeżające

- marker do zamalowania zadrapań na butach

- wałeczek do usuwania pyłków z ubrania

- taśma do podklejania obrąbków

- agrafki

- mały przybornik do szycia

- szczotki do włosów, ubrania i butów

- odplamiacz

- okulary

- nitka dentystyczna, szczotka i pasta do zębów

- zapasowa para rajstop

- spray antystatyczny

- lakier do paznokci – bezbarwny do łapania oczek w rajstopach oraz w aktualnie używanym kolorze do zamalowania odprysków

- szminka i puder

WŁOSY
Jeżeli kobieta będzie miała twarzową fryzurę albo zdrowe, błyszczące włosy, z pewnością zwróci na siebie uwagę. A co z długością? Choć w tej chwili nie obowiązują już żadne zasady, to w pracy włosy nie powinny spadać na oczy. Trzeba założyć je za uszy, związać w koński ogon lub przytrzymać spinką. Fantazyjne ozdoby są ryzykowne, chyba że jesteś wiceprezesem, który może pozwolić sobie na większą ekstrawagancję. Uniesione do góry i spięte klamrą włosy także są popularne i nadadzą ci profesjonalny wygląd.

MAKIJAŻ
Subtelny makijaż to podstawowa zasada. Powinien on podkreślać urodę, a nie dominować. Przesadny makijaż oczu, dziwaczny kolor szminki, usta obwiedzione konturówką w kontrastującym z pomadką kolorze to niewłaściwy wybór w większości miejsc pracy.

PAZNOKCIE
Najlepsza długość paznokci w większości środowisk biznesowych jest taka, że są one odrobinę dłuższe, niż opuszek palca. Szpony, ekstrawaganckie kolory (czarny, niebieski, fioletowy, neonowy) i sztuczne paznokcie ozdobione wzorkami lub obrazkami nie będą odpowiednie w miejscu pracy. Jeżeli masz wątpliwości, wybierz bezbarwny lakier. W konserwatywnych biurach, dobór kolorów jest ważniejszy niż samo malowanie paznokci – odpowiedni jest lakier jasnoczerwony, delikatny różowy lub bezbarwny. Pamiętaj jednak, że zwyczajny manicure w czerwonym kolorze to jedno, a szpony o tej samej barwie to drugie.

PERFUMY
Czy to ci się podoba, czy nie, perfumy, którymi pachniesz w biurze, mogą drażnić zmysł powonienia innych. Obecnie notuje się znaczny wzrost liczby osób, twierdzących, iż są uczulone na większość zapachów, a w szczególności na zapachy przemysłowe. Nie musisz jednak iść do pracy niczym nie pachnąc. Wybieraj perfumy o lekkim i świeżym zapachu, a nie egzotyczne lub piżmowe kompozycje, bardziej odpowiednie na wieczór. Używaj ich oszczędnie. Jeżeli twój zapach nadal dominuje w pomieszczeniu, z którego wyszłaś, byłaś za bardzo uperfumowana.

PO ZMROKU

Wieczorne przyjęcie służbowe pozwala kobietom wyróżnić się na tle grupy. Przede wszystkim ustal, czy impreza, w jakiej masz uczestniczyć, to przyjęcie koktajlowe, na które odpowiednia będzie krótka sukienka, czy oficjalny bankiet. Dowiedz się też od kogoś, kto ma dłuższy staż pracy w firmie, jak najlepiej zachować się w takiej sytuacji.

Gdy wybierasz strój, zwróć szczególną uwagę na to, jak będziesz postrzegana i nie ubieraj się krzykliwie. Pamiętaj, że podczas wieczoru służbowego będziesz oceniana nie tylko przez kadrę kierowniczą i klientów, lecz także przez ich małżonków i osoby towarzyszące – ludzie mówią, że tak naprawdę ubierasz się dla lepszej połowy twojego szefa.

CZĘŚĆ DRUGA
W MIEJSCU PRACY

4
Ty i twoi współpracownicy

Bez względu na to czy dopiero zaczynasz nową pracę, czy też wykonujesz ją od lat, prawdopodobnie zadajesz sobie czasem pytanie: „Kim są ci ludzie?”. Spędzasz w pracy ponad czterdzieści godzin w tygodniu, dzielisz czas i przestrzeń z grupą osób, których nie miałeś możliwości wybrać. Fakt, że pracujecie w tej samej branży, powinien stanowić przynajmniej jeden łączący was czynnik, lecz nie zawsze, nie w epoce, gdy coraz więcej osób traktuje pracę jako środek prowadzący do całkowicie innego celu. Sekretarka w biurze może notować pod dyktando jedynie do chwili, dopóki na przykład nie sprzeda swojego scenariusza. Księgowy w sąsiednim boksie może dokonywać skomplikowanych obliczeń i jednocześnie myśleć o zwycięstwie w Maratonie Bostońskim. Jak możesz lepiej poznać tych ludzi? W czym tkwi tajemnica poprawnych stosunków między wami?

W dzisiejszych czasach coraz więcej osób przyjmuje modną cyniczną postawę w stosunku do ludzi, z którymi pracuje: „Moja praca jest wspaniała – to ludzi nie mogę znieść”. Takie stanowisko, oprócz tego, że jest egocentryczne, daje skutek odwrotny od zamierzonego. Nawet próba podjęcia mniej formalnego stylu pracy – ruchome godziny, tymczasowe zatrudnienie i telepraca – nie zwalnia pracowników z obowiązku utrzymywania jak najlepszych kontaktów ze współpracownikami i podejmowania starań, by zapewnić harmonijną atmosferę. Nigdzie zasada, aby odnosić się do współpracowników z uprzejmością, bez względu na stanowisko czy zakres obowiązków, nie jest tak ważna, jak w miejscu pracy. W ten sposób zyskasz ich zaufanie i szacunek i zostaniesz uznany za wartościowego oraz potrzebnego członka zespołu.

„TA SAMA SADZAWKA”

Ty i twoi współpracownicy, mówiąc przenośnie, „pływacie w tej samej sadzawce”, a to, czy pójdziesz na dno, czy utrzymasz się na powierzchni, ma dużo wspólnego z umiejętnością traktowania współpracowników (nawet tych trudnych) z uprzejmością i szacunkiem. Można stwierdzić nawet, iż bardziej opłaca się mieć sojuszników niż wrogów i założyć, że każdy, z kim pracujesz, może „podsadzić cię” na kolejny szczebel korporacyjnej drabiny. Pamiętaj, iż niezdarny goniec może okazać się wnukiem szefa i jego prawowitym następcą, a sekretarka może mieć bezpośrednie kontakty z dyrektorem naczelnym. Nawet, jeżeli nie uważasz się za osobę łatwo nawiązującą kontakty, zdobędziesz przyjaciół i wpływy, przestrzegając zwyczajowych form grzecznościowych i wykazując się tolerancją, gdy inni nie będą potrafili tego zrobić. Nie skupiaj się na niedoskonałościach współpracowników, lecz staraj się doceniać wkład, jaki wnoszą i przyjmij do wiadomości, że razem stanowicie firmę, z jej własnymi zasadami, standardami, a także dziwactwami.

ZROZUMIENIE KULTURY FIRMY

Kulturę można zdefiniować jako grupę mającą te same przekonania, wartości, cele i styl życia. W wypadku firm, kultura to typowe cechy charakterystyczne, które różnią jedno miejsce pracy od drugiego, poczynając od sposobu podejmowania i przekazywania najważniejszych decyzji po dekorację podrzędnego boksu. Wszyscy nowi pracownicy nie tylko muszą nauczyć się nowych obowiązków, lecz także przystosować do zasad nowego miejsca pracy.

Kultura każdej firmy, formalna lub nieformalna, podlega dwóm regułom. Po pierwsze, jest hierarchiczna – zasady przekazywane są „z góry na dół”. Nawet te firmy, które szczycą się demokratycznym stylem zarządzania i spłaszczoną strukturą piramidową, nie są zupełnie demokratyczne. Po drugie, mimo dobrych intencji, kultura firmy rozwija się z czasem i zakorzenia, natomiast zmienia się powoli. Prawdę mówiąc, dyrektorzy naczelni, którzy zamierzają radykalnie odmienić powszechnie uznane zasady panujące w firmie, mogą ponieść porażkę lub nawet stracić stanowisko w zarządzie.

W czasach, gdy typowy pracownik miał jednego lub dwóch pracodawców w swojej pracy zawodowej, zaakceptowanie dominującej kultury firmy było stosunkowo łatwe. Jednak w dzisiejszym świecie biznesu pracownicy mają wielu szefów i ich kariera zawodowa ulega wielokrotnym zmianom w trakcie lat pracy. Do każdej zmiany trzeba się przystosować, a są to często znacznie różniące się style prowadzenia interesów i obyczaje.

Twój sukces w każdej nowej pracy zależy od tego, jak szybko i dokładnie pojmiesz zasady danej firmy. Na szczęście masz wielu nauczycieli. Wymagane obyczaje przyswoisz sobie dzięki wskazówkom szefów i kontaktom ze współpracownikami. Twoi koledzy są z pewnością indywidualistami, ludźmi z rozmaitych środowisk, mającymi różne ambicje i cele. Niektórych polubisz, innych nie. Od każdego jednak możesz nauczyć się, jak układać sobie stosunki w firmie, a także w szeroko pojętym świecie biznesu. Otrzymasz lekcję, która przyniesie ci same korzyści.

TWARZĄ W TWARZ

Pozytywne kontakty ze współpracownikami opierają się na tak podstawowych założeniach, jak poszanowanie przestrzeni osobistej i rangi oraz umiejętność znalezienia się w różnych sytuacjach – od rozmowy towarzyskiej po zabawę i rozmaite nieporozumienia.

Gdy wdajesz się w rozmowę – czy to pogawędkę, czy o interesach – jednym z niezawodnych sposobów, by zrazić do sobie innych, jest naruszenie ich przestrzeni osobistej.

- Zamiast przytłaczać ludzi, z którymi rozmawiasz, cofnij się pół metra (ta odległość zależy od narodowości rozmówcy – przyp. red.).

- Jeżeli ktoś ma cichy głos, możesz nachylić się, by zrozumieć, co mówi, ale potem odsuń się, gdy przyjdzie twoja kolej, żeby odezwać się.

- Utrzymuj stały kontakt wzrokowy. Wyraz twarzy znamionujący otwartość i zainteresowanie jest znacznie bardziej ujmujący niż postawa lub poza z gatunku „odczep się”.

- Musisz zdawać sobie sprawę z różnicy wzrostu. Stań w odpowiedniej odległości, tak, aby dana osoba nie czuła się niezręcznie, spoglądając na ciebie z góry lub z dołu.

- Bądź taktowny wobec osób niepełnosprawnych, na wózkach inwalidzkich lub z upośledzeniem słuchu.

- Jeżeli masz do czynienia ze współpracownikami różnych narodowości, upewnij się, że znasz ich zwyczaje prowadzenia rozmów i stosujesz się do nich, a także unikaj kwestii stanowiących tabu.

POSZANOWANIE RANGI

W biznesie ranga to siła, więc bądź świadom pozycji osoby, z którą rozmawiasz. Po pierwsze, nie zachowuj się zbyt familiarnie w stosunku do osób na równorzędnych stanowiskach i zwierzchników. W czasie rozmowy utrzymuj pełen szacunku dystans – żadnego poklepywania po plecach, poszturchiwania, obejmowania, kuksańców czy jakiegokolwiek dotykania, które sugerują nieistniejącą zażyłość. Nie zakładaj, że jeżeli rozmawiasz ze swym przełożonym o Super Bowl, to nieoficjalny charakter rozmowy zwalnia cię ze zwykłej uprzejmości. Nie kładź nóg na biurko, nie siadaj na kanapie bez zaproszenia, nie baw się przedmiotami stojącymi na stoliku do kawy.

Z drugiej strony, gdy rozmawiasz z pracownikami niższymi od ciebie rangą, nie nadużywaj swojego stanowiska. Stosowanie tytułów honorowych jest często podyktowane kulturą firmy, ale zawsze będzie to uprzejme, gdy zwrócisz się do starszych osób per pan lub pani, bez względu na ich stanowiska (chyba że będą nalegać, byś tego nie robił). Dwudziestopięcioletni młodszy kierownik może, w przypływie poczucia władzy, mówić do swej sześćdziesięcioletniej sekretarki po imieniu, lecz w bardzo konserwatywnej firmie taka sytuacja długo nie potrwa, jeżeli szef tego nie zaaprobuje.

PROŚBY I OFEROWANIE POMOCY

Nikt nie lubi biurowych obiboków niekończących projektów w terminie i zazwyczaj nadużywających pomocy kolegów. Wszyscy będą unikać pracownika, który nie może przyswoić sobie systemu przechowywania dokumentów i wymaga stałych szkoleń w trakcie pracy. W wyniku działania tego typu osób, dobrzy pracownicy mają czasami opory, by prosić o pomoc, ponieważ nie chcą, by wrzucono ich do jednego worka z obibokami, leniami i nieudacznikami. Ale w większości miejsc pracy współpracownicy chętnie pomagają z własnej woli temu, kto im pomógł.

Najlepszym sposobem, by otrzymać pomoc, to jej udzielać. Jeżeli zauważysz, że kolega pracuje podczas lunchu, by skompletować listę ważnych klientów, a ty pospieszysz mu z pomocą, odwdzięczy się kiedyś za twoją wspaniałomyślność. Bądź świadom, iż akt dobrej woli to nie nadgodziny, a twoją nagrodą nie jest dodatkowa zapłata, tylko wdzięczność współpracownika. Nie rozpamiętuj jednak bez końca swoich zasług, ani nie przypominaj wszystkim, jak dobrym jesteś człowiekiem.

Kiedy ktoś ci pomoże, podziękuj, bez względu na charakter przysługi. Jeśli twój współpracownik zrezygnował z lunchu, by ci pomóc, wtedy zabawna karteczka, mały upominek lub zaproszenie na obiad będą odpowiednie. Gdy to możliwe, pochwal współpracownika wobec przełożonych.

POMOC DLA NOWEGO PRACOWNIKA

Zwracaj szczególną uwagę na nowe osoby. Tacy pracownicy mogą mieć pierwszorzędne kwalifikacje, lecz będą musieli nauczyć się bardzo dużo o działaniu firmy – zapamiętać nazwiska, zlokalizować rozmaite miejsca, poznać strategie, zrozumieć system zależności służbowych. Bądź pomocny i wielkoduszny, ale w granicach rozsądku. Przypomnij sobie, jak sam czułeś się, gdy zostałeś po raz pierwszy zatrudniony i jakie informacje były ci potrzebne. Udzielaj odpowiedzi, nawet jeżeli nie zadano jeszcze pytań: „Pan Hernandez chce dostawać tygodniowe raporty w teczce, natomiast pan Wilson woli notatki służbowe” albo: „Jeżeli masz wizytę u lekarza lub dentysty, powiedz pani Shipman, a ona zmieni twój harmonogram pracy”. Musisz jednak wiedzieć, że pomoc nie polega na przekazywaniu biurowych plotek; niech nowa osoba sama wyrobi sobie zdanie o współpracownikach i szefach.

WYRAŻANIE I PRZYJMOWANIE WYRAZÓW UZNANIA

Ty i wszystkie osoby, z którymi pracujesz, potrzebujecie od czasu do czasu pochwał. Szefowie firm wynajmują konsultantów i kończą kursy uczące, jak wyrażać uznanie. Prawdziwym kluczem jest jednak wrażliwość i umiejętność współczucia innym. To nie ćwiczenie sentymentalizmu. Udzielanie pochwał, gdy się należą, jest sprawiedliwe. Powiedzenie „dobra robota” współpracownikowi poprawia mu nastrój; informuje również, że jesteś wrażliwą i spostrzegawczą osobą, potrafiącą wyrazić uznanie za zasługi, gdy ktoś na nie zasłużył. Nie przesadzaj jednak. Nadmierne i zbyt częste szafowanie komplementami zmniejsza wartość twoich słów, jak i poddaje w wątpliwość szczerość intencji.

„E TAM!”
Przyjmowanie pochwał z wdzięcznością jest trudne dla wielu osób. Ludzie, uczeni od dziecka, by nie być pozerami, instynktownie negują pozytywne uwagi, wyliczając szczegółowo, dlaczego nie zasłużyli na pochwałę. Taki rodzaj skromności brzmi jednak nieszczerze. W rzeczywistości, chwilowy wybuch prawdziwego zarozumialstwa („Udało mi się, nieprawdaż?”) jest zazwyczaj lepszy od wykalkulowanej uniżoności, z jaką neguje się rozsądne pochwały.

Jedno proste słowo może rozstrzygnąć wszelkie dylematy związane z pochwałami: „Dziękuję”.

OSTROŻNIE Z DOWCIPAMI

Dojrzałe poczucie humoru pozwala ludziom żartować z innymi w uprzejmy i delikatny sposób i śmiać się z siebie bez śladu zarozumialstwa. Umiejętność rozbawiania innych to dar, ale także narzędzie biznesowe. Korzystaj jednak z humoru w przemyślany sposób.

Gdy przyjdzie ci ochota, by wtrącić do rozmowy dowcip, upewnij się, że nie odbędzie się to niczyim kosztem; żarty z pochodzenia, rasy, religii czy płci mogą urazić uczucia innych osób i zniszczyć reputację. Uważaj także, aby nie wymieniać nazwisk, ani nie obrazić swojej lub innej firmy.

CO POWIEDZIEĆ, GDY...

To, że dotrą do ciebie takie czy inne wieści o prywatnym życiu twoich współpracowników to sprawa nieunikniona. W niektórych przypadkach złożysz gratulacje, w innych wyrazy współczucia. Jeżeli dana osoba jest twoim bliskim przyjacielem, dobór właściwych słów nie będzie prawdopodobnie stanowił problemu; dla tych, których znasz mniej, wystarczą proste wyrazy szacunku (patrz także: „Ważne wydarzenia”, s. 148–149). Zanim zaryzykujesz jakikolwiek komentarz, rozważ poniższe uwagi.

- KTOŚ SIĘ ZARĘCZA LUB BIERZE ŚLUB. „Gratulacje”, „Serdeczne życzenia”, „Dużo szczęścia” – szczerze życz współpracownikowi wszystkiego, co najlepsze. Nie bądź zbyt wścibski, jeżeli chodzi o wybór współmałżonka (od tego są teściowie), nie udzielaj zbyt wielu małżeńskich porad i nie opowiadaj strasznych historii.

- KTÓRAŚ ZE WSPÓŁPRACOWNIC JEST W CIĄŻY. Ciesz się jej szczęściem, ale nie bądź zbyt ciekawski. Unikaj dawania rad, które mogą być sprzeczne z aktualną diagnozą medyczną. Przyszli rodzice muszą mieć zaufanie do swego lekarza, a podważanie jego decyzji jest nieuczciwe, choćbyś miał jak najlepsze intencje. Powstrzymaj się także od opowiadania przerażających historii na temat porodu.

- KTÓRAŚ ZE WSPÓŁPRACOWNIC PORONIŁA. Poronienie to śmierć, której należy się żałoba. Okaż współczucie, szanując dotkliwość straty. Nigdy nie wypowiadaj frazesów, takich jak: „Tak będzie lepiej” lub „Bóg tak chciał”. I nigdy, pod żadnym pozorem, nie sugeruj, iż poronienie nastąpiło z winy twojej współpracownicy.

- KTOŚ SIĘ ROZWODZI. Rozwód to też rodzaj śmierci. Lepiej słuchać, niż mówić, choć możesz udzielić praktycznej rady (w jaki sposób znaleźć opiekę dla dziecka, jak wypełnić zeznanie podatkowe, być głową domu), o ile zajdzie taka potrzeba (patrz także: „Twój rozwód”, s. 97).

- KTOŚ JEST CHORY. Jeżeli współpracownik lub jego krewny jest poważnie lub śmiertelnie chory, twoje czyny będą przemawiały głośniej niż słowa. Okaż współczucie, pomagając takiej osobie w pracy. Nie narzekaj na jej nieobecność w biurze. Zwróć uwagę, czy ktoś nie próbuje podważyć pozycji twego współpracownika w firmie podczas jego choroby lub splądrować mu biuro lub akta. Tak czasem bywa. Informuj kolegę o bieżących wydarzeniach.

- KTOŚ UMIERA. Gdy współpracownik traci ukochaną osobę, złóż kondolencje na piśmie i osobiście. Jeśli jesteście przyjaciółmi, pomóż załatwić formalności przed i w trakcie pogrzebu. Będzie to dla niego pociechą. Natomiast kontakty wyłącznie służbowe nie upoważniają cię do wolnego dnia z powodu pogrzebu. Nigdy nie wygłaszaj uwag, takich jak: „To było błogosławieństwo” lub „Dziękuj Bogu, że jego cierpienia się skończyły”. Zaoferuj praktyczną pomoc, jeżeli możesz, i okaż zrozumienie. Śmierć ukochanej osoby zmieni twego współpracownika, więc nie oczekuj, że powróci do dawnej formy w ciągu kilku tygodni.

- KOGOŚ WYRZUCONO LUB ZWOLNIONO Z PRACY. Okaż współczucie, lecz nie rozmawiaj bez końca na ten temat. Przyjmij oficjalne wyjaśnienie twojego współpracownika i nie baw się w spekulacje. Jeśli możesz udzielić praktycznego wsparcia, zrób to. Napisz rekomendację, pomóż przy uaktualnianiu życiorysu, zdobądź informacje o możliwościach znalezienia innej pracy. Nie zachęcaj jednak do destruktywnych zachowań, takich jak uczestniczenie w pijatykach lub wysyłanie listów z pogróżkami. I nie zdziw się, jeżeli współpracownik wykluczy cię ze swego towarzystwa; on będzie chciał iść naprzód, natomiast ty przypominasz mu o starym miejscu pracy i starych krzywdach.

PONOSZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI

Każdy popełnia błędy. To, co ma znaczenie, to sposób, w jaki zachowujesz się w sytuacji, gdy popełnisz błąd.

Rozważmy przypadek Brada, który wydawał biuletyn absolwentów niewielkiego college’ u w północnej części stanu Nowy York. Odkrył on, że zrobił błąd ortograficzny w nagłówku. Gdy zebrał myśli, natychmiast zadzwonił do drukarni, zapytał o najszybszy możliwy termin ponownego wydania biuletynu i o cenę druku. Wtedy poszedł do rektora college’u, wytłumaczył się z pomyłki, wziął za nią odpowiedzialność, przedstawił rektorowi rozwiązanie problemu i określił koszty. Po szybkiej analizie faktów, rektor wyraził zgodę na reprint i nikt już nie wracał do wpadki Brada.

Redaktor zrobił dwie rzeczy dobrze i zaoszczędził sobie wielu zmartwień. Po pierwsze, wziął na siebie odpowiedzialność za swój błąd i przeprosił. Po drugie, opracował rozwiązanie problemu, zanim poszedł do swego przełożonego. Zamiast obarczyć szefa tym kłopotem, Brad przedstawił mu rozwiązanie.

W dzisiejszych biznesowych grach o wielką stawkę nie wszystkie błędy są zapominane i wybaczane. Niektóre mogą kosztować daną osobę utratę stanowiska. Ale w wielu przypadkach, biorąc na siebie odpowiedzialność i rozwiązując problem, możesz egzystować w świecie biznesu z niewielkimi lub bez żadnych negatywnych skutków dla kariery. Odmowa poniesienia odpowiedzialności i stwierdzenie: „To nie moja wina”, to prawie stuprocentowa gwarancja, że zdenerwujesz innych.

RÓŻNICA ZDAŃ

Ty i twój współpracownik możecie mieć inne zdanie na temat realizacji nowego zadania. Jak rozwiążesz taką sytuację, nie działając nikomu na nerwy?

Gdy różnice zdań powstają w pracy, pierwszą zasadą jest to, aby nie unikać sporów, jeżeli jesteś o czymś głęboko przekonany. Jeśli uczciwie i krytycznie doszedłeś do jakiegoś wniosku, który jest sprzeczny ze zdaniem twojego współpracownika, musisz przedstawić swoje racje w najbardziej stanowczy sposób, na jaki cię stać. Rozsądek nakazuje jednak, by uważać. Jeżeli nie ma dla ciebie aż takiego znaczenia, czy biurowy automat sprzedaje Coca-Colę czy Pepsi, zostaw tę debatę innym.

Idealna sytuacja to taka, gdy spory między współpracownikami można rozwiązać na polu prywatnym, lecz czasami konflikt jest integralną częścią na przykład burzy mózgów lub zebrania na temat strategii. W takich sytuacjach miej wzgląd na obserwatorów. Wyjaśnij swoją sprawę w klarowny sposób, a w razie potrzeby weź udział w dyskusji, ale nie upieraj się. Zwróć uwagę na reakcje innych – jeśli tylko zauważysz oznaki oburzenia lub irytacji, zakończ rozmowę. W przeciwnym razie zmieni się ona w osobiste wycieczki. Powiedzenie: „Myślę, że będzie lepiej, jeżeli porozmawiamy o tym później”, to jeden ze sposobów, by rozładować atmosferę. Można także spróbować stwierdzić: „Wrócimy do tematu, gdy przełożony powie nam, jaki kierunek działania obierze firma”.

Nie angażuj się w spory między innymi ludźmi, ale jednocześnie nie udawaj, że nic nie wiesz, jeżeli w rzeczywistości potrafisz znaleźć rozwiązanie. Kiedy masz rzeczowe informacje, które mogą rozwiązać spór, odezwij się. Pamiętaj, powiedzenie tego, co wiesz i propozycja rozsądnego kompromisu nie jest tym samym, co opowiedzenie się po czyjejś stronie. Spodziewaj się, że zostaniesz skrytykowany, lecz podtrzymuj swe obiektywne stanowisko, nawet jeśli strony sporu zjednoczą się przeciwko tobie.

NIE RÓB Z NICZEGO SPRAWY OSOBISTEJ
Nigdy nie pozwalaj, aby profesjonalny spór przerodził się w osobisty. Poza tym, że jest to nieprzyjemne, wyzwiska i nadawanie kłótni prywatnego charakteru osłabiają twoją pozycję podczas każdej wymiany zdań. Z chwilą, gdy nazwiesz Joego „idiotą” za to, że woli układać faktury alfabetycznie, a nie według numerów, lub kiedy zrobisz drwiącą uwagę podczas dyskusji na tematy polityczne w czasie lunchu, że Marcia nie ma wyższego wykształcenia, zgadnij co się stanie? Joe lub Marcia wygrają wojnę, nawet jeżeli ty wygrałeś bitwę. Jeśli ktoś obrzuci cię wyzwiskami lub podważy twoje kompetencje, złóż to na karb frustracji wywołanej rozmową i postaraj się nie żywić urazy.

Oto trzy dodatkowe rady:

- NIE ODBIEGAJ OD TEMATU. Nie pozwól, aby spór dotyczył nieistotnych kwestii. Unikaj powoływania się na dawne konflikty. Pamiętaj, że jeżeli miałeś rację podczas ostatniej kłótni, tym razem możesz się mylić. I miej się na baczności, gdy inni próbują odejść od tematu. Odwracanie uwagi, zmiana przedmiotu dyskusji i kierowanie rozmowy na inne tory to klasyczne taktyki tych, którzy nie mają mocnych argumentów. Jeżeli dasz się nabrać na te sztuczki, wyciągnij wnioski ze swojej pomyłki i następnym razem słuchaj bardziej uważnie.

- BĄDŹ OTWARTY NA KOMPROMIS. Chociaż możesz nie osiągnąć wszystkiego, na czym ci zależy, pomyślne rozwiązanie jest zazwyczaj lepsze niż żywienie urazy. Udokumentuj wynik sporu. Jeśli jest związany z firmą, powinieneś także potwierdzić końcowe ustalenia notatką skierowaną do twego oponenta. Udokumentowanie i potwierdzenie są ważne, jeżeli trzeba będzie skierować sprawę do rozpatrzenia przez wyższą instancję.

- NIE CHWAL SIĘ. Unikaj pokusy, aby przechwalać się lub komentować słowami: „A nie mówiłem?”, jeśli każdy przyzna, że miałeś rację. Jeżeli zaczniesz uśmiechać się z wyższością i arogancją, osłabisz jedynie swoją pozycję. Chyba wolisz, aby twoi koledzy mówili: „Jose naprawdę zna się na rzeczy”, a nie „Jose zna się na rzeczy, ale to palant”.

GDY KONFLIKT STAJE SIĘ OSOBISTY

Tak może się zdarzyć. Wcześniej czy później zaczniesz spierać się ze współpracownikiem lub zostaniesz wciągnięty w czyjąś kłótnię. Usłyszysz plotkę albo, co gorsza, staniesz się jej ofiarą. Narazisz się na nieparlamentarne słownictwo, niecenzuralne dowcipy lub obraźliwe uwagi, które nie będą ci odpowiadać. Bez względu na formę, taka sytuacja jest prawdziwą próbą siły twojego charakteru jako osoby dojrzałej i dorosłej.

Jak powinieneś odpowiedzieć, gdy współpracownik robi wyraźnie seksistowskie lub rasistowskie uwagi, nazywa cię (lub kogoś, kogo znasz jako osobę godną zaufania) „kłamcą” lub „oszustem”, albo traktuje współpracowników i podwładnych ze snobizmem, arogancją i brakiem szacunku? Kilka wieków temu mógłbyś go wyzwać na pojedynek. Dzisiaj musisz polegać na zdrowym rozsądku.

Twoim obowiązkiem wobec siebie i firmy jest konfrontacja z daną osobą lub doniesienie zwierzchnikowi o autorach takich wypowiedzi, tak samo, jak postąpiłbyś w przypadku złodzieja albo podpalacza. Jeżeli będziesz tylko siedział i słuchał, staniesz się biernym wspólnikiem, tak samo winnym. Twoje przedsiębiorstwo może także zostać pociągnięte do odpowiedzialności za obraźliwe uwagi pracowników, a jeśli jesteś tam zatrudniony, musisz być lojalny.

Kiedy znajdziesz się w sytuacji, w której – twoim zdaniem – trzeba zająć odpowiednie stanowisko, oto kilka podstawowych strategii, by rozwiązać konflikt i zbudować więzi, a nie stawiać mury.

PANUJ NAD SOBĄ
Próba wciągnięcia w dyskusję osoby, której zachowanie lub czyny uważasz za grubiańskie, jest dość trudna. Gdy czujesz, że podnosi ci się ciśnienie, a złość zaślepia, nie są to najbardziej sprzyjające okoliczności, by naprawić sytuację. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że sprawca zareaguje na twój gniew, a nie krytykę swojego zachowania. Wyłącz się więc na pewien czas i porozmawiajcie później prywatnie.

Kiedy starasz się opanować, poświęć kilka minut na zadanie sobie pytania, co chcesz osiągnąć w wyniku rozmowy z tą osobą. W większości sytuacji, najlepszym rezultatem będzie próba zmiany zachowania sprawcy i utrzymanie lub zbudowanie wzajemnych konstruktywnych stosunków w pracy.

PRZEDYSKUTUJ SPRAWĘ W CZTERY OCZY
Jeżeli możesz porozmawiać z drugą osobą prywatnie, zrób to. Przytocz argumenty, krytykując zachowanie, a nie osobę i bądź konkretny: „Prawdopodobnie nie zdawałeś sobie sprawy, lecz twoja uwaga na temat krótkiej spódniczki Leslie była naprawdę seksistowska; zauważyłem także, że poczuła się ona obrażona i skrzywdzona”. Ludzie, którzy stale upokarzają innych, rzadko są subtelni i zazwyczaj nie rozumieją aluzji, ale mogą zareagować, jeśli zwrócisz się do nich bezpośrednio i nadmienisz, że chodzi ci o ich własne dobro i reputację.

JAWNOŚĆ

Niektóre uwagi wymagają natychmiastowej i publicznej reakcji. Bądź szczery, ale pamiętaj, żeby występować przeciw zachowaniu, nie przeciw mówiącemu. Bez względu na to, jak silną odczuwasz pokusę, opanuj gniew i unikaj protekcjonalnego traktowania tej osoby. Jeżeli tematem, który porusza współpracownik, jest szerzący się rasizm, spróbuj powiedzieć: „Ralph, u nas traktuje się ludzi uczciwie i wiem, że twój szef otrzymał swe stanowisko ze względu na umiejętności, a nie rasę”. Jeśli możesz (co nie zawsze jest łatwe), daj mu szansę eleganckiego wycofania obraźliwych uwag: „Mam wrażenie, że za dużo rozmawiamy na tematy rasowe, nieprawdaż Ralph?”.

Cokolwiek zrobisz, nie angażuj się w zbyt emocjonalną wymianę zdań. Nie dasz rady przekrzyczeć zdeklarowanego bigota lub snoba. Jeżeli obraźliwe uwagi powtarzają się notorycznie, najwyższy czas, by zgłosić tę sprawę przełożonemu, kierownikowi działu kadr lub inspektorowi ds. etyki. Jeśli boisz się odwetu, złóż skargę w tajemnicy.

POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU KRZYWDZĄCYCH PLOTEK I POGŁOSEK

Co możesz zrobić, aby nie stać się obiektem biurowych plotek? W pracy zachowuj dla siebie osobiste informacje i nie prowokuj pytań. Nawet pozornie niewinne pytania o wiek, dochody, związki osobiste i politykę mogą narazić cię na plotki i insynuacje.

Jeżeli staniesz się obiektem złośliwych plotek lub fałszywych pogłosek, będziesz starał się dociec ich źródła. Zacznij działalność detektywa od rozmowy z osobą, która naprowadziła cię na ślad; wytłumacz, że cała ta historia jest nieprawdziwa i chcesz ją wyjaśnić. Jeśli zobowiążesz się do zachowania tajemnicy, istnieje szansa, że dowiesz się, jak nazywa się współpracownik, który pierwszy skłamał.

Wtedy powinieneś doprowadzić do konfrontacji z plotkarzem, jednak bez świadków.

Przyjmij raczej postawę osoby zmartwionej niż rozgniewanej: „Sally, słyszałem, jak opowiadałaś kilku osobom, że szukam nowej pracy i spotykam się z headhunterem. Prawda jest taka, iż w zeszłym tygodniu jadłem lunch z kolegą ze studiów, który akurat pracuje w biurze pośrednictwa pracy. Nie szukam jednak nowego zajęcia, a ta historia może przysporzyć mi wielu kłopotów”. Nawet jeżeli plotkarka zaprzeczy, twoje słowa ją ubodą, ponieważ została przyłapana i następnym razem zastanowi się dwa razy, zanim zacznie znów o tobie rozmawiać.

Pamiętaj także, że do rozmowy trzeba dwojga; osoba, która chętnie wysłuchuje najświeższych plotek, jest również czynnym uczestnikiem i rzadko nie bez winy, nawet jeśli nie rozpowiada różnych historii. Plotkowanie, bez względu po której stoisz stronie, może być groźne dla twojej zawodowej reputacji. Nigdy nie wiesz, kto z kim przyjaźni się i będziesz mieć kłopoty, jeżeli obmówisz niewłaściwą osobę. Kiedy usłyszysz plotki od swoich kolegów, bądź taktowny, ale stanowczy: „Naprawdę nie mam ochoty wysłuchiwać informacji na temat czyjegoś prywatnego życia”. Jeśli plotkarz nalega, powinieneś w uprzejmy sposób odmówić słuchania go: „To jest z pewnością interesujące, ale ja wolałbym o tym nie wiedzieć”, po czym szybko odejdź.

ZAPROPONUJ ROZWIĄZANIE
Wyrażenie swoich uczuć to dopiero pierwsza część procesu poprawiania sytuacji. Pamiętaj, twoim celem jest zmiana zachowania, a przy odrobinie szczęścia unikniesz zrobienia sobie z kogoś wroga. Zanim spotkasz się z drugą osobą, opracuj rozsądną strategię rozwiązania problemu i wyjaśnienia sprawy. Następnie, gdy przedstawisz już swoje stanowisko, a współpracownik zareaguje, sprawdź, czy twój plan nadal wydaje się rozsądny. Jeżeli tak, zaproponuj rozwiązanie i zapytaj tę osobę, czy je akceptuje. Nie wystarczy wygłosić oświadczenia i odejść, aby osiągnąć porozumienie, musisz być przygotowany na współpracę i udoskonalić twoją propozycję z korzyścią dla was obojga.

ROZMOWA TOWARZYSKA

Rozmowa towarzyska to ważna sprawa i istotna część budowania stosunków w firmie. To właśnie wtedy, gdy ty i twoi koledzy przestajecie kontrolować się, kiedy siedzicie przy stoliku w kafeterii, czekając na rozpoczęcie zebrania, lub stoicie w pomieszczeniu, w którym znajduje się kserokopiarka, uwidacznia się twój charakter i zainteresowania. Każdy temat jest dobry, jeżeli nie jest złośliwy, obraźliwy, podburzający lub niedyskretny.

Jeśli skorzystasz z możliwości prowadzenia rozmów towarzyskich, dowiesz się, kto w firmie jest ekspertem od wielkiej opery lub NASCAR (Narodowa Organizacja Wyścigów Samochodów Seryjnych), a kto zapalonym kinomanem, wybitnym kucharzem albo studentem wieczorowym. Jesteś spostrzegawczy? Już po chwili wytropisz biurowego plotkarza, snoba i intryganta. Podczas rozmowy towarzyskiej twoi współpracownicy także mają szansę, by lepiej cię poznać i przekonać się, że jesteś towarzyski i dobrze się z tobą rozmawia – coś, co stanowi o twojej przewadze w miejscu pracy (patrz także: „Dobry rozmówca”, s. 209).

- Kiedy inicjujesz rozmowę towarzyską, dostosuj się do rozmówcy. Jeżeli wygląda na zdenerwowanego lub nie ma ochoty odpowiadać, zrozum aluzję i wycofaj się.

- Nawet jeśli druga osoba ma ochotę na rozmowę, nie przeciągaj jej.

- Zapytaj rozmówcę o zdanie i wykaż zainteresowanie jego pomysłami. Staraj się nie zdominować rozmowy.

- Jeżeli pojawiają się inni ludzie, wciągnij ich do rozmowy. W razie potrzeby zmień temat konwersacji na taki, na który wszyscy będą mogli porozmawiać.

- Unikaj zbyt osobistych tematów.

- Możesz nie zgadzać się z innymi, ale formułuj swe uwagi w uprzejmy sposób. „Nie masz racji!” brzmi wrogo i wojowniczo, podczas gdy: „Prawdę mówiąc, nie zgadzam się z tobą w tej kwestii, ale chciałbym lepiej poznać twoje poglądy” jest taktowne.

- Idź z postępem. Czytaj codzienne gazety i tygodniki. Od czasu do czasu obejrzyj przedstawienia w telewizji. Posłuchaj tych stacji muzycznych, których słuchają twoje dzieci. Oglądaj najnowsze, najbardziej popularne widowiska, żebyś wiedział, o czym rozmawiają ludzie.

- Gdy już będziesz dobrze zorientowany, wymyśl kilka pytań, które będziesz mógł zadać innym, gdy włączysz się do rozmowy.

- Aby zakończyć rozmowę towarzyską, odejdź po tym, jak wygłosisz końcowe oświadczenie (nie inna osoba). Zakończ uwagą: „Już czas, abym wrócił do pracy” lub „To było naprawdę interesujące. Będziemy musieli jeszcze o tym porozmawiać”.

- Jeżeli współpracownik, który chce porozmawiać, przeszkodzi ci w pracy, zaproponuj inny termin: „Przepraszam, to nie najlepszy moment. Czy możemy powrócić do tematu, gdy przygotuję te pisma?”. Jeśli to ty komuś przeszkodzisz, zwróć uwagę na reakcję tej osoby. Gdy współpracownik odpowie, że nie może przerwać pracy, zaakceptuj jego odmowę i nie czuj się urażony czy odrzucony.

RYNSZTOKOWY JĘZYK

W firmach, w których wulgaryzmy i przekleństwa w pracy są dozwolone, ich użycie będzie powszechne i nie wszystkich zdołasz poprawić. Jeżeli taki język sprawia, iż nie czujesz się komfortowo, daj wyraz swojemu niesmakowi, nie używając ich i wymawiaj się uprzejmie od udziału w zebraniach biurowych, gdy słownictwo staje się niewyszukane. Niektórzy ludzie nazwą cię świętoszkiem, lecz inni mogą cię mile rozczarować, akceptując twoją postawę i naśladując zachowanie.

Jeżeli sam od czasu do czasu używasz wulgarnego języka, upewnij się, że stosujesz go jedynie w obecności osób, które nie będą czuły się niezręcznie. Jeśli nie jesteś pewien, jak twój kwiecisty język wpłynie na innych, powstrzymaj się i zachowaj ostrzejsze wyrażenia na inne okazje.

RADZENIE SOBIE Z DROBNYMI NIEPRZYJEMNOŚCIAMI

Co powinieneś zrobić, jeżeli twój współpracownik ma nawyki, które strasznie cię denerwują? Po pierwsze, musisz podjąć decyzję, czy zająć się tą sprawą, czy ją zignorować. Ponieważ pracujesz z ludźmi, z którymi wolałbyś nie kontaktować się na gruncie czysto towarzyskim, możesz być zmuszony pogodzić się z zachowaniem, jakiego nie akceptowałbyś u przyjaciół. Gdy musisz uśmiechać się i znosić większość dziwactw i kaprysów swoich współpracowników, możesz spróbować uprzejmie rozwiązać problemy, wpływające na twoją pracę. Zanim zajmiesz się niedociągnięciami innych, spojrzyj w lustro. Czy to możliwe, że denerwujesz współpracowników w równym stopniu, jak oni ciebie?

PALENIE
W dzisiejszych czasach palaczy można przenośnie nazwać „wygnańcami” w większości firm. Są bowiem wypraszani na zewnątrz podczas deszczu, słoty i gradu, aby móc zapalić. Mimo (a może z powodu) takiego układu, ciągle utrzymuje się napięcie między palaczami i niepalącymi, co oznacza, że rozwaga jest jeszcze bardziej niż kiedykolwiek wcześniej potrzebna obu grupom.

Jeżeli jesteś palaczem, wiesz, że tak zwany „oddech palacza” jest u niektórych osób silniejszy niż u innych – a może to twój? Miętowy spray pomoże, ale porządne wyszorowanie zębów i trochę płynu do ust działa lepiej. Istnieje również problem przesiąkniętych dymem ubrań. Staraj się palić w wentylowanych pomieszczeniach i zastanów się nad przechadzką na świeżym powietrzu, zanim ponownie wejdziesz do niezadymionego pomieszczenia.

Jeśli nie palisz, wykaż trochę tolerancji. Chcesz, by ktoś zgasił papierosa? Poproś o to uprzejmie. Większość palaczy nie chce obrazić innych osób, przyczynić się do ich dyskomfortu lub spowodować problemy zdrowotne.

ŻENUJĄCE MOMENTY

Włókienko szpinaku między przednimi zębami, rozpięty rozporek, niezapięta bluzka – choć to główne tematy komedii sytuacyjnej, są tak naprawdę bardzo żenującymi momentami. Kiedy znajdziesz się w takim położeniu, jedyne co możesz zrobić, to roześmiać się i zrzucić winę na pecha. Jeżeli zauważysz, że wpadka przydarzyła się innym, pomóż tym osobom. Dyskretnie napomknij o problemie (bez świadków, jeśli to możliwe) i, w razie potrzeby, pomóż naprawić szkodę. Gdy jesteś kobietą, zbyt nieśmiałą, by powiedzieć koledze, iż ma rozpięty rozporek, cichutko poproś innego mężczyznę, aby to zrobił. Jeżeli współpracownik zwraca ci uwagę, że masz plamę od musztardy na krawacie lub ziarenko maku między zębami, nie czuj urazy, ani się nie obrażaj. Bądź wdzięczny; przyjaciel uratował cię właśnie od żenującej wpadki.

Niektóre problemy powinny rozwiązać się same. Łupież, tupecik przypominający kosmaty dywanik lub okropny makijaż nie wpływają na miejsce pracy w istotny sposób i nie powinny nikogo interesować. To osoba, której ten problem dotyczy, musi sobie zdać sprawę, że być może niweczy swe szanse na awans. Jedynie wtedy, gdy jesteś blisko ze współpracownikiem, masz prawo delikatnie zasugerować, iż to, co robi, może szkodzić jego karierze.

NIEPRZYJEMNE ZAPACHY
Niemiła woń ciała, brzydko pachnące stopy, nieświeży oddech współpracownika to nadzwyczaj drażliwe kwestie. Nikt z nas nie ma ochoty powiedzieć drugiej osobie o woni jej ciała, jednak ilekroć pytamy uczestników seminariów biznesowych, czy woleliby, żeby przyjaciel lub kierownik powiedział im o przykrym zapachu, czy nie, zawsze 100 procent odpowiada, iż chcieliby otrzymać wskazówki od współpracownika. Tak więc, gdy następnym razem twój przyjaciel będzie brzydko pachniał, zastanów się, jak on, twoim zdaniem, powinien zachować się, gdyby role się odwróciły. Poinformuj go o problemie.

Zrób to w następujący sposób. Weź go na stronę i zacznij: „Bill, ponieważ jestem twoim przyjacielem, chcę ci powiedzieć coś, co jest dla mnie bardzo trudne. Jednak wiem, że gdyby role odwróciły się, chciałbym, żebyś ty powiedział to mnie. Mam wrażenie, iż może nie zdajesz sobie z tego sprawy, ale niektórzy z nas zwrócili uwagę na twój zapach i martwimy się, że może mieć on wpływ na twój awans. Mówię to wyłącznie, by ci pomóc. Chcesz porozmawiać?”.

Jednego musisz być pewien, reakcja kolegi prawdopodobnie cię zaskoczy. Możesz się dowiedzieć, iż zapach jego ciała jest spowodowany na przykład niedostateczną higieną osobistą, ale całkiem prawdopodobne, że stanem zdrowia, lekami lub niedoborami diety.

Jeśli nie potrafisz załatwić tej sprawy sam, a problem staje się nie do zniesienia, porozmawiaj z życzliwie nastawionym przełożonym lub kierownikiem działu kadr – sam albo z innymi współpracownikami. Grupa pracowników ma większą siłę przekonywania, gdy chodzi o szefa, niż jeden człowiek.

ZA DUŻO ZAPACHU
Choć perfumy, woda po goleniu, wody kolońskie i inne kosmetyki powinny sprawiać przyjemność, to szybko mogą stać się męczące w zatłoczonym biurze. Wiele firm przyjmuje zasady regulujące używanie zapachów z przyczyn zdrowotnych. Możesz pomóc, nie przesadzając z własną toaletą. Nie perfumuj się w pracy i wypróbuj każdy nowy zapach, zanim użyjesz go do biura; chemia ciała wpływa na jego siłę i może go zintensyfikować. Ciężkie, piżmowe zapachy zarezerwuj na wieczorne wyjścia do miasta (patrz także: „Woda kolońska”, s. 32; „Perfumy”, s. 42).

GUMA DO ŻUCIA
Żucie gumy w pracy nie jest niewłaściwe; istnieje natomiast ryzyko, iż może przeszkadzać ludziom, którzy uważają ten nawyk za nieelegancki lub po prostu obrzydliwy. Gdy jesteś sam, w żuciu gumy nie ma nic nagannego, jeżeli cmokania lub wydmuchiwania baloników nie słychać w sąsiednim boksie, jednak na zebraniu w firmie lub podczas spotkania z klientami czy wspólnikami zachowanie to jest odbierane tak samo, jak jedzenie z otwartymi ustami.

„CZY CHCESZ SIĘ DOŁOŻYĆ?”

Biurowe zbiórki pieniędzy organizowane przez kolegów z pracy z okazji urodzin, ślubów, narodzin dziecka lub datki na szkołę mogą znacznie uszczuplić czyjeś zasoby finansowe. Jeżeli częstość zbiórek zaczyna wymykać się spod kontroli, zastosuj własną metodę odnośnie składek wpłacanych na określone imprezy, takie jak chociażby showers (przyjęcia organizowane przez kobiety, które wychodzą za mąż lub spodziewają się dziecka – przyp. tłum.). Nie odmawiaj, ponieważ twoi koledzy nabiorą mylnego wyobrażenia o twojej hojności. Możliwe, że inni pracownicy również uważają biurowe zbiórki za nadmierne obciążenie ich budżetu. Jeżeli dyskretne śledztwo potwierdzi twoje domysły, idźcie zorganizowaną grupą do przełożonego, by ustanowić lub wyegzekwować pewne wytyczne odnośnie składek. Dobry pomysł to wspólna biurowa kasa, do której wszyscy się dokładają.

PRACOWNICY TYMCZASOWI I NA PÓŁ ETATU

Obecnie, jedną z najbardziej spektakularnych zmian w miejscach pracy jest rosnące wykorzystywanie pracowników. Jeszcze całkiem niedawno typowe biuro zapełniali urzędnicy pracujący dla tej samej firmy przez całe lata, otrzymujący tradycyjną pensję lub stawkę godzinową plus pakiet świadczeń, który obejmował urlop, zwolnienie chorobowe, ubezpieczenie na życie i plan emerytalny. Dziś osoba pracująca obok ciebie może być pracownikiem tymczasowym lub zatrudniona jest na pół etatu. W wyniku tej zmiany, stali i pełnoetatowi pracownicy muszą się przystosować, zmieniając sposób myślenia i zachowanie w stosunku do nowych współpracowników.

WSPÓŁPRACA Z PRACOWNIKAMI TYMCZASOWYMI
Faktem jest, że wielu pracowników na pełnym etacie żywi urazę do tymczasowych, z powodu całkiem zasadnej obawy, iż ich własne stanowiska mogą być następne w kolejce do przekształcenia. Ważne jest, aby oddzielić twoje zachowanie w stosunku do jednostki od twoich poglądów na firmową politykę zatrudnienia. Jeżeli chcesz zaprotestować przeciwko przyjmowaniu pracowników tymczasowych, omów to z wyższym kierownictwem lub zarządem spółki. Nie wyładowuj emocji na innych.

Powitaj tymczasowych pracowników uprzejmie i bądź gotów zaoferować im pomoc, gdy przyjdą do pracy. Załóż, że są oni wykwalifikowani i chętni do nauki i traktuj ich z taką samą zawodową uprzejmością, jaką okazałbyś pełnoetatowemu pracownikowi. Bądź świadomy, iż pracownicy tymczasowi mogą nie spodziewać się chłodnego przyjęcia, a obowiązkiem stałego personelu jest przyjąć ich do zespołu, wyjaśnić, co mają robić oraz zapoznać z kulturą firmy.

Jeżeli w twoim przedsiębiorstwie istnieje zwyczaj zapraszania nowego pracownika na lunch w pierwszym tygodniu, postąp tak samo z tymczasowym, który otrzymał długoterminową pracę. Poznaj go lepiej i włącz w normalne życie towarzyskie biura. Możesz zostać przyjemnie zaskoczony, odkrywając, że tymczasowi pracownicy nie różnią się od ciebie i innych kolegów pracujących na pełen etat.

JEŻELI JESTEŚ PRACOWNIKIEM TYMCZASOWYM
Pracownicy tymczasowi powinni zrobić wszystko, co w ich mocy, by jak najszybciej dostosować się do zwyczajów i zasad nowego biura. Jeżeli jesteś tego typu pracownikiem, agencja powinna przekazać ci podstawowe informacje o nowym zadaniu. Czasami jednak może nie być czasu, byś mógł dokładnie zorientować się, a agencja nie zna na przykład charakteru miejsca pracy, do którego cię wysłała. Dopóki nie rozeznasz się w sytuacji, ubieraj się konserwatywnie i zachowuj przyzwoicie. Szybko dowiesz się, czy styl biura jest formalny czy nieformalny.

Spróbuj nie osądzać swoich nowych współpracowników zbyt ostro, jeżeli są chłodni i oficjalni w stosunku do ciebie. Może właśnie trafiłeś przypadkiem na moment znacznej redukcji etatów w firmie lub zmianę polityki zatrudnienia. Niestety, pracownicy tymczasowi stanowią często obiekt niechęci ze strony tych, którzy czują, że pokrzyżowano im plany. Dystans może pomóc, ale nie zachowuj się z nadmierną powściągliwością, ponieważ współpracownicy będą cię unikać, a co gorsza podkopywać twoje kompetencje. Bądź czujny i reaguj, gdy ktoś robi przyjazny gest. Warto przyjąć propozycję pomocy, nawet jeśli się jej w rzeczywistości nie potrzebuje; takie postępowanie świadczyć będzie o koleżeństwie i szacunku dla wiedzy i doświadczenia długoterminowych pracowników.

Jeżeli chodzi o utrzymywanie stosunków towarzyskich ze współpracownikami, stosuj się do polityki twojej agencji i wyjaśnij swoje stanowisko osobom, z którymi pracujesz. Nigdy nie dyskutuj o pensji lub świadczeniach, ponieważ nieuchronnie dojdzie do porównywania. Ponieważ masz dwóch szefów – instytucję, która cię zatrudnia i firmę, która kontaktuje się z twoją agencją – zachowanie poufności jest podwójnie ważne.

PRACA NA PÓŁ ETATU
Półetatowcy są zatrudniani przez firmę i pracują według niekonwencjonalnego harmonogramu – przychodzą na kilka godzin dziennie lub kilka razy w tygodniu, albo wykonują pracę zdalnie (z domu) przez przynajmniej część dnia. Niektórzy dzielą to samo stanowisko.

Taki układ wiąże się z różnymi problemami. Jednym z największych wyzwań dla pół etatowca jest udowodnienie współpracownikom, że traktuje swoją pracę równie poważnie, jak pracownicy zatrudnieni na pełen etat. Bez względu na to, czy spędza się w pracy czterdzieści czy dwadzieścia godzin w tygodniu, pracownik na pół etatu powinien wkładać ten sam wysiłek w wykonanie pracy, co pełnoetatowy, i być profesjonalistą.

STARAJ SIĘ
Dobre zachowanie w pracy jest najlepszym sposobem, by półetatowcy mogli zdobyć dużo punktów – bądź tam, gdzie powinieneś i kiedy powinieneś. Twój przełożony bez wątpienia poinformuje całe biuro, że pracujesz na pół etatu, ale bądź pewien, iż każdy ma kopię twojego harmonogramu pracy, łącznie z recepcjonistką, która będzie przekierowywać służbowe rozmowy, gdy nie będzie cię w biurze. Powinieneś zresztą regularnie sprawdzać swoje wiadomości i pocztę głosową poza godzinami pracy.

Możesz także podać swój adres e-mailowy kolegom, aby otrzymywać notatki służbowe i ogłoszenia. Melduj się okazjonalnie u przełożonego, tak abyś otrzymywał wiadomości i informacje dotyczące twojej pracy. Nie rezygnuj całkowicie z życia towarzyskiego w firmie, choć będziesz prawdopodobnie musiał ograniczyć ilość przerw, aby wykonać swoją pracę.

Cokolwiek robisz, nie narzekaj przed kolegami z biura, że masz za dużo pracy; twoim pełnoetatowym współpracownikom trudno będzie współczuć ci z powodu trudnej sytuacji. Jeżeli jesteś zbyt obciążony pracą, porozmawiaj z przełożonym jak najszybciej i przedstaw swoje problemy w rzeczowy sposób.

I na koniec, gdy rozmawiasz o swoich zajęciach poza godzinami pracy, uważaj, by nie wyjść na chwalipiętę; pamiętaj, że normalna zazwyczaj uwaga o lunchu w szkole syna lub o ochotniczej pracy w kuchni dla ubogich może wydać się twoim współpracownikom nietaktowna. Unikaj też włączania nie związanych z pracą zajęć, takich jak wizyta u lekarza czy fryzjera, do swego harmonogramu pracy.

UPRZEJMOŚĆ WOBEC NIEPEŁNOSPRAWNYCH

Ludzie niepełnosprawni stanowią największą grupę mniejszościową w Stanach Zjednoczonych – około 17 procent populacji. Za tymi danymi statystycznymi kryje się więcej niż 45 milionów osób, które mają określone potrzeby. Gdy pracujesz z kimś, kto jest niepełnosprawny, pozbądź się niepokoju, jaki możesz odczuwać („Czy moje słowa są nie na miejscu?”) i bądź sobą. Postępuj tak, jak z każdym innym współpracownikiem; jeżeli kwestia niepełnosprawności ma być poruszona, niech zrobi to osoba niepełnosprawna, nie ty.

PRZEWRAŻLIWIENIE NA PUNKCIE JĘZYKA
O ile w kwestii drażliwych tematów należy zachowywać się taktownie, nie musisz być nadmiernie przewrażliwiony na punkcie języka. Słowa „głuchy” i „niewidomy” nie zostały wykluczone ze słownictwa (choć „upośledzony” zanika). Nie ma nic złego w pytaniu skierowanym do osoby niewidomej: „Widzisz to?” lub w zaproszeniu osoby poruszającej się na wózku inwalidzkim na spacer. Próby wyeliminowania powszechnie używanych słów i fraz z rozmowy są niezręczne i sugerują, iż osobę niepełnosprawną należy traktować inaczej niż pozostałe.

Nigdy nie wykluczaj niepełnosprawnego z rozmowy tylko dlatego, że czujesz się niezręcznie albo zakładasz, iż on będzie się tak czuł. Wciągnij go do rozmowy, tak jak innych, i pozostaw mu decyzję, czy będzie w niej uczestniczyć czy nie.

CZY PROPONOWAĆ POMOC?
Postąpisz uprzejmie, gdy zapytasz, czy niepełnosprawny współpracownik potrzebuje pomocy, ale nie udzielaj jej automatycznie, ponieważ ktoś może sobie tego nie życzyć. Stosuj się do wskazówek danej osoby i nie czuj się urażony, jeżeli twoja propozycja zostanie odrzucona. Kwestia niezależności jest prywatną sprawą każdego człowieka.

GŁUSI I NIEDOSŁYSZĄCY
Stań twarzą w kierunku takiej osoby i utrzymuj z nią kontakt wzrokowy podczas rozmowy, ponieważ wielu ludzi dotkniętych utratą słuchu uzyskuje informacje zarówno słuchając, jak i czytając z ruchu warg. Jeżeli masz do czynienia z człowiekiem niedosłyszącym, mów głośno i wolno, natomiast nigdy nie krzycz i nie przesadzaj z ruchem warg. Jeśli sama rozmowa to za mało, doskonałą pomocą będzie gestykulacja lub pisanie notatek.

Kiedy masz do czynienia z osobą głuchą, która ma tłumacza, zawsze zwracaj uwagę na tę osobę, nie na tłumacza. To może wydawać się niezręczne, ponieważ uprzejmy pracownik nie będzie chciał nikogo wykluczać z rozmowy. Nie ma obawy; przeszkoleni tłumacze, łącznie z tymi, którzy pracują z osobami niemówiącymi po angielsku, rozumieją swoją rolę i nie liczą na uczestnictwo w rozmowie. Mów swoim zwykłym tempem, lecz upewnij się, czy tłumacz słyszy cię wyraźnie.

OSOBY NA WÓZKACH INWALIDZKICH
Gdy się spotykacie, wymień zwykły uścisk dłoni, chyba że ta osoba nie może używać rąk. Zgodnie z Ustawą o Niepełnosprawnych Amerykanach, od większości firm wymaga się prawnie, by dostosowały się do potrzeb osób na wózkach. Nie wahaj się zaoferować pomocy, jeżeli zauważysz kogoś w trudnej sytuacji. Nie popychaj czyjegoś wózka, o ile nie zostaniesz poproszony. Zaproponuj jednak, że zrobisz to, gdy zbliżacie się do stromego podjazdu lub jakiejś przeszkody.

NIEWIDOMI I NIEDOWIDZĄCY
Gdy witasz się z niewidomym współpracownikiem, który dopiero zaczął pracę, podaj swoje imię; twój głos stanie się dla niego wkrótce rozpoznawalny. W razie potrzeby, proponuj przeczytanie pisemnych informacji, takich jak najnowsza notatka służbowa lub menu w kafeterii. Powinieneś pomóc wybrać jedzenie w bufecie lub przynieść kawę, gdy wszyscy siedzą przy stole konferencyjnym. Postaraj się być spostrzegawczym przyjacielem i nie przekraczaj granic wyznaczonych przez niewidomą lub niedowidzącą osobę. Nie głaszcz psów przewodników, ani nie staraj się testować sprzętu, jakiego może używać taka osoba. Nie czuj też skrępowania, pytając niewidomą osobę, czy nie wziąć jej pod rękę, gdy porusza się po nieznanym terenie.

UPOŚLEDZENIE MOWY
Słuchaj cierpliwie i uważnie osób z upośledzeniem mowy. Jeżeli będziesz często słuchał, lepiej zrozumiesz ich mowę (lub jakiekolwiek urządzenia używane przez te osoby). Bądź uprzejmy podczas rozmowy, nawet jeśli zdarzają się przerwy. Nie kończ zdań wypowiadanych przez taką osobę, chyba że cię o to poprosi. Gdy czegoś nie zrozumiesz, zadaj pytanie, by pomóc wyjaśnić tę część wypowiedzi, która ci umknęła.

PERSONEL W BUDYNKU FIRMY

To naturalne, że ludzie, którzy obsługują twój budynek – odźwierni, recepcjoniści, sprzątaczki, ochroniarze – zasługują na taka samą serdeczność, jak inni, z którymi codziennie spotykasz się. Mów „dzień dobry” (lub przynajmniej uśmiechnij się i skiń głową) i „dziękuję”, gdy ci w jakiś sposób pomogą. To, że nie zostałeś im przedstawiony, nie jest powodem, by traktować ich jak element wyposażenia holu.

Jeżeli masz zwyczaj pracować do późna, bądź uprzejmy w stosunku do sprzątaczki, mówiąc jej „dzień dobry” lub pytając o imię i samemu przedstawiając się. Nie musisz prowadzić rozmowy, ale okazanie szacunku sprawi, że osoba sprzątająca nie będzie czuła się nieswojo, naruszając twoją przestrzeń i przeszkadzając ci w pracy.

OCHRONA BUDYNKU PO 11 WRZEŚNIA 2001

Jedną z najbardziej widocznych zmian, które nastąpiły po 11 września 2001, jest zintensyfikowanie ochrony w budynkach biurowych, szczególnie w dużych miastach. Tam, gdzie poprzednio mogłeś zajrzeć do informatora i dojechać windą na miejsca przeznaczenia, teraz będziesz często proszony o wpisanie się, pokazanie dowodu tożsamości i zaczekanie na eskortę, która odprowadzi cię na miejsce. Traktuj ochroniarzy z takim samym szacunkiem, jaki okazujesz innym osobom w budynku i w biurze. Nie proś, by dla ciebie złamali przepisy – to oni będą mieli kłopoty. Jeżeli będą chcieli przejrzeć zawartość twojej teczki, powinieneś im to umożliwić w uprzejmy sposób.

Jeśli w ciągu dnia kilkakrotnie wchodzisz i wychodzisz, musisz się liczyć z tym, że twoja teczka czy laptop będą sprawdzane za każdym razem. Nie denerwuj się. Kontrolowanie to część ich pracy, bez względu na to, jak często wchodzisz i wychodzisz.

Kiedy oczekujesz gości, uprzedź wcześniej ochronę, by przepustki dla nich były gotowe w chwili, gdy tylko pojawią się.

PALENIE NA CHODNIKU

Ponieważ palenie zostało zakazane w większości biur, chodniki od frontu budynku stały się czymś w rodzaju „salonów” dla osób, które tam palą i rozmawiają podczas przerw. Jeżeli jesteś palaczem, uważaj na tych, którzy nimi nie są. Jeśli wejście do twego budynku znajduje się od strony ulicy i ma okap, stań bliżej krawężnika, aby nie gromadziła się tam chmura dymu. Prawdę mówiąc, powinieneś odsunąć się od drzwi, bez względu na układ budynku. Gdy nie ma jakiegoś odosobnionego miejsca, gdzie mógłbyś oddawać się nałogowi, przejdź się wokół siedziby firmy lub idź na parking. Nie zapomnij wrzucić niedopałka do odpowiedniego pojemnika.

OSTRZEŻENIE. Nie sądź, że ludzie nie zauważą, iż wychodzisz na zewnątrz na papierosa kilka razy dziennie. Ktoś, kogo widzi się stojącego przed budynkiem praktycznie za każdym razem, gdy inni wchodzą lub wychodzą, zyska reputację nie tylko palacza, ale i obiboka. Takie zachowanie może źle odbić się na karierze danej osoby i na firmie. Ktoś może sobie nawet pomyśleć: „Jeśli ten mężczyzna może spędzać większość dnia na chodniku, to co w takim razie dzieje się wewnątrz”.

DYSKUSJA NA TEMAT PODAWANIA KAWY

Czy kierownik może oczekiwać od personelu pomocniczego, że będzie mu codziennie robić i podawać kawę? Dyskusje na ten temat trwają. Ostatni badania dowiodły, że jedynie 7 procent asystentów administracyjnych uważa, iż robienie i podawanie kawy szefowi należy do ich obowiązków. Ta dawniej „powinność” jest obecnie uważana za uprzejmość, taką jak propozycja przyniesienia kawy współpracownikowi. Konkluzja? Podawanie kawy szefowi nie powinno stanowić i w zasadzie nie jest uważane za część obowiązków zawodowych asystenta. Niemniej jednak, zawsze będzie uprzejmie, jeżeli ktoś – łącznie z szefem – idąc po kawę, herbatę lub przekąskę, proponuje, że przyniesie coś osobom znajdującym się w pobliżu.

5
Ty i twoja przestrzeń robocza

Fakt, czy jesteś posiadaczem boksu, czy narożnego biura nie jest istotny – twoja przestrzeń robocza mówi o tobie bardzo wiele. Niniejszy rozdział zajmuje się praktycznymi kwestiami dotyczącymi ciebie i twojego biura. Jaką wiadomość wysyła wystrój pomieszczenia, w którym pracujesz? W jakim stopniu powinieneś czuć się właścicielem swojej przestrzeni? Co twój stosunek do boksu mówi o tobie? Jak zachować się, gdy kolega lub gość wkracza na twoje terytorium?

DAWKA POKORY

Prawdę mówiąc, podziały na biuro z oknem i boks nie zawsze odpowiadają statusowi starszy rangą/młodszy rangą. W niektórych firmach, ludzie pracujący w boksach na określonym stanowisku otrzymują później własne biuro, gdy tylko któreś się zwalnia. Wówczas to właśnie pokora, a nie chełpliwość jest postawą, którą powinieneś przyjąć. Gdy ktoś przychodzi do ciebie, wstań i pochyl się lub przysiądź na skraju biurka, albo usiądź na krześle obok tej osoby; takie zachowanie już na wstępie zmniejsza poczucie nierówności.

Bez względu na to, kim jest gość lub jaka panuje sytuacja, ilekroć wyjdziesz zza biurka i usiądziesz blisko niego, stworzysz klimat przyjazny dla bardziej swobodnej dyskusji (patrz także: „Spotkanie”, s. 73). Pozycja za biurkiem jest oficjalna i oznacza, że to jest twoje terytorium. Także i szefowie postąpią właściwie, gdy od czasu do czasu wyjdą zza biurka i uczynią swój gabinet bardziej przyjaznym dla pracowników.

ZAMKNIĘTE DRZWI

Pamiętaj, iż zamknięte drzwi to wyraźne przypomnienie pracującym w boksach, że ty je masz, a oni nie. Zamykaj więc swoje drzwi tylko wtedy, gdy istnieje ku temu racjonalny powód. Z reguły prywatność ma uzasadnienie, gdy potrzebujesz ciszy, by skoncentrować się, gdy spotykasz się z gościem lub omawiasz poufną sprawę ze swoim pracodawcą lub współpracownikiem.

SZANUJ PRYWATNOŚĆ

Nie szpieguj! Gdy przeglądasz pudełko z faksami do nadania lub wyjmujesz czyjeś właśnie nadane dokumenty, sprawdź jedynie, do kogo należą. Podobnie, jeśli otworzysz pokrywę kserokopiarki i znajdziesz oryginalny dokument, zostawiony tam przez kogoś, nie interesuj się nim, jeżeli wygląda na prywatny. Choć kartka trafia zazwyczaj do wspólnego pojemnika na zapomniane dokumenty, to tym razem powinieneś dostarczyć ją osobiście. Oszczędź danej osobie zmartwień, mówiąc: „Nie czytałem tej kartki, gdy podniosłem pokrywę fotokopiarki, ale zauważyłem, iż to prywatny dokument i pomyślałem, że ci go odniosę”.

Nie nadużywaj też przywilejów. Zamknięte drzwi nie uprawniają cię do prowadzenia prywatnych rozmów telefonicznych przez cały dzień lub wykonywania zadań niezwiązanych z pracą. Mimo że uważasz biuro za swój drugi dom, jest ono nadal własnością twojego pracodawcy, a ty masz robić to, do czego cię zatrudniono.

PAMIĘTAJ. Żadnego trzaskania drzwiami! Jeżeli przeszkadza ci rozmowa prowadzona pod twoimi drzwiami, powinieneś ją przeczekać lub wykorzystać ten czas na załatwienie jakiejś swojej sprawy. Jeśli dyskusja przeciąga się, wstań i zamknij drzwi możliwie jak najciszej; rozmawiający z pewnością zrozumieją, o co chodzi.

PRACA W BOKSIE

Spokój, z jakim znosisz konieczność pracy w boksie, wiele mówi o twojej odporności, a jednocześnie sprawia, że jesteś różnie oceniany według kryteriów skali osobowości i nie sądź, że twoja postawa pozostanie niezauważona. Gdy nadchodzi czas podwyżek lub awansów, osoba, która potrafi godzić się z losem, ma przewagę nad wiecznym marudą. Bez względu na to, co naprawdę czujesz, godzenie się z przeciwnościami nie oznacza, iż jesteś uległy, ale wskazuje, że dobrze rozumiesz biurową rzeczywistość.

Uraza do bezpośrednich przełożonych jest zazwyczaj chybiona, ponieważ decyzje dotyczące projektu biura są prawdopodobnie poza ich kontrolą. Nie wahaj się poinformować swojego kierownika o chęci posiadania biura z oknem, ale jednocześnie wyjaśnij mu, że rozumiesz, iż zależy to od innych czynników. Nie trać optymizmu, tak jakbyś wierzył, że zrobi, co w jego mocy przy pierwszej nadarzającej się okazji. Gdy wyglądasz na zgorzkniałego i pokonanego, może to pozostawić nieprzyjemne wrażenie i działać na twoją niekorzyść.

IMPERATYWY TERYTORIALNE I PRYWATNOŚĆ
Ponieważ pracownik w boksie jest widoczny (szczególnie gdy ściany sięgają do połowy boksu), przechodzący obok podświadomie zakładają, że jest dostępny. Nic bardziej mylnego. Niektóre firmy na przykład dają pracownikom czerwone czapki bejsbolowe, które ci zakładają, gdy nie chcą, by im przeszkadzano.

Bez względu na to, jak ciasny lub hałaśliwy jest twój boks, nadal masz prawo oczekiwać od odwiedzających, by szanowali twój czas i przestrzeń. Jest on twoim biurowym terytorium i tak powinien być traktowany. Odwiedzający nie mogą wtargnąć do biura czy otworzyć drzwi i nie powinni również wchodzić do boksu bez pukania lub pytania: „Czy mogę wejść?”.

To samo odnosi się do twoich sąsiadów. Zjawisko określane zabawnie „pozycją pieska preriowego” – dana osoba wstaje i przechyla się przez ściankę boksu, żeby porozmawiać – może być denerwujące i nachalne. Potrzebny jest zdrowy rozsądek. Dla pracowników intensywnie pracujących nad zespołowym projektem ten sposób szybkiego porozumiewania się może okazać się najskuteczniejszy; natomiast pracownicy wykonujący zadania samodzielnie wolą zazwyczaj, aby inni uszanowali ich prywatność.

Jeżeli takie zachowanie wydaje ci się nieodpowiednie i staje się dla ciebie uciążliwe, zwróć współpracownikowi delikatnie uwagę: „Bruce, wiem, że łatwiej ci rozmawiać przez ścianę, ale bądź tak dobry i przyjdź do mnie. Im mniej rzeczy przypomina nam, iż pracujemy w boksach, tym dla nas lepiej, nie sądzisz?”.

„PROSZĘ O CISZĘ!”

Hałas to wróg pracującego w boksie, ciągłe zagrożenie dla próby koncentracji w przestrzeni, która nie jest dźwiękoszczelna po zamknięciu drzwi.

- Jeżeli masz wyjątkowo donośny głos, naucz się mówić ciszej, szczególnie w biurach typu open-space.

- Wielu ludzi nieświadomie podnosi głos, gdy rozmawia przez telefon. Choć może to głupio wyglądać, rozmieszczenie karteczek z napisem „Sotto Voce” w widocznych miejscach przypomni ci o mówieniu ciszej, kiedy gdzieś dzwonisz.

- Nigdy nie wykrzykuj próśb lub odpowiedzi do kogoś w sąsiednim boksie. Jeśli pójście tam to za duży wysiłek, skorzystaj z telefonu.

- Jeżeli musisz słuchać muzyki przy biurku, ścisz ją lub używaj słuchawek, gdy twoja firma na to pozwala.

- Kiedy prosisz osobę w sąsiednim boksie o ciszę, zrób to w najbardziej uprzejmy sposób. Pamiętaj, że niewielkie urazy są wyolbrzymiane przez osoby niezadowolone z faktu, iż umieszczono je w boksie, a działanie im na nerwy może szybko spowodować, że sytuacja zrobi się nieprzyjemna.

ROZMOWY, TELEFONY I PODŁSUCHIWANIE
Wadą pracy w boksach jest to, iż twoi sąsiedzi mogą słyszeć wszystko, co powiesz i vice versa. Trzeba bardzo cierpliwego człowieka, by ignorował słyszane głosy; w rzeczywistości, wielu pracownikom boksów udaje się to jedynie wtedy, gdy używają zatyczek do uszu lub słuchawek. Ale pamiętaj, to działa w obie strony.

- Gdy masz gości, idź do pokoju socjalnego, żeby nie przeszkadzać sąsiadom. Spróbuj także wyperswadować kolegom spacerowanie lub prowadzenie życia towarzyskiego w pobliżu twojego boksu. Uprzejme: „Larry, pracuję na czymś w tej chwili i muszę się skoncentrować” powinno zadziałać. Bądź też dyskretny – boks to nie miejsce na omawianie drażliwych kwestii; o poufnych sprawach rozmawiaj bez świadków.

- Gdy nie chcesz, by ktoś podsłuchiwał twoje rozmowy, znajdź puste biuro lub automat telefoniczny w holu, albo wykonaj tę rozmowę po pracy. Jeżeli jest to niemożliwe, a sąsiad podsłuchuje twoje, nawet najbardziej prozaiczne rozmowy (czego dowodzi chichotanie lub pomruki zdziwienia), spróbuj zagłuszyć swój głos filtrem powietrza lub urządzeniem do wywoływania szumu. Gdy to się nie sprawdzi, porozmawiaj z kolegą: „Don, mimo że zajmujemy sąsiednie pomieszczenia, czy mógłbyś uszanować moją prywatność, gdy rozmawiam przez telefon?”. Współpracownik może podsłuchiwać nadal, ale ty przynajmniej przedstawiłeś swoje stanowisko.

- Jeśli wejdziesz do kogoś, a ta osoba rozmawia przez telefon, nie stój nad nim, czekając, aż się rozłączy. Wyjdź i spróbuj jeszcze raz.

NIEPOŻĄDANE DŹWIĘKI
Jedna z najbardziej niezręcznych sytuacji w boksach to taka, gdy twój biurowy kolega wydaje nieodpowiednie lub obraźliwe dźwięki. Siorbanie lub głośne ziewanie, a także wszelkie, jeszcze gorsze dźwięki są bardziej słyszalne w sąsiednich pomieszczeniach.

Miej na uwadze sąsiadów i zachowuj się przyzwoicie przy biurku. Toaleta jest miejscem, gdzie możesz ulżyć swoim dolegliwościom. Szybkie wytarcie nosa to jedna rzecz, ale jakiekolwiek głośniejsze jego wydmuchiwanie powinno odbywać się tam, gdzie nikomu nie będzie przeszkadzać.

TWÓRCZE MODYFIKACJE
Wielu pracowników boksów odkryło sprytne sposoby, jak osiągnąć pewien poziom prywatności i wyciszyć hałasy wokół siebie. Ruchome przejścia można zaaranżować w formie półlabiryntu. Rośliny lub płyty korkowe, odpowiednio rozmieszczone, mogą wytłumić zewnętrzne dźwięki i jednocześnie dać poczucie prywatności. Zanim jednak zaczniesz przesuwać panele lub instalować tłumiki dźwięku, musisz otrzymać zezwolenie od swego pracodawcy lub kierownika biura.

CZARNA DZIURA

Jeżeli firma stara się zmienić w biuro bez stosów papierów, to jeszcze nim nie jest. Nieuporządkowana przestrzeń robocza nadal jest wrogiem wydajnego pracownika. Oto cztery wskazówki, jak uniknąć bałaganu:

- Miej przy telefonie notes. Nawet gdybyś miał go przybić, niech leży przy telefonie na twoim biurku.

- Codziennie przygotuj miejsce pod kolejne działania. Uporządkowanie biura pod koniec dnia służy dwóm celom: możesz znaleźć coś, co uważałeś za zgubę i będzie ci przyjemnie następnego ranka, gdy wejdziesz do uporządkowanego pomieszczenia.

- Używaj segregatorów. Wydziel część szafy na akta i schowaj tam rozmaite rzeczy: dostarczane dzienniki i czasopisma, plany z działu produkcji, pocztówki od podróżujących przyjaciół. Naklej kartki na segregatorach i wkładaj do nich przedmioty i dokumenty w miarę ich przybywania, zamiast trzymać je na biurku.

- Zastanów się, czy naprawdę pewne rzeczy są ci potrzebne. Jeżeli nie znajdziesz racjonalnego powodu, by je przechowywać, wyrzuć je.

PLAKATY
Ściany boksu często stają się bilbordami i są doskonałym miejscem, by umieścić tam komiks, żart lub artykuł na interesujący nas temat. Bądź jednak ostrożny. O ile coś niezbyt ryzykownego jest dopuszczalne w twoim biurze, to nigdy nie wieszaj materiałów, które są ordynarne lub obsceniczne. Wszystko, co ma wydźwięk rasistowski lub seksistowski, absolutnie nie wchodzi w grę.

PAMIĘTAJ. Nigdy nie przypinaj na ścianach boksu antykorporacyjnych artykułów z czasopism lub gazet, bez względu na to, czy napisano je o twojej firmie, czy o świecie biznesu w ogóle. Te, które każdy przechodzący może zobaczyć, to bezpośredni afront dla kierownictwa.

WYSTRÓJ PRZESTRZENI ROBOCZEJ

Urządzenie miejsca, w którym pracujesz, zależy od wielu rzeczy. Najważniejsze to rodzaj wykonywanej pracy i ilość spotkań z kontrahentami. Jeżeli codziennie odbywasz bezpośrednie spotkania, wystrój powinien być w zasadzie nastawiony na klienta. W branży usługowej, takiej jak na przykład bankowość, otoczenie jest często jednorodne, a osobiste akcenty ograniczone do minimum. W biurach, gdzie praca ma charakter twórczy, takich jak studio graficzne, wystrój ma bardziej subiektywny charakter. Musisz znać wymagania firmy, zanim zaczniesz personalizować swoją przestrzeń roboczą. Nie powinieneś ryzykować awansu lub stanowiska, przekraczając granice.

DOBRE MANIERY W MIEJSCU PRACY

Są pewne ogólne zasady dotyczące dobrych obyczajów w przestrzeni roboczej, niemające związku ze ścianami czy drzwiami. Problemem jest to, czy powinieneś wstać, gdy ktoś wchodzi albo jak być dobrym gospodarzem w stosunku do gości i bardziej prozaiczne (choć potencjalnie nie mniej dokuczliwe) kwestie związane z używaniem mikrofonów i jedzenia lunchu przy biurku.

KIEDY WSTAWAĆ?
Bez względu na płeć, dobrze wychowana osoba wstaje, gdy przełożony lub starsza osoba wchodzi do jego biura. Oczywiście, wstajesz również na widok klienta lub potencjalnego klienta. Równie uprzejmie jest podnieść się, aby przywitać się z kolegą, który przyszedł do twojego biura czy boksu na dłużej. Wstawanie to nie pusty gest, lecz sposób okazania szacunku.

JEDZENIE PRZY BIURKU
Często nie można uniknąć jedzenia przy biurku, szczególnie w zatłoczonych biurach lub tych, które nie mają kafeterii. Jedz po cichu (szczególnie w boksie) i pomyśl o „zapachu” (patrz także: „Gotowanie i korzystanie z mikrofalówki”, s. 77)

KORZYSTANIE Z MIKROFONU
Dla niektórych ludzi podniesienie słuchawki stanowi nadmierny wysiłek; zamiast tego używają mikrofonu podczas rozmowy i słuchania wiadomości. To zmusza wszystkich wokół do znoszenia hałasu; szczególnie tych, którzy pracują w biurach typu open-space lub gdy ich boksy mają cienkie ściany. Mikrofony powinny być używane wyłącznie w zamkniętych biurach.

Jeżeli jest to możliwe, prowadź telekonferencje przy użyciu mikrofonów w salach konferencyjnych. Nawet zamknięte drzwi nie zawsze wytłumiają głosy, ponieważ ludzie mówią głośniej, żeby było ich słychać (patrz także: „Zebrania elektroniczne”, s. 121).

SPOTKANIA BIUROWE
Spotkania przy twoim biurku mogą być bardzo produktywne, jeśli będziesz przestrzegał reguł uprzejmego zachowania. Po pierwsze, czy twoja przestrzeń rzeczywiście sprzyja dyskusji z kolegą lub potencjalnym klientem? Oceń swoje miejsce pracy. Czy jest ono wygodne pod względem fizycznym i psychologicznym? Czy zapewnia poczucie prywatności klientowi? Jeżeli nie, zarezerwuj salę konferencyjną na spotkania.

Gdy dzwoni recepcjonistka i mówi, że przyjechał twój gość, wyjdź, by go przywitać. Jeśli masz asystenta, poproś, aby wprowadził gościa, lecz zrobisz lepsze wrażenie, gdy przywitasz go sam.

Wcześniejsze przybycie. Kiedy gość przychodzi z wyprzedzeniem większym niż dziesięć minut, a ty nie jesteś jeszcze gotowy, postaraj się, by nie czuł się zakłopotany. Jeżeli w firmie jest recepcjonistka, poproś ją, aby zajęła się gościem i poinformowała go, że przyjdziesz tak szybko, jak to możliwe. Jeśli pracujesz w małym biurze, w którym nie ma recepcjonistki, wyjdź i przywitaj gościa. Przyjmij jego przeprosiny z powodu wcześniejszego przybycia, wskaż mu krzesło, zapytaj, czy czegoś mu nie przynieść i zapewnij, iż będziesz wolny za kilka minut.

Późniejsze przybycie. Jeżeli gość spóźnił się tak, że spotkanie wypadło z twojego harmonogramu, przyjmij przeprosiny i umów się na następne. Gdy przyjdzie, kiedy ty już nie jesteś dyspozycyjny, poproś recepcjonistkę lub asystenta, by powiedzieli mu, iż czekałeś tak długo, jak mogłeś i że chciałbyś umówić się na inny termin.

Gdy każesz komuś czekać. Nigdy nie każ gościowi czekać dłużej niż pięć czy sześć minut po wyznaczonym czasie. Jeżeli jednak nie masz innego wyboru, wyjdź i przeproś osobiście. Ludzie są inteligentni i rozpoznają, że kłamiesz, a gdy cię nie będzie, założą, iż tak właśnie postępujesz. Miłym gestem jest zaproponowanie filiżanki kawy i czasopisma. Jeśli zdarzy się coś, co opóźni twoje spotkanie o więcej niż piętnaście minut, przeproś gościa, że zająłeś mu czas i zapytaj, czy woli przenieść je na inny dzień.

SPOTKANIE
Oprócz powitania, są dwie rzeczy, które zawsze powinieneś zrobić, gdy partner biznesowy spoza firmy wchodzi do twojej przestrzeni roboczej: (1) powieś jego płaszcz, jeżeli go ma i (2) poproś, by usiadł. Pamiętaj, że zajęcie krzesła obok gościa jest bardziej ujmującym gestem niż pozostanie za biurkiem (patrz także: „Dawka pokory”, s. 67). Kiedy chcesz, aby spotkanie miało prywatny charakter, zamknij drzwi; jeśli jesteś w boksie, idź do holu lub sali konferencyjnej, którą musisz zarezerwować z wyprzedzeniem.

Miej pod ręką wszelkie potrzebne materiały, tak aby twój gość nie musiał przebijać się przez stosy akt. Jeżeli współpracownicy uczestniczą w zebraniu, dopilnuj, by byli obecni w momencie przybycia twojego gościa, a następnie dokonaj jego prezentacji.

Gdy zadzwoni telefon, nie wypada odbierać go w obecności gościa. Jeśli masz przycisk „nie przeszkadzać” w telefonie, użyj go. Jeżeli masz asystentkę, a ona uzna, że telefon jest dostatecznie ważny, by przerwać spotkanie, zdaj się na intuicję, by zdecydować, czy twój gość będzie miał coś przeciwko temu, czy nie (patrz także: „Telefoniczne faux pas”, s. 225–226).

Jeśli przewidujesz, że spotkanie będzie długie, możesz zaoferować gościowi coś do picia. Dobrze mieć w biurze ekspres do kawy, herbatę w torebkach, kilka porcelanowych filiżanek i spodków. Uniezależnia cię to od dostaw z zewnątrz, które rzadko są punktualne.

Kiedy gość przedłuża wizytę, możesz grzecznie zakończyć spotkanie, oświadczając, że masz następne lub jakąś pracę do wykonania.

ODPROWADZANIE GOŚCI
Odprowadź gościa do recepcji. Zrób tak, nawet jeżeli łatwo tam trafić i nie będzie musiał przedzierać się przez labirynt korytarzy. Wymień kilka uprzejmości przy pożegnaniu; jeżeli będzie przeciągał rozmowę, możesz po prostu wytłumaczyć, że musisz wracać do pracy.

PORANNE „DZIEŃ DOBRY”
Tworzenie miejsca pracy, w którym „króluje uprzejmość” nie oznacza, że musisz witać się każdym, kogo mijasz na korytarzu; całkiem naturalne, iż jesteś zaabsorbowany tym, co robisz i nie powinno być to poczytywane za afront. Oczywiście, mówisz współpracownikom „Dzień dobry” lub pytasz „Co słychać?”, gdy widzisz ich po raz pierwszy, ale potem wystarczy uśmiech lub ukłon. Ważniejsze jest to, czego nie powinieneś robić, mijając ludzi w holu, a mianowicie patrzeć w podłogę ze skwaszonym wyrazem twarzy. Nawet jeżeli nikt nie odbiera tego osobiście, ignorowanie ludzi nie przyczyni się do stworzenia atmosfery, w której miło upłynie dzień.

ROZMOWY W KORYTARZU
Gdy rozmawiasz w korytarzu, stań z boku, aby nie tamować ruchu – oczywista grzeczność, choć ignorowana przez zadziwiająco wiele osób. Jeżeli też tak postępujesz, pamiętaj, że zmuszanie współpracowników, aby obeszli cię wkoło nie stanowi problemu, ale po kilku takich razach, będzie uciążliwe. Nie wiesz także, co ludzie mogą sobie pomyśleć, jeśli twoja rozmowa trwa dłużej niż dziesięć minut; przeszkadzając osobom w pobliskich biurach, możesz być postrzegany jako obibok, zwłaszcza gdy pogaduszki w korytarzu staną się twoim zwyczajem.

WSPÓLNY SPRZĘT

Jeżeli wspólny sprzęt biurowy wymaga zbyt częstej konserwacji, większość pracowników stwierdzi: „To do mnie nie należy”. Utrzymywanie urządzeń technicznych w dobrym stanie jest z założenia obowiązkiem kogoś innego i często tak właśnie jest. Poza tym, w wielu biurach nie masz dostępu do tonera, kartridży i podobnych sprzętów. Mimo że nie jest to twój obowiązek, z technicznego punktu widzenia powinieneś troszczyć się o używane przedmioty, jeśli wiesz jak. Gdy lampka sygnalizacyjna pokazuje, że faks, drukarka lub kopiarka potrzebują tonera, lub że zaciął się papier, zajmij się tym sam lub wezwij osobę odpowiedzialną za konserwację urządzenia. Ma to jeszcze większe znaczenie w małych firmach, gdzie, zgodnie z duchem gry zespołowej, każdy – łącznie z szefem – spieszy z pomocą.

KOPIARKI
Kopiarki działają z różną prędkością, nowsze przetwarzają trzydzieści stron o połowę szybciej niż urządzenia starszej generacji. Te wolniejsze stanowią, oczywiście w przenośni, tykające bomby, czekając, by swoją awarią wywołać poczucie frustracji, jeżeli nie konflikt. Korzystanie jednak z najnowocześniejszych kopiarek wymaga też uwzględniania potrzeb innych osób.

Uprzejmością ze strony tego, kto ma dużo do skopiowania – powiedzmy dwadzieścia stron lub więcej – jest pozwolenie osobie, która ma znacznie mniej, zrobić to jako pierwszej. Inna sprawa, jeżeli nastawiłeś maszynę na określone czynności (sortowanie, zszywanie, powiększanie itp.) i potrzebujesz czterech kopii dwudziestostronicowego rękopisu. Wówczas poinformuj każdego, kto chce skorzystać z kopiarki, jak długo potrwa ta czynność. Po zakończeniu bardziej złożonych zadań, sprawdź pojemnik na papier i uzupełnij go w razie potrzeby.

Sprawdź również, jaka jest polityka firmy, dotycząca korzystania z kopiarki w celach prywatnych. Kopiując prywatne dokumenty, bądź szczególnie ostrożny, aby nie pozostawić ich w urządzeniu. Jeśli pracujesz w niewielkiej firmie z zasadą: „Żadnych prywatnych kopii”, zawsze stosuj się do niej lub proś przełożonego o pozwolenie. Jeśli robisz kopie po kryjomu i twój współpracownik złoży o tym raport, miej żal do siebie, a nie do niego.

UŻYWANIE FAKSU Korzystanie z faksu jest stosunkowo łatwe i sprowadza się do sześciu głównych punktów:

- KORZYSTAJ Z PISMA PRZEWODNIEGO. Nie ulegaj pokusie, by go nie dołączyć, inaczej twój faks zaginie w powodzi innych.

- NIE LICZ NA PRYWATNOŚĆ. Możesz oznaczyć faks napisem „Poufne” lub „Prywatne”, ale pamiętaj, że przejdzie on przez wiele rąk, zanim dotrze do właściwego odbiorcy.

- PONUMERUJ STRONY DOKUMENTU. Odbiorca będzie miał pewność, że otrzymał wszystkie strony.

- MIEJ WZGLĄD NA ODBIORCĘ. Jeżeli musisz wysłać długi faks w godzinach urzędowania, najpierw zadzwoń do odbiorcy. Może firma posiada inny faks, którego numer nie jest przeciążony, albo odbiorca zechce zawiadomić innych, iż spodziewa się otrzymania długiego dokumentu.

- DOSTARCZ GO. Jeśli dostarczenie komuś faksu nie sprawi ci kłopotu (a przynajmniej poinformowanie, że do niego przyszedł), gdy przechodzisz obok jego biura lub boksu, bezwzględnie to zrób.

- PRYWATNE FAKSY. Nie wysyłaj prywatnych faksów, korzystając z biurowego urządzenia, o ile firma na to nie pozwala lub jeżeli nie dostałeś pozwolenia.

DRUKARKI
Jeżeli wydruki nie zostały zabrane przez współpracowników, nie odkładaj ich na bok. Umieść je wierzchem do góry w widocznym miejscu lub włóż do pojemnika na wydruki. Tak jak w przypadku faksów, miłym gestem będzie podrzucenie ich właścicielowi, jeżeli wiesz, do kogo należą.

Gdy drukarki są niesprawne, nie wyładowuj swej frustracji na personelu technicznym, który z pewnością robi wszystko, co w jego mocy, aby sprzęt dobrze działał. Zawiadom, gdy tylko zauważysz usterkę (lub zadzwoń do help desk, jeżeli taka istnieje), a potem zajmij się czymś innym, dopóki problem nie zostanie rozwiązany.

MEBLE

Traktuj stoły w recepcji, sali konferencyjnej czy kuchni tak, jak swoje meble w domu. Oznacza to, że pod mokrą szklankę lub puszkę podkładasz serwetkę lub specjalną podkładkę, aby na drewnianym blacie nie powstał ślad. To samo dotyczy twoich mebli biurowych. Nie wycieraj tłustych palców w krzesło pokryte tkaniną i nie strząsaj okruszków bułki na podłogę, bo mogą wbić się w dywan. Obie czynności mogą pozostawić tłuste, szpecące plamy.

W KUCHNI

Kuchnia jest takim miejscem, w którym może panować największy bałagan; tak więc każdy powinien przyczyniać się do utrzymywania w niej czystości. Jeżeli coś wylejesz – na blat, w lodówce, na podłogę – wytrzyj to. Nie zostawiaj brudnych naczyń w zlewie. Jeśli zachodzi taka potrzeba, wytrzyj urządzenia, z których korzystałeś.

Poza czystością, chodzi również o uprzejmość. Gdy w twojej lodówce nie ma urządzenia do produkcji lodu, napełnij tackę na lód, gdy go zużyjesz. Jeżeli macie wspólny ekspres do kawy, nastaw go i postaw nowy dzbanek, gdy wypijesz ostatnią filiżankę. Zgłoś wszelkie problemy z automatem z napojami; jeżeli kierownictwo nie określiło, kogo zawiadomić, gdy maszyna nie działa, znajdź kogoś, kto jest odpowiedzialny za konserwację, zgłoś problem i wywieś kartkę z tą informacją, by inni wiedzieli, że nie mogą skorzystać z danego urządzenia w najbliższym czasie.

PRZECHOWYWANIE JEDZENIA
Jeśli chodzi o lodówkę, kieruj się jedną nadrzędną zasadą: nie zostawiaj mleka lub resztek posiłku w środku, aż zaczną cuchnąć. Twoim obowiązkiem jest usunięcie jedzenia nienadającego się do spożycia.

ZŁODZIEJ JEDZENIA

Chętnie skręciłbyś komuś kark, nieprawdaż? Nic nie jest bardziej frustrujące, niż odkrycie, że kanapka z wędzonym indykiem, na którą masz apetyt, zniknęła w tajemniczy sposób z lodówki. „Jak mogli?” – myślisz sobie. Oznaczenie paczki z jedzeniem naklejką może sprawić, że potencjalny złodziej stwierdzi, iż nie stanowi ona wspólnego dobra, ale nie licz na to.

Niektórym ludziom popełnianie tego niewielkiego przestępstwa, jakim jest kradzież jedzenia, przychodzi z nadmierną łatwością.

Złapanie takiego złodzieja jest prawie niemożliwe, o ile w kuchni nie są zainstalowane kamery monitorujące (choć dowód został już prawdopodobnie strawiony). Jedynym sposobem, by komuś odpłacić, jest ujawnienie tego uczynku innym. Napisz notatkę i zostaw ją na drzwiach lodówki na kilka dni.

GOTOWANIE I KORZYSTANIE Z MIKROFALÓWKI
W takim samym stopniu, w jakim jesteś zobowiązany do zmywania naczyń po sobie, jesteś też odpowiedzialny za wyczyszczenie wszystkich urządzeń, z których korzystasz. Jeżeli coś, co umieściłeś w mikrofalówce lub tradycyjnym piecyku na przykład wykipiało, wytrzyj wnętrze piecyka mokrym, papierowym ręcznikiem.

ZMYWANIE NACZYŃ
Nie zostawiaj w zlewie brudnych kubków po kawie lub resztek jedzenia w młynku do ich rozdrabniania. Obowiązkiem każdej osoby jest pozmywanie po sobie, gdy skończy posiłek. Pamiętaj, że nikt nie ma ochoty sprzątać pozostawionego przez ciebie bałaganu. Aby uniknąć nieprzyjemnej konfrontacji z bałaganiarzem, wywieś delikatne upomnienie nad zlewem. Pamiętaj również, że bałagan w kuchni może spowodować jej zamknięcie przez kierownictwo.

WSPÓLNE LUNCHE
Wspólny lunch w kafeterii to doskonały moment, by poznać swych współpracowników. Co ważniejsze, również dla nich, aby poznać ciebie. Odpowiedni poziom rozmowy i poprawne maniery przy stole sprawią, że zyskasz reputację osoby, w której towarzystwie miło przebywać.

Jedzenie lunchu zawsze z tymi samymi osobami jest naturalne, ale powinieneś czasami pomieszać towarzystwo tak, aby nie izolować się zbytnio od pozostałych współpracowników. Zaproś kolegów z innych działów lub zmieniaj godziny posiłku, by spotykać się z większą grupą ludzi.

Jeżeli przynosisz lunch i zawsze zjadasz go przy biurku, możesz sprawiać wrażenie osoby nietowarzyskiej. Kiedy współpracownik, który je w kafeterii (szczególnie, gdy jest twoim szefem), wpadnie do ciebie i zapyta, czy masz ochotę coś przegryźć, przemyśl możliwość pozostawienia kanapki w lodówce i zjedzenia jej następnego dnia.

ROZMOWA PRZY STOLE
Unikaj omawiania drażliwych kwestii w czasie lunchu, ponieważ ludzie przy innych stolikach mogą podsłuchiwać. Rzeczy zbyt prywatnej natury – namiętna randka, na której byłeś poprzedniego wieczoru, problemy z dzieckiem – to nie najlepszy pomysł. Dla dobra twoich współbiesiadników, nie rozmawiaj o swoich czy czyichś dolegliwościach dermatologicznych, żołądkowych czy o operacjach; te tematy są mało apetyczne. Lunch to czas, by odpocząć i zrobić sobie przerwę – nie miejsce na rozmowę, którą lepiej prowadzić w barze po pracy, o ile w ogóle.

W TOALECIE

W zależności od tego, jak często są sprzątane, toalety mogą być bardziej niechlujne niż kuchnie. Pamiętaj, byś zawsze korzystał z kosza na śmieci, wycierał wodę, która wylała się z umywalki i zakładał nową rolkę papieru toaletowego w razie potrzeby.

MAKIJAŻ
Kobieta nakładająca makijaż, golący się mężczyzna, czy ktoś myjący zęby w toalecie firmy powinni pamiętać, że nie są u siebie w domu. Ważną rzeczą jest, by wykonywać te czynności dyskretnie, posprzątać po sobie i nie zajmować pomieszczenia zbyt długo.

UBIKACJA
Niektórych ludzi krępuje rozmowa, gdy znajdują się w kabinie, więc bądź ostrożny, zaczynając dyskusję między kabinami.

Pozycja deski sedesowej może również stanowić duży problem w biurach, w których toalety są wspólne dla kobiet i mężczyzn. Najlepiej, gdy wszyscy uzgodnią, że deska i klapa mają być opuszczone po spłukaniu. Jeżeli nie ma klapy, mężczyźni powinni opuszczać deskę po załatwieniu swojej potrzeby. Nie jest to jednak kwestia, o którą warto walczyć. Jeśli wolisz korzystać z jednorazowych, sanitarnych nakładek na sedes lub kładziesz na niego papier toaletowy, pamiętaj, by spłukać papier, zanim wyjdziesz z kabiny, żeby nie zaśmiecał podłogi.

Na koniec nieunikniony, lecz rzadko uświadamiany sobie problem bardziej delikatnej natury – zapach. Stosuj odświeżacze powietrza, które znajdują się w toalecie.

DRZWI, DRZWI, DRZWI...

Drzwi stanowią najczęstsze miejsce spotkań. W czasie, gdy jest najwięcej pracy, ludzie przechodzą przez nie pospiesznie, myśląc o zebraniu, które ma się zacząć, o lunchu, na który się spóźnią – o wszystkim, poza osobą nadchodzącą z przeciwnej strony lub idącą tuż przed nimi. Jednak takie zaabsorbowanie może prowadzić do zranienia nieznanej osoby w momencie mijania się z nią, zwłaszcza jeżeli jest niepełnosprawna, starsza lub po prostu nieuważna. Inną istotną sprawą jest fakt, aby nigdy nie wciskać się w komorę drzwi obrotowych, która została już zajęta.

Najlepszą strategią, gdy dwie osoby podchodzą razem do drzwi – czy to kobieta i mężczyzna, czy osoby tej samej płci – jest dobra komunikacja. Słowa: „Pozwól, że otworzę ci drzwi” lub „Proszę, ty pierwszy”, wypowiedziane przez którąkolwiek z osób, pozwolą uniknąć zamieszania.

JESZCZE JEDNA WSKAZÓWKA. Nie stawaj przy drzwiach wejściowych czy do windy, gdy przebywasz w holu. Jeżeli czekasz na kogoś, stań pod ścianą, by nie tamować ruchu.

TEREN WOKÓŁ BUDYNKU

Obowiązują tu podobne zasady jeśli chodzi o rozwagę i szacunek, jak w twoim miejscu pracy. Drzwi czy windy, w których ludzie znajdują się w bliskim fizycznym kontakcie, są miejscami, gdzie odrobina rozwagi może w znacznym stopniu ułatwić życie innym.

ZACHOWANIE W WINDZIE

Operatorzy wind w starym stylu, schludnie przyodziani w marynarki ze złotym galonem, odeszli tak jak Ford Edsel z większości biurowych budynków. Bez względu jednak na to, jak zwyczajnie są ubrani, każdemu należy się „proszę” i „dziękuję”, gdy podajesz numer piętra lub kiedy wysiadasz. To oczywiście nie wszystko, o czym musisz pamiętać.

WSIADANIE
Zasady wsiadania do windy są w większości takie, jak w trakcie przechodzenia przez drzwi – płeć nie odgrywa roli, tylko komunikacja. Pamiętaj, osoby starsze lub niepełnosprawne wchodzą najpierw. Po wciśnięciu przycisku z numerem piętra, odsuń się maksymalnie do tyłu, by zrobić miejsce dla wsiadających. Jeżeli nie możesz dosięgnąć przycisku, nie krępuj się poprosić, by zrobił to ktoś inny.

Kiedy winda jest już pełna ludzi, którzy wsiedli przed tobą, nie wpychaj się do środka, nawet jeśli pracujesz w tym budynku.

Gdy widzisz, jak drzwi zamykają się w chwili, kiedy podchodzisz do windy, bądź cierpliwy, chociaż to miły gest, jeżeli pasażer przytrzyma dla ciebie drzwi lub naciśnie przycisk „otwórz”. Będziesz równie miły, gdy pozwolisz pasażerom, którzy znajdują się w windzie pojechać na górę.

Zwróć także uwagę na swoje maniery. Nie przyglądaj się innym, nie mlaskaj, żując gumę (której w ogóle nie powinieneś żuć w miejscu publicznym), ani nie przyśpiewuj w rytm muzyki z iPoda. Jeżeli w windzie jest lustro lub odblaskowa ściana, zarówno kobiety, jak i mężczyźni nie powinni poprawiać urody.

ROZMOWY W WINDZIE
Jeżeli jedziesz windą i spotykasz znajomego, powiedz: „Dzień dobry”, „Jak się masz?” lub „No i co z tymi Broncos?” – ale nie posuwaj się dalej, o ile nie jesteście jedynymi osobami w windzie. Nie ma nic złego w cichej pogawędce, lecz głośna rozmowa i śmiech może przeszkadzać pozostałym pasażerom.

Równie ważny jak głośność rozmowy, jest jej temat. Dyskusja o interesach klienta czy równie poufnych rzeczach w trakcie jazdy zatłoczoną windą jest tak samo bezsensowna jak stanie na deszczu. Jeżeli chcesz porozmawiać o osobistych problemach lub tajemnicach handlowych z kimś, kto jedzie w górę lub na dół, poczekaj, aż będziesz mógł omówić te kwestie bez świadków.

WYSIADANIE
Gdy otwierają się drzwi windy, kieruj się zdrowym rozsądkiem. Ci, którzy stoją najbliżej drzwi, wysiadają pierwsi. Jeżeli kilka osób chce wysiąść na danym piętrze, pierwsza osoba wychodzi, staje z boku i przytrzymuje ramieniem drzwi, żeby nie zamknęły się. Ewentualnie, pasażerowie znajdujący się jeszcze w windzie, powinni nacisnąć przycisk „otwórz”, by inni mogli wysiąść bez problemów.

JAZDA RUCHOMYMI SCHODAMI

Maniery na ruchomych schodach są bardziej klarowne. Stój po jednej stronie, aby ludzie mogli swobodnie schodzić lub wchodzić. Jeżeli tobie się spieszy, nie zdziw się, że inni będą stali akurat na środku schodów. O ile schody nie są tak zatłoczone, iż pośpiech nie ma sensu, uprzejmie powiedz „przepraszam” każdemu, kogo chcesz wyminąć. Przeciskanie się z kwaśną miną niewiele da, poza jeszcze jedną niemiłą chwilą w ciągu dnia pracy.

6
Ty i twoi zwierzchnicy

Wbrew niekończącym się żartom i zabawnym sytuacjom, szefowie także są ludźmi. W rzeczywistości, bez względu na tytuł, jaki posiadają (szef, przełożony, pracodawca, kierownik, zastępca kierownika, dyrektor), każdy z nich ma swojego przełożonego. Dyrektor naczelny odpowiada przed zarządem, zarząd przed akcjonariuszami. Nawet największy przedsiębiorca zależy od pożyczkodawców i rynku. To, co odróżnia cię od szefa, to władza i odpowiedzialność. Przełożony ma prawo kierować twoim działaniem i wymagać wyników, ponieważ jest za nie odpowiedzialny przed każdym, kto zajmuje wyższą niż on pozycję w hierarchii służbowej.

TRZY KROKI DO KOMPATYBILNOŚCI

W trakcie kariery zawodowej, większość z nas zetknie się z szefami dobrymi, miernymi i kilkoma naprawdę okropnymi. Wówczas trzy proste kroki pozwolą nam wykreować płaszczyznę właściwego porozumienia:

- Musisz zrozumieć, że szef też jest tylko człowiekiem.

- Zaakceptuj fakt, iż twój szef rządzi.

- Wykonuj swoją pracę dobrze i na czas.

KIEDY JESTEŚ NOWYM PRACOWNIKIEM

Gdy rozpoczynasz nową pracę lub obejmujesz nowe stanowisko w swojej firmie, podstawowym wyzwaniem jest poznanie zakresu obowiązków. Abyś był w pełni efektywny, musisz także dowiedzieć się, jaki sposób działania ma twój nowy przełożony. Różni szefowie mają odmienne strategie – twój poprzedni kierownik chciał, aby dostarczano mu pisemne sprawozdania z realizacji projektu, punktualnie pod koniec każdego tygodnia; nowy woli ustne uaktualnienia i jedynie okazjonalnie prosi o raport na piśmie. Poprzedniego dyrektora bawiła twoja kolekcja gumowych krokodyli na biurku, nowemu nie podobają się zagracone boksy. Gdy przychodzisz do nowej pracy, bądź otwarty na pomysły szefa i elastyczny; pamiętaj, że nie ma jedynego, absolutnie słusznego sposobu prowadzenia biura.

Jeżeli będziesz obserwował współpracowników i ich interakcje z przełożonym, szybko poznasz jego najbardziej charakterystyczne cechy. Nie wahaj się zadawać pytań, ponieważ zakres obowiązków powie ci jedynie, czego wymaga się od ciebie, a nie, jak to zrobić. Jeśli szefa nie ma, to doskonały moment, by porozmawiać z kolegami o biurowych procedurach. Upewnij się jednak, że twoje pytania nie zawierają ukrytej krytyki. W szczególności zaś unikaj mówienia: „W mojej poprzedniej pracy szef nigdy nie tolerowałby...”.

STOSUNKI Z SZEFEM
Szczerze mówiąc, to ty jesteś bardziej odpowiedzialny za sposób, w jaki układasz stosunki z przełożonymi, niż oni. Ich zadaniem jest kierowanie firmą tak, by praca została wykonana w najbardziej produktywny i opłacalny sposób. Ambicje i cele są twoją prywatną sprawą. Co zrobić, by jak najlepiej wykorzystać relacje z szefami? To wyzwanie, przed którym stoją wszyscy pracownicy.

- MÓW GŁOŚNO I PRZEDSTAWIAJ POMYSŁY. Szefowie na ogół są przychylni nowym ideom swych podwładnych.

- BĄDŹ PRZYGOTOWANY. Przełożeni potrafią dostrzec różnicę między tymi, którzy wyskakują jak Filip z konopi, a tymi, którzy odrobili swoją lekcję.

- NIE MARNUJ CZASU SZEFA. Bądź dokładny i konkretny. Przygotuj dokumenty, załączniki i kopie istotnych dokumentów. Nie tylko oszczędzisz czas kierownika, lecz także udowodnisz, że jesteś osobą zorganizowaną.

- SZUKAJ PROBLEMÓW, KTÓRE POTRAFISZ ROZWIĄZAĆ. Szefowie patrzą łaskawym okiem na pracowników wykazujących się inicjatywą.

- PROŚ O POMOC, JEŻELI JEJ POTRZEBUJESZ. Większość szefów lubi uczyć swoich pracowników i udzielać im wskazówek. Poproszenie dyrektora o pomoc nie jest oznaką słabości; to wyrażenia uznania dla jego bardziej rozległej wiedzy i doświadczenia.

- BĄDŹ CZŁONKIEM ZESPOŁU. Być może to truizm, ale szefowie wolą kierować spójnym zespołem, a nie zbieraniną egoistycznych indywidualistów. Primadonny mogą być ludźmi sukcesu, lecz wielu szefów uważa, że grupa solidnych pracowników okaże się w końcu bardziej wydajna niż nawet najbardziej wyniosła gwiazda.

- OKAZUJ APROBATĘ. Przyjmuj ostateczne decyzje szefa z uprzejmością, nawet jeżeli są sprzeczne z twoimi poglądami.

CZTERY KLUCZE DO WSPIERANIA TWOJEGO SZEFA

1. Bądź spostrzegawczy. Jeżeli zauważysz, że twój szef ma masę sprawozdań, które musi przeczytać przed ważnym zebraniem, zaoferuj mu pomoc i streść jedno lub dwa.

2. Chwal go. Raz na jakiś czas, gdy zrobi coś, co wzbudzi twój podziw, powiedz mu o tym: „Fantastycznie poradził sobie pan z tym klientem. Nie tylko załagodził pan sytuację, ale jeszcze załatwił nowe zlecenia. To było wspaniałe!”. Nie przesadzaj jednak z pochwałami, ponieważ możesz sprawić wrażenie, że podlizujesz mu się.

3. Popieraj decyzje szefa na forum publicznym. Lojalność w stosunku do wyżej postawionej osoby to w zasadzie rzecz słuszna. Bez względu na wynik (nawet, jeżeli twój szef zostanie wylany z pracy), twoja lojalność zostanie zauważona przez innych.

4. Kryj, ale nie kłam. Nie musisz wymyślać fałszywych usprawiedliwień i dokładnie odpowiadać na pytania o kierownika. Jeżeli dzwoni do ciebie dyrektor naczelny i zdenerwowany pyta, dlaczego twojego szefa nie było na ważnym spotkaniu, możesz uprzejmie udać, że nie wiesz, nawet jeśli poszukiwany był wtedy w siłowni. Jednocześnie, powinieneś ostrzec przełożonego, iż naczelny zainteresował się jego nieobecnością na zebraniu.

NIE PODWAŻAJ POZYCJI PRZEŁOŻONEGO
Nigdy nie próbuj podważać pozycji swojego przełożonego. Jest tylko kilka uzasadnionych sytuacji, w których musisz działać za jego plecami (patrz także: „Działanie z pominięciem szefa, s. 88). Niebezpiecznie jest, gdy ambicja popycha pracownika do działania w zmowie. Pamiętaj, że firma zainwestowała bardzo dużo w swoich dyrektorów i kierowników działów. W razie konfliktu między szefem a pracownikiem, prawie zawsze wygrywa ten pierwszy, a przegrany zyska jedynie opinię osoby bezwzględnej i nieuczciwej.

SZTUKA SKŁADANIA SKARG

Może się tak zdarzyć, że będziesz musiał zwrócić się do przełożonego ze skargą, czy to w tak drobnej sprawie jak brudna toaleta, czy tak poważnej jak molestowanie seksualne. Bywa, że masz osobiste powody do narzekań, ale inni także mogą podzielać twoje niezadowolenie. W każdym przypadku należy porozmawiać z szefem. Skuteczne narzekanie jest prawdziwą sztuką; jeżeli zadasz sobie przedtem kilka pytań, unikniesz różnych typowych pułapek:

- Czy twoja skarga jest warta zachodu? Czy to stały problem i na tyle poważny, by prosić przełożonego o interwencję? Czy wpływa on na jakość twojej pracy lub ogólną wydajność? Czy szef powinien poświęcić mu swój czas i czy nie będziesz postrzegany jako osoba podnosząca fałszywy alarm?

- Czy udokumentowałeś problem? Jaki masz dowód na to, że istnieje? To bardzo ważne, abyś miał coś na poparcie złożonej skargi, żeby potwierdzić swój poważny stosunek do sprawy i uzasadnić zażalenia.

- Czy jesteś odpowiednią osobą, aby wnieść skargę? Bądź szczery wobec siebie samego. Jeżeli brakuje ci wiarygodności, aby złożyć zażalenie, poszukaj kogoś bardziej odpowiedniego.

- Co chcesz osiągnąć? Miej klarowną wizję rozwiązania sytuacji. Szef może zapytać cię o zdanie. Powinieneś mieć przygotowane przemyślane rozwiązanie.

- Jaka jest najlepsza metoda? Sprawdź, czy twój szef woli czytać, czy słuchać. Następnie przygotuj notatkę informującą szczegółowo o sytuacji albo poproś o prywatne spotkanie.

- Jaka pora będzie odpowiednia? Nie czekaj, by wyrazić swe niezadowolenie, aż całe biuro będzie zajęte ważnym projektem. Szanując inne zobowiązania szefa, znacznie zwiększysz szanse, by cię wysłuchał.

- Jak długo powinieneś czekać na odpowiedź? Nigdy nie spodziewaj się natychmiastowych działań w sprawie skargi. Możesz nie poznać wyników przez długi czas, szczególnie gdy rozwiązanie problemu wymaga zmiany polityki firmy. Dobry szef powie ci w końcu, jakie rezultaty przyniosło twoje zażalenie, lecz musisz zrozumieć, że o pewnych konsekwencjach, takich jak ukaranie kolegi, nie będzie mógł rozmawiać.

Jeżeli problem nie znika po tym, jak wyraziłeś swe niezadowolenie, starannie rozważ wszystkie za i przeciw złożenia następnej skargi. To, co tobie wydaje się rozsądną kontynuacją, dla twojego szefa może być udręką. Czasami lepiej wycofać się, pogodzić z rzeczywistością i zapomnieć o sprawie.

NARZEKANIE NA WARUNKI PRACY
Narzekanie na warunki w miejscu pracy może dotyczyć wszystkiego – od kiepskich portierów po pracę w nadgodzinach. Jeżeli należysz do związków zawodowych, wiele warunków pracy jest objętych umową związkową, więc możesz zgłaszać problemy delegatowi czy przedstawicielowi związku. W przeciwnym razie, idź do szefa, jego asystenta lub kierownika biura. Drobne problemy związane ze środkami materialnymi (potrzebujesz nowego krzesła albo kserokopiarka ciągle się psuje) można zazwyczaj przedstawić w formie krótkiej notatki lub w e-mailu. Poważniejsze kłopoty lub zagrażające innym w sensie fizycznym (zgubienie karty bezpieczeństwa, zamknięte drzwi pożarowe, obecność nieupoważnionych osób), należy jak najszybciej zgłosić za pomocą wszelkich dostępnych środków. Nie wahaj się zadzwonić bezpośrednio do szefa, jeśli sytuacja wygląda niebezpiecznie.

NADGODZINY I OBCIĄŻENIE PRACĄ
Problemy, takie jak nadwyżka godzin pracy i niedobory personelu są trochę trudniejsze do rozwiązania. Nie wyciągaj pochopnych wniosków, że winę ponosi twój szef; być może właśnie pracuje nad rozwiązaniem tej sytuacji. Jeżeli nie zdaje sobie z niej sprawy, poinformuj go w uprzejmy, ugodowy sposób. Pracownicy mogą podjąć decyzję, by wybrany przez nich przedstawiciel złożył skargę naczelnemu. Zadbaj o to, by przełożony otrzymał odpowiednie udokumentowanie problemu. Masz najlepszą możliwość uzyskania pożądanych rezultatów, jeśli przedstawisz zażalenie używając odpowiednich argumentów. Na przykład, możesz uświadomić szefowi, że niedobory personelu są powodem niedotrzymywania terminów i większej ilości pomyłek w pracy.

SKARGA GRUPOWA
Jeżeli warunki nie poprawią się, może nadszedł czas, by zebrać grupę ludzi i spotkać się z przełożonym jako grupa. Przewagą grupy (złożonej z przedstawicieli działów lub całego działu) jest to, iż ilość może zrobić wrażenie nawet na najbardziej nieugiętym przełożonym; większość szefów chce uniknąć poważnych i rozległych problemów z pracownikami.

NASTĘPNY KROK
Jeśli skarga grupy nie zadziała, będziecie musieli rozważyć bardzo starannie, jaki będzie wasz następny krok. Otwarte złożenie zażalenia u zwierzchnika twojego szefa mogłoby stworzyć sytuację nie do obrony. Możesz odkryć, że firma ceni wysiłki i styl twojego przełożonego i że nagle to ty znalazłeś się w bardzo trudnym położeniu. Zamiast tego, zgłoś się do szefa twojego kierownika lub do kogoś w dziale kadr w sekrecie i nie wymieniaj nazwisk. Sprawdź też, na ile twoja skarga jest uzasadniona i porozmawiaj, jak najlepiej rozwiązać ten problem. Jeżeli wybierasz jawne pominięcie szefa, lepiej będzie, gdy dowie się, co robisz. Skopiuj dla niego wszystkie pisma i notatki, które wysyłasz zwierzchnikom. Udokumentuj problem i prowadź korespondencję w profesjonalny sposób. Pamiętaj, gdy konflikt zakończy się, twój szef nadal będzie twoim przełożonym.

POWAŻNE SKARGI NA WSPÓŁPRACOWNIKÓW
Czasami, w przypadku poważnych lub mających implikacje prawne problemów, interwencja twojego szefa może okazać się konieczna. Molestowanie seksualne, rasistowskie uwagi, religijne nawracanie, kradzież, kłamstwo, bójki, groźne zachowanie – oto przykłady problemów, które mogą mieć wpływ na całą firmę, więc twój bezpośredni przełożony musi dowiedzieć się o nich natychmiast. Jeśli wiesz o tego typu działaniach, idź bezpośrednio do zwierzchnika. Bądź konkretny, nie wdawaj się w szczegóły, o których w rzeczywistości nic nie wiesz; nie czuj się zobowiązany do krycia współpracowników, ani nie tłumacz ich zachowania. Kierowanie sytuacją zostaw dyrektorowi.

CZY WARTO?
Kiedy pracujesz z irytującymi, okropnymi lub trudnymi pracownikami, musisz podjąć decyzję, czy warto złożyć na nich skargę? Scott spóźnia się do pracy prawie każdego dnia i oczekuje, że będziesz go krył. Rachel doprowadza wszystkich do szału swoimi humorami. Rozwód Bena rzutuje na jakość jego pracy, a ktoś wyjada jedzenie z lodówki.

Zapytaj sam siebie, czy twoja skarga jest uzasadniona, czy to jedynie sprawa osobista. Jak takie zachowanie wpływa na sposób wykonywania pracy przez te osoby? Czy to stały problem czy krótkoterminowy? Może przyczyną jest jakiś ukryty czynnik, taki jak alkoholizm lub narkotyki? Czy mógłbyś porozmawiać z daną osobą i poczynić jakieś ustalenia oraz czy potrzebna jest interwencja szefa?

Czy to ci się podoba, czy nie, czasami musisz po prostu zrobić dobrą minę do złej gry i tolerować trudnych ludzi, których wartość dla firmy przewyższa ich dziwactwa. Egocentryczny sprzedawca, który zawsze generuje największy obrót, chimeryczny dyrektor artystyczny, który zdobywa wszystkie prestiżowe nagrody, albo sekretarka o ciętym języku, która jest geniuszem, jeżeli chodzi o skomplikowane programy komputerowe – mogą oni irytować twojego szefa jeszcze bardziej niż ciebie. Kierownicy muszą brać jednak pod uwagę dobro ogółu w kontekście uczuć poszczególnych pracowników.

PODJĘCIE DZIAŁAŃ
Jeżeli zdecydujesz się złożyć skargę na kolegę, zorganizuj prywatne spotkanie z szefem, zamiast pisać notatkę. Nigdy nie składaj skargi e-mailem, chyba że liczysz się z możliwością, iż twoje słowa zostaną upublicznione. Podczas spotkania bądź spokojny i skoncentruj się nie na osobie, lecz na jej kłopotliwym zachowaniu. „Roger wychodzi o pół godziny wcześniej przynajmniej trzy razy w tygodniu i trudno nam odebrać jego kartę kontrolną” brzmi znacznie lepiej, niż: „Roger jest całkowicie nieodpowiedzialny i oszukuje”. Bądź jak najbardziej obiektywny i nie wygłaszaj moralnych osądów.

PRZYZNAWANIE SIĘ DO DOBRYCH I ZŁYCH UCZYNKÓW

Od czasu do czasu szef może cię pochwalić. Gdy to się zdarzy, najważniejsze, co powinieneś zrobić, to przyjąć pochwałę z wdzięcznością i zwykłym: „Dziękuję. Miło mi, że docenił pan, jak ciężko pracowałem nad tą ofertą”. Jeżeli inne osoby również nad nią pracowały, zaznacz, iż końcowy efekt był w rzeczywistości zespołowym wysiłkiem. Nie zagarniaj wszystkich komplementów dla siebie.

Druga strona medalu jest taka, że nadejdzie nieuchronnie czas, gdy coś popsujesz. Nie wypieraj się winy. Jeśli znajdziesz się w trudnym położeniu, zasada numer jeden to wzięcie odpowiedzialności za swoje czyny. Nie czekaj, aż twój przełożony przyjdzie do ciebie. Przeciwnie, idź do niego; wyjaśnij sytuację, przeproś i zaproponuj rozwiązanie. Jeszcze bardziej frustrująca niż sam błąd może być dla twojego szefa sytuacja, gdy sprawa ta niespodziewanie wyląduje na jego biurku. Podsuwając rozwiązanie, nie tylko wykazujesz się odpowiedzialnością, lecz także troską o konsekwencje, jakie twój błąd mógł spowodować.

KRYTYKA

Aby krytyka stanowiła dobrą lekcję i przynosiła korzyści, trzeba będzie uodpornić się na nią. Naucz się słuchać tego, co faktycznie mówi szef, bez doszukiwania się drugiego dna. Nie reaguj, dopóki w pełni nie rozważysz jego słów. Walcz z odruchem, aby przejść do defensywy; instynkt obronny w obliczu uzasadnionej krytyki jest równie skuteczny jak dziecięcy instynkt ssania kciuka. Policz do dziesięciu lub wyrecytuj w pamięci choćby preambułę do konstytucji, zanim przejdziesz do kontrofensywy. Wyostrzenie żartu też może pomóc; nie odbieraj ulubionego dowcipu szefa o „niewydarzonym kierowniku niższego szczebla” jako negatywnej wypowiedzi skierowanej pod twoim adresem.

Nie jest łatwo nauczyć się cenić krytykę, ale jeżeli uda ci się to, twój intelekt wygra z emocjami. W rzeczywistości, pozytywne odebranie słów krytyki – zrozumienie, że są one szansą nauki i poprawy – jest cechą charakteryzującą dobrych lub doskonałych szefów, która bez wątpienia pomogła im piąć się po szczeblach kariery.

REAKCJA NA KRYTYKĘ
Jeżeli szef jest życzliwy lub chcesz z nim omówić bardziej szczegółowo słowa krytyki, zorganizuj prywatne spotkanie, najlepiej wtedy, gdy przełożony jest spokojny. Nie staraj się dążyć do konfrontacji. Nawet jeśli krytyka była całkowicie nieuzasadniona, sformułuj odpowiedź w kategoriach tego, co możesz zrobić, by naprawić sytuację: „Gdy krytykował pan wczoraj projekt Alpha, wiem, że zapomniał pan, iż przy nim nie pracowałem, ale dostatecznie często podkreślał pan, że krótkie terminy szkodzą wszystkim. Następnym razem błąd może popełnić moja grupa, więc chciałbym poznać pańskie koncepcje, jak poradzić sobie z tym problemem”. Nie tylko sprostowałeś pomyłkę szefa, lecz jeszcze usprawiedliwiłeś się i sprawiłeś, iż dyskusja stała się bardziej owocna.

Każda uzasadniona krytyka może cię czegoś nauczyć, nawet skierowana do innych. Wcześniej czy później, możesz jednak trafić na szefa, który jest po prostu podły i grubiański. W tej sytuacji masz ograniczony wybór – możesz zostać i godzić się z jego zachowaniem albo odejść. Jeżeli zostaniesz w pracy, będziesz musiał się nieźle starać, by nie zostać ofiarą przełożonego. Bądź samokrytyczny i nie bierz sobie jego uwag do serca. Krytyka ze strony szefa, który cię znieważa, nie jest ani uzasadniona, ani w dobrej wierze.

POSTĘPOWANIE Z TRUDNYM SZEFEM

Bezwzględny szef to ktoś inny niż dyrektor o trudnym charakterze. Jest wymagający i każe ci pracować ponad siły. Z kolei żądania trudnego szefa bardziej szkodzą niż pomagają twoim działaniom. Może on być maniakiem kontroli, przypisywać sobie czyjeś zasługi lub zrzucać odpowiedzialność na inne osoby. Bywa grubiański. W zasadzie nie chce mścić się na tobie i na ogół nie zdaje sobie sprawy z tego, jak jego postępowanie wpływa na pracowników.

OMAWIANIE PROBLEMU
Dobrym rozwiązaniem będzie rozmowa z szefem o trudnym charakterze podczas spotkania, które nie będzie miało charakteru konfrontacji. Możesz wystąpić w towarzystwie kilku przedstawicieli biura, aby pokazać, iż problem ma szerszy zasięg. Przedstaw zarzuty w klarowny sposób i uświadom przełożonemu, jak problem ten wpływa na ogólną wydajność pracy i morale pracowników. Staraj się nie obwiniać, zaproponuj pomoc i miej gotowe rozwiązania. Pamiętaj, że instynkt obronny może być pierwszą reakcją kierownika, a zmiany będą następować wolniej, niż byś tego chciał. Jeżeli twoi zwierzchnicy przejawiają wolę zmiany swojego zachowania, bądź gotów współpracować z nimi w tej kwestii.

DZIAŁANIE Z POMINIĘCIEM SZEFA
Jeżeli chcesz pominąć szefa, informuj go o swoich działaniach, o ile jest to możliwe. Jeśli twoja firma ma doświadczony personel w dziale kadr, może on pomóc ci w wyborze strategii, która pozwoli osiągnąć pożądane rezultaty w strukturze i kulturze przedsiębiorstwa. Pamiętaj, że twoim celem jest pozytywna zmiana każdego, łącznie z twoim trudnym szefem, a nie, mówiąc żartem, krwawa rewolucja.

GRUBIAŃSCY SZEFOWIE
Grubiańscy szefowie nie są ani bezwzględni, ani trudni; są podli i nieprzewidywalni. Wybierają ofiary bez widocznych czy logicznych powodów. Nękają pracowników torturami fizycznymi i emocjonalnymi, wpływając na ich stan zdrowia. Grubiańscy przełożeni z rozmysłem krzywdzą otaczających ich ludzi.

Zanim osobiście stawisz czoło takiemu kierownikowi, rozsądnie będzie ocenić najpierw jego rolę w firmie. Pamiętaj, osoby opryskliwe i nieuprzejme w miejscu pracy nie tylko trzykrotnie częściej zostają szefami, ale jeszcze kierownictwo uważa ich za cennych pracowników.

Dla osób, które mają grubiańskich szefów, jedynym pomyślnym rozwiązaniem może być ucieczka. Jednak przeniesienie lub poszukiwanie nowej pracy nie zawsze jest możliwe lub pożądane. Zwykła skarga i pojednanie rzadko sprawdzają się w przypadku grubiańskiego dyrektora; mało pomocne są też rozmowy od serca; a jeżeli szef uzna cię za wroga, mogą nawet przynieść efekt przeciwny do zamierzonego.

Pracownicy mogą walczyć z grubianinem jako grupa. Jeśli w twojej firmie są związki zawodowe, zgłoś się do nich. Dokumentacja i jedność to potężna broń, ale musisz zdawać sobie sprawę z faktu, że nawet ona może nie rozwiązać problemu. Najlepszą obroną, kiedy nie możesz odejść z pracy, jest traktowanie szefa jako zwyrodnialca i uświadomienie sobie, że to nie ty jesteś przyczyną problemu.

ŚCIEŻKI TWOJEJ KARIERY

Przełożony będzie miał ogromny wpływ na twoją przyszłość. Może pomóc ci zrealizować najbliższe cele i wpływać na długoterminowe. Gdy omawiasz z nim kwestie, które rzutują na twoją karierę, pamiętaj, że jego podstawowym zmartwieniem nie jest czyjaś przyszłość czy sytuacja osobista, lecz to, co dzieje się tu i teraz. I na tym powinieneś skupić się, dyskutując o karierze z przełożonym.

PROŚBA O AWANS LUB PODWYŻKĘ
Jeżeli jakiekolwiek zebranie musi być przeprowadzone profesjonalnie, jest to dyskusja o wynagrodzeniach lub awansach.

- WIĘCEJ PIENIĘDZY OZNACZA WIĘKSZĄ ODPOWIEDZIALNOŚĆ. Gdy ubiegasz się o awans, bądź przygotowany, by powiedzieć szefowi, co możesz zaoferować. Ustal, czego wymaga nowe stanowisko i jak zamierzasz sobie poradzić.

- NIGDY, PRZENIGDY NIE PORUSZAJ KWESTII OSOBISTYCH. Szefa nie obchodzi twoja druga hipoteka, ortodoncja dzieci, rachunki za dom opieki teściowej.

- MUSISZ WIEDZIEĆ, JAKI JEST POPYT NA TWOJE UMIEJĘTNOŚCI. Poinformuj o ogólnych standardach rynkowych dotyczących osób o twoim zakresie obowiązków. Nie wykorzystuj innych ofert jako groźby lub represyjnej taktyki. Ofertę z innej firmy lub od headhuntera przedstaw ostrożnie, żeby szef zobaczył, jak wygląda sytuacja w porównywalnych firmach. Jeśli mówisz prawdę, twój zwierzchnik nie będzie zły. Gdy dotrze do niego, że możesz znaleźć pracę gdzie indziej, tym lepiej.

ODRZUCANIE OFERT
Co robisz, gdy szef składa ci ofertę, którą musisz odrzucić?

Dobrze ją przemyśl. Rozważ wszystkie za i przeciw. Porozmawiaj z ludźmi, którzy najwięcej dla ciebie znaczą. Jeżeli naprawdę nie możesz wziąć dodatkowych godzin lub pojechać w podróż, odrzuć ofertę. Nie ma znaczenia, jak racjonalne są twoje powody lub jak życzliwy jest szef, odmowa może sprawić, że twoja kariera utknie na jakiś czas w martwym punkcie. Może cię czekać okres odbudowy wizerunku w oczach przełożonego.

ODEJŚCIE Z PRACY

Kiedy odchodzisz z pracy na własne życzenie, nie ujawniaj swoich zamiarów zbyt wcześnie lub niewłaściwym osobom. Jeżeli szukasz nowego stanowiska, bądź dyskretny. Nie zostawiaj uaktualnionego życiorysu w biurowej kserokopiarce, ani nie każ sekretarce przepisać podania o pracę. Poproś, aby headhunter dzwonił do ciebie do domu. Nie planuj rozmowy o pracę z ewentualnym nowym pracodawcą podczas lunchu w ulubionym bistro aktualnego szefa. Ludzie lubią plotkować o tym, kto ma odejść z pracy, więc kierownik wkrótce dowie się o twoich planach.

ZWOLNIONO CIĘ Z PRACY
Jeśli zwolniono cię z pracy lub kazano złożyć rezygnację, nie tylko nie powinieneś odchodzić w złości, ale nawet sprawiać takiego wrażenia. Nie pal wszystkich mostów w swojej karierze zawodowej. Za pięć lat od tej chwili, możesz omawiać kontrakt z ewentualnym klientem i odkryć, iż twój dawny szef też zmienił pracę i że to on jest tym klientem. Pamiętaj, iż będziesz potrzebował referencji i osób, które ich udzielą.

GDY SKŁADASZ REZYGNACJĘ
Gdy rezygnujesz z pracy, bądź uprzejmy i pełen wdzięczności podczas spotkania (lub w liście) z szefem. Możesz mieć ochotę, by rozgłaszać na prawo i lewo o każdej złej chwili, którą przeżyłeś i każdym „idiocie”, z którym musiałeś pracować. Nie rób tego jednak. Nigdy nie wiesz, kiedy będziesz potrzebował pomocy szefa, a starzy pracownicy mogą zostać nowymi klientami, jeżeli ich do siebie nie zrazisz. Możesz nawet zechcieć wrócić do dawnej firmy. Postaraj się odejść w taktowny sposób, bez względu na to, co naprawdę czujesz.

OŚWIADCZENIE O ODEJŚCIU Z PRACY

Czy składasz rezygnację, czy zostałeś zwolniony, powinieneś opracować ze swoim szefem odpowiednie oświadczenie o odejściu z pracy. Ważne, byś uczestniczył w jego układaniu, bez względu na to, czy jest przeznaczone tylko do obiegu wewnątrzbiurowego czy do szerszej dystrybucji, łącznie z publikacją prasową. Przygotowując razem z szefem oświadczenie o odejściu z pracy, będziesz miał pewność, że mówicie o tym samym. Naturalnie, to dobry pomysł, aby oświadczenie zawierało wzmiankę o twoich osiągnięciach. Jeżeli zostałeś zwolniony, nie ma potrzeby, by tłumaczyć dlaczego. Ogólne oświadczenie wystarczy: „Jerry odchodzi z Acme w najbliższy piątek, aby wykorzystać nowe możliwości rozwoju kariery”. Oświadczenie o odejściu osoby przenoszącej się do nowej pracy może być bardziej szczegółowe: „Wszystkim w Acme będzie brakować Rebecki, ale wiemy, że odniesie duży sukces na nowym stanowisku jako dyrektor działu kadr w Manderley Enterprises”.

7
Kobiety i mężczyźni razem i inne sprawy osobiste

Pojęcie „słabej płci” słusznie zostało wyrzucone do kosza na śmieci w świecie biznesu, w którym kobiety okazały się pod każdym względem tak dobre jak mężczyźni. Musimy uświadomić sobie, że osiągają one obecnie pozycję liderek biznesu w znacznie większym stopniu niż kiedykolwiek. Nie tylko wspięły się na najwyższe szczeble w największych firmach, lecz są także właścicielkami prawie 50 procent małych przedsiębiorstw w Ameryce. Jednak wraz z rozkwitem ich karier w miejscu pracy, pojawił się nowy problem – jak kobiety reagują na mężczyzn, którzy jeszcze nie całkiem przyzwyczaili się do tej zmiany? Czy umarła rycerskość, ofiara równości? (patrz także: „Rycerskość”, s. 98). Co ważniejsze, jak obie płcie radzą sobie z pociągiem seksualnym, który nie ma nic wspólnego z pracą, a jedynie z tym, że jest się człowiekiem.

ROMANS W MIEJSCU PRACY

Naiwnie jest sądzić, że romans, czy to własny, czy kogoś innego, nie będzie miał znaczenia w miejscu pracy. Jeżeli ludzie przebywają w jednym budynku przez większość dnia (a często i w nocy), flirtowanie i różne kontakty są nieuniknione. Statystyki mówią same za siebie – przeciętnie połowa małżeństw po raz pierwszy spotkała się w pracy.

To prawda, iż romanse są odwieczną częścią życia biurowego, podobnie jak fakt, że stosunki między płciami stały się potencjalnym polem minowym. Równolegle ze wzrastającą liczbą kobiet w miejscu pracy, rośnie również świadomość dyskryminacji i molestowania. Dlatego romanse biurowe stały się jeszcze bardziej drażliwą kwestią niż kiedykolwiek wcześniej. Konflikt interesów, odrywanie się od pracy, nieprzyjemne konsekwencje przemijania chwilowej fascynacji są takim samym problemem dla pracowników, jak dla działów kadr.

Biorąc pod uwagę ten delikatny stan rzeczy, jak (czy jesteś kobietą, czy mężczyzną) postępujesz, gdy kolega z pracy wyda ci się bardzo atrakcyjny lub vice versa? Czy flirtowanie jest zakazane? Nie. Czy sposób w jaki flirtujesz ma znaczenie? Tak. Czy fakt, że obiekt twoich uczuć i ty znajdujecie się na innych szczeblach korporacyjnej drabiny ma znaczenie? Tak.

Rozumie się samo przez się, że nie wszystkie stosunki najeżone są niebezpieczeństwami, czy choćby tylko problemami, ale angażowanie się w romantyczne związki w biurze wymaga niemałej rozwagi i ostrożności (patrz także: „Twoje życie osobiste”, s. 96).

ZROBIENIE PIERWSZEGO KROKU
Ktoś nowy w twoim miejscu pracy jest atrakcyjny fizycznie, dobrze się ubiera, wydaje się sympatyczny i jest stanu wolnego – ty również. W większości sytuacji, możesz śmiało po tym, gdy się poznacie, wystąpić z zaproszeniem na kawę lub drinka po pracy, ale jeżeli zaproszenie zostanie odrzucone, nie ponawiaj go – o ile oczywiście osoba ta nie będzie czuła się wyróżniona i szczerze rozczarowana, że nie może przyjąć twojej propozycji. W przeciwnym razie, jeśli będziesz ją ponawiać, zyskasz nie tylko miano natręta, ale mogą ci grozić poważne konsekwencje. Nigdy nie będziesz miał pewności, czy twoje zainteresowanie nie jest postrzegane jako molestowanie seksualne.

JAK ODMAWIAĆ

Jeżeli nie ulega wątpliwości, że kolega z pracy interesuje się tobą, a ty nim nie, spróbuj odmówić w uprzejmy sposób: „Przepraszam Dan/Donna, ale nie możemy chodzić ze sobą”, dodając: „Mam chłopaka/dziewczynę” (jeżeli to prawda) lub „Nie chciałbym zmieniać naszej przyjaźni w coś innego”. Jeśli ta osoba nalega, powiedz szczerze: „Dan/Donna, jesteśmy tylko przyjaciółmi. Czy możesz przestać zapraszać mnie na randki?”. Jeżeli nie zawstydzi jej to na tyle, by się wycofała, poinformuj przełożonego lub dział kadr.

FLIRT
Odpowiedź na zainteresowanie jest całkowicie dopuszczalna, dopóki nie koliduje z pracą lub nie łamie przepisów w firmie. Rozmowa przy automacie z chłodzoną wodą czy w drodze na zebranie, może stanowić doskonały początek. A jeżeli nie jesteś zainteresowany? Wówczas zdobądź się na maksymalną szczerość, starając się nikogo nie urazić.

DOCHOWAJ TAJEMNICY
Jeżeli twoja firma nie ma polityki odnośnie umawiania się z kolegami z pracy, uszanuj zaufanie, jakim cię darzy, udowadniając, że twoja codzienne obowiązki są najważniejsze; wcale nie masz większego prawa niż inni, by czulić się przy automacie z napojami. Przejawem złego gustu jest – nie wspominając o braku profesjonalizmu – narażanie współpracowników na demonstrację twoich uczuć.

Jeśli twoje biuro nie pozwala pracownikom różnego szczebla romansować ze sobą, rozważ następujące opcje. Możesz kontynuować romans w sekrecie, ryzykując, że ktoś odkryje prawdę i wszystkim o nim opowie; możesz poprosić o przeniesienie do innego działu; możesz zakończyć związek; możesz także poszukać nowej pracy.

Nawet jeżeli biurowy romans jest dozwolony, istnieją pary, które wolą zachować dyskrecję. Jeśli czułbyś się nieswojo, informując współpracowników o swoim związku, pamiętaj, że nie masz obowiązku tego robić. Zwyczajne: „Przepraszam, ale życie osobiste to moja prywatna sprawa” stanowi wystarczającą odpowiedź dla kogoś, kto jest wścibski, chociaż niektóre pary wolą wszystkiemu zaprzeczyć.

ROMANS MIĘDZY MENEDŻEREM A PRACOWNIKIEM
Nieważne, jak profesjonalnie zachowujesz się w ciągu dnia pracy, związek między dwojgiem ludzi o nierównej pozycji będzie rodził podejrzenie o nieuczciwe traktowanie lub wątpliwe motywy, szczególnie, jeżeli jedna osoba nadzoruje lub ocenia działania drugiej. Dochodzi do tego kwestia władzy, lepszego traktowania i manipulowania, które przeważnie nie odgrywają żadnej roli w romansie równorzędnych pracowników.

Jeśli związek jest poważny, jedno z was (zazwyczaj partner o niższym statusie) powinien wziąć pod uwagę prośbę o przeniesienie. Jeżeli taki krok wydaje się pochopny, zastanów się nad alternatywnym rozwiązaniem. Gdyby związek miał być kontynuowany przez dłuższy czas, partner niższy rangą nigdy nie mógłby otrzymać awansu bez ryzyka, iż ludzie podniosą larum w tej sprawie. Z drugiej zaś strony, jeśli związek miałby skończyć się źle, w grę mogłoby wchodzić posądzenie o molestowanie lub nadużycie władzy, stanowiące traumatyczne przeżycie dla obu stron.

ROMANSE ZE WSPÓŁPRACOWNIKAMI SPOZA FIRMY
Jeżeli współpracujesz ściśle z kimś z innej firmy, znajdziesz się w trudnej sytuacji, jeśli nawiążesz romans z tą osobą. Kiedy związek stanie się poważny, zastanów się nad rezygnacją z pracy w charakterze osoby kontaktowej własnej firmy; w przeciwnym razie mogą pojawić się oskarżenia o preferencyjne traktowanie. Pamiętaj także, że gdy związek nie przetrwa, może być przyczyną napiętych stosunków, a nawet utraty klienta.

CZYM JEST MOLESTOWANIE SEKSUALNE?

Ponieważ molestowanie seksualne jest rozmaicie interpretowane, rząd i sądy zadają sobie trud, by je zdefiniować. Zgodnie z Rozdziałem VII Ustawy o Prawach Obywatelskich z 1964 roku, istnieją dwa rodzaje molestowania seksualnego:

- QUID PRO QUO. Oznacza molestowanie na zasadzie „coś za coś”, gdy przełożony (1) oferuje pracę, awans lub podwyżkę w zamian za randkę lub przysługi seksualne albo (2) grozi negatywnymi konsekwencjami, jeżeli jego zaloty nie zostaną przyjęte.

- SKARGI NA WROGIE ŚRODOWISKO. Ten wyczerpujący rozdział ustawy odnosi się do sytuacji, które obejmują, choć nie ograniczają się do flirtowania, dotykania, niepożądanych maili, obraźliwych wywieszek, nieodpowiednich komentarzy, sprośnych gestów, wulgarnego języka, podtekstów seksualnych, ponawianych próśb o przysługi seksualne, poniżających pytań i nieodpowiednich komentarzy na temat czyjegoś ubioru lub wyglądu.

Sprawą szczególnej wagi jest, aby pracownicy wiedzieli, że to, co oni uważają za zabawne, innych może obrażać. Na przykład, opowiadanie nieprzyzwoitych dowcipów lub opisywanie minionej nocy kolegom zgromadzonym przy wodotrysku albo przy stole podczas lunchu będzie wydawać się niewinne i naturalne osobie, która o tym mówi, lecz może być okropne i obraźliwe dla innych. Mądry pracownik poważnie zastanowi się nad różnymi progami wrażliwości, nieuniknionymi w każdej grupie ludzi.

REAKCJA NA MOLESTOWANIE
Biorąc pod uwagę elastyczną naturę prawa, ważne jest, aby dowiedzieć się więcej o charakterze omawianego zachowania, zanim zdecydujemy się złożyć skargę. Zgodnie z Komisją ds. Równości Zatrudnienia (EEOC), molestowanie seksualne zostało określone jako: „Nieakceptowane zachowanie o podłożu seksualnym, prośby o przysługi seksualne lub inne, słowne lub fizyczne, działania [...] poddanie się którym lub odrzucenie ich w jawny sposób wpływa na pracę danej osoby, w nieuzasadniony sposób przeszkadza jej w wykonywaniu obowiązków albo tworzy atmosferę zastraszenia, upokorzenia lub wrogości”.

EEOC odnotowuje także, że:

- zarówno ofiarą, jak i sprawcą molestowania może być kobieta lub mężczyzna

- ofiara może być innej lub tej samej płci co sprawca molestowania

- molestowany nie zawsze musi być osobą dręczoną bezpośrednio, może też być człowiekiem, którego dotyka obraźliwe zachowanie sprawcy molestowania

Jeżeli te kryteria są spełnione, musisz zdecydować, jakie działania podjąć.

1. W zależności od powagi sytuacji i dla twojej wygody, możesz przedyskutować problem bezpośrednio ze sprawcą molestowania. Możliwe, że nastąpiło zwykłe nieporozumienie, które można wyjaśnić podczas szczerej i otwartej dyskusji. Każ tej osobie przestać i wyjaśnij jej bez niedomówień, iż nie godzisz się na jej zaloty czy uwagi. W zależności od reakcji, udziel jej jednego lub dwóch dodatkowych ostrzeżeń, lecz wyraźnie uprzedź, że jeśli nie zmieni zachowania, złożysz na nią skargę.

2. Skorzystaj z informatora dla pracowników i postępuj zgodnie z zawartymi w nim instrukcjami odnośnie zwalczania molestowania seksualnego. Powinieneś porozmawiać z przełożonym lub z kimś z działu kadr, aby powiadomili o tym fakcie twojego pracodawcę. Przedstawiciele firmy powinni wesprzeć cię w swym własnym interesie, szczególnie gdy przekonasz ich, że poważnie traktujesz wniesienie skargi.

3. Jeżeli firma nie potraktuje poważnie twojego zażalenia, rozważ możliwość skontaktowania się z zewnętrzną agencją i/lub adwokatem, który specjalizuje się w prawie pracy, by położyć kres molestowaniu. Jedną z organizacji oferujących pomoc jest Komisja ds. Równości Zatrudnienia (EEOC). W większości stanów w Stanach Zjednoczonych, twoją pierwszą instancją odwoławczą jest agencja państwowa, która zajmuje się skargami na molestowanie seksualne i często jest związana z biurem prokuratora okręgowego. W większości przypadków, w zależności od podłoża skargi, agencja ta przeprowadzi niezależne dochodzenie w tej sprawie.

4. Bez względu na rodzaj działań, jakie podejmiesz, prowadź rejestr spotkań z molestującą cię osobą i wszelkich kontaktów z firmą, od której oczekujesz pomocy. Może wyglądać to na paranoję, że notujesz każdy rodzaj kontaktu, przechowujesz kopie korespondencji, która może zawierać przykłady molestowania, na przykład e-maile, oraz kopie twych rozmów z działem kadr lub przełożonym, ale jeżeli molestowanie trwa nadal, będziesz potrzebował dokładnych i szczegółowych przykładów tego, co zostało powiedziane lub zrobione, kto mógł być świadkiem, co powiedział twój pracodawca i jak zareagował na skargi. Dobrym pomysłem jest przechowywanie kopii ocen twojej pracy w bezpiecznym miejscu w domu; jeżeli prześladowca spróbuje zdyskredytować twoją pracę, dokumentacja pozytywnych wyników twojej działalności będzie mówić sama za siebie.

TWOJE ŻYCIE OSOBISTE

Gdy przychodzi do rozmowy o sprawach osobistych, pracownicy mogą stać się swymi najgorszymi wrogami. Nieświadomie wyjawiają prywatne informacje o sobie, stając się żerem dla biurowych plotkarzy. Sposób, w jaki (i w jakim zakresie) rozmawiasz o sprawach osobistych – randkach, małżeństwie, dzieciach, rozwodzie, preferencjach seksualnych, śmierci, finansach – zależy od ciebie. Ponosisz odpowiedzialność za własne postępowanie.

TWOJA RODZINA
To, kim jesteś, silnie wiąże się z twoją rodziną. Niektórzy ludzie będą na prawdę zainteresowani środowiskiem, z którego pochodzisz – tym, że twoja babcia była sufrażystką, ojciec walczył w Wietnamie, a wujek pracował kiedyś dla Elvisa Presleya – wystrzegaj się jednak absorbowania kolegów z pracy problemami rodzinnymi. Ludzi, z którymi pracujesz, może zainteresować fakt, iż ktoś ci bliski jest ciężko chory, ponieważ taka informacja wyjaśni twoje okresowe nieobecności w pracy, ale nie oczekują oni, ani nie pragną, codziennych, najświeższych informacji o artretyzmie dziadka czy ginekologicznych problemach ciotki Tillie. Zachowaj szczególną ostrożność dyskutując o sprawach medycznych, które mogą odbić się na tobie. Jeżeli, na przykład, informacje o ciężkiej chorobie nękającej twoją rodzinę dotrą do pracodawcy, nie zostaniesz zwolniony, ale będziesz postrzegany jako osoba, która potencjalnie także może zachorować. To w przyszłości prawdopodobnie negatywnie wpłynie na twój awans i możliwości zatrudnienia.

TWOJE ŻYCIE EROTYCZNE
Dyskusja o szczegółach twojego życia erotycznego, w szczególności ze współpracownikami, których dobrze nie znasz, może być nieprzyjemna. Ponadto, pracownicy, którzy pozwalają sobie na zbytnią poufałość, mogą zostać oskarżeni o molestowanie seksualne. Nie oczekuj także, iż koledzy z pracy lub przełożeni będą ci doradzać w kwestii romansów i że zachowają mroczne sekrety w tajemnicy.

TWOJE MAŁŻEŃSTWO I DZIECI
Status małżeński i rodzicielski to zazwyczaj dwie podstawowe informacje o nowym pracowniku, które obiegają biuro. Obrączka, zdjęcia rodziny na twoim biurku, nalepki na samochodzie – to zaproszenia do zadawania pytań. Od ciebie zależy, jak dużo lub jak niewiele zechcesz opowiedzieć o współmałżonku lub dzieciach.

Związki rodzinne pozwalają nawiązać kontakty z innymi pracownikami. Tłumaczą również i polepszają pewne zachowania. Na przykład, jeżeli koledzy wiedzą, że musisz odebrać dzieci z przedszkola lub szkoły, zrozumieją, dlaczego nie możesz uczestniczyć w popołudniowych zebraniach. Ale jeśli przynosisz problemy rodzinne do prac bądź przygotowany na to, iż staniesz się obiektem biurowych plotek, odbiorcą niepożądanych rad oraz że mogą ci grozić poważniejsze konsekwencje.

CZUŁE SŁÓWKA

„Skarbie”, „Kochanie”, „Ślicznotko” – to przykłady czułych słówek, którymi nie powinni posługiwać się ludzie w pracy. Jeżeli nie zostałyby użyte w stosunku do mężczyzny, nie powinny być używane w stosunku do kobiety. Mało prawdopodobne, byś ścisnął ramię Toma, mówiąc: „Dobra robota, skarbie”. Więc nie ściskaj Mary i nie odzywaj się do niej w ten sposób. Ona ma na imię Mary. Używaj go i trzymaj ręce przy sobie.

Nie narzucaj się nikomu ze swoją rodziną. Nie oczekuj, iż koledzy będą tuzinami kupowali ciasteczka od twojej córki lub sponsorowali drużynę piłkarską syna. Kilka zdjęć nie zawadzi, ale nie zamieniaj biura lub boksu w galerię rodzinnych portretów. Nie przyprowadzaj dzieci do pracy, o ile nie jest to dozwolone; ale nawet wtedy musisz mieć pewność, że twoje pociechy będą spokojne i pełne szacunku wobec współpracowników, którzy wykonują swoją pracę.

TWÓJ ROZWÓD
Gdy wchodzisz do pracy, postaraj się zostawić sprawy osobiste za drzwiami. Rozwód jest jednym z najtrudniejszych pod względem emocjonalnym problemów, z którymi przychodzi zmierzyć się człowiekowi, ale jeśli właśnie rozwodzisz się, nie traktuj współpracowników jak terapeutów. Zwróć się po pomoc i wskazówki do przyjaciół, rodziny i fachowców spoza biura.

Powinieneś porozmawiać ze swoim przełożonym, jeżeli rozwód może wpłynąć na twoją pracę, zwłaszcza absorbujące czas spotkania z prawnikami, wystąpienia w sądzie, sprzedaż domu i majątku, opieka nad dziećmi. Jeśli przeżywasz trudny okres w sensie emocjonalnym lub behawioralnym (czasami traktujesz szorstko współpracowników, zapominasz o spotkaniach, nie możesz skoncentrować się na zebraniach) poszukaj porady i, w stosownej chwili, omów ten problem ze swoim przełożonym. Dobry szef może ci pomóc, zwalniając cię na pewien czas z niektórych obowiązków w pracy.

Nie ma potrzeby zagłębiać się w szczegóły rozwodu i nigdy nie obwiniaj, ani nie poniżaj wkrótce byłego współmałżonka przed kolegami czy szefami. Operuj faktami i ogranicz się do aktualnych problemów lub tych, których możesz się ewentualnie spodziewać.

ROZWÓD W TEJ SAMEJ FIRMIE
Jeżeli rozwodzą się pracownicy tej samej firmy, stres może odbić się na wszystkich. Najgorsza sytuacja to taka, w której rozwodząca się para oczekuje od współpracowników, iż opowiedzą się po którejś ze stron, zmieniając w ten sposób sprawę prywatną w ogólny konflikt. Bez względu na trudności, rozwodzące się pary są zobowiązane do utrzymywania swych prywatnych spraw w tajemnicy, z wyjątkiem odpowiedniego powiadomienia przełożonych. Jeśli nie są w stanie opanować wrogich emocji, które mogą udzielić się wszystkim, być może trzeba będzie rozważyć zmianę pracy lub przeniesienie jednej lub obu stron. Jeżeli byli małżonkowie sami nie pomyślą o jakiejś zmianie, może okazać się, że firma dokona jej w ich imieniu.

Nie oczekuj jednak, iż utrzymasz rozwód w sekrecie. Z drugiej zaś strony, nie ma potrzeby zatrzymywać każdego Toma, Dicka czy Harry’ego na korytarzu, by uraczyć ich swoją historią. Nie ma też sensu wysyłać zawiadomień o rozwodzie lub, jak to zrobiła jedna z rozwodzących się par, informować o tym fakcie na piśmie wszystkich współpracowników.

TWOJA ORIENTACJA SEKSUALNA
Ujawnienie orientacji lub preferencji seksualnych swojemu pracodawcy jest trudne. Chociaż wiele stanów i miejscowości w Stanach Zjednoczonych ustanowiło prawa, chroniące gejów i lesbijki przed dyskryminacją w miejscu pracy, większość jurysdykcji nie uważa ich za grupę chronioną. Ta kwestia jest politycznym i społecznym polem minowym, a wyroki sądowe nie są jeszcze jednolite.

Pomijając kwestię statusu prawnego i uczciwości, pracownicy o orientacji homoseksualnej muszą poważnie zastanowić się, zanim zdecydują się ją ujawnić. Niełatwo jest zostawić życiowego partnera w domu, gdy firma organizuje doroczną imprezę dla rodzin lub gdy nie można ubezpieczyć osoby, która jest na twoim utrzymaniu. Na szczęście, wielu światłych pracodawców zdaje sobie sprawę z faktu, iż orientacja, czy to heteroseksualna, czy homoseksualna, nie ma związku z wynikami w pracy.

RYCERSKOŚĆ

Na szczęście rycerskość nie wyszła jeszcze z mody. Zamiast mężczyzn opiekujących się kobietami, dzisiejszym ideałem są ludzie troszczący się o innych. Przytrzymanie komuś drzwi, pomoc przy wkładaniu płaszcza, wstawanie, by przywitać nowo przybyłego – uprzejma osoba wykonuje te gesty w stosunku do wszystkich, bez względu na płeć. Niemniej jednak, mężczyźni nadal chcą odgrywać rolę doskonałych dżentelmenów, a kobieta traktowana z uprzejmością nigdy nie powinna poczytywać takiego zachowania za afront. Uprzejmość jest uprzejmością, bez względu na motywy. Oto przykłady współczesnych rycerskich zachowań:

- Przytrzymywanie drzwi. Osoba, która pierwsza podchodzi do drzwi, przytrzymuje je dla innych.

- Wysiadanie z windy. Osoba stojąca najbliżej drzwi, wychodzi pierwsza.

- Pomoc przy zakładaniu płaszcza. Należy pomóc każdemu, kto ma trudności z włożeniem płaszcza lub swetra, bez względu na jego płeć.

- Płacenie za posiłek. Płaci ten, kto zaprasza.

- Wstawanie. Czy jesteś mężczyzną czy kobietą, uprzejmość wymaga, byś wstał, gdy się z kimś witasz, szczególnie zaś, gdy jest to osoba wyższa rangą, klient lub ktoś starszy.

- Chodzenie po zewnętrznej stronie. Zwyczaj, gdy mężczyzna szedł po zewnętrznej stronie chodnika pochodzi z czasów, gdy powozy rozpryskiwały błoto i należało osłaniać damy. Nie ma potrzeby dodawać, że jest on przestarzały i zanika.

- Uścisk dłoni. Obecnie mężczyzna nie musi czekać, aż kobieta poda mu rękę. Wymieniaj uściski dłoni bez względu na płeć.

- Pomoc przy noszeniu. Kolega z pracy, który niesie naręcze książek lub pakunków, będzie wdzięczny za pomoc ze strony kogokolwiek znajdującego się w pobliżu. >

8
Mądry menedżer

Pierwszym, kluczowym miernikiem sukcesu menedżera jest to, jak umiejętnie zdobywa i utrzymuje szacunek w miejscu pracy – poważanie wszystkich klientów i współpracowników z określonego działu i całej firmy. Dlaczego jest to tak ważne? Bycie osobą szanowaną oznacza, iż rozumiesz, jak twoje działania będą wpływać na menedżerów, pracowników, dostawców, klientów i potencjalnych kontrahentów. Postępowanie, które niszczy innych, wpłynie ujemnie na wydajność, zyski i utrzymanie zatrudnienia, a konstruktywne wręcz przeciwnie.

Dzisiejszy mądry menedżer nie tylko wie, kiedy przewodzić, a kiedy usunąć się z drogi, ale także szanuje swoich pracowników jako ludzi. Udziela pochwał, gdy wie, że się należą i zazwyczaj uzyskuje lepsze rezultaty podczas negocjacji. W razie potrzeby może być również stanowczy, lecz wie, iż zastraszanie i gróźby przynoszą efekt przeciwny do zamierzonego.

Sekret pomyślnego zarządzania to po prostu koncentracja na celach firmy, przy jednoczesnym uprzejmym zachowaniu, szanowaniu innych, przejrzystej komunikacji i zachowywaniu spokoju w trudnych sytuacjach. Gdy napięcie narasta – czy to w relacjach z szefem, personelem lub z twoimi przekonaniami – łatwiej o tym fakcie mówić, niż starać się poprawić sytuację.

POZYTYWNA ATMOSFERA

„Tworzenie przyjaznej atmosfery w biurze jest bardzo ważne” – mówi dyrektor nowoczesnej firmy internetowej i następnie stwierdza: „Gdy zatrudniam ludzi, mówię im, że jednym z ostatecznych wymagań dotyczących pracy w firmie jest umiejętność współpracy z innymi. Jeżeli tego nie potrafią, to jest to podstawa do ich zwolnienia. Praca jest często stresująca, a nikt nie powinien tolerować dodatkowego napięcia, wywołanego negatywną atmosferą, stwarzaną przez osoby nie umiejące pracować z innymi”.

Sposób, w jaki menedżer zarządza, wpływa bezpośrednio na atmosferę w firmie. Jeśli będziesz kierował pracą w pozytywny sposób, atmosfera będzie podobna. Jeżeli będziesz zastraszał lub stosował groźby, wkrótce stanie się ona napięta. Chociaż zależność między morale pracowników i wydajnością stale się zmienia i trudno ją precyzyjnie określić, nie ulega wątpliwości, że odpowiednie warunki pracy w firmie bezpośrednio wpływają na wydajność pracowników. Tworzenie negatywnej atmosfery doprowadzi prędzej czy później do gorszych wyników pracy. Skuteczność, jakość i wydajność będą mniejsze.

RÓŻNE OBLICZA MANIPULACJI

Mądry menedżer będzie unikał manipulowania za wszelką cenę – nieważne, jak silną odczuwasz pokusę, by zastosować takie zachowanie jako narzędzie motywacji. Nie wszyscy menedżerowie-manipulatorzy posługują się strachem czy groźbami. Niektórzy używają bardziej subtelnych form nacisku. Jedną z najbardziej powszechnych jest stwierdzenie: „Wszyscy mówią, że... nie jesteś członkiem zespołu... nie reagujesz odpowiednio na krytykę... bardziej interesuje cię produkcja niż marketing...”. Inną, typową sztuczkę poprzedza zazwyczaj pozornie łagodne pytanie: „Czy nie sądzisz, że...?, które wskazuje, że jeśli naprawdę nie uważasz, iż to co nastąpi, jest prawdą, to jesteś w mniejszości. Subtelna czy prostacka, oba rodzaje manipulacji pochodzą z tego samego źródła – od osoby, która za wszelką cenę chce postawić na swoim.

EUFEMIZMY

Faktem jest, iż wielu pracowników nie ufa żadnym „oficjalnym” oświadczeniom, które wychodzą od dyrekcji. Dlaczego? Jedną z przyczyn jest to, że firmy mają skłonność do przemawiania w zawiły, defensywny sposób, stosując tuzinami eufemizmy. Korporacje posługują się nimi zasadniczo z dwóch powodów: aby osłodzić złe wiadomości i złagodzić wywołane tymi informacjami emocje. Stosowane z umiarem mogą być równoznaczne z dobrymi manierami.

Większość ludzi wolałaby prawdopodobnie usłyszeć: „Likwidujemy twoje stanowisko” niż „Już tu nie pracujesz”, nawet jeżeli oba określenia oznaczają, że zostałeś bez pracy. Ale czy jest to naprawdę potrzebne lub pomaga firmom, by mówić o „redukcji” i „restrukturyzacji”, gdy oznacza to zbiorowe zwolnienia?

Wielu specjalistów od zarządzania upatruje przyczyny cynizmu pracowników w tym, iż większość z nich jest w stanie rozszyfrować eufemizmy i dochodzi do wniosku, że firma próbuje zamydlić im oczy. Jeżeli menedżer będzie musiał zmierzyć się z taką nieufnością, najlepiej zrobi, gdy przedstawi personelowi fakty tak, jak on je rozumie i poprosi pracowników, by nie irytowali się eufemistycznymi oświadczeniami firmy.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Każdy dobry menedżer powinien mieć odwagę, by wziąć odpowiedzialność za swoje działania. Przyznanie się przed personelem, iż popełniłeś pomyłkę – powiedzmy, błędnie zinterpretowałeś termin realizacji projektu, co zmusiło ciebie i innych do pracy do późnej nocy – jest oznaką siły, nie słabości. Popełnianie okazjonalnych błędów jest ludzkie; przyznanie się do winy – i natychmiastowe jej naprawienie – udowadnia, że nie jesteś obibokiem, a osobą, która potrafi rozwiązać problem z dobrym skutkiem. Jeśli zrzucisz winę na współpracownika, inny dział lub niezależne od ciebie okoliczności, okażesz się tchórzem i człowiekiem spychającym odpowiedzialność na innych, a twoja uczciwość stanie pod znakiem zapytania. Szacunek dla ludzi to zbyt cenny atut, by ryzykować tylko po to, aby oszczędzić sobie zakłopotania lub udawać, że jest się nieomylnym.

Mądry menedżer potrafi przyznać się, iż nie wie wszystkiego, czy to o bieżących sprawach, czy o innych. Kiedy nie zna odpowiedzi na pytanie zadane na zebraniu – na przykład o przybliżone kwartalne obroty konkurencyjnej firmy – uczciwe „nie wiem” będzie całkowicie na miejscu. Jednocześnie taki menedżer przyznaje, że to jego obowiązkiem jest zdobycie odpowiedzi: „Dowiem się i dam wam znać jeszcze dziś, do piątej”. Udawanie, że wie się więcej niż w rzeczywistości, sprawia, iż wyglądasz nie tylko na pozera, lecz i na osobę niepewną siebie – cechy, które żadnemu liderowi nie wyjdą na dobre. Jeżeli twierdzisz, że zawsze masz na wszystko odpowiedź, stracisz wiarygodność u pracowników, a to w końcu osłabi twoje zdolności przywódcze.

PRZYPISYWANIE ZASŁUG
Oczywiście, przyznawanie się do błędów nie oznacza, że nie powinieneś przypisywać sobie zasług za sukcesy – wstawienie projektu do budżetu, czy dotrzymanie obietnicy zwiększenia miesięcznej produkcji. Nie bądź aż tak skromny, by nie doceniać swoich osiągnięć. Pamiętaj jedynie, żeby docenić wkład innych osób i podziękować im szybko, otwarcie i serdecznie.

SPRÓBUJ POWIEDZIEĆ PRAWDĘ
Jeden z dyrektorów teksańskiej firmy, zajmującej się public relations miał ulubione powiedzenie do klientów, którzy nie wiedzieli, co mogą ujawnić: „Kiedy wszystko inne zawiedzie, spróbuj powiedzieć prawdę”. W biznesie, tak jak w życiu, powiedzenie prawdy – nie zważając na krótkoterminowe konsekwencje – jest znacznie korzystniejsze niż zostanie przyłapanym na oszustwie. Ludzie są wielkoduszni, prawie do przesady, ale gdy ich oszukasz, będą ci to pamiętać przez długi, długi czas. „Spróbuj powiedzieć prawdę” – dotyczy to każdej osoby w firmie: szefa, menedżera, nowego pracownika, klienta, wykonawcy.

KOMUNIKACJA „W DÓŁ”

W pokojach zarządu bycie dostępnym oznacza także komunikację „w dół”, „w bok”, czy „w górę”. Wielu menedżerów czuje się najbardziej komfortowo rozmawiając o wspólnych interesach i typowych problemach z osobami z tego samego szczebla. I niewielu chciałoby stracić okazję pogadania ze swoim szefem. To sprawia, że ludzie na niższych stanowiskach znajdują się na szarym końcu. Tak czy owak, każdy menedżer powinien dołożyć starań – przynajmniej raz dziennie – by dowiedzieć się, o czym myślą pracownicy znajdujący się niżej w łańcuchu korporacyjnym.

Komunikacja „w dół” jest nie tylko dobra dla morale biura, ale również dla firmy. Pracownicy z pierwszej linii, którzy rzadko oglądają biura kierownictwa od wewnątrz – sprzedawcy, pracownicy obsługi klienta, personel telemarketingu – zazwyczaj pierwsi wiedzą, co idzie dobrze, a co źle. Mądra firma sprawia, że czują, iż mają dostęp do planistów i decydentów – szansę, by powiedzieć prawdę taką, jaką widzą i słyszą każdego dnia, nie przefiltrowaną przez kierownictwo średniego szczebla, które może próbować złagodzić złe wiadomości, zanim dotrą na samą górę.

INSPIROWANIE I MOTYWOWANIE

Mądry menedżer nie pozwala, aby to dział kadr inspirował pracowników do wysiłku, lojalności wobec firmy i utrzymywania najwyższych standardów. Gdy masz czas, by odpowiadać na pytania, rozwiązywać problemy i często oceniać wyniki pracy, to jest to najlepszy rodzaj motywacji, który sprawia, że pracownik konsekwentnie podąża we właściwym kierunku. Tyran w dawnym stylu, traktujący personel jak tryby w maszynie, aż prosi się o niskie morale i słabą wydajność pracowników.

KONCENTRACJA NA NOWYCH PRACOWNIKACH

Dwa typowe błędy popełniane przez menedżerów to: (1) zakładanie, że pracownicy wiedzą dokładnie, na czym polega ich praca, oraz (2) niezapewnienie odpowiedniego szkolenia. Nowy pracownik musi dostać pełen zakres obowiązków, których wypełnienia wymaga się od niego. Nikt, ani szef, ani pracownik, nie powinien zakładać, że pewne zadania są mu przypisane, podczas gdy inne już nie. Nawet pracownik, który wykonywał te same zadania w innej firmie, potrzebuje wskazówek, ponieważ w różnych miejscach pracy mają różne oczekiwania.

Jeżeli wcześniej poświęcimy czas na przeszkolenie pracownika, zaowocuje to później mniejszą ilością problemów, oszczędnością czasu i wysiłku. W miarę możliwości, menedżer powinien spotykać się z pracownikiem choćby na krótko, każdego dnia przez pierwszy miesiąc (lub przynajmniej trzy razy na tydzień) i zaopatrzyć go w listę działań, które są ważne, by zapewnić mu solidny start. Upewnij się, że podwładny rozumie, dlaczego każde działanie jest ważne, jak należy je twoim zdaniem przeprowadzić oraz jakiego stopnia biegłości oczekujesz od pracownika – teraz i za sześć miesięcy. Sprawdzaj jego aktualne postępy podczas zebrań kontrolnych. Takie spotkania stanowią okazję do intensywnych, indywidualnych szkoleń i pozwalają ci wspierać wymagane postawy i umiejętności. Gdy pracownik uczy się dokładnie tego, o co ci chodzi, odkrywasz jego słabe i mocne strony. Zadbaj, by twoje rady były praktyczne, konkretne i na temat.

Jeżeli obiecasz informacje zwrotną, dotrzymaj słowa. W przeciwnym razie dasz pracownikowi do zrozumienia, że efekt finalny nie jest dla ciebie ważny. To stanowi zły przykład i może zwrócić się przeciwko tobie.

DOCENIAJ I CHWAL

Jeżeli praca jest naprawdę dobrze wykonana, pochwal ją w takim stopniu, na jaki zasługuje. Wymienienie jednej lub dwóch określonych rzeczy, które zrobiły na tobie szczególne wrażenie, sprawi, że twoja pochwała zabrzmi bardziej przekonująco. To będzie znak, iż rozumiesz, jakie trudności wiązały się z tą pracą. Nie wahaj się mówić pochwał. Kilkudniowa zwłoka to trzymanie pracownika w niepewności, a poza tym możesz o nich zapomnieć.

Jeśli praca zostanie wykonana dostatecznie dobrze, ale po części wymaga konstruktywnej krytyki, zostaw to na później. Pozwól podwładnemu upajać się pochwałą do następnego razu, gdy znów będziecie rozmawiać na ten temat; wtedy powiedz coś takiego, jak: „O ile oferta była wspaniała, myślę że przydałoby się więcej przykładów dotyczących konkurencji. Czy możesz znaleźć kilka i dołączyć do oferty?”.

SIŁA POCHWAŁ
Siła pochwały jest większa niż mógłbyś przypuszczać. Sprawia, że ludzie czują się dobrze, a wtedy są z zasady lepszymi, bardziej wydajnymi pracownikami. To oznacza, że mówienie komplementów jest i dobrym interesem i przyjemnością. Dla właściciela niewielkiej firmy, o ograniczonych możliwościach finansowych, pochwała jest czasami jedyną nagrodą, na jaką może sobie pozwolić. W takim przypadku tym ważniejsze jest, by docenić i pochwalić dobrze wykonaną pracę, nadzwyczajny wysiłek czy wspaniały pomysł.

Niech twoje pochwały mają swoją wagę. Udzielanie ich jest ważne, lecz nie trzeba chwalić za każdą drobną rzecz wykonaną przez pracownika, ponieważ obniży to wartość pochwały. Zarówno dla chwalącego, jak i chwalonego, słowa uznania są najlepsze, gdy są nie tylko szczere, ale i zasłużone.

JAKI JEST TWÓJ STYL?
Czasami sposób przekazywania pochwał intensyfikuje przesłanie. Wielu menedżerów lubi wygłaszać słowa uznania osobiście. Inni wolą czynić to w formie pisemnej. To sprawa osobistego stylu, a pracownicy zazwyczaj wiedzą, jaki styl stosuje ich menedżer, gdy jest najbardziej zadowolony. W przypadku menedżerów, którzy są oszczędni w słowach, może to być krótka rozmowa telefoniczna, e-mail lub tylko uściśnięcie dłoni i powiedzenie „dobra robota” do pracownika na korytarzu. Inni są bardziej wylewni. Jeden z menedżerów, gdy jest nadzwyczaj zadowolony, pisze odręczną notatkę, wkłada do koperty i osobiście dostarcza pracownikowi. Inny udziela pochwały ustnie, a potem wręcza pisemną notatkę. Pracownicy zachowują je w aktach pracowniczych.

BĄDŹ DOSTĘPNY

Pamiętaj, że twoim głównym priorytetem jako menedżera jest uzyskiwanie wyników, a sposobem, by je osiągnąć, jest zarządzanie ludźmi, nie dokumentami. Zamiast chować się za zamkniętymi drzwiami i własnym biurkiem otoczonym obronną barykadą z papierów, trzymaj drzwi otwarte – a w szczególności oczy i uszy. Jeżeli będziesz uważny, sporo dowiesz się o postawach i morale pracowników.

Nie ma lepszego sposobu, by przekonać się, kto czuje się pomijany lub stłamszony, niż obserwować podwładnych i włączać się w biurowe pogaduszki – wtedy możesz od razu zaprosić niezadowolonego pracownika na pogawędkę. W ten sposób prawdopodobieństwo, że ich niezadowolenie przeniesie się na resztę personelu, jest mniejsze.

Telefon może być równie skuteczną barierą podczas zarządzania ludźmi, jak papiery. E-mail również (spróbuj porozmawiać z plecami menedżera, gdy siedzi zgarbiony przed ekranem komputera). Najlepsi menedżerowie uczą się kontrolować czas przeznaczony na telefony i e-maile. Pozwala im to na indywidualne spotkania i spontaniczną rozmowę – źródło prawie wszystkich dobrych pomysłów, które powstały w korporacji.

Jeden z menedżerów przedsiębiorstwa energetycznego stara się poświęcać nie więcej niż godzinę dziennie na rozmowy telefoniczne i e-maile. Wysyła je przez pół godziny rano, a telefonuje podczas półgodzinnego okienka po południu. Ludzie, z którymi ma do czynienia w firmie i poza nią, wiedzą, że jest wzorem zorganizowania i jeżeli nie otrzymają wiadomości od niego dziś, dostaną ją jutro. Są dni, gdy telefony i e-maile zabierają mu trochę więcej czasu, lecz w pozostałe zaledwie kilka minut. To się równoważy, a dyscyplina sprawia, że jest lepszym menedżerem.

MAGICZNE SŁOWA „PROSZĘ” I „DZIĘKUJĘ”

Coraz częściej drobne uprzejmości giną w zamieszaniu, jakie panuje w dzisiejszym – zrób to teraz, szybciej-lepiej-taniej – świecie biznesu. Ale używanie „proszę” i „dziękuję” to nie tylko pusty gest. Wstawiając słowo „proszę” przed: „Przyjdź o 10.00 na zebranie w moim biurze” lub „Przefaksuj to do Boba Johnsona” zamienia rozkaz w prośbę. Ludzie reagują bardziej pozytywnie, gdy prosisz, a nie kiedy żądasz.

To samo dotyczy wyrazu „dziękuję”. Gdy mówisz to słowo, wyrażasz uznanie. Gdy go nie użyjesz, dajesz do zrozumienia, iż oczekiwałeś, aby ktoś coś zrobił. Ludzie wolą być doceniani.

Maniery tworzą rodzaj niewymuszonej pewności siebie. Mówią „nieważne, jak zwariowana jest nasza praca, nie zapominajmy o towarzyskich uprzejmościach, dzięki którym trzymamy się razem. Nie pozwólmy, aby zły dzień zniszczył nasz wzajemny szacunek. Jeżeli zachowamy spokój, wszystko nam się uda”. Pewien menedżer z redakcji gazety o krajowym zasięgu miał zwyczaj, bez względu na to, jak bardzo czuł się udręczony czy wyczerpany, pozdrawiania każdego przechodzącego korytarzem człowieka uśmiechem i imieniem danej osoby. Jeśli wiedział, że krewny pracownika jest w szpitalu, pytał: „Jak się ma twoja matka?”. Zyskał reputację jednego z najbardziej wymagających szefów w gazecie – ale jest także jednym z najbardziej szanowanych i podziwianych. Mówiąc „proszę” i „dziękuję”, dajesz przykład personelowi, podkreślając, że zwykłe uprzejmości są częścią kultury twojego zespołu lub firmy. Stwórz pewien model zachowania, a twoi pracownicy będą go naśladować.

PERSONEL POMOCNICZY

Dzisiejsza asystentka lub asystent to zazwyczaj osoby znające się na wszystkim, nie tylko na zwykłej pracy sekretarskiej. W coraz większym stopniu chcą, aby firma umożliwiła im zrobienie kariery, przy założeniu, że ostatecznym celem jest przejście na wyższe stanowisko, łącznie z kierowniczym. Takie zmiany pozwalają zrozumieć, dlaczego termin sekretarka wypadł z obiegu jako symbol epoki osób zajmujących pośrednie stanowiska, słabo opłacanych („gal Friday” – damski odpowiednik Piętaszka), z niewielkimi perspektywami na awans. Obecnie preferowanymi nazwami są asystentka administracyjna lub asystentka wykonawcza.

Częścią codziennych rutynowych zajęć większości kadry kierowniczej jest spędzanie czasu z asystentką czy asystentem nad projektami, na dyktowaniu pism, czy omawianiu spotkań, które należy zorganizować. Łatwo jest zapomnieć o podstawowych uprzejmościach, wpływających na to, że kontakty stają się bardziej sympatyczne. Zawołanie: „David, chodź tutaj!” lub dyktowanie litanii spraw do załatwienia bez uśmiechu brzmi rozkazująco, o ile nie apodyktycznie. „David, czy mógłbyś przyjść, gdy skończysz to pismo, to omówimy następny projekt” oznacza, iż rozumiesz, że David jest zajęty i zmienia rozkaz w prośbę.

Podobnie, gdy prosisz kogoś o coś, użycie słowa „ty” zamiast „ja” wskazuje, że David jest uczestnikiem procesu. „Chcę, abyś popracował nad projektem Welt dziś po południu” lepiej zabrzmi w następującej wersji: „David, trzeba poświęcić trochę uwagi projektowi Welt, czy mógłbyś uwzględnić go w swoim harmonogramie na dzisiejsze popołudnie?”.

KUMPEL CZY SZEF?

Większość menedżerów wie, niekiedy z własnego, bolesnego doświadczenia, że najlepiej nie przyjaźnić się zbyt blisko z podwładnymi. Oto poglądy trzech członków kadry kierowniczej, którzy znaleźli się w takiej sytuacji:

- „Wyłącznie zawodowe”. Przemyślenia prezesa firmy projektowej: „Wraz z rozwojem mojej firmy okazało się, że stosunki z pracownikami nabrały charakteru bardziej zawodowego niż osobistego. Gdy byliśmy tylko we trójkę, wiedzieliśmy o sobie wszystko, ściśle współpracowaliśmy w jednym, dużym pokoju typu open space i nie mieliśmy przed sobą żadnych tajemnic. Teraz, gdy jest dziewięciu pracowników i mamy drzwi i biura, relacje między mną a pracownikami są w większej mierze „tylko profesjonalne”. Troszczę się o każdego z nich, lecz zależy mi również na firmie. I nieważne, jak bym się starał, firma i tak byłaby elementem ewentualnej przyjaźni poza biurem. Nie dążę więc, ani nie zachęcam do zażyłych stosunków w miejscu pracy. To smutne z pewnych względów, ale dzięki takiej postawie wszystko staje się łatwiejsze”.

- Kłopotliwe kontra satysfakcjonujące. Mówi prezes banku: „Każdy menedżer musi być Jeżeli próbujesz nawiązać kontakty towarzyskie z podwładnymi, mogą poczuć się zobligowani, nawet jeśli nie mają na nie ochoty, a ty stawiasz ich w kłopotliwej sytuacji. Wszelkie kontakty towarzyskie powinny mieć na celu nauczenie się od pracowników pewnych rzeczy, które pomogą ci wykonywać lepiej swoją pracę. To nie to samo, co bratanie się z ludźmi dla samej przyjemności. Tak, jak nie chcesz być kolegą swojego dziecka, zamiast jego rodzicem, najpierw chcesz być szefem, a dopiero potem przyjacielem”.

- Przyjemność/zabawa, ale w określonych granicach. Prezes i dyrektor naczelny firmy developerskiej: „Jestem osobą kontaktową i związki z moimi pracownikami są bardzo ważne. W ten sposób dowiaduję się, co dzieje się w firmie, ponieważ żadne informacje nie zostają przefiltrowane przez inne szczeble. Firmowe lunche, wycieczki i przyjęcia to dobry pomysł, więc uważam, że nie ma nic złego w tym, by zaprosić ludzi z księgowości na drinka do mojego domu, a potem na obiad do restauracji, gdy czeka ich ciężka, wielogodzinna praca. Nawet jeżeli poznaję ludzi prywatnie, zazwyczaj nie utrzymuję kontaktów towarzyskich poza biurem, z wyjątkiem kilku menedżerów wyższego szczebla”.

SZCZEGÓLNA RELACJA
Ponieważ jako menedżer spędzasz więcej czasu z asystentką lub asystentem niż z innymi pracownikami, masz codziennie możliwość dokonywania pewnego rodzaju oceny ich pracy – idealna sytuacja dla pracownika, lecz prawie niemożliwa w najmniejszych biurach. To samo dotyczy recepcjonistek, z którymi kontaktujesz się każdego ranka i czasami w ciągu dnia. Pochwała za dobrze wykonaną pracę (łącznie z subtelną, konstruktywną krytyką w przypadku wykrycia uchybienia) przynosi korzyść obu stronom.

Niektóre sekretarki wywodzą się jeszcze ze „starej szkoły” i szczycą perfekcyjną znajomością swoich obowiązków. Twoje relacje z asystentką tego pokroju są rutynowe; nie ma żadnych lub prawie żadnych wątpliwości odnośnie podziału obowiązków. Inne asystentki to te, które często aspirują do wyższego stanowiska, więc tu relacje są mniej klarowne.

9
Prowadzenie, uczestnictwo i przemawianie na zebraniu

Jeżeli istnieje jakikolwiek aspekt życia biurowego, którego pracownicy zdecydowanie nie lubią, to jest nim zebranie służbowe. Szacuje się, że współcześni biznesmeni spędzają przynajmniej jedną czwartą godzin pracy na zebraniach, a im wyższe stanowisko zajmujesz w firmie, tym częściej będziesz w nich uczestniczył.

Możesz uwielbiać zebrania, możesz ich nienawidzić ze wszystkich sił lub plasować się gdzieś po środku. Zastanów się jednak przez chwilę: zebrania biznesowe dają ci jako ich uczestnikowi szansę zaprezentowania umiejętności i talentów, popisania się w pozytywny sposób i wyrobienia sobie zdania o kolegach. Zastanów się również i nad taką kwestią: wielu mądrych pracowników podkopało swoją pozycję, demonstrując brak znajomości podstawowych zasad zachowania, obowiązujących na zebraniach.

PROWADZENIE ZEBRANIA

Zorganizowanie udanego zebrania to sztuka, nie nauka. Nauka jest zbiorem zasad robienia pewnych rzeczy; sztuka wykorzystuje umiejętność twórczego i odpowiedniego przystosowania się do każdej nowej sytuacji. To tłumaczy, dlaczego niektórzy ludzie wykazują się podczas poważnych zebrań, podczas gdy inni stale wszystko psują. Umiejętna adaptacja wymaga od ciebie spostrzegawczości, bycia sobą i zdecydowanej chęci kierowania, nadzorowania oraz szanowania jednostki i całej grupy.

CEL ZEBRANIA
Niestety, zbyt wiele zebrań to bezproduktywne marnotrawstwo czasu – nieuprzejmość spadająca bezpośrednio na barki osób, które je zwołały. Prawdziwe zebranie biznesowe ma swój cel. Musisz dokładnie wiedzieć, dlaczego chcesz je zorganizować i co ma z niego wynikać. Co chciałbyś osiągnąć? Czy chcesz poinformować uczestników o jakiejś sprawie i poznać ich opinię? Czy chcesz, by zebranie było burzą mózgów? Czy chcesz przydzielić zadania? Czy istnieje więcej kwestii do rozważenia? Czy będą podejmowane jakieś decyzje?

Jednocześnie uważaj, aby twój wyznaczony cel nie był nadmiernie ambitny lub nierealny. Zebranie, na którym zostaje przedstawiony całkowicie nowy problem, może nie spełnić twoich oczekiwań, jeżeli będziesz przynaglał uczestników do podjęcia decyzji w oparciu o nowe informacje. Oni potrzebują czasu, aby rozważyć tę kwestię osobiście. Pamiętaj, zebrania przeznaczone są na dyskusje – nie na głębokie refleksje.

Gdy wyznaczysz już cel zebrania, możesz przystąpić do ustalenia jak, gdzie i kiedy je zorganizować oraz kogo zaprosić. Gdy przychodzi do planowania udanego zebrania, diabeł, jak mówi przysłowie, tkwi w szczegółach. Oprócz podstawowej logistyki, upewnij się, iż jesteś przygotowany na każdy aspekt zebrania. Pamiętaj, to twoje spotkanie i ty ponosisz za nie odpowiedzialność.

WYSYŁANIE ZAPROSZEŃ

Niech charakter zebrania zadecyduje o zaproszeniach. Jeżeli zwołujesz małe, nieformalne zebranie, telefoniczne powiadomienie wystarczy, choć pisemne (notatka, pismo lub e-mail) będzie lepsze. Zawsze wysyłaj pisemne zaproszenia na oficjalne zebrania. Natomiast duże zgromadzenia, takie jak zebranie udziałowców lub doroczne posiedzenie zarządu, wymagają oficjalnych, drukowanych zaproszeń.

Postaraj się zapraszać uczestników z maksymalnym wyprzedzeniem – przynajmniej jednotygodniowym w przypadku zebrań w firmie oraz dwu lub czterotygodniowym na oficjalne zgromadzenia. Pamiętaj także, że im dłuższe zebranie, tym więcej zmian w harmonogramach uczestników. Jeżeli zaproszone przez ciebie osoby będą przyjeżdżać z odległych miejscowości, trzeba je zawiadomić na cztery do sześciu tygodni wcześniej.

Poza nieformalnymi zebraniami, w wypadku większości z nich, musisz dołączyć do zaproszenia agendę zebrania. Możesz dołączyć także listę uczestników. Takie listy powinny być wysyłane z wyprzedzeniem w przypadku dużych, profesjonalnych konferencji i zebrań międzynarodowych. Zapewnij funkcjonowanie pewnego rodzaju mechanizmu odpowiadania

– umieść swoje nazwisko i numer telefonu na nieoficjalnym powiadomieniu, a do oficjalnego zaproszenia dołącz adnotację RSVP lub kartę odpowiedzi. Dobrym pomysłem jest prośba o odpowiedź do określonej daty, tak abyś mógł zmienić termin zebrania, gdyby zbyt wiele zaproszonych osób nie mogło w nim uczestniczyć. Aby zapewnić dobrą frekwencję, ty lub twoja asystentka powinniście dzień wcześniej potwierdzić zebranie telefonicznie i przypomnieć uczestnikom o godzinie, miejscu i wszelkich materiałach, które muszą ze sobą wziąć.

Obecnie wiele firm korzysta z programu ułatwiającego planowanie zebrań. Gdy wpiszesz nazwisko uczestnika, godzinę, datę i czas trwania zebrania, program pokaże ci, czy harmonogramy są kompatybilne. Można wysyłać zaproszenia i odpowiedzi za pomocą takiego oprogramowania, a elektroniczny zapis uniemożliwi stwierdzenie, iż nie wiedziało się o zebraniu.

KOGO POWINIENEŚ ZAPROSIĆ?
Gdy opracowujesz listę uczestników (czy to z firmy, czy klientów – lub jednych i drugich), zastanów się, kto pomoże ci osiągnąć założony cel. Nie ulegaj pokusie, aby zaprosić kogokolwiek innego, lecz przemyśl listę dokładnie, tak abyś nie pominął przez nieuwagę kluczowych uczestników. Krótko mówiąc, forma zebrania całkowicie zależy od jego celu. Gdy jest on wyraźnie określony, kandydatury nasuwają się same; zaproś tych, którzy pomogą ci osiągnąć to, co zamierzyłeś.

OSOBY NIEUCZESTNICZĄCE W CAŁYM ZEBRANIU
Możesz zaplanować, iż pewne osoby będą uczestniczyć jedynie w części zebrania. Przykład – kierownik działu reklamy zwołuje zebranie, które potrwa cały ranek, aby przedyskutować plan kreatywnych działań w związku z nowym klientem. Zaprasza więc przedstawicieli działu mediów na pierwszą godzinę zebrania, potem zarządza przerwę na kawę i przekąski, w czasie której osoby te mogą wyjść w uprzejmy sposób. Taki podział umożliwia zapracowanym osobom uczestniczenie w zebraniu wtedy, gdy ich obecność jest niezbędna, bez konieczności pozostawania na nim po tym, jak odegrali już swoje role.

CZYM JEST AGENDA ZEBRANIA?

Nawet w czasie nieoficjalnych zebrań załogi musisz przygotować agendę zebrania. W zależności od celu zebrania i kultury firmy, może to być lista tematów, które lider zapisał w notatniku, jak i wydrukowane kopie dla wszystkich uczestników, ze szczegółową agendą zebrania.

Niektórzy planiści zalecają sporządzenie list ze sprawami, które muszą zostać załatwione najpierw (podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów), aby mieć pewność, iż uczestnicy przybędą punktualnie. Inni wolą najpierw zaplanować dyskusję, a potem przejść do podejmowania decyzji. Bez względu na to, jak zorganizujesz swoje zebranie, musisz zarezerwować odpowiednią ilość czasu na jego końcu na podsumowanie – streszczenie punktów dyskusji, objaśnienie przydziału zadań, przeanalizowanie decyzji, ustalenie terminów i (pamiętaj, że wyłącznie w razie potrzeby) zaplanowanie kolejnego zebrania.

WSKAZÓWKA. Jako lider zebrania miej własny plan, zawierający pozycje, które koniecznie trzeba wziąć pod uwagę. W miarę trwania zebrania, tak kieruj procedurą, aby zrealizować wszystko, co musi być zrobione, zanim kluczowy uczestnik nie opuści zebrania.

Gdy ustalisz plan, będziesz mógł dokładnie ocenić ilość czasu potrzebnego na każdy jego punkt. Nic jednak z niego nie wyjdzie, jeżeli spotkanie będzie za długie; nie można oczekiwać od nikogo, by siedział na zebraniu dłużej niż półtorej godziny.

KIEDY I GDZIE?

Kiedy masz już listę zaproszonych osób i plan zebrania, możesz ustalić godzinę i miejsce spotkania. Liczba uczestników, format i styl zebrania (zwykłe lub oficjalne, zamknięte lub otwarte) pomogą ci zaplanować rozmiary pomieszczenia i sposób jego umeblowania. Jeżeli jest to zwykłe informacyjne zebranie dla pracowników, możesz zgromadzić dużo osób w małym pokoju na pięć czy dziesięć minut i poprosić ich, bez skrępowania, aby stali. Jeśli planujesz całodzienne seminarium, potrzebny ci będzie pokój z wygodnymi stołami i krzesłami oraz mnóstwem wolnej przestrzeni. Zarezerwuj pomieszczenie na zebranie i potwierdź rezerwację z dużym wyprzedzeniem; wiele zebrań zaczynało się w żenujący sposób, ponieważ zaproponowane miejsce spotkania było już zajęte.

Gdy wyznaczasz czas zebrania, weź pod uwagę harmonogramy jego uczestników. Piątek po południu to zazwyczaj fatalna pora, ponieważ „duch” pracowników ma już weekend, nawet jeżeli ich ciała nadal tkwią na krzesłach. Dostosuj się również do rytmu miejsca pracy. Czy twoi współpracownicy są najbardziej zmęczeni rano? Wtedy spotkajcie się po południu. Im więcej osób zaproszonych na zebranie, tym trudniejsze ułożenie harmonogramu. O ile możesz nie być w stanie uzgodnić godziny rozpoczęcia ze wszystkimi osobami, powinieneś przynajmniej ustalić ją z kluczowymi uczestnikami (łącznie z prelegentami), zanim ułożysz program spotkania, aby wykluczyć najmniej dogodną porę.

PRZYGOTOWANIE DO ZEBRANIA

Ostatni etap planowania zebrania służbowego to zastanowienie się nad jego przebiegiem. Weź pod uwagę temat zebrania, uczestników i własne doświadczenie. Spróbuj wyobrazić sobie wszystkich zebranych razem w miejscu spotkania. Jakie interakcje będą zachodzić między nimi? Co będzie się działo? Czy wizja zebrania spełnia twoje oczekiwania? Co podniesie jego efektywność? Możesz wykorzystać techniki, których nauczyłeś się gdzie indziej, aby zaktywizować uczestników, na przykład odegranie scenki może pomóc ludziom z działu sprzedaży uświadomić sobie ukryte problemy związane z obsługą klienta.

Postaraj się antycypować problemy, które mogą zahamować przebieg zebrania. Czy ta długa prezentacja danych statystycznych jest naprawdę potrzebna? A może wystarczą wydrukowane ulotki i krótkie podsumowanie? Sprawdź agendę zebrania, aby mieć pewność, że nie zaplanowałeś za dużo; w razie potrzeby, agendę możesz zawsze skorygować, zanim zacznie się zebranie.

Jakie materiały musisz zapewnić? Pamiętaj o dostarczeniu wystarczającej ilości kopii agendy. Pamiętaj także, aby dać wszystkim uczestnikom kopie wszelkich niezbędnych i podstawowych informacji, protokołów z poprzednich zebrań, sprawozdań z badań. Dla wygody uczestników możesz przygotować oznakowane skoroszyty.

Spróbuj dowiedzieć się czegoś o każdej osobie, którą zaprosiłeś na zebranie – szczególnie, gdy zapraszasz nieznających się wzajemnie ludzi lub takich, z którymi nigdy nie pracowałeś. Zebrania często zaczynają się od wzajemnych prezentacji, wtedy musisz odegrać rolę swoistego katalizatora, wprawiającego zebranie w ruch. Bądź tak przygotowany, by wzajemne prezentacje upłynęły w przyjacielskiej i uprzejmej atmosferze.

POTRZEBY OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH

Jeżeli którykolwiek z uczestników zebrania jest osobą niepełnosprawną, zwróć szczególną uwagę na miejsca siedzące. Przed zebraniem upewnij się, czy należy pomieszczenie w jakiś sposób przystosować, np. zarezerwować miejsca siedzące blisko kontaktów dla osób, korzystających z elektrycznego wyposażenia. Uczestnicy, którzy są głusi lub niedosłyszący, muszą siedzieć w takim miejscu, z którego będą dobrze widzieć mówcę i tłumacza lub osobę dokonującą transkrypcji, jeśli taka będzie na zebraniu. Gdy uczestnikiem będzie osoba na wózku inwalidzkim, zastanów się, jak będzie jej najłatwiej poruszać się w pomieszczeniu. W razie potrzeby usuń krzesła, by mogła sobie wybrać odpowiednie miejsce i zapewnij jej swobodny wjazd i wyjazd z pokoju. Wykorzystywane środki wizualne będą stanowić barierę dla osób niedowidzących lub niewidomych; upewnij się, czy osoba siedząca obok jest przygotowana, aby cicho opisać te materiały tak, by osoba niewidoma nie czuła się pominięta.

POCZĄTEK I PRZEBIEG

Największym błędem, jaki organizator może popełnić, jest założenie, iż dobrze zaplanowane zebranie ułoży się samo. To jakby założyć, że jeżeli obierzesz jarzyny, a wołowinę pokroisz w kostkę, to gulasz zrobi się sam. Prowadzenie zebrania jest analogiczne do pracy szefa kuchni, przygotowującego wystawne danie; trzymając się przepisu, przygotowujesz składniki, nastawiasz temperaturę, mieszasz wszystko, żonglujesz garnkami i patelniami, gotujesz przez odpowiedni czas i na końcu wykładasz gotowe danie na talerz.

Cztery podstawowe czynności sprawią, że zebranie przebiegnie bez zakłóceń:

1. ZACZNIJ PUNKTUALNIE. Spóźniony start nadaje niefortunny ton, sygnalizując uczestnikom, iż nie panujesz nad sytuacją oraz że nie masz poszanowania dla ich harmonogramów.

2. KONTROLUJ PRZEBIEG ZEBRANIA. Każde zebranie obfituje w okazje do przejścia na interesujące, lecz nie mające z nim związku tematy. Twoim zadaniem jest dopilnowanie, by przebieg zebrania pokrywał się z agendą. Bądź uprzejmy, ale stanowczy: „To bardzo interesujący punkt widzenia, Sarah. Chciałbym porozmawiać z tobą na ten temat po zebraniu. Teraz jednak wolałbym pozostać przy kwestii...”.

3. ZACHĘCAJ DO UCZESTNICTWA. Zwracaj uwagę, które osoby zabierają głos, a które nie. Niektórzy ludzie powstrzymują się od komentarzy, dopóki nie wyrobią sobie poglądów na całokształt zagadnienia, więc nie naciskaj na nich. Czasami może okazać się konieczne, by innych – szczególnie młodszych pracowników lub nowe osoby w twojej grupie – wciągnąć do dyskusji.

4. KOŃCZ PUNKTUALNIE. Jeżeli potrafisz konsekwentnie zrealizować ten prosty, choć trudno osiągalny cel, koledzy będą ci bardzo wdzięczni.

POSTĘPOWANIE Z TRUDNYMI UCZESTNIKAMI

Są na każdym zebraniu – menedżer, który jest szczęśliwy tylko wtedy, gdy zdominuje dyskusję; kierownik działu, który nie trzyma się tematu; wszystkowiedzący, który nie może się powstrzymać, by nie udowodnić, jak nadzwyczajnie rozumie fakty; „adwokat diabła”, który musi zanegować każdy nowy pomysł; osoba, która zawsze wszystkim przerywa; czy wieczny spóźnialski. Nie możesz ich zmienić, więc musisz z nimi postępować najlepiej, jak potrafisz.

„Dominujący”, „wszystkowiedzący” i „adwokat diabła” zazwyczaj rozkwitają w trakcie otwartych dyskusji, lecz możesz im przeszkodzić, kierując pytania do innych lub, w razie potrzeby, przerywając im. Zastopuj „przerywającego” uwagą: „Czy możesz poczekać do momentu, gdy przyjdzie czas na pytania i odpowiedzi?” oraz „Uważam, że pani Rodriguez trafiła w samo sedno. Pozwólmy jej dokończyć”. W przypadku osoby, która psuje nowe pomysły, zwykłe napomnienie wystarczy: „Tom, pozwól, że poznamy najpierw wszystkie koncepcje, bez względu na to, czy są realne czy nie, i rozważymy wszelkie za i przeciw, zanim odrzucimy którąkolwiek z nich. Dziękuję”. Wieczny „spóźnialski” nie stanowi problemu, jeżeli wślizgnie się po cichutku i przeprosi później. Natomiast jeśli wejdzie, usprawiedliwiając się w wymyślny sposób, daj mu znak, z nadzieją, że zrozumie twój sygnał. Niektórzy organizatorzy zebrań radzą sobie ze spóźnialskimi stosując nieskomplikowane środki doraźne, takie jak zamknięcie drzwi na klucz w momencie rozpoczęcia zebrania.

Problem w tym, że całkowita kontrola nad złymi nawykami uczestników nie jest możliwa. Możesz jednak zachowywać się uprzejmie, ale stanowczo w stosunku do uciążliwych uczestników i w trudnych sytuacjach, aby zebranie przebiegało bez zakłóceń. Nawet jeżeli twoje wysiłki spełzną na niczym, inni dostrzegą, że rozumiesz problem i starasz się rozwiązać go w granicach zwyczajowej uprzejmości.

PODSUMOWANIE

Pozostaw wystarczająco dużo czasu pod koniec zebrania na zamierzone podsumowanie. Jest to szansa, by określić, w uporządkowany sposób, co zostało osiągnięte w trakcie spotkania i objaśnić zadania i obowiązki. Pozwoli ci ono także:

- Przedstawić podstawowy plan działania, łącznie z terminami wykonania przydzielonych zadań oraz termin lub terminy przyszłych zebrań.

- Zająć się końcowymi pytaniami (nie rozpoczynaj jednak nowej dyskusji w tym momencie).

- Podziękować wybranym gościom i uczestnikom.

Jeżeli zebranie miało gwałtowny lub nieprzyjemny przebieg, w końcowym wniosku możesz załagodzić sytuację. Nawet najmniejsze, zwyczajne zebrania wymagają podsumowania, tak aby opuszczający je uczestnicy dokładnie rozumieli, czego się od nich oczekuje.

KONTYNUACJA

Rozsądnym posunięciem jest, aby dzień lub dwa po zebraniu wysłać podsumowanie lub listy do wszystkich uczestników. Twoje pismo powinno zawierać szczegóły przydzielonych zadań i harmonogramów oraz potwierdzenia wszelkich oficjalnych decyzji lub głosowań. W większości przypadków, sama notatka stanowi wystarczające podziękowanie, lecz możesz wystosować oficjalne listy dla prelegentów, specjalnych gości i wszystkich tych, którzy przyczynili się do sukcesu zebrania.

Ponadto, sam oceń zebranie. Bądź bezwzględnie uczciwy. Czy w jego trakcie osiągnąłeś to, co zamierzałeś? Jeżeli nie, to dlaczego? Czy agenda była wadliwa? Czy straciłeś kontrolę w którymkolwiek momencie? Czy zaprosiłeś odpowiednie dla twoich celów osoby? Czy na zebraniu panowała zbyt sztywna lub nadmiernie swobodna atmosfera? Czy pojawił się problem, który powinieneś przewidzieć, ale tego nie zrobiłeś?

Zbyt wielu menedżerów trzyma się kurczowo schematu zebrania, zamiast uczyć się na własnych błędach. Jeżeli dokonasz analizy każdego, przeprowadzonego przez siebie zebrania – dobrego, złego, przeciętnego – i to w momencie, gdy wszystkie szczegóły masz jeszcze świeżo w pamięci, będziesz mógł poprawić się w przyszłości.

UCZESTNICTWO W ZEBRANIU

Pomyślne przeprowadzenie zebrania jest również obowiązkiem osób w nim uczestniczących. Pierwszym krokiem, jaki nakazuje dobre wychowanie, jest odpowiedź na zaproszenia na wszelkie zebrania, bez względu na to, czy obecność na nich jest obowiązkowa, czy nie. Gdy otrzymasz zawiadomienie, sprawdź czy nie koliduje z rozkładem twoich zajęć i odpowiedz. Nawet jeżeli zaproszenie nie wymaga odpowiedzi, zrób to; krótka rozmowa telefoniczna zazwyczaj wystarczy. Jeśli nie możesz pójść na fakultatywne zebranie, wytłumacz dlaczego (zwłaszcza, gdy kolidują z nim twoje obowiązki zawodowe). Organizator zebrania zrozumie, że twoja nieobecność jest usprawiedliwiona; może także przełożyć zebranie na bardziej dogodny termin.

BRANIE UDZIAŁU W ZEBRANIU
Jeżeli możesz pójść na zebranie, przygotuj się do niego. Przeanalizuj agendę i ustal, co możesz zrobić, by włączyć się do dyskusji. Jeśli nie otrzymasz agendy lub twoje zaproszenie nie zawiera szczegółów zebrania, zapytaj organizatora, co możesz zrobić, by przygotować się i jakie materiały powinieneś przynieść. Aby nie sugerować niedbałości organizatorowi, który nie załączył agendy, sformułuj pytanie tak, jakby zależało ci na dyskrecji: „Chcę się jedynie upewnić, czy będę na bieżąco”.

NIE MOŻESZ UCZESTNICZYĆ?
Kiedy nie możesz uczestniczyć w zebraniu zwołanym na ostatnią chwilę, poinformuj o tym bezzwłocznie organizatora. Możesz wysłać na zebranie zastępcę, ale zawsze ustal to najpierw z osobą odpowiedzialną za organizację spotkania. Zainteresuj się zebraniami, które opuściłeś. Dowiedz się, co się na nich działo i czy przydzielono ci jakieś zadanie. Jeżeli możesz, postaraj się o szczegółowe sprawozdanie z jego przebiegu.

NIE ZOSTAŁEŚ ZAPROSZONY?
Nie interpretuj braku zaproszenia jako afrontu. Być może organizator po prostu uważał, że lepiej spożytkujesz swój czas zajmując się czymś innym, albo że decyzje podejmowane są na wyższym szczeblu niż twój. Jeśli jesteś w zażyłych stosunkach z przełożonym, zapytaj go, dlaczego nie zostałeś zaproszony; jeżeli była to pomyłka, twój zwierzchnik będzie najbardziej odpowiednią osobą, by ją skorygować. Bez względu jednak na przyczynę, nie przejmuj się i nigdy nie staraj się wkręcić na zebranie. Wykluczenie to chwilowe rozczarowanie, a zyskanie reputacji manipulatora o nieprzyjemnym usposobieniu powoduje długotrwałe konsekwencje.

ZNACZENIE PUNKTUALNOŚCI

Przychodź punktualnie – nie za wcześnie i oczywiście nie za późno. Rannego ptaszka większość specjalistów ds. zebrań przestrzega, aby nie przychodził wcześniej niż kilka minut przed rozpoczęciem. Organizator, być może zajęty ostatnimi przygotowaniami lub załatwianiem innych spraw przed rozpoczęciem zebrania, zostanie zmuszony do przerwania pracy i powitania przybyłych wcześniej gości.

PRZYCHODZENIE ZA PÓŹNO
Czasami nie można uniknąć spóźnienia, bez względu na to, czy zebranie odbywa się w firmie, czy w innym miejscu. Jeżeli wiesz, że się spóźnisz, poinformuj o tym organizatora spotkania jak najwcześniej; może zechcieć zmienić porządek zebrania, jeśli twoja obecność jest w pewnym jego momencie wymagana. Gdy powiadomisz go wcześniej, może ustawić dla ciebie krzesło w takim miejscu, abyś nie zakłócił porządku zebrania. Jeżeli jesteś spóźniony i jedziesz na zebranie, zadzwoń. Jeśli nie możesz, postaraj się dotrzeć jak najszybciej.

Kiedy wchodzisz na trwające już spotkanie, zrób to w najbardziej dyskretny sposób. Wejdź, przeproś króciutko, nie przeszkadzając nikomu (wytłumaczysz się po zakończeniu zebrania) i zajmij swoje miejsce. Miej wszystko pod ręką (pióro czy notes) gdy wchodzisz do pokoju. I co najważniejsze, nie wprowadzaj zamieszania, nie szeleść papierami, nie otwieraj ani nie zamykaj z trzaskiem teczki, nie zdejmuj płaszcza czy marynarki, nie przynoś kawy, nie szepcz do sąsiada. Spojrzyj na wydrukowany plan, by zorientować się w przebiegu zebrania.

Jeśli oficjalna prezentacja już trwa, w czasie kiedy przybywasz, możesz poczekać z wejściem do przerwy albo wślizgnąć się do środka sali. Spóźnienia są zmorą dla mówców, ponieważ niewątpliwie przeszkadzają audytorium i przerywają tok prezentacji.

INNE KWESTIE ZWIĄZANE Z CZASEM
Nawet najlepiej zaplanowane zebranie może się przedłużyć, więc dobrze jest uwzględnić tę ewentualność we własnym harmonogramie. Dołóż dodatkowe dwadzieścia czy trzydzieści minut i nie umawiaj się z nikim, opierając się na planowanej godzinie zakończenia.

Jeżeli musisz wyjść wcześniej z zebrania lub zgodnie z harmonogramem, uprzedź o tym organizatora. Możesz otrzymać takie miejsce siedzące, abyś nie przeszkadzał innym, gdy będziesz wychodził.

BURZA MÓZGÓW

Wiele firm organizuje burze mózgów, a te pełne życia spotkania kierują się własną etykietą. Mogą to być narady w biurze, gdzie wstawia się dodatkowe krzesła, jak i trzydniowe zebrania poza firmą, podczas których grupy trzymają się ustalonego harmonogramu, a następnie relacjonują lub dokonują prezentacji pomysłów.

O czym powinieneś pamiętać?

- Pojęcie „wszystko jest dozwolone” odnosi się do pomysłów, nie manier. Chociaż burza mózgów nie ma na szczęście określonej formy, mówienie jeden przez drugiego i przerywanie innym nie przyczynia się do oryginalności koncepcji ani nie tworzy nowych. Jeżeli wpadniesz na jakiś pomysł, zanotuj go i zaczekaj, aż nadarzy się okazja do rozmowy.

- Nie komentuj pomysłów innych słowami: „Już to przerabialiśmy”. Nigdy też nie staraj się zdyskredytować żadnego pomysłu, choćby najbardziej dziwacznego. Pamiętaj, że burza mózgów to forum dla zwariowanych koncepcji, które w końcu zostaną przekształcone w całkiem atrakcyjne. Jednak, jeżeli czyjś pomysł jest tak nieprzemyślany, że aż absurdalny, nie pozostawaj obojętny. Gdy będziesz wykazywał jego braki, zacznij od pozytywnych cech, a następnie przejdź do sposobu, w jaki go ulepszyć.

- Jeśli grupa musi pracować indywidualnie przy wspólnym stole, by zapisać swe pomysły na papierze lub na płycie celem prezentacji, staraj się nie rozpraszać niczyjej uwagi. Przynoszenie jedzenia (chrupiącego w szczególności) może nie tylko obniżyć poziom koncentracji innych osób, lecz także je zdenerwować.

- Jeżeli masz większe zdolności literackie niż inni, zaproponuj, że sprawdzisz ich pracę, ale jedynie wtedy, gdy stwierdzą: „Nie potrafię tego zrobić! Jestem inżynierem, nie pisarzem!”.

Uwaga dla liderów burzy mózgów. Jeżeli zebranie odbywa się poza firmą, a sprzęt do przetwarzania tekstów jest inny niż ten w pracy, zadbaj o to, aby personel techniczny był na miejscu.

POLITYKA MIEJSC SIEDZĄCYCH

Jeśli miejsca nie zostały wyznaczone, pozwól kluczowym uczestnikom zająć je w pierwszej kolejności i potem usiądź w pobliżu. Nie kieruj się w stronę stołu konferencyjnego, jeśli nie jesteś prowadzącym. Dobry organizator powie każdemu, gdzie ma usiąść, ale jeśli porządek miejsc jest niejasny, zapytaj prowadzącego, gdzie chciałby siedzieć. Nawet jeśli jesteś ważnym gościem (na przykład klientem na prezentacji biznesowej), zapytaj prowadzącego spotkanie o miejsce; mogą być różne powody, dla których zostaniesz usadzony na innym miejscu niż u szczytu stołu. Podczas seminarium lub przy dowolnej aranżacji miejsc, znajdź takie, z którego będziesz dobrze widział i słyszał. Gorsze zostaw spóźnialskim.

ODEGRAJ SWOJĄ ROLĘ

Bez względu na to, czy talent organizacyjny osoby przygotowującej zebrania jest nadzwyczajny, czy kiepski, nie zaproszono cię po to, żebyś siedział z założonymi rękoma. Twoje aktywne uczestnictwo jest konieczne. Jeżeli jesteś dobrze przygotowany i uważnie śledzisz przebieg zebrania, nie powinieneś mieć żadnych problemów. Jeśli pytają cię o zdanie, wyraź je. Gdy masz pomysł, przedstaw go. Kiedy potrzebujesz dodatkowych informacji czy wyjaśnień, poproś o nie.

Są chwile, gdy trzeba być cicho. Na przykład twój dział namawia żarliwie przyszłego klienta na zrobienie jakiegoś interesu. Chociaż atmosfera zebrania jest zwyczajna i swojska, niczym na wiejskiej zabawie, każdy krok został zaaranżowany i przećwiczony. Ty i inni członkowie zespołu otrzymaliście określone role w tej prezentacji. To nie jest okazja, by mówić poza kolejnością lub wychodzić z niesprawdzonymi pomysłami.

Większość spotkań czerpie energię z pełnego uczestnictwa zgromadzonych osób; nie chcesz chyba wyróżniać się na tle innych.

NIE PRZESZKADZAJ

Zostaw pager, telefon komórkowy, zegarek z timerem i wszystko, co może włączyć się głośno i nieoczekiwanie. Zjedz coś przed zebraniem, by zapobiec burczeniu w brzuchu. Jeżeli masz asystenta/kę, poinformuj ich (lub recepcjonistkę w biurze, w razie potrzeby), że będziesz na spotkaniu do określonej godziny i w jakich okolicznościach, o ile takowe istnieją, można ci przeszkodzić.

KONIEC ZEBRANIA

Poczekaj do końca zebrania, by pozbierać swoje rzeczy, a następnie wyjdź. Podziękuj uprzejmie prowadzącemu i, o ile nie zaplanowano jakiejś imprezy po spotkaniu, wyjdź jak najszybciej. Masz inne sprawy biznesowe do załatwienia, pozostałe osoby również. Jeżeli na zebraniu był prelegent i chciałbyś zamienić z nim słowo, weź pod uwagę jego ograniczenia czasowe. Jeśli masz pytania, na które nie uzyskałeś odpowiedzi podczas prezentacji, lepiej napisać do niego, przypomnieć, gdzie i kiedy spotkaliście się i poprosić o odpowiedź w dogodnym dla niego czasie.

CO DALEJ?

Po zebraniu uczestniczące w nim osoby powinny rozpocząć realizację przydzielonych im zadań. Możesz je wyjaśnić z prowadzącym zebranie, chociaż powinieneś otrzymać notatkę z potwierdzeniem lub podsumowaniem. Podziękowania nie są w tej sytuacji odpowiednie, lecz miło jest pochwalić organizatora przy pierwszej, nadarzającej się sposobności. Noty lub pisma z podziękowaniem można napisać przy okazji dużych konferencji, seminariów i oficjalnych zebrań, łączących się z działaniami na niwie towarzyskiej, jak i nieoficjalnych zebrań, takich jak lunch, na który zaprosił nas klient.

JEŻELI JESTEŚ PRELEGENTEM

Jeśli zostaniesz kiedykolwiek poproszony o wygłoszenie przemówienia, nie musisz brać w nim udziału osobiście, a jedynie przekazywać swoją wiedzę z podium. O ile nie masz doświadczenia w wystąpieniach publicznych, powinieneś wiedzieć, że nie tylko treść przemowy jest ważna, ale i forma, bez względu na wagę zebrania, na którym masz wystąpić.

Po pierwsze, musisz dokładnie przemyśleć powierzone ci zadanie. Jaki jest jego temat? Czy jesteś jedynym, czy jednym z wielu prelegentów? Czy istnieją szczególne kwestie, które powinieneś poruszyć? Czy istnieją problemy lub sytuacje, których powinieneś być świadom? (twój niezawodny dowcip o dyrektorze naczelnym i łożu śmierci nie spodoba się, jeżeli firma, która cię zaprosiła, właśnie straciła uwielbianego prezesa).

Znana jest historyjka o pewnym szefie kuchni, który został zaproszony (i nieźle mu za to zapłacono), by wystąpić na wiosennym lunchu zorganizowanym przez prominentną, żydowską organizację kobiecą. Przemawiał z namaszczeniem do zebranych, prowadząc przesadną prezentację na temat planowania zajęć wielkanocnych i przygotowania doskonałej świątecznej szynki! To ekstremalny przykład niedbałego przygotowania, pokazuje jednak jedną z typowych wpadek zdarzających się podczas publicznej przemowy.

ZEBRANIA ELEKTRONICZNE

Telekonferencje i wideokonferencje są jednym z wynalazków naszej epoki. Umożliwiają ludziom przebywającym w różnych miejscach i strefach czasowych bezpośrednią komunikację audiowizualną lub komunikację głosową w czasie rzeczywistym. Jednak większość elektronicznych konferencji wymaga pewnej przezorności.

Po pierwsze, najważniejsza jest synchronizacja czasowa i powiadomienia. Musisz zdawać sobie sprawę z różnicy czasu, gdy planujesz konferencję – 15.00 może być idealną porą dla ciebie, lecz nie dla twoich kolegów w Londynie, bo tam wtedy jest 22.00. Upewnij się, że wszyscy uczestnicy zostaną powiadomieni i potwierdzą swoją gotowość. Jeżeli będą potrzebne określone materiały, wyślij je wcześniej i uzyskaj potwierdzenie odbioru. Sprawdź też sprzęt konferencyjny; jeśli nie radzisz sobie z technologią, zarezerwuj miejsce poza firmą, gdzie specjaliści zorganizują tę konferencję. Przygotuj się także na najgorsze: plan B, gdy połączenie telefoniczne zostanie przerwane w środku zebrania lub stracisz łączność z którąś ze stron. Dobrze jest zapewnić drugą linę telefoniczną, by w razie konieczności móc porozmawiać w tradycyjny sposób.

Ponieważ zamiejscowe konferencje są drogie, miej przygotowaną agendę i trzymaj się jej. Koncentruj się na wybranym temacie czy zagadnieniu; zebranie elektroniczne nie jest zasadniczo najlepszym miejscem dla burzy mózgów czy luźnej dyskusji. Jeżeli korzystasz z dużych ekranów, pomoce wizualne mogą być bardzo skuteczne, lecz nie oczekuj, że koledzy, którzy mają standardowe ekrany w swoich komputerach, odcyfrują skomplikowane wykresy dotyczące tempa wzrostu, ustawione przed kamerą. Zakończ zebranie punktualnie i nie przeciągaj pożegnań (patrz także: „Korzystanie z mikrofonu, s. 72).

WYJAŚNIENIA

Mówca powinien zasięgnąć informacji o zapraszającej go grupie oraz o miejscu wydarzenia. Jak liczne będzie audytorium i jaki będzie jego skład? Jakie są zainteresowania słuchaczy? Jakie są charakterystyczne cechy biznesu, jakiejś organizacji czy miejsca działania? Uważny mówca może zdobyć przyjaciół i wpływać na ludzi, jeśli dostosuje wystąpienie – nawet standardowe – do lokalnych warunków.

Jednocześnie, powinieneś przekazać organizatorom wszelkie niezbędne informacje. Co ci będzie potrzebne podczas prezentacji? Czy sprzęt taki jak stojaki i ekrany projekcyjne? Wspomnij również o specjalnych wymaganiach – transporcie lub potrzebach żywieniowych.

Gdy będziesz gotowy, przystąp do działania.

- ZAPOZNAJ SIĘ Z AGENDĄ. Przyjdź punktualnie, trzymaj się programu, nie przekraczaj przyznanego ci czasu. Na wstępie wyjaśnij, czy twoja prezentacja przewiduje pytania i odpowiedzi. Uważaj na sygnały organizatorów dotyczące czasu.

- PRZYWITAJ SIĘ. Przyjedź wcześniej, jeżeli możesz. Sprawdź środowisko. Wybadaj publiczność i porozmawiaj z nią, o ile to możliwe. Prelegenci mogą się bardzo dużo dowiedzieć przed konferencją w ciągu kilku minut rozmowy z różnymi słuchaczami.

- BĄDŹ UPRZEJMY. Jeżeli coś pójdzie na opak – usterka mikrofonu czy zmiana pomieszczenia w ostatniej chwili – nie traktuj tego jak osobistej zniewagi.

- PODZIĘKUJ. Czasami dobrze opłacani prelegenci są aż nadto świadomi, iż nie przemawiają z dobrego serca, ale wszyscy powinni być wdzięczni za stworzenie im takiej możliwości i udostępnienie platformy do wyrażenia własnych poglądów. Podziękowania dla organizatorów są obowiązkowe.

10
Telepraca i biuro w domu

Praca w domu to wspaniały pomysł. Czy pracujesz na własny rachunek czy wykonujesz telepracę zamiast codziennie chodzić do biura, praca domowa ma dużo zalet. Po pierwsze, nie musisz dojeżdżać do pracy. Po drugie, jesteś bardziej niezależny i odpowiedzialny.

Bez względu jednak czy pracujesz dla siebie, czy dla kogoś innego, jesteś odpowiedzialny za wykonanie określonych zadań. Jeżeli będziesz się lenił, poniesiesz konsekwencje, przestaniesz otrzymywać czeki z wypłatą od pracodawcy, a twoje konto szybko stanie się puste.

Innymi słowy, sukces zależy w znacznej mierze od twojej inicjatywy. Na szczęście jest mnóstwo rzeczy, które zwiększą twoją motywację i pozwolą koncentrować się na pracy.

USTAL WŁASNE PARAMETRY

Dla wielu osób pracujących w domu, główną korzyścią z posiadania domowego biura jest możliwość zachowania równowagi między pracą a życiem rodzinnym. Kluczowym słowem jest tu równowaga. Jednym z najtrudniejszych zadań będzie przekonanie twoich bliskich, że naprawdę pracujesz. Dopóki nie ustalisz podstawowych zasad i nie zakomunikujesz ich rodzinie w klarowny sposób, nie osiągniesz celu, jakim jest praca w domu. To samo dotyczy przyjaciół i sąsiadów, którym należą się specjalne względy. Twoje kontakty z nimi muszą układać się równie dobrze jak z kolegami z pracy.

Gdy będziesz wyjaśniał rodzinie i przyjaciołom zasady dotyczące twojej pracy, nie bądź uniżony ani nieszczery. Nawet najbardziej troskliwe osoby mogą mieć mylne wyobrażenie o pracy w domu. Daj im wyraźnie do zrozumienia, że zarabiasz na życie, a nie oddajesz się jakiemuś hobby.

NIE ODCINAJ SIĘ OD...

...DAWNYCH PRACODAWCÓW

Nie zapominaj o dawnych pracodawcach tylko dlatego, że jesteś na swoim. Zakładając, że odszedłeś z poprzedniej pracy w przyjemnej atmosferze, byli pracodawcy mogą stanowić kopalnię informacji, zleceń i rzeczywistej pracy. Wielu tak zwanych wolnych strzelców, mających firmę w domu, odkryło, że dawny szef, który zna ich możliwości i umiejętności, jest doskonałym nowym klientem. Musisz mieć jednak świadomość, iż układy się zmieniły i że osoba, która była twoim szefem, jest teraz równorzędnym partnerem w interesach. Twoim celem jest dostosowanie się pod względem zawodowym, jeśli pracujesz dla dawnego szefa, a nie służalczość. Pamiętaj także, iż byłemu pracodawcy może być trudno odnaleźć się w nowej sytuacji, dlatego postępuj rozważnie.

...DAWNYCH WSPÓŁPRACOWNIKÓW

Postaraj się utrzymywać kontakty także z dawnymi współpracownikami. Oprócz osobistych korzyści płynących z podtrzymywania przyjacielskich stosunków, odkryjesz, że dawni koledzy zazwyczaj chcą, by twoja firma rozwijała się i mogą być cennymi sojusznikami. Będą stwarzać ci pewne możliwości, dawać referencje i informować o tym, co dzieje się w świecie biznesu. Miej jednak wzgląd na to, iż są zobowiązani do zachowania poufności i nie oczekuj informacji, które są zastrzeżone.

Osoby pracujące w domu popełniają jeden poważny błąd w początkowej fazie działalności. Nieprzyzwyczajone do samotności, stają się nadmiernie uzależnione do dawnych kolegów biurowych. Miło jest zjeść lunch z kolegami, czy zadzwonić do nich od czasu do czasu; natomiast codzienne telefony czy e-maile są niegrzeczne (i beznadziejne). Nie zmieniaj się z przyjaciela w natręta.

„OCH, TE DZIECI!”
Dzieci w różnym wieku mają różne potrzeby i różne rzeczy są w stanie zrozumieć. Bez względu na ich wiek, musisz im ciągle przypominać o ustalonych przez siebie zasadach. Potraktuj edukację domowo-biurową jak edukację seksualną – przekazuj informacje stosownie do wieku dziecka, często je powtarzaj i uaktualniaj w miarę potrzeby. Trzylatek zrozumie, że tatuś pracuje; siedmiolatek jest gotowy na definicję „zarabiam na chleb” i lekcję ekonomii rodzinnej; z nastolatkiem trzeba będzie prawdopodobnie przedyskutować znaczenie konieczności wcześniejszego sporządzenia harmonogramu zajęć szkolnych lub wypraw do centrum handlowego.

Oto kilka wskazówek, które pomogą tobie i twoim dzieciom przystosować się do nowej sytuacji. Poproś rodzinę, aby popierała ustanowione przez ciebie zasady. Współmałżonkowie, dziadkowie, starsze rodzeństwo – wielu dorosłych stanowi wzorzec postępowania dla dzieci. Gdy pozostali dorośli członkowie rodziny okażą wsparcie dla twojej pracy i będą przestrzegać ustalonych przez ciebie zasad, dzieci prawdopodobnie również to zrobią.

- SPORZĄDŹ HARMONOGRAM. Ponieważ już nie pracujesz od 9.00 do 17.00, możesz dostosować godziny pracy do potrzeb rodziny. Elastyczność nie oznacza jednak całkowitego braku reguł; musisz zorganizować dzień pracy. To oznacza na przykład, że opieka nad dziećmi nie może różnić się od tej, gdy szedłeś do biura, szczególnie w przypadku, kiedy są w wieku przedszkolnym. Jeżeli dwoje rodziców pracuje w domu, ustalcie godziny pracy tak, aby wymieniać się obowiązkami. Daj wyraźnie do zrozumienia, iż należy szanować godziny twojej pracy.

- BĄDŹ UCZCIWY. Nie składaj dzieciom obietnic, których nie możesz dotrzymać. Rozdarci między uczucie miłości i poczucie winy, wszyscy pracujący rodzice są skłonni pospiesznie przyrzec, że zrobią coś „później” lub „jutro”, aby mieć spokój. O ile nie masz pewności, iż dotrzymasz danego słowa, oprzyj się tej pokusie. Nie obiecuj, że przyjdziesz na szkolne przedstawienie, gdy gonią cię terminy. Dzieci będą rozczarowane, kiedy powiesz nie, ale poczują się urażone, jeżeli powiesz tak i nie spełnisz obietnicy.

WIEDZIEĆ, KIEDY PRZESTAĆ

Długie godziny pracy nie są wiarygodnym miernikiem wydajności, ważne, by wiedzieć, kiedy przestać. Jeżeli pracujesz w domu po to, aby mieć częstszy kontakt z rodziną, nie przesiaduj w domowym biurze dniami i nocami. Nawet jeśli mieszkasz sam, nadal musisz mieć czas dla siebie. Stare przysłowie „praca i brak rozrywek zrobiły z Jacka nudziarza” odnosi się do ludzi, którzy obecnie pracują w domu. Potrzebna ci przerwa na odpoczynek między zajęciami, by wydajnie pracować. Nie ma potrzeby rezygnować z cotygodniowej partii golfa czy tenisa lub lunchu z przyjaciółmi; klienci uszanują twoje czwartkowe, wolne popołudnia, wiedząc, że więcej dla nich zrobisz, gdy będziesz zrelaksowany i wypoczęty.

Dodatkowe wskazówki. Nie obiecuj sobie wakacji w przyszłości, jeżeli nie potrafisz zrobić sobie przerwy w ciągu dnia, nie pracuj, gdy jesteś chory i nie zaniedbuj prac domowych. Niektórzy ludzie twierdzą, że najbardziej twórcze myśli przychodzą im do głowy, kiedy zmywają naczynia po śniadaniu lub piorą.

- UBRANIE. Chociaż jedną z najbardziej kuszących perspektyw pracy w domu jest to, że nie musisz się codziennie ubierać jak do biura, młodszym dzieciom łatwiej odróżnić czas pracy od zabawy, gdy twój wygląd ma bardziej służbowy charakter. Gdy pociechy widzą cię w szlafroku, kiedy wychodzą i wracają ze szkoły, dojdą do wniosku, iż nie załatwiałeś interesów w ciągu dnia. Nie rezygnując z niezależności, skomponuj sobie „uniform” do pracy – zwykłe dżinsy i marynarkę – które jednak zasygnalizują dzieciom, że twój dzień pracy już się zaczął.

- OKREŚL „NAGŁE SYTUACJE”. Jeżeli pojawi się faktyczny problem, twoje dzieci przerwą ci pracę. Nie oczekuj, iż instynktownie będą wiedziały, co stanowi ważną sytuację. Gdy przeszkadzają ci z błahych przyczyn, wykorzystaj to jako naukę. Upadek z huśtawki wymaga natychmiastowej interwencji, ale zagubiona Barbie czy brudny strój piłkarski już nie. Bądź cierpliwy i tłumacz wielokrotnie, szczególnie w początkach działania twojej firmy, kiedy dzieci przystosowują się do nowego trybu życia.

- WSTĘP WZBRONIONY. Twoje biuro jest biurem, nie salą zabaw. Dopóki dzieci nie staną się wystarczająco odpowiedzialne, nie powinny wchodzić do biura pod twoją nieobecność.

„...A TO JEST ROVER”

Zwierzęta domowe nie stanowią problemu dla osoby pracującej w domu, jeżeli nie przyjmuje tu klientów. Właściciele zwierząt są krótkowzroczni, gdy chodzi o ich ukochanego Fluffy’ego czy Spota. Nie każdy jednak kocha zwierzęta i niektórzy ważni goście mogą żywić autentyczną awersję do nich. Alergia na zwierzęta jest dość powszechnym zjawiskiem, więc twoje spotkanie nie uda się, gdy klient zacznie kichać i łzawić. Uprzedź go o tym, że masz zwierzątko i odkurz sierść, zanim się pojawi. Jeżeli twój pies jest duży i ma zwyczaj rzucać się na obcych, którzy pukają do drzwi, trzymaj go na smyczy lub zamknij. Jeszcze lepsze rozwiązanie to wyprowadzenie zwierzęcia na zewnątrz lub zamknięcie w garażu, jeżeli oczekujesz klientów. Ponadto, nie „przedstawiaj” pupila klientom. Ci, którzy nie lubią, gdy zwierzę ich liże, drapie lub łasi się, będą prawdopodobnie zbyt dobrze wychowani, by ci o tym powiedzieć i zaczną robić interesy z kimś innym.

- NIE DOTYKAJ. Nie pozwól dzieciom używać twojego służbowego komputera do odrabiania lekcji i surfowania po internecie. Zawsze może się zdarzyć, że skasują ważny plik lub włożą zawirusowaną płytę, powodując katastrofalne konsekwencje. To tylko jeden z powodów, dla których musisz zainstalować program antywirusowy w komputerze. Trzymaj również poza zasięgiem dzieci materiały dotyczące twojej pracy. Każda pracująca w domu osoba może opowiedzieć przynajmniej jedną, mrożącą krew w żyłach historię o notatkach na ważne spotkanie lub numerze telefonu klienta, które odnalazły się po miesiącu, przyklejone do rysunku lub wciśnięte w pudełko z zabawkami.

- CZY ZABIERAĆ JE ZE SOBĄ?
Zabieraj dzieci ze sobą w stosownych momentach, gdy trzeba je gdzieś podwieźć lub kiedy jedziesz na zakupy. Zabieranie ich na spotkania z klientami czy pracodawcami jest bardzo nieprofesjonalne. I nigdy nie oczekuj, że zapracowana sekretarka zaopiekuje się twoimi dziećmi, gdy masz spotkanie z szefem.

GODZINY TELEFONICZNE

Poinformuj dokładnie osoby, z którymi prowadzisz interesy, w jakich godzinach mogą do ciebie dzwonić. Nie chcesz chyba, by wydzwaniano do ciebie przez cały czas. Dowiedz się też od poszczególnych klientów, kiedy można do nich telefonować. Jeżeli nie mają wyznaczonych godzin urzędowania, zapytaj o przedział czasu, tak, by ich na przykład nie obudzić, ani nie zakłócić ich codziennego harmonogramu.

KONFLIKTY ZWIĄZANE Z TELEFONEM
Prawdopodobnie konflikty między rodzicami pracującymi w domu a ich dziećmi dotyczą w największej mierze telefonu. Wygląda na to, że młodsze dzieci mają specjalny radar wykrywający moment, gdy ich rodzice prowadzą ważną rozmowę telefoniczną; mówi on im dokładnie, kiedy zacząć płakać, krzyczeć lub upaść na podłogę. Starsze dzieci będą się wtedy biły. Istnieje tylko jedno skuteczne rozwiązanie – zainstaluj oddzielną linię telefoniczną. Odbieraj rozmowy służbowe w swoim biurze (nie zapomnij zamknąć drzwi, by trzymać maluchy z daleka). Niech twój numer służbowy figuruje w biznesowej części książki telefonicznej, a nie w połączeniu z domowym. Warto też zainwestować w oddzielną sekretarkę automatyczną lub pocztę głosową w domu i w biurze – wiele ważnych rozmów przeoczono, ponieważ ktoś z domowników skasował przez pomyłkę istotną wiadomość – i na każdej z nich nagrywać zupełnie inne informacje.

Ponadto, ważne jest, aby wcześnie nauczyć dzieci dobrych manier związanych z telefonowaniem. Twój najpoważniejszy klient będzie mile zdziwiony, kiedy twoja najmłodsza pociecha odpowie uprzejmie: „Tak, proszę pana” lub „Dziękuję pani”. Ułóż dla dzieci prostą odpowiedź, gdy odbierają służbowy telefon: „Dzień dobry, Brown’s Custom Draperie. Czym mogę służyć?” albo „Dzień dobry, biuro Ryszarda Mazurka. Czym mogę służyć?”. Upewnij się, że dzieci są równie uprzejme, odbierając telefony domowe, ponieważ nigdy nie wiesz, kto dzwoni. Największym wyzwaniem dla ciebie będzie prawdopodobnie wpojenie im, by nie krzyczały, przywołując cię do telefonu. Dzieci są tylko dziećmi i wolą załatwić sprawę jak najszybciej. Gdy nie ma cię w biurze, możesz nauczyć starsze pociechy, by notowały starannie wiadomości. Będą czuły się dumne, iż powierzono im tak ważne zadanie.

CZASY SIĘ ZMIENIAJĄ

Tradycyjny punkt widzenia to taki, iż osoby pracujące w domu robią to przez cały dzień. W przypadku niektórych to prawda, choć nie dotyczy to wszystkich. Wiele osób pracujących w domu stwierdza, że są bardziej wydajne, jeżeli pracują mniej godzin lub że najlepiej pracuje się etapami im, przedzielonymi momentami odpoczynku. Inni pracują tradycyjnie od 9.00 do 17.00 i rygorystycznie przestrzegają narzuconej sobie procedury. Chodzi o to, by wykorzystywać czas w sposób, który tobie odpowiada; jeżeli realizujesz swoje cele, nie ma potrzeby winić się za to, że godziny pracy są krótsze lub zmuszać się do pracowania do późna. Pamiętaj jednak, że korporacyjna Ameryka nadal zaczyna pracę o 9.00 i kończy o 17.00 lub 18.00. Możesz elastycznie podchodzić do swego czasu pracy, ale gdy robisz interesy z innymi osobami, dostosowanie staje się koniecznością.

PRZYJACIELE I SĄSIEDZI

Nawet najbardziej wyrozumiałym dorosłym trudno będzie pogodzić się ze stwierdzeniem, że jesteś „w domu, ale nieosiągalny”. Ludzie, którzy nigdy nie weszliby do twojego budynku biurowego niezapowiedziani, oczekują, że będziesz miał ochotę na dłuższe pogaduszki, ilekroć wpadną do domowego biura. Musisz być uprzejmy, ale stanowczy – bardzo stanowczy. Daj wyraźnie do zrozumienia, że poza sytuacjami awaryjnymi, nie wolno ci przeszkadzać w określonych godzinach. Twój służbowy telefon służy jedynie do rozmów służbowych. Twój faks i fotokopiarka to nie pomoce dla sąsiadów. Inna propozycja – nie odpowiadaj na domowe telefony, gdy jesteś „w biurze”. Niech automatyczna sekretarka będzie twoją sekretarką.

„CZY MÓGŁBYŚ...?”
Wspólnym problemem osób pracujących w domu jest stawienie czoła prośbom o bezpłatne usługi. Grafik komputerowy prowadzący firmę w domu staje się nagle głównym celem każdego, kto prosi o „niewielką pomoc przy biuletynie kościelnym” lub „jakiejś ciekawej ulotce na wyprzedaż garażową”. Księgowy pracujący w domu jest atakowany przez przyjaciół i sąsiadów, którzy chcą, by „zerknął” na ich 1040 formularzy, gdy przychodzi okres rozliczeń podatków. Najlepszym (i najtrudniejszym) sposobem jest odmówić każdemu; jeden lub dwa wyjątki poczynione z dobrego serca sprawią, że ci, którym odmówiłeś, poczują się urażeni. Jedyna skuteczna strategia, to spełnienie takiej prośby z jednoczesnym podaniem kosztów. Przelicz swój czas na dolary, a większość ludzi szybko zorientuje się o co chodzi.

Organizacje dobroczynne i non profit notorycznie zwracają się z prośbą o bezpłatne usługi, często obiecując (lecz rzadko dotrzymując obietnicy) płatną pracę w przyszłości. Nie ulegaj litościwej naturze i nie daj się wykorzystać. Z humanitarnego i biznesowego punktu widzenia, praca charytatywna jest dobra dla ciebie i społeczeństwa, lecz charytatywni klienci mogą być także bardziej wymagający i w niewielkim stopniu skłonni szanować twój czas i zobowiązania zawodowe. Jeżeli przyjmiesz zlecenie od organizacji dobroczynnej, stawiaj sprawę jasno od samego początku, że oczekujesz zapłaty; możesz pracować po kosztach, lecz musisz mieć pewność, iż ta organizacja zrozumie, że twoim priorytetem są klienci, którzy płacą. Ustal racjonalne cele i terminy; jeśli chcą, byś pracował za darmo i szybko, od razu mów nie.

Inna opcja to wybór grupy, na której naprawdę ci zależy i wyznaczenie limitu „datków” na rzecz tej organizacji. Możesz wybrać tego typu organizację dobroczynną, która nie jest regularnym beneficjentem dużej fundacji. Zaletą wyboru jednej czy dwóch tego typu instytucji jest to, że możesz dobrze poznać jej potrzeby i cele oraz nawiązać z nimi długotrwałe stosunki.

BĄDŹ DOBRYM SĄSIADEM
Łagodzenie stosunków z sąsiadami to proces ciągły. W końcu twoje domowe biuro znajduje się prawdopodobnie pośród domów pełnych ludzi, którzy cieszą się, że są z dala od swych miejsc pracy. Twoim sąsiadom zależy na dobrych relacjach z otoczeniem. Potrzebują uczciwego zapewnienia, że twoja firma nie wprowadzi zamętu w ich życie, nie zagrozi ich bezpieczeństwu, ani własności. Możliwe, iż nie zadowolisz wszystkich, lecz jeśli będziesz trzymał się złotej zasady i będziesz traktował sąsiadów tak, jakbyś chciał, by oni traktowali ciebie, unikniesz większości kłopotów i nieprzyjemnych niespodzianek. Bądź dobrym sąsiadem, zachowując się w następujący sposób:

- Zawiadom bliskich sąsiadów, że zamierzasz otworzyć biuro lub firmę w domu i informuj na bieżąco o wszelkich zmianach, które mogą zakłócić ich spokój.

- Bierz pod uwagę estetykę sąsiedztwa. Nawet jeżeli przepisy strefowe zezwalają na umieszczanie znaków i reklam, kieruj się dobrym smakiem, jeśli chodzi o wygląd, wielkość i ich rozmieszczenie.

- Kontroluj hałas. Piła elektryczna w warsztacie czy nadmierne natężenie dźwięku w domowym studiu nagraniowym są dopuszczalne w południe, lecz ani rano, ani wieczorem.

- Organizuj zebrania i przyjmuj klientów w domu w czasie standardowych godzin pracy. Ruch przed 9.00 i po 17.00 powinien być ograniczony do minimum.

- Nie narażaj sąsiadów na niekończący się strumień samochodów i dostaw. Nie oczekuj, iż będą oni stale kwitowali twoje przesyłki.

- Nie zajmuj parkingu. Jeżeli twoi sąsiedzi muszą parkować na ulicy, nie spodoba im się konieczność parkowania o cztery przecznice dalej, ponieważ twoi klienci zajęli wszystkie wolne miejsca. Jeśli masz wspólny z sąsiadami podjazd, nie wolno ci blokować ani wjazdu, ani wyjazdu.

VADEMECUM DOBRYCH OBYCZAJÓW w BIZNESIE

Spis treści

Karta tytułowa

PODZIĘKOWANIA

WSTĘP DO WYDANIA POLSKIEGO

WSTĘP

CZEGO SIĘ DOWIESZ

CZĘŚĆ PIERWSZA KLUCZE DO SUKCESU

1 Dlaczego dobre obyczaje mają duże znaczenie

„CHCIAŁBYM, ABYŚ LEPIEJ NAWIĄZYWAŁ KONTAKTY Z LUDŹMI”

KWALIFIKACJE ZAWODOWE A ZDOLNOŚCI INTERPERSONALNE

ETYKIETA = MANIERY + ZASADY

TRZY ZASADY, KTÓRE KIERUJĄ ETYKIETĄ

BĄDŹ SZCZERY

BĄDŹ ELASTYCZNY

2. Etyczne zachowanie

WARTOŚCI

SZEŚĆ PODSTAWOWYCH WARTOŚCI ETYCZNYCH

BIEL I CZERŃ CZY ODCIENIE SZAROŚCI?

ETYCZNY PRACOWNIK

TY I TWOI WSPÓŁPRACOWNICY

TY I TWOJA FIRMA

INFORMOWANIE O NIEETYCZNYM ZACHOWANIU

GDY TY JESTEŚ WINOWAJCĄ

KŁAMSTWO DLA SZEFA I INNE ETYCZNE DYLEMATY

MENEDŻER

SPRZEDAWCA

KLIENT

OSOBA POSZUKUJĄCA PRACY

3 Strój i wygląd

POSTAWA I DOSTOSOWANIE SIĘ

OSIEM PODSTAWOWYCH ZALECEŃ DOTYCZĄCYCH UBIORU

UBRANIA SŁUŻBOWE DLA MĘŻCZYZN

BYĆ ZAWSZE DOBRZE UBRANYM

UBRANIA SŁUŻBOWE DLA KOBIET

TKANINY

UWAGI O DODATKACH

OBUWIE

DOBRY WYGLĄD

PO ZMROKU

CZĘŚĆ DRUGA W MIEJSCU PRACY

4 Ty i twoi współpracownicy

„TA SAMA SADZAWKA”

ZROZUMIENIE KULTURY FIRMY

TWARZĄ W TWARZ

POSZANOWANIE RANGI

PROŚBY I OFEROWANIE POMOCY

POMOC DLA NOWEGO PRACOWNIKA

WYRAŻANIE I PRZYJMOWANIE WYRAZÓW UZNANIA

CO POWIEDZIEĆ, GDY...

PONOSZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI

RÓŻNICA ZDAŃ

GDY KONFLIKT STAJE SIĘ OSOBISTY

ROZMOWA TOWARZYSKA

RYNSZTOKOWY JĘZYK

RADZENIE SOBIE Z DROBNYMI NIEPRZYJEMNOŚCIAMI

PRACOWNICY TYMCZASOWI I NA PÓŁ ETATU

UPRZEJMOŚĆ WOBEC NIEPEŁNOSPRAWNYCH

PERSONEL W BUDYNKU FIRMY

OCHRONA BUDYNKU PO 11 WRZEŚNIA 2001

PALENIE NA CHODNIKU

5 Ty i twoja przestrzeń robocza

DAWKA POKORY

ZAMKNIĘTE DRZWI

PRACA W BOKSIE

WYSTRÓJ PRZESTRZENI ROBOCZEJ

DOBRE MANIERY W MIEJSCU PRACY

WSPÓLNY SPRZĘT

MEBLE

W KUCHNI

W TOALECIE

DRZWI, DRZWI, DRZWI...

ZACHOWANIE W WINDZIE

JAZDA RUCHOMYMI SCHODAMI

6 Ty i twoi zwierzchnicy

TRZY KROKI DO KOMPATYBILNOŚCI

KIEDY JESTEŚ NOWYM PRACOWNIKIEM

SZTUKA SKŁADANIA SKARG

PRZYZNAWANIE SIĘ DO DOBRYCH I ZŁYCH UCZYNKÓW

KRYTYKA

POSTĘPOWANIE Z TRUDNYM SZEFEM

ŚCIEŻKI TWOJEJ KARIERY

ODEJŚCIE Z PRACY

7 Kobiety i mężczyźni razem i inne sprawy osobiste

ROMANS W MIEJSCU PRACY

CZYM JEST MOLESTOWANIE SEKSUALNE?

TWOJE ŻYCIE OSOBISTE

8 Mądry menedżer

POZYTYWNA ATMOSFERA

RÓŻNE OBLICZA MANIPULACJI

INSPIROWANIE I MOTYWOWANIE

KONCENTRACJA NA NOWYCH PRACOWNIKACH

DOCENIAJ I CHWAL

BĄDŹ DOSTĘPNY

MAGICZNE SŁOWA „PROSZĘ” I „DZIĘKUJĘ”

PERSONEL POMOCNICZY

9 Prowadzenie, uczestnictwo i przemawianie na zebraniu

PROWADZENIE ZEBRANIA

CZYM JEST AGENDA ZEBRANIA?

KIEDY I GDZIE?

PRZYGOTOWANIE DO ZEBRANIA

POCZĄTEK I PRZEBIEG

PODSUMOWANIE

KONTYNUACJA

UCZESTNICTWO W ZEBRANIU

ZNACZENIE PUNKTUALNOŚCI

POLITYKA MIEJSC SIEDZĄCYCH

ODEGRAJ SWOJĄ ROLĘ

NIE PRZESZKADZAJ

KONIEC ZEBRANIA

CO DALEJ?

JEŻELI JESTEŚ PRELEGENTEM

WYJAŚNIENIA

10 Telepraca i biuro w domu

USTAL WŁASNE PARAMETRY

GODZINY TELEFONICZNE

PRZYJACIELE I SĄSIEDZI

Karta redakcyjna

Tytuł oryginału: The Etiquette Advantage in Business

© Copyright by The Emily Post Institute, Inc., New York 2005

Published by arrangement with HarperCollins Publishers Inc.

All rights reserved.

© Copyright for the Polish edition by Cartalia Press

Wstęp i redakcja merytoryczna
Irena Kamińska-Radomska

Korekta
Kinga Zalejarz

Redaktor techniczny
Ziemowit Cabanek, Cromalin

Projekt okładki
Piotr Łysakowski

Warszawa 2013

Fundacja Festina Lente

ul. Nowoursynowska 160 B/7

02-776 Warszawa

www.festina-lente.org.pl

ISBN

Plik mobi przygotowała firma eLib.pl

al. Szucha 8, 00-582 Warszawa

e-mail: kontakt@elib.pl

www.eLib.pl